2.2.1. Hoạt động tín dụng chứng từ nhập khẩu tại VCB-HCM
2.2.1.1. Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ nhập khẩu
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ ph t hành L/C / Tu chỉnh L/C của khách hàng Hồ sơ kh ch hàng cần xuất trình bao gồm:
- Giầy đề nghị phát hành L/C hoặc đề nghị tu chỉnh L/C.
- Hợp đồng ngo i thương hoặc hợp đồng uỷ thác nhập khẩu hoặc các chứng từ có li n quan đến việc tu chỉnh L/C.
- Giấy phép nhập khẩu hay h n ng ch đ i với các mặt hàng nhập khẩu cần giấy phép nhập khẩu / h n ng ch.
- Hợp đồng bảo hiểm / chứng nhận bảo hiểm trong trường hợp giá CIF, CIP.
- V n bản của NHNN xác nhận đ đ ng ký vay, trả nợ nước ngoài đ i với các L/C trả chậm trung và dài h n (trên một n m).
Thư ký quỹ và phí phát hành L/C.
Bước 2: Chuyển tiếp hồ sơ mở L/C / Tu chỉnh L/C đến phòng TTQT ơn vị chuyển hồ sơ đến phòng TTQT, hồ sơ gồm:
- Giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ.
- Hợp đồng ngo i thương.
- Giầy đề nghị mở L/C của khách hàng.
- C c v n bản cho phép bộ quản lý chuy n ngành trong trường hợp hàng nhập khẩu cần có giấy phép hoặc h n ng ch.
- V n bản xác nhận đ ng ký vay trả nợ nước ngoài (trường hợp mở / tu chỉnh L/C thời h n trả chậm tr n 1 n m).
- Tờ trình về việc mở L/C (đ i với L/C ký quỹ dưới 100%) hoặc tu chỉnh L/C đ được phê duyệt.
Bước 3: So n thảo và phát hành L/C hoặc tu chỉnh L/C
Phòng TTQT tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ mở L/C / Tu chỉnh L/C của đơn vị.
Phòng TTQT thực hiện so n thảo điện mở L/C tu chỉnh L/C theo mẫu SWIFT. Lựa chọn NHTB phù hợp theo danh sách NH đ i lý của VCB-HCM. Tiếp theo, phòng TTQT thực hiện so n thảo, kiểm soát chuyển điện mở L/C Tu chỉnh L/C ra nước ngoài qua hệ th ng SWIFT.
Phòng TTQT chuyển bản g c L/C / Tu chỉnh L/C cho khách hàng và giữ l i bản sao vào hồ sơ.
Bước 4: Theo dõi L/C / Tu chỉnh L/C đ ph t hành
Ký hậu vận đơn đường biển hoặc phát hành bảo lãnh nhận hàng nếu khách hàng có yêu cầu và trình đầy đủ các giấy tờ cần thiết.
Ký hậu vận đơn đường biển, khách hàng cần xuất trình các giấy tờ cần thiết:
- Giấy đề nghị ký hậu vận đơn.
- Bản g c vận đơn.
- Bản g c / bản sao ho đơn thương m i.
- Bản sao giấy thông b o hàng đ đến hoặc lệnh giao hàng của đ i lý vận tải. Phát hành bảo lãnh nhận hàng, khách hàng cần xuất trình:
- Giấy đề nghị phát hành bảo lãnh ngân hàng.
- Bản sao chứng từ vận tải.
- Giấy thông b o hàng đến hoặc lệnh giao hàng của đ i ký vận tải (nếu có). Bước 5: Tiếp nhận và kiểm tra BCT
Trường hợp phòng TTQT nhận BCT do công ty chuyển phát nhanh giao thì tiến hành đóng dấu “Receiced” tr n thư xuất trình chứng từ, ghi ngày giờ và t n người nhận. đơn vị thực hiện sơ kiểm BCT và có trách nhiệm kiểm tra những điểm sau:
- Kiểm tra s lượng, lo i chứng từ, s bản sao, bản g c với các thông tin trên Covering Letter.
- Thông tin có ở mặt ngoài, mặt sau của chứng từ.
- Chữ ký trên các chứng từ được ký bằng tay / bằng đóng dấu.
- Chứng từ có bị chèn thêm thông tin hay sữa chữa bằng bút xoá hay không? Trường hợp phòng TTQT nhận BCT g c hoặc chứng từ scan từ đơn vị. Phòng TTQT tiến hành tiếp nhận, kiểm tra BCT. Thông báo kết quả kiểm tra và gửi BCT g c cho đơn vị. Thời gian kiểm tra chứng từ t i phòng TTQT trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi nhận được BCT.
Bước 6: Xử lý chứng từ và thông báo kết quả kiểm tra chứng từ cho khách hàng. C n cứ kết quả kiểm tra chứng từ nhận được từ phòng TTQT, phòng TTQT lập thông báo kết quả kiểm tra BCT hoặc thông báo nộp tiền vào tài khoản thanh toán L/C hàng nhập gửi cho khách hàng.
Bước 7: Trường hợp BCT có bất hợp lệ: thông báo bất hợp lệ và gửi trả BCT BCT có bất hợp lệ, phòng TTQT lập điện từ ch i thanh toán gởi ngân hàng gửi chứng từ. Nội dung điện thông báo bất hợp lệ ghi rõ: VCB-HCM từ ch i thanh toán / thương lượng BCT, liệt kê tất cả các bất hợp lệ của BCT, VCB-HCM đang giữ BCT chờ chỉ thị của ngân hàng xuất trình hoặc VCB-HCM đang chuyển trả l i chứng từ…
Nếu khách hàng chấp nhận những bất hợp lệ (khách hàng ký xác nhận bất hợp lệ trên thông báo của VCB-HCM) thì xử lý theo chỉ thị của khách hàng và của bộ phận tín dụng trong trường hợp nguồn thanh toán L/C là v n vay / bảo lãnh của ngân hàng.
Nếu khách hàng không chấp nhận bất hợp lệ, từ ch i thanh toán BCT, phòng TTQT tiến hành lập điện thông b o ngân hàng nước ngoài về việc VCB-HCM sẽ hoàn trả
BCT, yêu cầu ngân hàng nước ngoài thanh to n bưu phí và c c chi phí ph t sinh co liên quan.
Bước 8: Trường hợp bộ chứng từ hoàn hảo: Thanh toán L/C trả ngay / chấp nhận thanh toán L/C trả chậm
i với L/C trả ngay: so n điện thanh to n (MT020/MT103) và điện thông báo thanh toán (MT756/MT799/MT999), thu các lo i phí phát sinh, xuất ngo i bảng trị giá BCT và xuất ngo i bằng cam kết thanh toán L/C.
i với L/C trả chậm: lập điện chấp nhận thanh toán (MT799/MT999), tiến hành vào sổ theo dõi ngày BCT đến h n để kịp thời thanh to n cho ngân hàng nước ngoài vào ngày đến h n. i với trường hợp trả chậm này, khách hàng phải có cam kết bằng v n bản thanh toán bộ chứng từ vào ngày đ o h n có ký t n, đóng dấu của kh ch hàng tr n “Thông b o về tình tr ng bộ chứng từ L/C nhập khẩu” mà VCB- HCM đ gửi khách hàng.
Bước 9: Chuyển điện thanh toán / chấp nhận thanh to n cho NH nước ngoài So n điện trên SWIFT gồm điện thanh to n, điện thông báo thanh toán (nếu có). Chuyển điện ra nước ngoài.
Scan điện thanh toán cho khách hàng. Bước 10: Lưu hồ sơ
Phòng TTQT lưu tất cả các hồ sơ li n quan đến L/C.
2.2.1.2. Hoạt động tín dụng chứng từ nhập khẩu tại VCB-HCM
Bảng 2.8: Doanh số hoạt động TTQT tại VCB-HCM từ 2010 – 2012
Đơn vị: triệu USD
Năm Chỉ tiêu 2010 2011 2012 DS TT XK 31,582 32,279 35,849 TTR 11,120 9,113 9,047 Nhờ thu 2,130 1,012 1,653 L/C xuất 18,332 22,154 25,149 DS TT NK 26,025 26,978 29,355 TTR 8,012 11,374 12,001 Nhờ thu 2,012 1,005 1,353
L/C nhập 16,001 14,599 16,001
Nguồn: Báo cáo thường niên của phòng TTQT[14]
Biểu đồ 2.2: Doanh số hoạt động TTQT tại VCB-HCM từ 2010 – 2012
Nguồn: Báo cáo thường niên của phòng TTQT[14]
Qua biểu đồ trên, ta có thể nhận thấy rõ ràng từ n m 2010 đến n m 2012, c c sản phẩm thanh toán qu c tế của VCB-HCM đều có sự t ng l n về doanh s thanh toán. Tuy nhiên, sự phát triển không đồng đều giữa các sản phẩm thanh to n là điều khó tránh khỏi.
Sự t ng trưởng về doanh s của tín dụng chứng từ là m nh nhất, và đóng góp nguồn thu nhập cao nhất cho hệ th ng VCB-HCM trong các sản phẩm thanh toán, cụ thể là n m 2012 đ t ng 5.813 triệu USD tương ứng với t c độ t ng là 10% so với n m 2011. ặc biệt, ho t động tín dụng chứng từ đ t ng liên tục qua c c n m mà cụ thể n m 2012 t ng 12% so với n m 2011 và t ng 20% so với n m 2010.
Tình hình ho t động chuyển tiền của VCB-HCM có xu hướng t ng nhưng không đ ng kể. N m 2011, doanh s chuyển tiền của VCB-HCM t ng 1.355 triệu USD so với n m 2010 (tương đương 7%) và chỉ t ng 2.7% so với n m 2012 (tương đương 561 triệu USD). iều này có thể giải thích được bởi lý do chất lượng dịch vụ ngày không t t, và hàng lo t c c chương trình khuyến mãi của VCB-HCM về sản phẩm này không mang l i hiệu quả.
Sản phẩm thanh toán nhờ thu có doanh s ít và chiếm tỷ trọng thấp nhất trong các dịch vụ thanh toán của VCB-HCM. Doanh s nhờ thu chỉ đ t 2.017 triệu đến 4.241 triệu USD, chỉ chiếm 3.3% đến 6.8% trong tổng doanh s thanh toán qu c tế của VCB-HCM trong c c n m từ 2010 đến 2012. Sự chặt chẽ hơn trong thương m i qu c tế của thương nhân, và sự ưu việt cũng như chất lượng t ng l n trong TDCT của VCB-HCM có thể là nguyên nhân của sự giảm sút trong ho t động nhờ thu trong n m 2010 – 2012.
Biểu đồ 2.3: Tỷ trọng các phƣơng thức TTQT tại VCB-HCM từ 2010 – 2012
Nguồn: Báo cáo thường niên của phòng TTQT[14]
Sở dĩ TDCT luôn chiếm tỷ trọng lớn trong cơ cấu doanh s thanh toán qu c tế của VCB nói chung, của VCB-HCM nói riêng vì những ưu điểm nổi bật của phương thức này. Các nhà xuất nhập khẩu ngày nay có xu hướng coi trọng sự an toàn trong thương m i, bảo đảm chắc chắn mình sẽ được thanh to n khi hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng, tr nh trường hợp hàng ho đ thuộc về sở hữu bên kia còn tiền thì không nhận về được và TDCT là phương thức đ p ứng được yêu cầu của họ. Trong khi đó, nhờ thu và chuyển tiền đem l i rủi ro nhiều hơn cho cả hai bên, và chỉ thường áp dụng khi c c b n là đ i tác tin cậy lẫn nhau, có quan hệ thương m i trong thời gian dài. Hơn nữa khách hàng giao dịch L/C phần lớn là những doanh nghiệp lớn với những giá trị hợp đồng cao, nên mặc dù s lượng giao dịch L/C thường ít rất nhiều so với s lượng chuyển tiền, nhưng doanh s L/C thường lớn hơn nhiều so với
doanh s chuyển tiền, và chiếm tỷ trọng cao trong cơ cấu doanh s thanh toán qu c tế của các ngân hàng. Bảng 2.9: Tình hình phát hành L/C nhập khẩu từ 2010 – 2012 Năm Trị giá thƣ tín dụng (Triệu USD) Số lƣợng thƣ tín dụng (L/C) 2010 16,001 32,002 2011 14,599 32,442 2012 16,001 35,558
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của phòng TTQT[14]
Biểu đồ 2.4 : Tình hình phát hành L/C nhập khẩu từ 2010 – 2012
Nguồn: Báo cáo kết quả kinh doanh của phòng TTQT[14]
Nhìn vào bảng 2.9 và biểu đồ 2.4 dễ dàng nhận thấy trong n m 2012, s lượng L/C được phát hành t i VCB-HCM t ng rõ rệt. Nhưng trị giá mở thư tín dụng l i không thay đổi so với n m 2010 với doanh s chủ yếu thuộc về các tổng công ty, doanh nghiệp lớn – chiếm gần 2/3 doanh s mở thư tín dụng t i VCB-HCM. N m 2010 gi x ng dầu trên thế giới t ng làm cho các chi phí sản xuất t ng theo nên trị giá các lô hàng nhập khẩu của c c công ty cũng phải t ng theo và h n mức tín dụng của VCB-HCM dành cho c c công ty này luôn được sử dụng đến mức t i đa. Ngoài ra, các khách hàng truyền th ng của VCB-HCM như Công ty Cổ phần bánh kẹo Kinh
ô; Công ty Nhựa Việt Nam, Công Ty phát triển đầu tư công nghệ FPT….cũng luôn đ t được doanh s cao. Hầu hết c c công ty này là kh ch hàng đặc biệt của VCB-HCM nên có h n mức tín dụng lớn và được mở thư tín dụng miễn ký quỹ 100% nên các công ty này luôn là những đơn vị có doanh s giao dịch cao t i VCB- HCM. Các công ty vừa và nhỏ trước đây là kh ch hàng của VCB-HCM nay có xu hướng chuyển sang giao dịch t i các ngân hàng khác. Một s kh ch hàng đ không thực hiện giao dịch với VCB-HCM nữa. Lượng giao dịch của bộ phận khách hàng này trong n m 2012 đ bị giảm rõ rệt, s lương phát hành thư tín dụng chỉ đ t 0% so với n m 2010.
Thông thường chỉ khách hàng có quan hệ giao dịch, thanh to n thường xuyên qua ngân hàng và được xét duyệt h n mức mới được mở thư tín dụng miễn ký quỹ. Hơn nữa trong những n m gần đây VCB-HCM đ mở rộng xét duyệt h n mức cho nhiều khách hàng mới, đặc biệt là mở rộng đến nhiều thành phần kinh tế ngoài qu c doanh. Một s công ty không nằm trong danh s ch được cấp h n mức, có hợp đồng nhập khẩu t t cũng được chi nhánh xem xét cho mở thư tín dụng miễn ký quỹ. Nhìn chung ho t động mở thư tín dụng nhập khẩu miễn ký quỹ t i VCB-HCM trong những n m qua đ linh ho t hơn.
2.2.2. Hoạt động tín dụng chứng từ xuất khẩu tại VCB-HCM
2.2.2.1. Quy trình nghiệp vụ tín dụng chứng từ xuất khẩu
Bước 1: Tiếp nhận L/C hoặc Tu chỉnh L/C từ NHPH hoặc từ NHTB thứ nhất T i phòng TTQT: TTV tiếp nhận L/C Tu chỉnh L/C in ra từ hệ th ng SWIFT.
Bước 2: Xác thực và thông báo L/C Tu chỉnh L/C cho khách hàng/ thông báo qua NH thứ hai
TTV kiểm tra L/C Tu chỉnh L/C: xác thực chữ ký trên L/C Tu chỉnh L/C là hợp lệ. Nếu hợp lệ thông báo trực tiếp cho khách hàng hoặc thông báo cho khách hàng hoặc qua ngân hàng thông báo thứ hai.
Những L/C không xác thực được hoặc đ tra so t nhưng không li n l c được với người thụ hưởng hoặc người thụ hưởng từ ch i nhận L/C…thì VCB-HCM từ ch i thông báo những L/C này.
Thu phí thông báo L/C: tuỳ vào nội dung của L/C: ai chịu phí thông báo mà tiến hành thu phí các bên hợp lý.
Bước 3: Kiểm tra và thông báo kết quả kiểm tra cho đơn vị
Tiếp nhận BCT xuất trình theo L/C từ đơn vị. Tiến hành kiểm tra bộ chứng từ dựa tr n c c điều khoản của L/C, theo UCP600, ISBP681 hoặc ấn bản do L/C quy định, ghi nhận kết quả kiểm tra, lập thông báo tình tr ng bộ chứng từ gửi cho đơn vị để thông b o đến khách hàng.
Bước 4: Thông báo kết quả kiểm tra BCT cho khách hàng Khách hàng nhận kết quả kiểm tra do phòng TTQT thông báo.
Trường hợp BCT có sai sót: TTV lập thư thông b o gửi kh ch hàng để khách hàng tiến hành sữa chữa.
Bước 5: Tiếp nhận và gửi bộ chứng từ xuất khẩu đến Ngân hàng nước ngoài Phòng TTQT nhận hồ sơ đơn vị gửi đến bao gồm:
- Giấy đề nghị thực hiện nghiệp vụ.
- L/C bản g c và các tu chỉnh bản g c có liên quan (nếu có).
- Thông báo L/C bản g c và các thông báo tu chỉnh L/C bản g c.
- Bộ chứng từ g c xuất trình theo L/C.
- Công v n của khách hàng về việc chấp nhận mọi rủi ro nếu bộ chứng từ gửi đi có bất hợp lệ (nếu có).
Trường hợp BCT hoàn toàn phù hợp theo điều kiện và điều khoản của L/C và L/C cho phép đòi tiền bằng điện: Phòng TTQT lập thư đòi tiền gửi đến NHPH cùng bộ chứng từ g c, đồng thời lập điện đòi tiền gửi NHPH hay ngân hàng hoàn tiền.
Trường hợp BCT hoàn toàn phù hợp theo điều kiện và điều khoản của L/C và L/C cho phép đòi tiền bằng thư: Phòng TTQT lập thư đòi tiền gửi NHPH cùng h i phiếu và bộ chứng từ g c, một thư gửi ngân hàng hoàn tiền.