Đẩy mạnh việc áp dụng công nghệ thông tin trong quá trình hoạt động của Tổng công ty. Tổng công ty và các công ty thành viên cần xây dựng hệ thống mạng nội bộ để thông tin được thu nhận và tuyền tải rễ ràng. Mọi nhân viên trong công ty đều hiểu được mình đang nằm ở vị trí phòng ban nào, có mối quan hệ trực tiếp với ai. Mặt khác với mỗi một nhân viên sẽ biết được trong công ty mình có bao nhiêu phòng ban, số lượng người trong từng phòng, chức năng nhiệm vụ và toàn bộ thông tin cá nhân liên quan đến từng cá nhân như: ảnh, số điện thoại, mail, chức danh...Điều đó rất thuận tiện trong việc liên hệ và giải quyết các công việc. Các công việc nếu không muốn bàn trực tiếp thì có thể gửi và trao đổi thông tin cho nhau rất dễ dàng. Ngoài ra tại các công ty thuộc Tổng công ty trong từng lĩnh vực hoạt động chuyên môn cũng cần phải áp dụng công nghệ thông tin vào trong lĩnh vực quản lý như: Phần mềm kế toán, phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm lập kế hoạch. Phần mềm theo dõi kế hoạch kinh doanh, mua hàng, bán hàng..
Quy mô doanh nghiệp càng lớn, sức ép về chất lượng công việc và khối lượng công việc ngày càng nhiều, cần có những thông tin đầy đủ và kịp thời. Do vậy việc áp dụng công nghệ thông tin trong nhiều hoạt động sẽ tiết kiệm được lao động và có những thông tin cần thiết giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát, phân tích đánh giá số liệu hiệu quả hơn. Ngoài ra việc ứng dụng công nghệ thông tin sẽ giúp nhà quản lý có được công cụ đắc lực trong việc kiểm soát, hoàn thiện HTKSNB, nâng cao hiệu quả của chúng để phục tốt cho việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp.
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm quản trị ERP đã trở lên khá phổ biến, các công ty thành viên có thể áp dụng phần mềm này rất hiệu quả cụ thể: nhà quản lý có thể nhìn được toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Quản lý đồng bộ, chặt chẽ và khoa học toàn bộ thông tin của doanh nghiệp trong đó thông tin kế toán là một phần cốt lõi; số liệu kế toán cung cấp luôn có độ tin cậy cao (bởi vì tất cả các
phòng, ban, nhân viên đều sử dụng chung một hệ thống, giúp cho việc chia sẻ thông tin dễ dàng); Hợp nhất số liệu của nhiều chi nhánh trong một doanh nghiệp một cách dễ dàng; Giảm lượng hàng tồn kho (bởi vì ERP theo dõi chính xác và xác định được mức tồn kho tối ưu); Chuẩn hoá thông tin nhân sự (ERP có thể sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự, tính lương); Công tác kế toán chính xác hơn; Tích hợp được thông tin đặt hàng của khách hàng (các đơn hàng đều được cập nhật vào ERP từ lúc đặt hàng cho đến lúc giao hàng và xuất hoá đơn đều trên cùng một hệ thống, từ đó giúp theo dõi đơn hàng dễ dàng, giúp phối hợp giữa các bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các điểm khác nhau trong cùng một thời điểm); Chuẩn hoá và tăng hiệu suất hoạt động (ERP giúp doanh nghiệp nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình hoạt động); Quy trình kinh doanh được xác định rõ ràng hơn.
Hệ thống thông tin kế toán là một trong những yếu tố quan trọng của HTKSNB tại Tổng công ty. Trong thời gian vừa qua công tác kế toán tại các công ty về cơ bản đã cung cấp được các thông tin để đáp ứng được yêu cầu quản lý và kiểm soát về tình hình tài sản, công nợ, bán hàng, vốn, doanh thu, chi phí.. .Tuy nhiên qua phân tích ta thấy hệ thống thông tin kế toán còn bộc lộ một số mặt còn hạn chế và từ đó cần phải hoàn thiện
Thứ nhất, cần phải nâng cao nhận thức của nhà quản lý về tầm quan trọng của công tác kế toán. Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều có liên quan đến tài chính và để ghi chép lại toàn bộ các thông tin đó phục vụ cho công tác quản lý cần phải có kế toán. Kế toán có vai trò trong việc giám đốc quá trình thực hiện ngân sách, bảo vệ tài sản, chấp hành chế độ, chuẩn mực của Nhà nước. Vì vậy nhà quản lý phải quan tâm đúng mức đến hệ thống kế toán như: Đáp ứng đủ nhân sự cho công công tác kế toán, tuyển trọn những người có trình độ, được đào tạo bài bản và chính quy tại các trường đại học có danh tiếng, có kinh nghiệm, có phẩm chất đạo đức tốt.
Thứ hai, hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán, tổ chức hạch toán ban đầu, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán, về cơ bản hệ thống chứng từ kế toán phục vụ cho công tác kế toán tài chính của các doanh nghiệp tại Tổng Công ty thực hiện khá
đầy đủ, hợp pháp, hợp lý và hợp lệ. Tuy nhiên ở một số các doanh nghiệp như đã phân tích thì chứng từ vẫn không thực hiện đúng mẫu. Kế toán chưa nắm rõ là một nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần có các chứng từ bắt buộc và các chứng từ thủ tục như thế nào cho hợp lý để hoàn thiện bổ sung. Hơn nữa sự trung thực của chứng từ kế toán trong việc phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên thực tế còn bị vi phạm như hóa đơn của các công ty bỏ trốn, hóa đơn không phản ánh những khoản chi phí không hợp lý, phản ánh không đúng kỳ. Để khắc phục trình trạng này các doanh nghiệp phải ban hành bằng văn bản quy định, mẫu, phạm vi áp dụng tương ứng với từng nghiệp vụ cần có những chứng từ bắt buộc và các chứng từ thủ tục kèm theo một cách cụ thể theo đúng quan điểm của kiểm toán để thỏa mãn đầy đủ cơ sở dẫn liệu của nghiệp vụ. Sau khi cụ thể hóa bằng văn bản và thống nhất thì công bố công khai cho các bộ phận trong doanh nghiệp để mọi người nhìn vào đó để hoàn thiện trước khi mang đến phòng kế toán làm thủ tục thanh toán. Những chứng từ phản ánh không trung thực cần phải có cơ chế kiểm soát thật kỹ của kế toán. Hạn chế trong việc xây dựng và luân chuyển chứng từ kế toán. Do vậy để khắc phục tình trạng này quy trình lập và luân chuyển chứng từ cũng phải được xây dựng và ban hành chính thức bằng văn bản để các cá nhân và bộ phận có liên quan đến quá trình thực hiện nghiệp vụ nhận biết rõ trách nhiệm và công việc của mình ở khâu lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và xắp xếp phân loại chứng từ; định khoản và ghi sổ kế toán; lưu trữ và bảo quản chứng từ. Trong mỗi chu trình cần phải quy định thời gian, mối quan hệ trách nhiệm của mỗi bộ phận trong quá trình luân chuyển chứng từ. Việc quy định luân chuyển chứng từ kế toán rõ ràng là điều kiện đảm bảo cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp các thông tin kinh tế kịp thời đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị là điều kiện để tăng năng suất kế toán, không bỏ sót nghiệp vụ và tạo cơ chế kiểm soát giữa các bộ phận. Việc phân cấp ký trên chứng từ nên được quy định rõ ràng trong quy chế quản lý tài chính thể hiện nguyên tắc ủy quyền, phê chuẩn nhằm kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị. Đối với chứng từ hoá đơn của những công ty bỏ trốn, doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ thông tin xem công ty mình mua có kinh doanh thực sự không trên trang Web của Tổng cục thuế và phải quy trách nhiệm cho những
người mua hàng và nhận hoá đơn từ nhà cung cấp.
Thứ ba, Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng để hệ thống hóa các thông tin về tài sản và hoạt động kinh doanh nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ tài sản và hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Là cơ sở để tổng hợp số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế để trình bày trên các báo cáo kế toán nhằm cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ cho hoạt động quản lý và kiểm soát trong doanh nghiệp. Ở một số các doanh nghiệp vẫn sử dụng sai tài khoản 242, 511, 334. Vì vậy cần phải xác định rõ lại là sử dụng 2422 dùng trong trường hợp là những chi phí có giá trị phân bổ dần trên 12 tháng, còn lại phân bổ dần nhỏ hơn hoặc bằng 12 tháng thì cho vào 2421. Việc hạch toán lương cần phải thông qua tài khoản 334 - Phải trả người lao động không được hạch toán thẳng vào chi phí vì không thể theo dõi được tổng lương phải trả, đã trả và còn phải trả và tổng quỹ lương để phục vụ cho công tác quản trị doanh nghiệp.
Bên cạnh đó căn cứ vào nhu cầu sử dụng thông tin của nhà quản trị thì kế toán cần phải mở chi tiết tài khoản đến cấp 4,5 nhằm tổng hợp số liệu để đáp ứng yêu cầu đó. Để rõ ràng được việc hạch toán kế toán trưởng có thể vẽ sơ đồ kế toán để mô tả phương pháp xử lý nghiệp vụ, liệt kê các tài khoản sử dụng vào bảng, diễn giải chi tiết về mục đích và nội dung của từng tài khoản, cách thức xử lý từng nghiệp vụ.
Thứ tư, về hệ thống sổ kế toán ở một số các doanh nghiệp vẫn áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ. Vì vậy công ty nên sử dụng hình thức Nhật ký chung và áp dụng phần mềm kế toán thì xử lý số liệu kế toán rất hiệu quả. Các chứng từ, sổ sách và báo cáo in ra ký đóng dấu để lưu trữ. sổ kế toán in ra từ hình thức này rất rễ đọc và dễ hiểu, thuận tiện cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Thứ năm, về hệ thống báo cáo kế toán, báo cáo kế toán chủ yếu phản ánh thông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Trên phương diện kiểm soát các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán là cơ sở cho việc phân tích, đánh giá, soát xét toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp nhằm phát hiện những bất thường, sai sót, gian lận...để có những điều chỉnh, thay đổi kịp thời trong quản lý và điều hành.
Nhìn chung hệ thống báo cáo tài chính của các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty thực hiện tương đối tốt. Tuy nhiên hệ thống báo cáo quản trị không được quan tâm, hệ thống báo cáo rời rạc, không có hệ thống, mà các báo cáo này lại vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp trong Tổng công ty cần nghiên cứu xây dựng và triển khai áp dụng hệ thống báo cáo quản trị bao gồm: Hệ thống báo cáo chi tiết về các loại vật tư, tài sản cố định, vốn, công nợ theo từng đối tượng; Hệ thống báo cáo về doanh thu, chi phí, giá thành, kết quả của từng hoạt động phục vụ cho việc đánh giá hiệu quả của từng hoạt động cũng như xu hướng hoạt động của doanh nghiệp; Hệ thống báo cáo cung cấp thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lược cho nhà quản trị cấp cao như báo cáo phân tích doanh thu, lợi nhuận chi tiết theo từng loại sản phẩm, theo từng nhà phân phối, báo cáo phân tích sản lượng, doanh thu tiêu thụ của các đối thủ cạnh tranh, báo cáo về sản lượng, doanh thu tiêu thụ theo từng khu vực địa lý...; Hệ thống báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh như: các báo cáo chênh lệch về số thực tế và số kế hoạch về tình hình tiêu thụ, về tình hình kinh doanh, giá thành sản phẩm của từng công đoạn. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật tư, tài sản. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch đào tạo, kế hoạch sử dụng nguồn nhân sự. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch đầu tư XDCB; Hệ thống báo cáo về các chỉ tiêu phân tích phục vụ cho việc phân tích tình hình tài chính, tình hình kinh doanh, tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh bao gồm: Phân tích tình hình quản lý và sử dụng lao động, phân tích tình hình trang thiết bị và sử dụng TSCĐ, phân tích tình hình quá trình thu mua vật tư. Phân tích kết quả hoạt động, tình hình tiêu thụ, kết quả kinh doanh ...; Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định quản lý như: Báo cáo kết quả kinh doanh dạng lãi trên biến phí, báo cáo theo từng bộ phận, báo cáo giá thành hoạt động theo biến phí, báo cáo hoạt động theo từng bộ phận, báo cáo giá thành toàn bộ theo biến phí ... Tất cả các báo cáo này được nghiên cứu, triển khai áp dụng để đáp ứng đầy đủ, kịp thời thông tin cho nhu cầu quản lý ra các quyết định ngắn hạn và dài hạn.
Thứ sáu, Hoàn thiện mô hình tổ chức kế toán quản trị tại các doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV. Các doanh nghiệp nên lựa
chọn mô hình tổ chức kế toán tài chính kết hợp với kế toán quản trị. Mô hình này có ưu điểm là dễ áp dụng, tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí,tận dụng đ ược mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị về nguồn thông tin và hệ thống báo cáo. Tuy nhiên, mô hình này còn có hạn chế là không chuyên môn hoá được công việc giữa hai loại kế toán, công việc kế toán cồng kềnh nhiều khi khó phân biệt thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị. Với mô hình kết hợp, tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty, kế toán tài chính và kế toán quản trị được tổ chức thành một hệ thống thống nhất trong cùng một bộ máy kế toán. Kế toán tài chính thực hiện chức năng thu thập các thông tin phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, cung cấp thông tin phục vụ chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. Kế toán quản trị thực hiện chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin, phục vụ lập các báo cáo kế toán quản trị cung cấp thông tin cho các nhà quản trị các cấp trong nội bộ doanh nghiệp. Do đó trong bộ máy kế toán cần phân định, xác định rõ phạm vi của kế toán tài chính với phạm vi của kế toán quản trị tránh trùng lắp chồng chéo. Mặt khác việc lựa chọn mô hình cho các doanh nghiệp thuộc Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH MTV còn xuất phát từ các lý do:
+ Kế toán quản trị là vấn đề còn nhiều mới mẻ đối với các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty, các nhà quản lý thuộc các doanh nghiệp này còn nhiều quan điểm nhận thức khác nhau, do đó chưa có kinh nghiệm tổ chức thực hiện.
+ Hệ thống kế toán doanh nghiệp tại các doanh nghiệp thuộc Tổng công ty hiện hành là hệ thống kế toán kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị, do đó áp dụng mô hình kết hợp đảm bảo yêu cầu kế thừa không gây xáo trộn, tiết kiệm chi phí hạch toán.
+ Phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp công ty: Phù hợp số lượng, trình độ đội ngũ cán bộ kế toán và đáp ứng kịp thời yêu cầu kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước. Chẳng hạn bộ phận kế toán chi phí hoạt động kinh doanh của kế toán tài chính căn cứ vào các chứng từ để hạch toán chi phí hoạt động kinh doanh phát sinh của doanh nghiệp theo từng yếu tố chi phí, cung cấp số liệu phục vụ lập báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính, còn kế toán quản trị hạch toán chi tiết chi phí, doanh thu, xác định kết quả hoạt động theo từng đối tượng và phân tích
chi phí kinh doanh thành chi phí bất biến, chi phí khả biến, xây dựng các dự toán chi phí.
Lựa chọn mô hình tổ chức kế toán nào phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhưng đều