3.3.4.1. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu tại Tổng Công ty
Trong KSNB thì hoạt động kiểm soát chiếm một vị trí hết sức quan trọng, phải kiểm soát được tất cả các hoạt động của một đơn vị một cách hiệu quả. Các chính sách và thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp thực thi hành động với mục đích kiểm soát được các rủi ro có thể xảy ra với doanh nghiệp.
Tại Tổng công ty, các thủ tục kiểm soát được quy định tương đối cụ thể. Về kiểm tra việc độc lập việc thực hiện đã có sự độc lập tương đối và kiểm tra chéo nhau giữa các bộ phận, cá nhân đảm bảo người (bộ phận) kiểm tra độc lập với người (bộ phận) được kiểm tra. Định kỳ Tổng công ty đã dựa vào các chỉ tiêu đã đạt được để so sánh, phân tích, đánh giá và điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với tình hình thực tiễn. Tuy nhiên, việc áp dụng các thủ tục để kiểm soát khách quan thì chưa áp dụng như lập hòm thư góp ý. Việc phân chia trách nhiệm đầy đủ được thể hiện: các văn bản phân công công tác cho các bộ phận và cá nhân được quy định khá rõ ràng và cụ thể. Các chức năng bảo quản tài sản và chức năng kế toán, chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản, chức năng thực hiện nghiệp vụ và chức năng kế toán đã có sự tách biệt. Đối với kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách và việc phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ được thể hiện tại
mục 3.2.2.2 về kiểm soát vật chất đối với tiền kiểm kê hàng ngày, vật tư kiểm kê định kỳ theo tháng hoặc bất thường, tài sản cố định kiểm kê theo tháng, quý, định kỳ đều so sánh đối chiếu giữa sổ kế toán và tài sản hiện có từ đó tìm ra nguyên nhân và có biện pháp khắc phục. Việc thực hiện kiểm tra thực hiện nghiệp vụ cũng được tiến hành độc lập đảm bảo người được kiểm tra độc lập với người kiểm tra. Ở hầu hết các lĩnh vực đều có người phụ trách triển khai và chịu trách nhiệm. Các quy định về thẩm quyền phê duyệt liên quan đến quản lý tài chính cũng được chi tiết và cụ thể bằng văn bản. Cách kiểm soát chủ yếu mà các doanh nghiệp đang áp dụng là phê duyệt, đối chiếu kiểm tra. Tổng công ty cũng không đưa ra những văn bản hướng dẫn cụ thể về những thủ tục kiểm soát được thực hiện tại công ty thành viên mà giao quyền chủ động về mọi việc cho các công ty thành viên.
Tuy nhiên, thủ tục kiểm soát còn nghèo nàn, thiếu sự đồng bộ cách thức kiểm soát vẫn chỉ là đối chiếu kiểm tra, chưa áp dụng thiết lập các báo cáo bất thường, hay gặp gỡ để phỏng vấn. Hầu hết khi muốn kiểm soát một việc nào đó thì phương pháp điều tra bằng bảng hỏi để kiểm soát thì chưa doanh nghiệp nào áp dụng. Công ty chưa có cách thức bồi dưỡng ý thức tự kiểm cho nhân viên. Phần lớn các công ty không thiết kế hòm thư để lấy sự góp ý từ bên trong cũng như bên ngoài, có một vài công ty áp dụng nhưng chỉ là hình thức, hiệu quả không cao, dẫn đến việc không có những thông tin khách quan để phục vụ cho việc kiểm soát tốt hơn. Tại các công ty đa số vẫn chưa quy định cụ thể rõ bằng văn bản về ủy quyền phê duyệt chứng từ. Điều này cũng gặp trở ngại rất lớn trong việc ra quyết định quản lý khi trưởng đơn vị đi vắng. Tại các công ty chưa có văn bản quy định cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học (phân quyền trong cách tiếp cận dữ liệu) và những hồ sơ dữ liệu khác trong đó quy định rõ ai mới được tiếp cận hồ sơ dữ liệu kế toán, tài sản của doanh nghiệp.
3.3.4.2. Thực tế áp dụng nguyên tắc cơ bản của kiểm soát trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV
Tại các Tổng công ty và các công ty thành viên việc thiết lập các thủ tục kiểm soát nội bộ đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc: Phân công, phân nhiệm; bất kiêm nhiệm; ủy quyền, phê chuẩn cụ thể.
Thứ nhất, với nguyên tắc phân công, phân nhiệm, tại Tổng công ty và các công ty con thuộc Tổng công ty, tuỳ vào loại hình doanh nghiệp thì việc phân công, phân nhiệm cũng khác nhau. Việc phân công, phân nhiệm được diễn ra từ Ban điều hành xuống các đơn vị phòng ban
* Về phân công, phân nhiệm giữa HĐTV và BGĐ.
Tại Tổng công ty, HĐTV có nhiệm vụ tổ chức kiểm tra, giám sát TGĐ, Phó TGĐ, Kế toán trưởng Tổng công ty, Giám đốc các đơn vị trực thuộc. Tổ chức kiểm tra giám sát HĐQT, HĐTV của Công ty do Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV nắm trên 50% vốn điều lệ, người đại diện phần vốn góp của Tổng công ty ở doanh nghiệp khác trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chủ sở hữu giao cho theo luật doanh nghiệp. HĐQT ban hành quy chế phân cấp trong từng lĩnh vực hoạt động cho TGĐ Tổng công ty, GĐ các đơn vị trực thuộc; người đại diện phần vốn góp của Tổng công ty tại công ty con. Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Tổng Công ty có nhiệm vụ: tổ chức xây dựng chiến lược phát triển Tổng công ty, các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực..., quyết định phân công nhiệm vụ cho Phó TGĐ. Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư, các hoạt động hàng ngày; Tổ chức công tác kiểm tra, quyết định các giải pháp phát triển thị trường, công nghệ. Phó TGĐ thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn do TGĐ giao cho chịu trách nhiệm trước TGĐ về nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Kế toán trưởng có nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán, thống kê, giúp TGĐ giám sát tình hình thực hiện tài chính theo pháp luật về tài chính, kế toán, chịu trách nhiệm trước TGĐ và HĐTV về nhiệm vụ và quyền hạn của mình. Tổng công ty còn thực hiện phân công nhiệm vụ cho người đại diện theo Điều 15 của Quy chế quản lý người đại diện Tổng công ty.
Tại các công ty con, HĐQT thực hiện chức năng quản lý doanh nghiệp, trong phạm vi thẩm quyền của mình có trách nhiệm tổ chức thực hiện kiểm tra, giám sát hoạt động tài chính của doanh nghiệp. HĐQT nhận và chịu trách nhiệm bảo toàn, phát triển vốn của các cổ đông, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về kết quả hoạt động kinh doanh, đảm bảo thực hiện mục tiêu mà đại hội đồng cổ đông
giao cho. Có nhiệm vụ giám sát, chỉ đạo giám đốc và người khác trong điều hành công việc kinh doanh hàng ngày. Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không cần phải có quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty; Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty.
Phòng Kế toán tài chính có nhiệm vụ giám sát các công ty con trong công tác sử dụng vốn, thực hiện thu, chi, sổ sách kế toán theo quy chế và quy định ban hành trong Tổng công ty và trong phạm vi quyền hạn. Xây dựng và triển khai các kế hoạch đầu tư tài chính trong và ngoài nước. Phối hợp với các phòng ban trong Tổng công ty thực hiện triển khai hoạt động liên quan đến đầu tư tài chính và hoạt động khác, tham gia đánh giá lựa chọn dự án đầu tư và kế hoạch kinh doanh.
Phòng Kế hoạch Đầu tư có nhiệm vụ tham mưu cho TGĐ về định hướng chiến lược kinh doanh, hoạch định kế hoạch - kinh doanh và các chủ trương chính sách kinh doanh tại Công ty cho các giai đoạn ngắn, trung và dài hạn; Xây dựng kế hoạch - chỉ tiêu (thương mại, dịch vụ...), lập tiêu chí xét duyệt chỉ tiêu và kiểm tra kế hoạch thực hiện hàng tháng, quý, năm của các bộ phận kinh doanh trực thuộc Tổng công ty; Thiết lập các quy trình, quy chế quản lý đối với các hoạt động kinh doanh cơ sở; Chỉ đạo, kiểm tra và giám sát các hoạt động kinh doanh; Đàm phán, thương lượng, xây dựng và duy trì, ổn định và phát triển mối quan hệ bền vững với các đối tác chiến lược, khách hàng đang và sẽ hợp tác kinh doanh; Căn cứ vào các báo cáo kết quả quá trình hoạt động kinh doanh định kỳ của các Phòng, Ban và các Bộ phận kinh doanh tại Công ty, từ đó phân tích ưu, nhược điểm về thị trường, đối thủ cạnh tranh, rủi ro trong kinh doanh... Đề ra các giải pháp tốt nhất nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh; Xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, mô tả công việc, quy định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các nhân sự; Hỗ trợ các Phòng, Ban, Bộ phận, Trung tâm trong Công ty trong việc xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh chung của Tổng công ty và phối hợp hành động các vấn đề liên quan; Xây dựng nội qui, quy chế, quy trình quản lý tại Ban kế hoạch; Thực hiện một số nhiệm vụ theo sự chỉ đạo và phân công của TGĐ.
Phòng Tổ chức nhân sự có nhiệm vụ: Xây dựng quy hoạch phát triển nhân lực phù hợp với kế hoạch chiến lược phát triển và kế hoạch kinh doanh của Tổng công ty; Xây dựng cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban; Tổ chức thực hiện công tác quy hoạch cán bộ; Công tác đánh giá cán bộ quản lý theo nhiệm kỳ; hực hiện các thủ tục bổ nhiệm, tái bổ nhiệm; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng và phát triển đội ngũ cán bộ, nhân viên nghiệp vụ; Làm đầu mối xây dựng tiêu chuẩn và đánh giá cán bộ, nhân; Tổ chức thực hiện công tác tuyển dụng lao động, bố trí sử dụng, điều động cán bộ, nhân viên theo kế hoạch nhu cầu nguồn nhân lực Tổng công ty; Lập kế hoạch lao động hàng năm đáp ứng nhu cầu phát triển của Tổng công ty; Thực hiện công tác lập kế hoạch đơn giá tiền lương, phân bổ và quyết toán quỹ tiền lương; Thực hiện các thủ tục giải quyết chế độ phụ cấp, hưu trí và các chế độ chính sách khác cho cán bộ, nhân viên, người lao động; Thực hiện các thủ tục cử cán bộ, nhân viên, người lao động đi học, đi công tác, tham quan trong và ngoài nước, gia hạn thời gian học tập và công tác, tiếp nhận cán bộ ở nước ngoài về nước; Quản lý công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên và người lao động; Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên, người lao động theo quy định hiện hành; Quản lý công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Phòng kỹ thuật-công nghệ có nhiệm vụ: Định hướng các công ty con đầu tư đổi mới công nghệ, áp dụng công nghệ mới thực hiện định mức kinh tế - kỹ thuật, tiêu chuẩn môi trường; Xây dựng và bảo vệ thương hiệu hàng hoá. Tổ chức hệ thống quản lý chất lượng cho công ty con.
Tại các công ty thành viên thuộc Tổng công ty việc phân công, phân nhiệm được cụ thể:
Tại các phòng ban có phân công trưởng phòng, chịu trách nhiệm về mọi mặt liên quan đến lĩnh vực mà mình quản lý. Trưởng phòng phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phòng để giúp việc cho Trưởng phòng theo nhiệm vụ được phân công. Các nhân viên trong phòng thực hiện nhiệm vụ cụ thể theo sự phân công của Trưởng phòng và Phó trưởng phòng giao cho. Trưởng phòng cũng ủy quyền phân công cấp phó của mình theo dõi và ký duyệt các vấn đề khi Trưởng phòng vắng
mặt. Trong quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm thì thường xuyên đối chiếu, kiểm tra.
Thứ hai, với nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Xuất phát từ mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, mà nếu kiêm nhiệm thì dễ dàng dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn. Nguyên tắc này đòi hỏi có sự tách biệt về trách nhiệm đối với các công việc sau: Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán; Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép kế toán; Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách; Chức năng kế toán và chức năng tài chính; Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát... Bản thân trong quy chế tài chính của các công ty thuộc Tổng công ty cũng quy định rất rõ trách nhiệm và quyền hạn của mỗi một cá nhân của mỗi phòng ban, đảm bảo có sự kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau. Mỗi một công ty đều có bộ phận chức năng, các bộ phận chức năng này đều có quan hệ với phòng kế toán trong công tác chi tiêu tài chính, nên việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ để đảm bảo nguyên tắc này cũng được coi trọng. Trình tự và nội dung thực hiện các khoản chi như: chi tạm ứng, chi lương, chi thanh toán mua vật tư tài sản đều được quy định rõ ràng và có thủ tục kiểm soát đi kèm.Tuy nhiên các công ty thành viên có quy mô nhân sự ít không quy định những công việc được kiêm nhiệm dẫn đến một số công ty tiết kiệm chi phí một bộ phận phải đảm nhận rất nhiều chức năng nhiệm vụ khác nhau, đôi khi chồng chéo. Đặc biệt là dưới các đơn vị trực thuộc thì các chức năng như, kế hoạch, văn phòng, lao động tiền lương, kỹ thuật tập trung hết vào 1 phòng. Một người có thể kiêm rất nhiều chức năng.
Thứ ba, với nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Các nhà quản lý giao cho cấp dưới quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình uỷ quyền được tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Tại Tổng công ty nguyên tắc này được quán triệt trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cá nhân và được thể hiện thông các quyết định ủy quyền.
Đối với Tổng công ty: quyền của HĐQT được thể hiện như quyết định chiến lược, kế hoạch dài hạn, kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư phát triển; Quyết định việc sử dụng thương hiệu; Quyết định các dự án đầu tư nằm trong quy hoạch; Quyết định hợp đồng vay; quyết định cơ cấu tổ chức quản lý, phương án tổ chức kinh doanh; Quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật đối với TGĐ. HĐQT uỷ quyền đối với TGĐ, có quyền tổ chức xây dựng chiến lược phát triển Tổng công ty; Quyền quyết định các vấn đề do HĐQT phân công hoặc uỷ quyền; Quyền quyết định các dự án đầu tư. Ngoài ra Tổng công ty còn thực hiện uỷ quyền cho người đại diện để thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của cổ đông, thành viên góp vốn liên doanh trong các công ty cổ phần được thể hiện cụ thể theo Quy chế quản lý người đại diện Tổng công ty. Việc phê chuẩn chứng, tài liệu kế toán cũng được thực hiện rõ ràng
Đối với công ty thành viên: HĐQT có quyền quyết định chiến lược, kế hoạch trung hạn và dài hạn, kế hoạch kinh doanh hàng năm của công ty; Quyết định phương án đầu tư, giải pháp thị trường. Thẩm quyền của HĐQT thể hiện thông qua quyền quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp trên cơ sở phù hợp với luật pháp, điều lệ hoạt động, các quy chế nội bộ của doanh nghiệp và các quyết định do đại hội đồng cổ đông quy định. Sau đó HĐQT xây dựng quy định uỷ quyền cho GĐ công ty, có quyền quyết định các công việc kinh doanh hàng ngày; Tổ chức thực hiện các quyết định của HĐQT; Tổ chức thực hiện phương án kinh doanh và phương án đầu tư; Quyết định lương, phụ cấp đối với người lao động... Các cá nhân, bộ phận được