ơng thức tín dụng chứng từ tại VCB.
1.Văn bản pháp lý quy định về hoạt động thanh toán quốc tế. Điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ - UCP.
Bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ lần đầu tiên đợc áp dụng vào năm 1933 do Phòng Thơng mại quốc tế ban hành nhằm thống nhất những nội dung và sự hiểu biết chung trong giao dịch thơng mại quốc tế giữa các nớc trong khu vực, các châu lục. TrảI qua quá trình phát triển của thơng mại quốc tế và thực tiễn giao dịch hàng ngày, bản điều lệ và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP) đã đợc sửa đổi bổ sung nhiều lần. Lần gần đây nhất tháng 11/1989, Uỷ ban kỹ thuật & Nghiệp vụ ngân hàng thuộc Phòng Thơng mại quốc tế (ICC) đợc phép sửa đổi số xuất bản 400, với yêu cầu của lần sửa này là nêu bật sự phát triển của nền công nghiệp vận tảI và ứng dụng công nghệ mới vào các lĩnh vực trên thế giới, đồng thời làm đơn giản hoá điều lệ để làm tăng hiệu quả tín dụng chứng từ. Đến năm 1993 thì UCP 500 đợc phát hành thay thế cho UCP 400.
Một th tín dụng đợc mở mà có dẫn chiếu áp dụng theo UCP 500 thì các bên liên quan đều phảI dựa vào tàI liệu này để thực hiện nghĩa vụ và quyền lợi của mình.
UCP 500 là cơ sở pháp lý điều chỉnh các mối quan hệ trong quá trình sử dụng L/C, nó gồm 49 điều. Nội dung chính của UCP 500 bao gồm những vấn đề sau đây:
-Nguyên tắc chung và định nghĩa về tín dụng chứng từ (điều 1 đến điều 5). -Hình thức và thông báo th tín dụng (điều 6 đến điều 12).
-Nghĩa v ụ và trách nhiệm của các ngân hàng tham gia (điều 13 đến điều 19). -Chứng từ thanh toán (điều 20 đến điều 38).
-Những điều khoản khác nh qui định về số lợng và số tiền, giao từng phần, ngày hết hạn hiệu lực, cách bốc xếp hàng, xuất trình chứng từ thanh toán…(điều 39 đến điều 47).
-Chuyển nhợng tín dụng th hay thu nhập từ tín dụng th (điều 48 đến điều 49). Ngời làm công tác thanh toán quốc tế tại các ngân hàng thơng mại phải nắm vững kiến thức chung về thanh toán bên cạnh đó đòi hỏi phải hiểu kỹ và biết vận dụng tốt ấn phẩm UCP 500. Có nh vậy mới bảo vệ đợc quyền lợi của các doanh nghiệp Việt Nam khi tham gia thị trờng thơng mại quốc tế.
2. Quy trình nghiệp vụ thanh toán theo phơng thức tín dụng chứng từ tại Vietcombank
2.1.Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thông báo L/C - (Advising bank)
2.1.1. Nhận L/C và t vấn cho khách hàng
2.1.1.1. Nhận L/C từ ngân hàng tại nớc ngoài gửi đến và thông báo chongời hởng lợi Việt Nam. ngời hởng lợi Việt Nam.
- Tất cả các L/C và các sửa đổi bổ sung liên quan nhận đợc từ ngân hàng đại lý phải thông báo đầy đủ, kịp thời cho ngời hởng lợi.
- Trớc khi thông báo cho khách hàng, ngân hàng thông báo phải kiểm tra tính chân thực của L/C bằng việc xem L/C đã đợc xác nhận mã hay cha (đối với L/C mở bằng telex). Nếu L/C mở bằng SWIFT thì nó có đ ợc sử dụng đúng mẫu SWIFT theo qui định không (các mẫu điện MT700, MT701 và MT707). Nếu L/C mở bằng th thì đối chiếu với mẫu chữ ký đợc uỷ quyền của ngân hàng đại lý.
Sau khi đã kiểm tra tính chân thực của L/C, Vietcombank thông báo L/C cho khách hàng. Trên thông báo L/C phải lu ý khách hàng nghiên cứu kỹ L/C, nếu có điều khoản nào không đúng theo hợp đồng đã ký hoặc cần phải sửa đổi thì liên hệ trực tiếp với ngời mua để sửa đổi L/C.
Trờng hợp những L/C mà ngân hàng không thể xác nhận đợc tính chân thực ( nh chữ kí không đúng hoặc không có trong Mẫu chữ kí, mã khoá sai, không đúng mẫu điện SWIFT...) thì phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết mà không thông báo cho khách hàng. Trờng hợp khách hàng có yêu cầu thông tin thì chỉ giao cho khách hàng bản sao L/C mà ngân hàng không chịu trách nhiệm gì về việc cung cấp thông tin ấy hoặc ngân hàng có thể từ chối thông báo L/C . Việc từ chối phải đợc thông báo ngay cho ngân hàng mở L/C biết.
- Nếu L/C đợc mở bằng điện có th xác nhận gửi sau thì ngân hàng lấy L/C mở bằng điện có mã khoá làm L/C gốc.
- Nếu nhận đợc điện mở L/C có tính chất báo trớc cha có điều khoản chi tiết đầy đủ:
+ Khi thông báo điện đó cho khách hàng cần phải ghi rõ "L/C này ch- a có hiệu lực thi hành", để khách hàng chú ý và chờ nhận đợc L/C có đầy đủ chi tiết và các điều khoản mới thực hiện việc giao hàng.
+ Khi nhận đợc bản L/C chi tiết, ngân hàng thông báo kiểm tra các yếu tố nêu trên và thông báo chính thức cho khách hàng.
- Sau khi kiểm tra xong các yếu tố nh trên, tiến hành lập hồ sơ L/C, ghi chép vào sổ theo dõi, lu số liệu vào máy vi tính nh qui định, đồng thời lập chứng từ thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành (20 USD một L/C) và gửi th thông báo cho khách hàng. Th thông báo L/C đợc làm thành 02 (hai) bản, một bản giao cho khách hàng, một bản lu tại hồ sơ L/C.
- Nếu nhà nhập khẩu chịu phí, vẫn tạm thu của ngời hởng lợi. Sau khi đợc thanh toán thì hoàn trả lại cho ngời hởng lợi.
- Nếu ngân hàng mở L/C yêu cầu Vietcombank xác nhận L/C thì việc chấp nhận và định mức kí quĩ đối với việc xác nhận này do Giám đốc chi nhánh quyết định. Trên thông báo và/ hoặc bản chính L/C phải ghi chú thêm câu"Chúng tôi thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận của chúng tôi", tức là, " We hereby add our confirmation to this credit", đồng thời tuỳ
theo qui định của L/C mà tiến hành thu phí xác nhận ở ngân hàng mở L/C hoặc khách hàng theo biểu phí hiện hành. Hiện nay Vietcombank qui định mức phí xác nhận là 0,3 - 0,5% giá trị L/C/quí (cha kể VAT), tối thiểu 30USD, tối đa là 300USD.
Trong trờng hợp không đồng ý xác nhận L/C thì trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận đợc L/C phải thông báo cho ngân hàng mở L/C biết và thông báo L/C đó cho khách hàng, trong đó lu ý khách hàng về việc Vietcombank không đồng ý xác nhận L/C.
Việc thông báo L/C cho khách hàng là các nhà xuất khẩu Việt nam phải đảm bảo yêu cầu chính xác, rõ ràng, kịp thời và phải gửi bản gốc L/C và kèm theo bản thông báo cùng với phiếu thu thủ tục phí.
2.1.1.2. Nghiên cứu L/C để t vấn cho khách hàng tại Việt nam
Khi nhận đợc L/C từ ngân hàng nớc ngoài gửi tới, với chức năng là ngân hàng thông báo, Vietcombank có thể giúp đỡ, xem xét các điều khoản, điều kiện trong L/C có đảm bảo quyền lợi cho ngời xuất khẩu không.
Khi xem xét L/C cần phải chú ý các vấn đề sau:
- Tính chất pháp lý của L/C thể hiện ở sự tuyên bố của ngân hàng mở L/C về việc L/C đợc tuân theo những qui định nào, nhằm xác định rõ trách nhiệm của các ngân hàng tham gia trong nghiệp vụ thanh toán L/C và L/C có đợc dẫn chiếu theo UCP 500 không.
- Kiểm tra nội dung của L/C:
+ Tên và địa chỉ của các bên liên quan L/C.
+ Tên và địa chỉ của ngân hàng trả tiền, có thể là ngân hàng phát hành nhng nhiều khi lại là một ngân hàng thứ ba do ngân hàng mở L/C chỉ định. Nếu ngân hàng trả tiền không có quan hệ với Vietcombank thì phải xem xét tới uy tín và khả năng thanh toán của ngân hàng đó. Nếu ngân hàng đó không đủ uy tín, Vietcombank sẽ báo cho ngời hởng lợi đề họ thoả thuận với ngời nhập khẩu để thay đổi ngân hàng trả tiền khác có quan hệ đại lý với Vietcombank.
+ Thời gian từ khi mở L/C đến ngày giao hàng phải đủ cho ng ời xuất khẩu chủ động chuẩn bị hàng và làm thủ tục giao hàng và để bên mua không bị đọng vốn, chủ động trong việc nhận hàng. Đó là khoảng thời gian
ngày giao hàng cuối cùng quá gấp, Vietcombank có thể t vấn cho khách hàng yêu cầu bên mua sửa đổi L/C kéo dài thời gian giao hàng và thời gian hiệu lực của L/C.
+ Tên và địa chỉ ngời hởng lợi phải chính xác, nếu không sẽ gặp khó khăn khi thanh toán.
+ Kim ngạch của L/C phải là một số tiền nhất định và phải phù hợp với các điều kiện giao hàng đợc qui định trong L/C.
+ Các điều kiện về chuyên chở, điều kiện về hàng hoá và thể thức thanh toán, các chi phí thanh toán cũng phải ghi rõ ràng.
+ Các điều khoản và qui định về chứng từ, xem các điều khoản này có gây khó khăn cho khách hàng không, khách có đủ khả năng đáp ứng các loại chứng từ đó không.
+ Trong L/C, có một số điều khoản phụ đợc thêm vào L/C mà không nằm trong danh mục các loại chứng từ phải xuất trình. Đó là các điều khoản không chứng từ (non-documents conditions). Khi t vấn cho khách hàng, cần phải chú ý đến các điều khoản này, liệu khách hàng có thể thực hiện đ ợc không. Hiện nay, các điều khoản này không đợc khuyến khích đa vào L/C vì rất dễ gây sự nhầm lẫn và rắc rối khi lập chứng từ. Nếu L/C đ ợc mở theo mẫu SWIFT thì các điều khoản này đơn giản hơn những L/C đợc mở bằng Telex.
2.1.2. Sửa đổi L/C
Theo điều 11 và 12 của UCP 500 qui định về trách nhiệm và nghĩa vụ của ngân hàng thông báo khi nhận đợc những chỉ thị về sửa đổi L/C. Khi nhận đợc sửa đổi của ngân hàng mở L/C, ngân hàng thông báo cần phải lập tức thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng sau khi xác định tính chân thực của sửa đổi L/C (giống nh kiểm tra khi nhận đợc L/C mới).
Nếu chỉ thị nhận đợc không đầy đủ, rõ ràng để sửa đổi, ngân hàng thông báo phải báo lại ngay cho ngân hàng mở L/C biết. Ngợc lại, một sửa đổi L/C chỉ có giá trị hiệu lực khi có sự chấp thuận của các bên. Do đó, khi nhận đợc sửa đổi L/C, ngân hàng thông báo phải thông báo ngay cho khách hàng, và khi nhận đợc ý kiến của họ thì báo lại cho ngân hàng mở L/C biết.
Các sửa đổi L/C đều phải đợc lu hồ sơ trên máy vi tính và hồ sơ L/C. Đối với trờng hợp yêu cầu huỷ L/C, nếu có sự đồng ý của khách hàng, ngân hàng thông báo phải huỷ số d L/C trên hồ sơ liên quan.
Vietcombank không thông báo sửa đổi L/C nếu Vietcombank không phải là ngân hàng thông báo L/C gốc, đồng thời báo ngay cho ngân hàng mở L/C về việc không thông báo đó.
Khi thông báo sửa đổi L/C cho khách hàng, thanh toán viên lập phiếu chuyển khoản thu thủ tục phí sửa đổi theo biểu phí của Vietcombank,hiện nay, mức phí thông báo sửa đổi L/C là 10USD/1 bộ L/C.
2.2. Vietcombank với trách nhiệm là ngân hàng thơng lợng trong thanhtoán xuất khẩu ( the negotiating bank) toán xuất khẩu ( the negotiating bank)
2.2.1. Nhận chứng từ do khách hàng gửi đến và kiểm tra chứng từ
Nhận đợc thông báo L/C, ngời xuất khẩu thực hiện giao hàng và lập bộ chứng từ theo yêu cầu của L/C. Tuỳ thuộc vào qui định của L/C mà ngời xuất khẩu xuất trình chứng từ tại đâu. Đối với trờng hợp L/C qui định L/C có hiệu lực thanh toán tại Vietcombank thì bộ chứng từ theo L/C đó phải đ- ợc xuất trình tại Vietcombank. Hoặc L/C cho phép chiết khấu tự do thì bộ chứng từ theo L/C đó đợc xuất trình tại Vietcombank hoặc tại bất cứ ngân hàng nào theo sự lựa chọn của ngời xuất khẩu. Lúc này, Vietcombank có thể vừa là ngân hàng thông báo vừa là ngân hàng thanh toán cho ngời hởng lợi và đòi tiền ngân hàng mở L/C.
Theo điều 14 của UCP 500: "Khi ngân hàng mở uỷ quyền cho một ngân
hàng nào đó trả tiền, hay cam kết trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hay chiết khấu các chứng từ phù hợp với điều kiện của tín dụng thì ngân hàng mở phải hoàn lại tiền cho ngân hàng đợc chỉ định để trả tiền hoặc cam kết sẽ trả tiền sau, hay chấp nhận các hối phiếu, hoặc chiết khấu."
Do vậy để đảm bảo an toàn cho việc thu hồi lại tiền bán hàng, thu hồi các khoản thanh toán hàng xuất, việc kiểm tra chứng từ chặt chẽ và kĩ lỡng là điều hết sức cần thiết.
Trớc khi kiểm tra chứng từ, thanh toán viên phải đọc kĩ L/C và các bản sửa đổi L/C đề nắm đợc nội dung của L/C và các yêu cầu phải thực hiện. Bộ chứng từ phải đợc xuất trình đúng hạn. Nếu L/C có giá trị hiệu lực tại Việt
nam thì ngày xuất trình chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực của L/C. Nếu địa điễm xuất trình chứng từ ở ngân hàng khác thì phải xuất trình bộ chứng từ chậm nhất là ngày hiệu lực tại ngân hàng đó. Việc kiểm tra chứng từ phải đợc thực hiện bởi thanh toán viên và kiểm soát viên trớc khi gửi đi nớc ngoài đòi tiền.
Nếu phát hiện thấy có sai sót trong chứng từ, thanh toán viên phải kịp thời báo lại cho khách hàng biết và t vấn cho khách hàng cách hoàn thiện chứng từ theo đúng yêu cầu của L/C.
Kiểm tra toàn bộ chứng từ thanh toán là một nội dung quan trọng và thiết thực của nghiệp vụ thanh toán xuất nhập khẩu. Cơ sở để kiểm tra chứng từ là th tín dụng. Chứng từ gốc để căn cứ lập các chứng từ khác là hoá đơn, vận đơn. Vietcombank chỉ kiểm tra chứng từ bề ngoài phù hợp với điều kiện của L/C chứ không chịu trách nhiệm về hình thức, sự hoàn bị, sự chính xác, sự giả mạo và hiệu lực của các chứng từ cũng nh về tình trạng thực tế của hàng hoá đó nh loại hàng, mẫu mã, chất lợng, số lợng....
* Một bộ chứng từ thanh toán thờng gồm các chứng từ sau: - Hối phiếu
- Hoá đơn thơng mại - Vận đơn
- Bảng kê đóng gói chi tiết - Bảo hiểm đơn
- Giấy chứng nhận trọng lợng, chất lợng, đóng gói - Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận khử trùng ...
Tuỳ thuộc vào từng loại hàng hoá, từng thị trờng, từng điều kiện giao hàng, giá cả khác nhau mà yêu cầu các loại chứng từ khác nhau. Ví dụ: hàng nông sản, thực phẩm bắt buộc phải có giấy chứng nhận kiểm dịch, nếu hàng bán với giá CIF phải có bảo hiểm đơn.
* Việc kiểm tra chứng từ bảo đảm phù hợp, chặt chẽ các mặt sau: - Loại, số lợng chứng từ xuất trình
- Thời hạn xuất trình
* Một bộ chứng từ hoàn hảo phải phù hợp với các điều kiện trên hai ph - ơng diện:
- Mỗi chứng từ phải phù hợp với qui định của L/C và theo qui định của UCP 500.
- Các chứng từ phải phù hợp với nhau.
2.2.1.1. Kiểm tra hối phiếu ( drafts, bill of exchange )
Hối phiếu là công cụ để ngời xuất khẩu đòi tiền ngời nhập khẩu. Hối phiếu lập ra trên cơ sở L/C nên nội dung hối phiếu phải phù hợp L/C. Một hối phiếu phải có đầy đủ các yếu tố sau:
-Loại hối phiếu: là hối phiếu trả ngay hay hối phiếu thanh toán có kỳ hạn.
-Địa điểm và thời gian phát hành hối phiếu
-Số tiền và loại tiền trên hối phiếu.Số tiền bằng chữ và bằng số phải