Đánh giá, nhận diện những rủi ro, hạn chế
Do đặc thù ngành nghề kinh doanh độc quyền trong việc cung cấp nước sạch nên mục tiêu chung của công ty cũng là nhiệm vụ công ích mà nhà nước giao là xây dựng chỉ tiêu kế hoạch sản lượng nước cung cấp và thực hiện năm sau cao hơn năm trước. Từ chỉ tiêu kế hoạch sản lượng, công ty xây dựng chỉ tiêu kế hoạch doanh thu
và lợi nhuận theo đúng kế hoạch đặt ra. Các chỉ tiêu khác như nộp ngân sách thì thực hiện theo quy định của nhà nước nộp đầy đủ theo thực tế phát sinh. Chấp hành các luật lệ và quy định liên quan đến môi trường kinh doanh mà công ty đang hoạt động. Định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm công ty thực hiện so sánh giữa số liệu thực tế và số liệu kế hoạch theo tháng, quý, năm đã đề ra.
Tuy nhiên với kết quả khảo sát 100% cho biết mục tiêu chung của công ty không được thông báo rộng rãi đến toàn thể nhân viên. Một số ít nhân viên quản lý các bộ phận và đa số nhân viên thừa hành chỉ làm việc theo nhiệm vụ chuyên môn thường xuyên được phân công chứ không quan tâm đến việc đạt được mục tiêu chung của đơn vị.
Với kết quả khảo sát 87,5% nhà quản lý của công ty chỉ quan tâm tới việc xây dựng kế hoạch dài hạn mà chưa xây dựng kế hoạch ngắn hạn cho từng thời kỳ. Bên cạnh đó công ty chưa xây dựng từng mục tiêu cụ thể cũng như những phương án để hoàn thành mục tiêu của đơn vị như mục tiêu hoạt động, mục tiêu tuân thủ, mục tiêu báo cáo tài chính mà chỉ so sánh đánh giá kết quả đạt được sau khi đã thực hiện xong.
Như vậy, từ việc thiết lập mục tiêu như trên đã làm cho nhà quản lý không đánh giá hết được rủi ro của đơn vị để có thể đưa ra các biện pháp đối phó. Mặc dù những rủi ro phát sinh từ nhân tố bên ngoài đơn vị hầu như không có như áp lực cạnh tranh, sự thay đổi luật định....nhưng rủi ro phát sinh từ nhân tố bên trong đơn vị như là đạo đức, năng lực yếu kém, sự cố tình làm sai, thiếu kinh nghiệm, không được đào tạo của cả nhân viên quản lý và nhân viên thừa hành dễ để lại những hậu quả không tốt cho công ty.
a. Nhận dạng và phân tích các nguyên nhân dẫn đến rủi ro trong quản lý doanh thu tại Tổng công ty cấp nước Sài Gòn-TNHH MTV
Doanh thu nước tiêu thụ của Công ty được xác định từ hai yếu tố là sản lượng nước ghi thu (do nhân viên đi ghi nhận qua các đồng hồ tiêu thụ của khách hàng) và đơn giá nước. Đơn giá nước do doanh nghiệp tự xây dựng ban hành biểu giá nước sạch trên địa bàn của tỉnh phù hợp với khung giá do Bộ Tài chính ban hành. Đơn giá này được Ủy ban Nhân dân cấp Thành phố phê duyệt.
thoát nước trong quá trình tiêu thụ do các nguyên nhân ông bể, đồng hồ đo không chính xác, nhân viên ghi chỉ số khống.
Rủi ro ống bể gây thất thoát nước là do mạng lưới rộng, các đường ống chuyển tải của công ty đã sử dụng nhiều năm lại nằm dưới mặt đất nên khó quan sát hoặc do va chạm mạnh với các phương tiện giao thông. Lượng nước thất thoát nhiều hay ít là tùy thuộc vào việc công ty phát hiện và sửa chữa sớm hay muộn.
Chỉ số đồng hồ đo không chính xác là do vật tư kém chất lượng chưa kịp thay do không được kiểm tra thường xuyên hoặc do đồng hồ đã được sử dụng lâu ngày gây hư hỏng. Ngoài ra còn do khách hàng gian lận chỉnh sửa lại chỉ số đo trên đồng hồ mà công ty không phát hiện.
Bên cạnh đó, một nguyên nhân dẫn đến sản lượng nước không chính xác là do nhân viên ghi chỉ số khống để ăn cắp thời gian làm việc riêng hoặc cho kịp tiến độ mà công ty quy định.
Những rủi ro ảnh hưởng đến sản lượng nước ghi thu thực tế ngoài ảnh hưởng đến doanh thu trong kỳ thì còn ảnh hưởng đến việc hoàn thành kế hoạch sản lượng nước tiêu thụ. Đây là chỉ tiêu quan trọng nhất để đánh giá xếp loại công ty để trên cơ sở đó mà xem xét các mức khen thưởng cho Ban quản lý điều hành và các nhân viên trong đơn vị.
Áp lực về sản lượng nước còn có thể dẫn đến rủi ro không đảm bảo chất lượng nước cung ứng nước cho người dân. Để đảm bảo chất lượng nước luôn ổn định, Tổng công ty phải tiến hành tăng tuần suất giám sát tại các nhà máy nước: hàng giờ theo dõi các chỉ tiêu cơ bản: pH, độ đục, chlor dư, mangan…Đồng thời cũng lắp đặt các thiết bị giám sát chất lượng nước liên tục (3 chỉ tiêu cơ bản: pH, độ đục: đánh giá sự ổn định của chất lượng nước; chlor dư: đảm bảo cho tránh tái nhiễm vi sinh trên hệ thống mạng lưới cấp nước) tại đầu ra của các nhà máy nước và một số điểm trọng yếu trên hệ thống mạng lưới cấp nước. Và điều đặc biệt là, các kết quả về chất lượng nước đều được công bố trên website của Tổng Công ty (http://www.sawaco.com.vn).
công ty cấp nước Sài Gòn-TNHH MTV
Theo kết luận của Ủy ban Kiểm tra Thành ủy TP.HCM ngày 30/12/2019, tại Tổng công ty Cấp nước Sài Gòn – TNHH Một thành viên: Các dự án sử dụng vốn vay còn chậm tiến độ làm ảnh hưởng đến việc đưa dự án vào khai thác, sử dụng, phát sinh lãi suất. Công tác quản lý hàng tồn kho chưa được quan tâm, bảo quản đúng công năng; việc thu hồi công nợ còn chậm. Bên cạnh đó, việc cử nhân sự đi công tác, học tập, trao đổi kinh nghiệm tại nước ngoài chưa chặt chẽ. Như vậy, Tổng công ty còn có nhiều điểm yếu trong công tác quản lý chi phí, cụ thể như sau:
Các khoản mục chi phí trong công ty bao gồm: Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí khấu hao tài sản cố định Chi phí nhân công
Chi phí dịch vụ mua ngoài Chi phí bằng tiền khác
Qua khảo sát, công tác quản lý các khoản chi phí đối với từng khoản mục trên tại công ty như sau:
(1) Đối với việc quản lý hàng tồn kho và chi phí nguyên vật liệu
Những rủi ro đối với quản lý hàng tồn kho và chi phí nguyên vật liệu có thể xảy ra trong quá trình mua hàng, bảo quản hàng và xuất hàng.
Hàng tồn kho của công ty chủ yếu là những vật tư phục vụ cho việc sản xuất nước sạch như phèn, clor, và những vật tư phục vụ cho việc xây lắp các mạng lưới đường ống cung cấp nước và lắp đặt đồng hồ nước cho khách hàng.
Quá trình mua vật tư:
Đối với các vật tư thường xuyên sử dụng để sản xuất nước sạch và lắp đặt đồng hồ cho khách hàng, khi số lượng tồn còn ít thủ kho lập phiếu đề nghị mua hàng gửi phòng Kế hoạch – kỹ thuật và giám đốc xét duyệt. Đối với các vật tư lớn để lắp đặt mạng đường ống phân phối thì nhân viên phòng Kế hoạch – kỹ thuật sẽ đối chiếu lượng tồn trong kho với vật tư trong lệnh thi công, bản vẽ do phòng Kế hoạch – kỹ thuật thiết kế để tiến hành đặt hàng khi bị thiếu.
Căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng, công ty sẽ tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa trên bảng báo giá và các điều kiện mua hàng mà bên nhà cung cấp gửi đến. Sau khi đã lựa chọn được nhà cung cấp, công ty sẽ tiến hành làm đơn đặt hàng gửi đến người bán. Nguyên vật liệu sẽ được nhận tại các kho của công ty. Thủ kho căn cứ vào hóa đơn, đơn đặt hàng, kiểm tra số lượng, mẫu mã ký tên vào biên bản giao nhận, tiến hành nhập kho và ghi thẻ kho. Kế toán vật tư sẽ căn cứ vào hóa đơn (bản sao) do phòng Kế hoạch – kỹ thuật gửi thanh toán trong đó có chữ ký của thủ kho, định khoản vào chương trình kế toán, in phiếu nhập kho từ chương trình và đối chiếu với thủ kho, cùng với thủ kho ký xác nhận lên phiếu nhập kho, trình giám đốc ký duyệt.
Những rủi ro có thể phát sinh là nguyên vật liệu được giao không đạt chất lượng theo yêu cầu của hợp đồng và không phát hiện kịp thời để xử lý. Phiếu nhập kho được lập chậm trễ không phản ánh và theo dõi kịp thời số lượng tồn kho trên sổ sách.
Quá trình bảo quản vật tư
Sau khi mua về, vật tư của công ty thường được bảo quản trong kho hàng nằm tại nhà máy, ngoài ra nguyên vật liệu còn được để tại nơi thi công để tiện cho các đội thi công xuất ra sử dụng. Việc bảo quản hàng được thủ kho thực hiện. Thủ kho có mở sổ chi tiết nhập xuất tồn từng loại vật tư. Tuy nhiên công ty không quy định việc lưu kho như thế nào, cho có hướng dẫn cụ thể cho khoa học mà chỉ phụ thuộc vào kinh nghiệm của thủ kho.
Một số vật tư lắp đặt đường ống lớn và vật tư phục vụ xây lắp do quá cồng kềnh nên không có kho bảo quản mà chỉ có camera quan sát và theo dõi. Bên cạnh đó, đội bảo vệ của công ty còn ít nhân viên, quy mô công ty rộng, điều này làm cho vật tư dễ dàng bị mất cắp. Việc để vật tư ngoài trời mà chưa sử dụng ngay cũng làm tăng nguy cơ hư hỏng.
Định kỳ hàng năm công ty có tiến hành kiểm kê hàng tồn trong kho nhưng chỉ nghiêng về mặt số lượng chứ chưa đánh giá được chất lượng hàng tồn trong kho để tiến hành lập dự phòng, quyết định bán hay tiêu hủy.
Công ty không tiến hành kiểm kê đột xuất và không tiến hành kiểm kê lại ngẫu nhiên nên chưa phản ánh đúng thực tế sự thiếu sót vật tư nên chưa đưa ra được những hạn chế sai sót và gian lận có thể xảy ra.
Quá trình xuất kho nguyên vật liệu
Do đặc thù công ty không có tồn kho thành phẩm, lượng nước sạch sản xuất ra được đưa vào mạng tiêu thụ nên tồn kho của công ty chủ yếu là tồn kho nguyên vật liệu phục vụ cho việc sản xuất nước sạch. Các đơn vị có nhu cầu sử dụng sẽ làm phiếu đề nghị xuất vật tư trình trưởng phòng Kế hoạch – Kỹ thuật xem xét cân đối hàng tồn kho và ban giám đốc duyệt.
Kế toán căn cứ vào phiếu đề nghị xuất kho đã được duyệt, định khoản vào chương trình kế toán, lập phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho và phiếu đề nghị xuất kho được chuyển đến thủ kho xem xét xuất kho vật tư và ghi thẻ kho. Phiếu xuất kho sẽ được gửi thủ kho, người nhận vật tư, kế toán, nhân viên phụ trách và ban giám đốc ký duyệt và lưu tại phòng kế toán.
(2) Đối với việc quản lý tài sản cố định và chi phí khấu hao
Với đặc thù ngành nước, tài sản cố định của Tổng công ty chiếm tỷ trọng 70% trên tổng tài sản, trong đó phương tiện truyền dẫn và máy móc thiết bị chiếm tỷ trọng cao nhất nằm rải rác trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh và các huyện lân cận. Phương tiện truyền dẫn là các đường ống chuyển tải được lắp đặt dưới mặt đất nên khó theo dõi và quan sát.
Mặc dù khoản đầu tư TSCĐ tại công ty chiếm tỷ trọng lớn nhưng ngoài các dự án được tài trợ từ nguồn vốn ODA đầu tư theo kế hoạch được phê duyệt của các cấp thì các tài sản hình thành từ nguồn vốn của đơn vị hoặc từ nguồn vốn tự huy động lại không được thực hiện theo kế hoạch cụ thể. Điều này có thể dẫn đến rủi ro trong việc đầu tư, mua sắm, sửa chữa lớn không phù hợp với ngân sách, không được phân tích để đảm bảo tính hiệu quả cũng như ngăn chặn các hành vi tham ô có thể xảy ra trong quá trình thanh lý, nhượng bán TSCĐ.
Những TSCĐ được hình thành từ các dự án lớn đều thực hiện đúng theo quy định trong đầu tư xây dựng cơ bản. Một số TSCĐ là mạng lưới đường ống phân phối do công ty tự thực hiện và có thuê giám sát thi công từ bên ngoài. Riêng đối
với các tài sản mua sắm thì bộ phận có nhu cầu lập phiếu đề nghị trình giám đốc xét duyệt, sau đó giao phòng Kế hoạch – kỹ thuật xem xét báo giá và đặt mua.
TSCĐ sau khi mua sắm sẽ được giao cho các bộ phận có nhu cầu sử dụng bảo quản. Riêng đối với mạng lưới đường ống sẽ giao cho phòng Kế hoạch – kỹ thuật kiểm tra và khắc phục sự cố nếu có. Quá trình ghi chép và tính khấu hao TSCĐ do bộ phận kế toán thực hiện. Kế toán TSCĐ lưu đầy đủ chứng từ có liên quan đến tài sản và lựa chọn phương pháp khấu hao, thời điểm và thời gian khấu hao đúng quy định đang lưu hành.
Các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình mua TSCĐ là mua với giá cao hơn do nhân viên mua TSCĐ thông đồng với nhà cung cấp để hưởng hoa hồng hoặc mua TSCĐ không cần thiết hay TSCĐ của công ty nhưng phục vụ cho lợi ích cá nhân. Ngoài ra đối với những TSCĐ hư hỏng hoặc không có nhu cầu sử dụng cũng cần công khai hoặc cho đấu thầu khi bán tránh tình trạng nhân viên thông đồng với khách hàng để hưởng hoa hồng.
(3) Đối với việc quản lý chi phí nhân công
Tổng công ty được trích quỹ lương kế hoạch và thực hiện áp dụng theo nghị định 51 và 52/2016/NĐ-CP; thông tư 26 và 27/2016/TT-BLĐTBXH. Thuế TNCN áp dụng theo Thông tư số 111/2013/TT-BTC và các điều chỉnh. Căn cứ vào đơn giá tiền lương được duyệt và sản lượng nước ghi thu thực hiện trong năm, các khoản phụ cấp, chế độ ngoài đơn giá và quỹ tiền lương, thù lao, tiền thưởng cho cán bộ công nhân viên công ty, công ty trích đưa vào giá thành khoản chi phí lương để trả cho người lao động.
Đối với bộ phận văn phòng, công ty thực hiện chi trả lương theo thời gian làm việc, cấp bậc và thang bảng lương của người lao động. Chính điều này không tạo động lực cho người lao động và sẽ không hiệu quả khi có nhiều nhân viên có trình độ khác nhau cùng thực hiện một công việc vì nó mang tính bình quân. Đối với bộ phận ghi thu, tiền lương được tính dựa trên hóa đơn khoán cho bộ phận ghi thu. Cách tính lương khoán tại bộ phận ghi thu giúp khuyến khích người lao động cố gắng hoàn thiện phương pháp làm việc nhằm tăng năng suất lao động. Tuy nhiên
với cách tính lương này, để đạt được số lượng hóa đơn được giao, một số nhân viên ghi thu có thể không tích cực làm việc mà ghi chỉ số khống do công ty chưa xây dựng chính sách kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, từ đó làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của đơn vị.
(4) Đối với việc quản lý chi phí dịch vụ mua ngoài
Chi phí dịch vụ mua ngoài của công ty là các khoản chi phí điện, nước, điện thoại, văn phòng phẩm, tiền mua bảo hiểm tài sản, quảng cáo và các dịch vụ mua ngoài khác.
Công ty có xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ quy định về các khoản chi phí dịch vụ mua ngoài. Tuy nhiên việc quy định này chỉ cụ thể mức phí điện thoại như là các nhân viên nào được phép sử dụng, sử dụng ở giới hạn là bao nhiêu, còn các khoản chi phí khác như điện, nước...thì đều được thanh toán theo thực tế phát sinh, không xây dựng kế hoạch sử dụng rõ ràng tại từng đơn vị hay từng bộ phận phòng ban sử dụng. Điều này dễ gây lãng phí trong việc sử dụng.
Đối với nhu cầu sử dụng văn phòng phẩm, hàng tháng từng đơn vị, phòng ban