Hoạt động TTTM tại BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng nói riêng và hệ thống BIDV nói chung đƣợc thực hiện theo mô hình tập trung, theo đó, TFC sẽ tiến hành xử lý các giao dịch thay vì riêng lẻ tại từng chi nhánh, chi nhánh chỉ là đơn vị đầu mối tiếp nhận và xử lý các thao tác đơn giản. Bằng mô hình này, ngân hàng có thể chuẩn hóa quy trình kinh doanh, tác nghiệp hiện tại, đảm bảo hoạt động phù hợp với các nguyên tắc, tập quán quốc tế.
Theo mô hình này, mỗi quan hệ TFC – BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng đƣợc thực hiện theo cơ chế:
BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng: Đóng vai trò giới thiệu sản phẩm, tạo lập quan hệ, quản lý tài khoản, quản lý hạn mức khách hàng; đề nghị thực hiện giao dịch chuyển lên TFC thông qua Chƣơng trình Trade Finance plus (TF+), kèm theo các hồ sõ chứng từ liên quan.
TFC: thực hiện khởi tạo, xử lý, phê duyệt giao dịch phát sinh, theo dõi hạn mức, xử lý các phát sinh liên quan theo quy định của từng nghiệp vụ, và trả kết quả xử lý về cho Chi nhánh thông qua chƣơng trình Trade Finance (TF), để chuyển tiếp tới khách hàng.
TFC, BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng là cầu nối liên lạc, chuyển tải thông tin từ khách hàng tới TFC và ngƣợc lại. Mô hình tác nghiệp tập trung giữa TFC- BIDV Dĩ An- Bình Dƣơng đƣợc minh họa nhƣ sơ đồ sau:
Hình 2.20. Mô hình tác nghiệp tập trung giữa TFC và Chi nhánh
(Nguồn: Sổ tay Nghiệp vụ tài trợ thương mại, Bảo lãnh Quốc tế BIDV 2016)
(1)Khách hàng mang hồ sơ, chứng từ trực tiếp đến BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng (2)BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng tập hợp hồ sơ, chứng từ của giao dịch, xử lý giao dịch tại chi nhánh, gửi TFC thông qua chƣơng trình TF+.
(3)TFC tiếp nhận hồ sơ, chứng từ Chi nhánh gửi, sử dụng các chƣơng trình: TF để nhập dữ liệu và hạch toán, TF Online để lƣu hồ sơ, TF Swin để xử lý điện Swift
(4)TFC gửi giao dịch đã thực hiện về cho BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng qua chƣơng trình TF.
BIDV Dĩ An-Bình Dƣơng đang tập trung nâng cao số lƣợng khách hàng sử dụng dịch vụ TTTM, tiết chế những yêu cầu, hồ sơ, thủ tục và hạn chế sai sót trong tác nghiệp. Căn cứ trên báo cáo định kỳ năm về kết quả lỗi tác nghiệp của bộ phận Quản trị rủi ro, tỷ lệ sai sót của hoạt động TTTM xảy ra theo thống kê năm 2017 là 2,5%, năm 2018 là 1,8% giảm 0,7% so với năm 2017. Tỷ lệ khách hàng của chi nhánh mỗi năm đều tăng trong khi đó tỷ lệ mắc lỗi giảm dần, điều này một lần nữa cho thấy sự quan tâm của Ban lãnh đạo đến chất lƣợng phục vụ khách hàng, bên
môn nghiệp vụ nên tỷ lệ sai sót đƣợc giảm thiểu.
Về tiêu chí thời gian trung bình phục vụ khách hàng, BIDV cũng ban hành Bộ tiêu chuẩn phục vụ khách hàng, nêu rõ yêu cầu đảm bảo thời gian cung cấp sản phẩm dịch vụ theo từng bộ phận, ví dụ nhƣ đối với nghiệp vụ chiết khấu hối phiếu đòi nợ kèm chứng từ XK, thời gian xử lý tối đa tại bộ phận quản lý khách hàng và TTTM không quá 30 phút, tại bộ phận quản trị tín dụng không quá 15 phút và tại TFC không quá 90 phút,… Đó cũng là một trong những tiêu chí để đánh giá xếp loại nhân viên hàng quý, mỗi bộ phận đều quy định thời gian riêng, vì vậy, các bộ phận đều cố gắng thực hiện tốt chỉ tiêu này. Tuy nhiên, hiện tại tại chi nhánh, do số lƣợng nhân viên chƣa đủ điều kiện để tách phòng, các cán bộ quản lý khách hàng vẫn là ngƣời trực tiếp xử lý song song nghiệp vụ tín dụng và TTTM, có những nhân viên phải phụ trách nhiều mảng công việc nhƣ báo cáo, chăm sóc khách hàng, .. , bị chi phối thời gian nên đôi lúc không đáp ứng đúng yêu cầu về thời gian cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Mặt khác, các cán bộ quản lý khách hàng hiện tại vẫn chƣa chuyên sâu về mảng TTTM, đôi khi phát sinh các các tình huống khá đặc biệt, cán bộ chƣa biết cách xử lý và phải xem lại quy trình, trao đổi nghiệp vụ với lãnh đạo phòng hoặc trao đổi trƣớc với TFC để giải quyết, do đó, đôi lúc sẽ không đáp ứng đƣợc thời gian xử lý tiêu chuẩn đề ra.
Trong năm 2018, Chi nhánh đặt ra kế hoạch phát triển 3 gói sản phẩm, tuy nhiên trên thực tế Chi nhánh chỉ triển khai 2 gói sản phẩm, sản phẩm chƣa đƣợc triển khai là L/C nội địa, bởi một phần đặc tính của doanh nghiệp Việt Nam khi mua bán trong nƣớc thƣờng sẽ cho công nợ, sử dụng bảo lãnh ngân hàng do chi phí rẻ hơn tín dụng và L/C nội dịa, cũng nhƣ chƣa thực sự am hiểu về loại hình tài trợ này, còn phụ thuộc vào đối tác, do đó, quá trình triển khai còn gặp khó khăn.
Với nền tảng công nghệ hiện đại đi đầu trong hệ thống các ngân hàng, việc tích hợp thêm các tiện ích trên các sản phẩm truyền thống và phát triển thêm các gói sản phẩm mới luôn đƣợc ngân hàng chú trọng và chi nhánh hƣởng ứng thực hiện tích cực, nhóm các chỉ tiêu này đƣợc xếp vào nhóm điểm mạnh.