3.3.2.1. Hệ thống thông tin và truyền thông toàn doanh nghiệp
Tại Tổng công ty, kênh để truyền thông tin đến các cá nhân bộ phận liên quan thông qua mạng bằng cách gửi thư qua gmail, thông qua việc gửi các văn bản bằng bản cứng, thông qua trao đổi trực tiếp, hoặc thông qua điện thoại mà chưa có hệ thống email nội bộ. Sự truyền đạt thông tin hiện nay cũng đã đáp ứng được nhu cầu công việc tuy nhiên, việc sử dụng gmail vẫn còn nhiều hạn chế. Nhân viên còn gặp rất nhiều thư rác, thời gian để lọc email cũng chính là thời gian nhân viên bị phân tâm với công việc rất nhiều. Bên cạnh đó, không phải ai cũng nhớ được hết địa chỉ gmail của thành viên trong công ty, và khi địa chỉ liên lạc của trình duyệt email bạn nhiều, thì việc quên gửi thư cho một ai đó là điều rất hay gặp.Trong khi mọi nhân viên trong một tổ chức thường là dùng email để truy cập và tra cứu thông tin, nhưng thực ra không phải ai cũng có được những thông tin về hoạt động trong chính tổ chức mình. Chỉ những người có tên trong danh sách "người nhận" mới thực sự được biết về thông tin đó. Để khắc phục được điều này công ty cần phải có mạng nội bộ để truyền đạt thông tin và xây dựng email nội bộ nhưng hiện nay Tổng công ty chưa xây dựng.
Hệ thống mạng nội bộ khi xây dựng sẽ đáp ứng được nhu cầu truyền đạt thông tin rất lớn. Mọi thành viên, bộ phận trong doanh nghiệp đều có thể truy cập, mỗi một nhân viên đều được cấp một mật khẩu và được đăng ký trên hệ thống mạng trở thành một danh bạ những người sử dụng. Lý lịch của mỗi nhân viên như: Họ và tên, ngày thàng năm sinh, địa chỉ mail, số điện thoại, địa chỉ nhà riêng... đều có thể được đăng ký trong danh bạ người sử dụng. Danh bạ người sử dụng được xây dựng tương ứng với các phòng ban, xí nghiệp trực thuộc. Thông tin truyền đạt đó có thể truyền đạt trên hệ thống thông báo để cho toàn thể trong hệ thống những người sử dụng
xem được. Những thông tin đòi hỏi sự riêng biệt, bí mật thì gửi riêng. Xây dựng hệ thống này thì bất cứ một nhân viên mới nào khi được tuyển dụng và được cấp mật khẩu đều có thể truy cập và hiểu rõ được công ty của mình có những bộ phận phòng ban nào, từng vị trí và từng người trong công ty, chức danh, nhiệm vụ, quan hệ giữa những người và bộ phận rất mật thiết. Tổng giám đốc hoặc các cấp lãnh đạo cũng như nhân viên đều có quyền truy cập như nhau nên nhà quản lý có thể lắng nghe trực tiếp sự phản hồi ý kiến của từng thành viên, từng bộ phận trong công ty một cách nhanh nhất, dân chủ. Mặt khác Nhà quản lý cũng biết được rõ rất từng bộ phận phòng ban, đơn vị trực thuộc và nhân viên tương ứng với từng bộ phận công ty mình để truyền đạt thông tin một cách có hiệu quả. Xử lý và truyền đạt các thông tin bằng hệ thống mạng nhưng các quyết định, yêu cầu công việc, thông báo vẫn phải in ra bằng bản cứng để ký tá và lưu trữ. Tuy nhiên hệ thống mạng cũng lưu trữ hết những thông tin gửi đi vào ngày nào, giờ nào nên việc kiểm soát thời gian ra các quyết định với việc hoàn thành là rất hiệu quả. Hơn thế nữa hệ thống mạng nội bộ còn đăng tất cả các thủ tục, quy trình làm việc để mọi thành viên trong công ty đều hiểu rõ công việc của mình, mối quan hệ giữa các phòng ban để tiện giao dịch. Khi một nhân viên trong công ty không làm nữa hệ thống mạng sẽ loại bỏ, và nhân viên này cũng không thể đăng nhập được nữa. Có thể thấy vai trò của hệ thống mạng nội bộ là rất lớn nhất là đối với những doanh nghiệp có quy mô lớn, công việc nhiều, bộ máy tinh gọn thì cần thiết phải có mạng nội bộ.
Hiện nay, hầu hết các bộ phận phòng ban và các đơn vị trực thuộc trong Tổng công ty đều giao dịch và truyền đạt thông tin qua một địa chỉ mail cố định. Điều này dẫn đến việc truyền đạt thông tin chưa hiệu quả. Tuy nhiên, tại nhóm các công ty có tỷ suất lợi nhuận trên vốn chủ sở hữu dưới 6%, sự truyền đạt thông tin chưa hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời và đầy đủ đến từng nhân viên; hệ thống thông tin chưa giúp ích được cho nhà quản lý nhận diện và đối phó với những rủi ro và tận dụng tối đa cơ hội kinh doanh; chưa có cơ chế phù hợp cho việc thu thập từ thông tin bên ngoài. Tất cả những điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình kinh doanh. Công ty sẽ thụ động trong việc thu nhận thông tin, bỏ lỡ cơ hội
kinh doanh, việc đối phó với những rủi ro kém hiệu quả, dẫn đến kết quả kinh doanh thấp.
Ngành công nghệ thông tin và các doanh nghiệp đang phổ biến dần việc sử dụng ERP - Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nó là ba từ viết tắt của Resource (Tài nguyên) - Planning (Hoạch định) - Enterprise (Doanh nghiệp). Với hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, đẩy mạnh quá trình truyền thông hiệu quả, tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Tuy nhiên tại Tổng công ty và các công ty thành viên thuộc Tổng công ty không áp dụng hệ thống này với lý do là phần mềm này có chi phí rất cao và rất khó khăn cho việc lựa chọn nhân sự.
Mọi bộ phận và cá nhân trong doanh nghiệp đều phải có những thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm của mình (trong đó có trách nhiệm kiểm soát). Vì vậy, những thông tin cần thiết cần phải được xác định, thu thập và truyền đạt tới những cá nhân, bộ phận có liên quan một cách kịp thời và thích hợp. Hệ thống thông tin của doanh nghiệp tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ giúp cho nhà quản lý điều hành và kiểm soát doanh nghiệp.
Qua khảo sát cho thấy công ty đã ứng dụng các phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin trong công tác quản lý khách hàng sử dụng nước, công tác kế toán và công tác văn thư. Điều này góp phần tạo ra các báo cáo kết quả công việc được nhanh chóng và kịp thời cung cấp cho các đối tượng có liên quan bên trong và bên ngoài doanh nghiệp.
Qua khảo sát cho thấy 78,8 % các nhà quản lý và các nhân viên ở các phòng ban đều ý thức được trách nhiệm trong việc thực hiện nhiệm vụ của mình cũng như kết quả công việc của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến công việc của người khác và ngược lại. Tuy nhiên điều này xuất phát từ nhận thức của mỗi nhân viên chứ công ty chưa xây dựng được văn bản quy định trách nhiệm và quyền hạn của mỗi cá nhân rõ ràng. Như vậy, mặc dù ý thức được nhưng nhân viên trong công ty cũng không tích cực thực hiện vì họ nhận thấy không có quy định để căn cứ quy trách nhiệm khi họ thực hiện không đúng.
Với kết quả khảo sát 22,73 % cho thấy đa số các nhà quản lý và nhân viên khi được khảo sát đều ngại báo cáo lên cấp trên nếu họ phát hiện sai phạm của các nhân viên hay cán bộ khác trong công ty vì họ lo sợ không được công ty bảo vệ. Công ty không quan tâm đến các thư tố cáo nặc danh, không tổ chức các kênh thông tin mở để cấp trên có thể lắng nghe những thông tin mà nhân viên cấp dưới phản ánh.
Như vậy, thiếu những kênh thông tin hai chiều giữa nhà quản lý cấp cao với nhân viên để có thể truyền đạt các thông điệp của nhà quản lý cũng như khuyến khích mọi người báo cáo lên cấp trên các hành vi bất thường mà họ phát hiện. Điều này làm hạn chế hoạt động kiểm soát trong đơn vị.
1.3.2.2. Hệ thống thông tin kế toán
Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế toán là quan trọng nhất, là “trái tim” của mọi công việc được tiến hành trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và hệ thống báo cáo kế toán.
Tại Tổng công ty, yêu cầu quan trọng nhất đối với việc tổ chức công tác kế toán là việc hợp nhất các chỉ tiêu tài chính. Để làm được điều này cần phải có sự phân công công việc rõ ràng, thiết lập được mối quan hệ hạch toán kế toán giữa các đơn vị thành viên để cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho việc hợp nhất báo cáo tài chính. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán đều thực hiện theo: TT 200/2014/TT - BTC; Chuẩn mực 25 “Báo cáo tài chính hợp nhất và các khoản đầu tư vào công ty con”; Chuẩn mực số 11 “Hợp nhất kinh doanh”. Hệ thống tài khoản được xây dựng thống nhất tại Tổng công ty và các công ty thành viên. Các tài khoản liên quan đến hợp nhất được quy định cụ thể và chi tiết như: công nợ nội bộ, doanh thu nội bộ, đầu tư tư tài chính được quy định thêm các tài khoản cấp 2, 3. Ngoài việc phải lên báo cáo tài chính của Tổng công ty, Tổng công ty còn phải lập báo cáo tài chính hợp nhất gồm: Bảng cân đối kế toán hợp nhất; Báo cáo kết quả kinh doanh hợp nhất; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ hợp nhất; Bản thuyết minh báo cáo tài chính hợp nhất. Nhìn chung công tác kế toán tại Tổng công ty thực hiện tốt và đáp ứng được yêu cầu của các đối tượng cần thông tin kế toán, việc vận dụng hệ thống chứng
từ, tài khoản, sổ sách kế toán và báo cáo kế toán tại các doanh nghiệp đều tuân thủ theo Quyết định này.
Về hệ thống chứng từ, hệ thống chứng từ tại Tổng công ty và các công ty con đều được thực hiện theo TT 200/2014/TT - BTC, ngoài các chứng từ bắt buộc được quy định cụ thể trong quyết định thì Tổng công ty và các công ty thành viên thuộc Tổng công ty còn sử dụng chứng từ hướng dẫn tự doanh nghiệp thiết kế, đảm bảo đầy đủ các thông tin trên bản chứng từ để phản ánh mà minh chứng cho các nghiệp vụ xẩy ra tại doanh nghiệp. Việc kiểm tra, xử lý chứng từ không những được thực hiện ở phòng kế toán mà còn được thực hiện ở các bộ phận khác nhau. Nội dung của việc kiểm tra chứng từ bao gồm: kiểm tra đầy đủ 5 yếu tố cơ bản trên bản chứng từ (tên gọi của chứng từ, ngày tháng năm phát sinh, số hiệu và chữ ký dấu, nội dung của chứng từ, đơn vị đo lường); Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ khi phản ánh các nghiệp vụ phát sinh; Kiểm tra việc quản lý, luân chuyển, xét duyệt chứng từ. Tất cả các chứng từ tại công ty đều quy định nơi lưu trữ và quy định hướng dẫn việc sử dụng các loại chứng từ. Đa số các công ty đều thực hiện tốt trách nhiệm kiểm tra chứng từ trước khi chúng được ghi vào sổ.
Tuy nhiên bên cạnh đó một số các công ty nhỏ còn chưa quy định rõ bằng văn bản trình tự lập và luân chuyển chứng từ kế toán, về quy định về ký chứng từ cũng chưa quy định bằng văn bản một cách rõ ràng, lưu đồ luân chuyển đối với từng loại chứng từ không thể hiện rõ các bước mà chủ yếu là bằng truyền miệng nên rất khó khăn trong quá trình kiểm tra việc chấp hành các thủ tục kiểm soát đặc biệt là các thủ tục kiểm tra việc thu thập dữ liệu ban đầu do vậy khả năng sai phạm về chứng từ rất dễ xảy ra. Một số chứng từ chưa phát huy được hết chức năng kiểm soát như phiếu nhập kho thiếu các yếu tố: số hợp đồng, số đơn đặt hàng, số hoá đơn. Một số công ty cổ phần sử dụng chứng từ còn sai luật như: hàng về rồi mà hóa đơn chưa có, hợp đồng và thanh lý chưa đầy đủ. Chứng từ nhiều khi về muộn nên việc kê khai thuế và hạch toán còn chưa đúng kỳ. Một số công ty vẫn sử dụng hóa đơn của các công ty bỏ trốn, mua bán hóa đơn, vi phạm trong việc sử dụng hóa đơn chứng từ. Hầu hết các công ty không quy định thủ tục phê duyệt chứng từ trên máy vi tính.
Về hệ thống tài khoản: Hệ thống tài khoản của các công ty thuộc Tổng công ty được mở chi tiết để theo dõi thông tin phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị và đáp ứng được yêu cầu quản lý. Một số tài khoản phản ánh công nợ và chi phí được mở chi tiết đến từng đối tượng khách hàng và đối tượng chịu chi phí nhằm thu thập, phân loại, ghi nhận và báo cáo thông tin về các đối tượng hạch toán kế toán. Hiện nay đa số các công ty thuộc Tổng công ty đều sử dụng phần mềm kế toán để hạch toán, phần mềm kế toán có phân quyền để giải quyết các công việc. Tổng công ty cũng không quy định các tài khoản sử dụng tại công ty con. Hầu hết các công ty đều mở chi tiết tài khoản để quản lý và theo dõi tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí.
Tuy nhiên trên cơ sở phỏng vấn một số công ty quá trình xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết tại đại đa số các công ty trong Tổng công ty còn chưa chú trọng đến việc thu thập thông tin kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh; thu thập thông tin cho việc phân tích tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh; thu thập thông tin cho việc lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ và báo cáo tài chính hợp nhất ở Tổng công ty.
Về hệ thống sổ kế toán: Hình thức ghi sổ được áp dụng chủ yếu trong các công ty thuộc Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV là hình thức kế toán trên máy vi tính có sử dụng phần mềm kế toán. Hình thức này có ưu điểm là kết hợp việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo nội dung kinh tế, kết hợp chặt chẽ giữa hệ thống hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp trên cùng một sổ kế toán trong cùng một quá trình ghi chép. Sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chứng từ được tổ chức và sử dụng gắn liền với hệ thống tài khoản giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết đến từng đối tượng kế toán. Hạn chế của hình thức này khá phức tạp và khó thiết kế được phần mềm máy vi tính cho nó.
Các công ty sử dụng hình thức kế toán máy, hàng tháng hoặc hàng quý đều khóa sổ, in sổ đối chiếu số liệu các sổ tổng hợp và sổ chi tiết, hoàn thành thủ tục hành chính và đưa vào lưu trữ. Hiện nay công nghệ thông tin phát triển rất mạnh
hầu hết các doanh nghiệp đã ứng dụng rất thành công vào trong công tác quản lý kế toán, thiết lập ra các báo cáo, sổ sách, chứng từ rất nhanh gọn. Hầu hết các công con thuộc Tổng Công ty đều ứng dụng phần mềm kế toán như: FAST, MISA,...Hệ thống sổ kế toán theo thiết kế trong phần mềm áp dụng tại các công ty trong Tổng công ty đều chưa chú trọng đến sổ chi tiết nhằm tổng hợp số liệu kế toán quản trị phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Để đảm bảo tính chính xác của số liệu trên các sổ kế toán tổng hợp và chi tiết các doanh nghiệp cũng đã xây dựng các thủ tục kiểm tra tính chính xác các dữ liệu nhập vào phần mềm. Để ngăn chặn các can thiệp trái phép vào cơ sở dữ liệu của phần mềm các doanh nghiệp đã xây dựng các thủ tục kiểm soát để truy cập phần mềm như: đăng ký người dùng và hệ thống mật khẩu.