Tại các doanh nghiệp khảo sát, công tác giám sát thường xuyên chủ yếu dưới hình thức cung cấp các báo cáo cho Ban Tổng Giám đốc của các bộ phận có liên quan tiến hành như Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, Báo cáo của Ban kiểm soát. Qua đó, Ban lãnh đạo có thể giám sát số liệu ghi chép trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế, số kế hoạch với định mức; so sánh tiến độ thực hiện và tiến độ kế hoạch. Tại Tổng công ty mẹ thường có các cuộc họp về tiến độ và giám sát các dự án trọng yếu.
Bên cạnh giám sát thường xuyên, qua giám sát định kỳ Ban lãnh đạo có được thông tin toàn diện và khách quan hơn. Giám sát định kỳ thường thực hiện theo khoảng thời gian nhất định hoặc khi có tình huống đặc biệt, bất thường như tái cấu trúc doanh nghiệp, thay đổi bộ máy quản lý… Người thực hiện giám sát định kỳ thường là người thực hiện hoạt động tự đánh giá về các thủ tục kiểm soát. Bên cạnh đó kiểm toán độc lập cũng tham gia vào công việc giám sát định kỳ. Qua khảo sát tại các đơn vị, công tác giám sát định kỳ bằng các bảng câu hỏi để tìm ra hạn chế của toàn bộ hệ thống chưa được đơn vị nào thực hiện đầy đủ, chỉ mang tính hình thức đơn giản như hỏi đáp trực tiếp của nhà quản lý với nhân viên về thực trạng kiểm soát sau khi xảy ra sự cố qua các cuộc họp, kiểm tra. Phần lớn các đơn vị chưa lập báo cáo về kiểm soát nội bộ.
Như vậy ta có thể thấy, tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV, KSNB đã được thiết kế để giám sát thường xuyên được thực hiện ở một mức độ nhất định, tuy nhiên chưa xây dựng theo hướng tích hợp giám sát định kỳ.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Dựa trên kết quả điều tra khảo sát, tác giả đã thu thập được những thông tin cơ bản phản ánh thực trạng kiểm soát nội bộ đối tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV. Kết quả khảo sát được sử dụng để phân tích các yếu tố cấu thành nên kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV gồm: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, hoạt động giám sát. Tác giả đã tiến hành đi sâu nghiên cứu, phân tích thiết kế, vận hành các kiểm soát tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV. Kết quả điều tra khảo sát phần nào đã thể hiện những mặt ưu điểm, hạn chế trong kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV, làm tiền đề cho tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV.
CHƯƠNG 4
THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN
4.1. Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV
4.1.1. Ưu điểm KSNB tại Tổng công ty
Môi trường kiểm soát: Các công ty tại Tổng công ty có môi trường kiểm soát bên trong thuận lợi để duy trì và tổ chức KSNB nhằm phát huy tác dụng của hệ thống này trong công tác quản lý tại các công ty. Ban lãnh đạo tại Tổng công ty và các công ty thành viên thường xuyên quan tâm, chỉ đạo, mạnh dạn tiếp cận đổi mới trong quản lý nói chung và kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nói riêng. Các chính sách và thủ tục kiểm soát luôn được quan tâm đang phát huy tác dụng tích cực cho nhà quản lý thực hiện các mục tiêu về hiệu quả hoạt động.
Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty và các công ty con thuộc Tổng công ty được xây dựng theo mô hình tương đối thống nhất, cơ chế đầu tư tài chính hoạt động theo mô hình này giúp các doanh nghiệp chủ động trong kinh doanh và đạt được hiệu quả hơn. Tại mỗi một công ty các bộ phận chức năng, phòng ban được phân công rõ ràng. Cơ cấu tổ chức rất thuận lợi cho việc thực hiện phân cấp, phân quyền vừa đảm bảo giữ được vai trò độc lập trong thực hiện chức năng kinh doanh của mình, vừa thống nhất trong toàn công ty đảm bảo kinh doanh có hiệu quả.
Các chính sách liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, thúc đẩy, đánh giá, đề bạt, sa thải, khen thưởng, kỷ luật được quy định khá chi tiết và cụ thể. Các công ty cũng nghiên cứu các quy định của pháp luật hiện hành, cụ thể bằng các quy định của công ty và tổ chức thực hiện triệt để đảm bảo quyền lợi cho người lao động. Các tiêu chuẩn và đánh giá thành tích cán bộ nhân viên được xây dựng tới từng bộ phận nhân viên, từ đó ở từng vị trí các nhân viên luôn phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ và khẳng định vị trí của mìnhQuy trình, nội dung, phương pháp lập kế hoạch ngày càng sát hơn so với thực tế, có tính khả thi cao. Các công ty đều bám sát kế hoạch đặt
ra và điều chỉnh thường xuyên phù hợp với tình hình thực tế, đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêu đã đặt.
Tại các công ty TNHH có kiểm soát viên, còn tại công ty cổ phần đã có Ban Kiểm soát bước đầu đã phát huy tác dụng trong việc thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các mặt hoạt động của đơn vị nói chung và hoạt động tài chính nói riêng. Bước đầu trong quá trình giám sát đã phát hiện một số các bất thường trong hoạt động cũng như trong việc tuân thủ pháp luật. Do áp dụng tốt các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong việc phân định quyền hạn, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong đơn vị, vì vậy cơ chế kiểm tra, kiểm soát chéo nhau đang được hình thành và phát huy tốt trong công tác quản lý
Đánh giá rủi ro: Theo khảo sát, các doanh nghiệp có sự quan tâm tương đối đối với rủi ro trong quá trình hoạt động. Đánh giá rủi ro đã giúp các doanh nghiệp nhận diện những khó khăn, thách thức phải đối mặt trong tương lai (nhận diện rủi ro) cũng như rủi ro về cạnh tranh, lãi suất, tỷ giá, vốn… trên các báo cáo tài chính. Với rủi ro bộ phận, các đơn vị trong Tổng Công ty đã nhận định được bộ phận cụ thể có rủi ro cao như rủi ro đầu tư, quản lý dự án, rủi ro vốn bằng tiền…trên cơ sở ba loại rủi ro chính mà ngành nước thường gặp phải, trong đó đã đánh giá tương đối tốt rủi ro kinh doanh và kế hoạch dài hạn, rủi ro trong tuân thủ, rủi ro hoạt động về chi phí.
Hệ thống thông tin và truyền thông: Tổ chức công tác kế toán tương đối phù hợp với đặc điểm kinh doanh trong từng lĩnh vực hoạt động. Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán được thực hiện theo chuẩn mực và chế độ kế toán theo TT 200/2014/TT -BTC ngày 22/12/2014. Bên cạnh những chứng từ bắt buộc các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty cũng thiết kế các chứng từ hướng dẫn tương ứng với từng đặc điểm hoạt động kinh doanh phục vụ cho công tác thống kê nghiệp vụ và xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, kịp thời. Với mỗi loại chứng từ sử dụng đều xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho nó để đảm bảo chứng từ phải có sự soát xét, phê chuẩn mới được ghi sổ. Hệ thống tài khoản kế toán vận dụng phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, đặc biệt là thiết kế các tài khoản chi tiết đến cấp 2,3
để phân loại và tổng hợp số liệu theo yêu cầu quản lý. Về hệ thống sổ sách tổng hợp và chi tiết được in từ phần mềm kế toán đã đáp ứng được các quy định về hệ thống sổ kế toán đồng thời đáp ứng được yêu cầu quản lý chi tiết, kiểm tra, giám sát, bảo vệ tài sản của đơn vị và là cơ sở để kiểm soát tiêu hao trong quá trình hoạt động kinh doanh, là căn cứ để xác định giá thành của sản phẩm hoàn thành. Hệ thống báo cáo được in ra bao gồm hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quản trị tương đối đầy đủ, cụ thể đáp ứng yêu cầu thông tin, yêu cầu kiểm tra, giám sát, đảm bảo an toàn cho các loại tài sản đồng thời là căn cứ đánh giá hiệu quả hoạt động của từng bộ phận, của từng doanh nghiệp. Thông tin từ bộ phận nhân sự cung cấp kịp thời, quản lý nhân sự tương đối chặt chẽ. Thu thập thông tin cần thiết với các hoạt động của các đơn vị một phần đế từ hội thảo, tập huấn, đào tạo chuyên ngành. Bên cạnh đó, các đơn vị đủ kênh thông tin chiều dọc và chiều ngang, được thiết lập đầy đủ và tổ chức tương đối tốt. Đối với thông tin với bên ngoài, các đơn vị có quy mô lớn thường thực hiện tốt hơn qua bộ phận truyền thông (thu thập thông tin từ các bộ phận khác như bán hàng, thương mại, khách hàng…) và bộ phận pháp chế của đơn vị (thu thập thông tin từ cơ quan quản lý Nhà nước). Đồng thời, bộ phân thông tin và truyền thông công bố các thông tin tới người quan tâm qua các phương tiện như website, tạp chí, quảng cáo…
Thủ tục kiểm soát: Các doanh nghiệp đã thiết kế và thực hiện các quy chế, chính sách, các bước và thủ tục kiểm soát cơ bản nhằm đảm bảo các mục tiêu của KSNB đó là hữu hiệu và hiệu quả, tuân thủ pháp luật và các quy định, tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính, an toàn tài sản và thông tin cho công ty. Các công ty đã thực hiện hoạt động và quy định có tính hiệu lực hóa, có tác dụng bổ trợ cho nhau. Các nhà quản lý tại các công ty thuộc Tổng công ty cũng đã quan tâm đến các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu từ đó rà soát, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên trong và môi trường bên ngoài. Đối với hoạt động mô hình Tổng công ty, kiểm soát vốn là kiểm soát quan trọng nhất. Nhận thức được điều này, Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV đã xây dựng quy chế tài chính quy định việc kiểm soát từ Tổng công ty tới các công ty con trong đó tuân thủ
các nguyên tắc phân công, phân nhiệm; uỷ quyền, phê chuẩn và nguyên tắc bất kiêm nhiệm.
Như vậy, thực tế cho thấy các công ty thuộc Tổng công ty thì KSNB đã có sự hiện diện của năm bộ phận cấu thành. Hoạt động thường xuyên của hệ thống này đã góp phần quan trọng trong việc đảm bảo các mục tiêu mà doanh nghiệp kỳ vọng. Tuy nhiên nhìn nhận một cách tổng thể thì KSNB tại Tổng công ty chưa hoàn chỉnh, vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế và khiếm khuyết.
Giám sát kiểm soát: Các đơn vị đã thực hiện giám sát thường xuyên và định kỳ, trong đó giám sát thường xuyên là chủ yếu cung cấp báo cáo cho Ban lãnh đạo như Báo cáo tài chính, Báo cáo quản trị, Báo cáo Ban kiểm soát.
Với việc thiết lập Kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp đã hỗ trợ cho sự phát triển của ngành nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế cần khắc phục.
4.1.2. Một số tồn tại của kiểm soái nội bộ tại Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn
Môi trường kiểm soát:
Về quản lý: Nhận thức về kiểm soát của một số lãnh đạo tại các công ty thuộc Tổng công ty còn chưa đầy đủ. Khái niệm, mục tiêu về KSNB và các bộ phận cấu thành của chúng còn là vấn đề rất mới mẻ, mặc dù vẫn đang ban hành tổ chức thực hiện các quy chế, quy định nhằm nâng cao hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ các hoạt động do vậy thiếu đồng bộ trong quá trình xây dựng và hoàn thiện. Hầu hết các công ty cũng đã ban hành quy chế hoạt động của công ty phân công chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban nhưng lại chưa có phân công chức năng nhiệm vụ của từng người trong từng phòng, ban, bộ phận bằng văn bản. Các quy định, quy chế hoạt động trong từng lĩnh vực như công tác nhân sự, tài chính, kế hoạch, đầu tư, kiểm soát ở một số các công ty vẫn chưa lập riêng thành văn bản dưới luật để áp dụng mà vẫn dựa vào quy chế hoạt động Tổng công ty, quy chế hoạt động chung và các quy định của Nhà Nước để làm. Trong nhiều công ty không quan tâm đến việc nhận diện, phân tích và đánh giá và kiểm soát rủi ro do việc việc thiết kế các thủ tục kiểm soát thích hợp nhằm hạn chế rủi ro chưa thỏa đáng. Tính chính trực và giá trị
đạo đức rất được các công ty coi trọng nhưng lại không có quy định riêng bằng văn bản, xây dựng và duy trì về tiêu chuẩn, chuẩn mực đạo đức, cách cư xử trong công việc tạo ra một nét văn hóa riêng của các công ty trong quá trình thực hiện.
Hàng năm Chính phủ, các Bộ, cơ quan ngang bộ đã ban hành hàng loạt các quy định liên quan đến tổ chức hoạt động, cơ chế quản lý tài chính, quản lý công nợ, quản lý tiền lương, phân phối lợi nhuận, sử dụng các quỹ..., song tại các công ty trong Tổng công ty chưa có quy định rõ ràng cơ chế giám sát thường xuyên, liên tục và quy trách nhiệm liên quan đối với việc thực hiện quy định này. Các sai phạm chỉ được phát hiện khi có các cơ quan liên quan thực hiện thanh tra, kiểm tra. Việc thanh kiểm tra chỉ được thực hiện định kỳ và phát hiện khi sự việc đã xảy ra rồi. Do vậy việc sửa chữa, khắc phục các sai phạm còn chậm và chưa triệt để. Bên cạnh đó công tác quản trị điều hành của Tổng công ty còn nhiều hạn chế, chậm thay đổi để phù hợp với yêu cầu quản trị doanh nghiệp theo cơ chế thị trường và xu thế hội nhập, công tác quản trị còn mang nặng tính chủ quan, duy ý chí, quan liêu.
Về cơ cấu tổ chức: Tại một số các doanh nghiệp trong Tổng công ty, các bộ phận còn chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ. Để tiết kiệm chi phí các vị trí công tác vẫn còn kiêm nhiệm nhiều, vẫn còn một số các vị trí quản lý quan trọng không đủ năng lực và phẩm chất đạo đức để đảm nhận công việc một cách có hiệu quả. Việc phân công công việc và xác định trách nhiệm của các cá nhân và bộ phận còn chưa rõ ràng, không được quy định bằng văn bản chính thức, gây khó khăn cho nhà quản lý trong việc ra quyết định, triển khai công việc và kiểm tra kết quả thực hiện các công việc. Một số các cấp lãnh đạo còn ôm đồm việc không ủy quyền cho cấp phó triển khai các công việc cùng.
Về chính sách nhân sự: Vẫn còn một số các công ty thuộc Tổng công ty chưa đề ra các chính sách, tiêu chuẩn cho việc tuyển dụng, đào tạo, thúc đẩy, đánh giá, đề bạt, đền bù và sa thải nhân viên. Chính sách nhân sự của Tổng công ty lại không ưu tiên tuyển dụng nhân sự tại các trường trong Tổng công ty đây cũng là một vấn đề rất lãng phí, chưa gắn kết có hiệu quả giữa nhà trường và doanh nghiệp. Các chính sách về nhân sự còn chưa chủ động, chưa xây dựng bảng mô tả công việc để nhân
viên hiểu rõ được chức năng và nhiệm vụ của mình, gây khó khăn trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đặc biệt là trong quan hệ phối hợp làm việc với các bộ phận bên ngoài, không có căn cứ xác đáng để quy trách nhiệm cho từng cá nhân, khi phát sinh những nhiệm vụ bất thường rễ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy nhiệm vụ. Hàng năm chưa tổ chức hiệu quả việc đánh giá trình độ và năng lực để từ đó xắp xếp và cơ cấu lại, cho nên một số các vị trí không làm được việc vẫn được giữ