Áp dụng đầy đủ và đúng đắn các nguyên tắc phân công, phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền và phê chuẩn trong thiết kế và vận hành các thủ tục kiểm soát.
Để làm được điều này các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty cần nâng cao ý thức hơn nữa về tầm quan trọng của kiểm soát tài chính, đồng thời chỉ đạo, triển khai, nghiên cứu xây dựng và áp dụng quy chế quản lý tài chính. Hiện nay Tổng công ty và một số các công ty như Công ty cổ phần Phân bón Miền Nam, Phốt phát và hóa chất Lâm Thao, Ắc quy Miền Nam, Công nghiệp Cao su Miền Nam ... đã xây dựng quy chế tài chính. Tuy nhiên vẫn còn một số các công ty vẫn chưa xây dựng. Trong quy chế tài chính phải quy định rõ các thủ tục: Quản lý vốn của doanh nghiệp như sử dụng vốn, huy động vốn, đầu tư vốn ra ngoài doanh nghiệp, bảo toàn vốn, các khoản nợ phải trả; Quản lý và sử dụng tài sản của doanh nghiệp bao gồm TSCĐ, hàng tồn kho, các khoản nợ phải thu; Quản lý doanh thu, chi phí và kết quả hoạt động kinh doanh, phân phối lợi nhuận; Quản lý về kế hoạch tài chính, chế độ kế toán, thống kê và kiểm toán. Quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm của ban quản lý điều hành doanh nghiệp cũng phải được quy định rõ ràng. Đối với các công ty cổ phần do nhiều người góp vốn, việc xây dựng quy chế tài chính sẽ kiểm soát được tài chính chặt chẽ, minh bạch, có hiệu quả, sẽ tạo niềm tin cho những cổ đông.
- Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm cần phải được quy định rõ ràng trong các thủ tục kiểm soát, cần phân định rõ ràng công việc và trách nhiệm của từng bộ phận có liên quan trong việc thực hiện chức năng phù hợp theo trình tự thực hiện hoạt động. Ví dụ như bán hàng, cần quy định rõ chức năng phụ trách bán hàng (phòng kinh doanh), vận chuyển hàng (bộ phận vận tải), Xuất hàng (kho hàng), thu
tiền và theo dõi thanh toán với khách hàng (bộ phận kế toán). Nguyên tắc này phải được cụ thể hóa bằng văn bản bằng hai vấn đề là nhiệm vụ và quyền hạn rõ ràng đến từng người, từng bộ phận có như vậy họ mới biết được quyền của họ đến đâu và trách nhiệm mà họ phải làm là gì, tránh đùn đẩy khi gặp các sai phạm không quy trách nhiệm được cho ai.
- Với chức năng ủy quyền phê chuẩn cũng phải thực hiện nghiêm túc, chứng năng phê duyệt chứng từ, chức danh ký duyệt chứng từ đảm bảo các nghiệp vụ cần phải được kiểm soát. Chẳng hạn với bán hàng phòng kinh doanh ký xác định nhu cầu bán, giá bán. Giám đốc phê chuẩn bán hàng và phê chuẩn bán chịu. Bộ phận kế toán phê chuẩn các chứng từ thanh toán và xuất kho. Thủ kho phê chuẩn số lượng hàng thực xuất. Bảo vệ ký và phê chuẩn hàng thực ra khỏi kho theo đúng số lượng trên chứng từ. Chức năng này cũng phải được cụ thể hóa bằng văn bản để tránh lạm dụng quyền hạn với mục đích cá nhân
- Với chức năng bất kiêm nhiệm cần phải được tách bạch các chức năng thực hiện nghiệp vụ, ghi sổ và bảo quản tài sản. Chẳng hạn bộ phận bán hàng phải độc lập với bộ phận kế toán, bộ phận kho và bộ phận quỹ. Khi bán hàng bộ phận kinh doanh ký kết hợp đồng, đơn đặt hàng xác định hàng bán, thông qua giám đốc phê duyệt. Bộ phận kế toán tiếp nhận hồ sơ từ phòng kinh doanh làm thủ tục xuất hóa đơn, thu tiền, viết phiếu xuất sau đó qua bộ phận quỹ thu tiền. Chứng từ xuất sau khi đã được phê chuẩn là đã thu tiền và ghi sổ thì bộ phận kho tiến hành xuất hàng và ghi sổ.
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát đối với các hoạt động cơ bản tại các công ty thành viên thuộc Tổng công ty
Để đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh, tại các công ty thành viên thuộc Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV có hệ thống quản lý ISO đã thiết kế hàng loạt các thủ tục kiểm soát: Thủ tục kiểm soát về tài sản và thông tin; thủ tục kiểm soát đối với chứng từ và sổ kế toán; Thủ tục đối chiếu số liệu, thông tin giữa các bộ phận, cá nhân; Thủ tục kiểm soát liên quan đến lập và phân tích hoạt động kinh doanh.Tuy nhiên theo phân tích tại chương 2 mục 2.2.3.2,
trong quá trình thiết kế các thủ tục kiểm soát vẫn còn tồn tại các lỗ hổng. Các thủ tục kiểm soát mới chỉ thiết kế trên các nghiệp vụ thường xuyên mà chưa có để đảm bảo cho các nghiệp vụ bất thường. Chính vì vậy cần phải hoàn thiện các thủ tục trong một số các công việc cụ thể như: nhà quản trị trong các doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty cần phải tính đến việc thiết kế và vận hành các thủ tục báo cáo bất thường trong toàn doanh nghiệp thông qua bảng mô tả công việc theo từng vị trí. Có xác định trách nhiệm của từng cá nhân trong việc báo cáo về những nghiệp vụ bất thường và những vấn đề bất hợp lý mà họ phát hiện diễn ra ở mọi nơi, mọi lúc. Đồng thời phải có những quy chế khen thưởng kịp thời cho những nhân viên phát hiện. Phải tính đến việc thiết lập đường dây nóng, cử một bộ phận chuyên tiếp thu và tổ chức xem xét, xử lý các hành vi gian lận, tố giác qua đường dây nóng. Để phát huy hoạt động này có hiệu quả thì khi có tố giác thì phải tìm hiểu sau đó xử lý để đảm bảo tính khách quan, minh bạch, công bằng, tôn trọng tính chính trực và lợi ích chung của toàn doanh nghiệp. Các hoạt động cơ bản cần hoàn thiện gồm:
Hoàn thiện thủ tục kiểm soát mua hàng, các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty cần sử dụng mô hình quản trị để xác định số lượng hàng đặt mua, thời điểm đặt mua, xây dựng được các chỉ tiêu kinh tế cụ thể để phân tích tình hình thực hiện kế hoạch mua hàng. Các thủ tục đối chiếu giữa số lượng, chủng loại, giá cả và số tiền mua hàng với từng nhà cung cấp có quan hệ thường xuyên cụ thể được thực hiện. Mục tiêu của mua hàng là phải đảm bảo các yêu cầu cụ thể về số lượng, chất lượng, tính kịp thời của việc cung ứng cho hoạt động kinh doanh, tiêu thụ và giá cả của vật tư, hàng hóa mua vào. Mua hàng là khâu đầu tiên của quy trình hoạt động kinh doanh, quyết định đến giá thành và chất lượng của sản phẩm hoạt động kinh doanh ra. Nội dung kiểm soát quá trình mua hàng hướng đến các bước công việc liên quan từ khi: Xác định yêu cầu mua, lập kế hoạch mua, phê duyệt nhu cầu mua, đặt hàng, thực hiện mua hàng, kiểm tra nhận hàng cho đến khi thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp của các công ty thành viên trong Tổng công ty có thể là bên ngoài Tổng công ty, nhưng cũng có một số công ty đầu vào là các sản phẩm của các công ty khác trong Tổng công ty. Quá trình mua hàng cần phải tách bạch các bộ
phận: xét duyệt mua hàng, xét duyệt nhà cung cấp, đặt hàng, bảo quản, ghi sổ. Giữa các bộ phận cần đảm bảo: bộ phận mua hàng phải độc lập với bộ phận khác; Xét duyệt mua hàng phải tách biệt với chức năng mua hàng; Chức năng xét duyệt nhà cung cấp phải tách biệt với chức năng đặt hàng; Bộ phận đặt hàng phải tách biệt với bộ phận nhận hàng.