Bộ máy quản lý của công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, tập thể lãnh đạo, cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp của cấp trên theo chế độ một thủ trưởng. Mô hình này phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty. Sự phối hợp phân công nhiệm vụ và chức năng của từng phòng ban trong bộ máy đã được quy định chặt chẽ bằng hệ thống văn bản, đó là điều bảo đảm cho sự hoạt động nhịp nhàng của các bộ phận trong bộ máy điều hành và quản lý của công ty.
Hiện nay, công ty có tổng số lao động là trên 500 người, trong đó có khoảng hơn 200 người có trình độ Đại học, Cao đẳng. Bộ máy quản lý của công ty là tập thể lãnh đạo, cấp dưới chịu sự quản lý của cấp trên trực tiếp.
Sơ đồ 3.5. Hệ thống tổ chức quản lý tại Công ty cổ phần Dược phẩm TWI
Nguồn: Công ty cổ phần Dược phẩm TWI
Trong đó:
Đại hội đồng cổ đông: đứng đầu công ty, họp mỗi năm một lần để tổng kết lại năm trước và bàn bạc và đưa ra quyết định về những vấn đề quan trọng trong
công ty như: chiến lược phát triển của công ty, các vấn đề về kế hoạch trong năm tới, các mục tiêu phát triển của công ty…
Hội đồng quản trị: Do Đại hội đồng cổ đông bầu và chịu trách nhiệm cao nhất để lãnh đạo công ty. Hội đồng quản trị gồm có 5 thành viên: 1 chủ tịch kiêm Giám đốc điều hành công ty, 1 phó chủ tịch kiêm Kế toán trưởng và 3 thành viên ở mảng kinh doanh, kỹ thuật và sản xuất. Hội đồng quản trị có nhiệm vụ thực hiện các nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
Ban kiểm soát: Do Đại hội đồng cổ đông bầu ra, gồm có 3 người trong đó trưởng ban chính là phó phòng tài chính - kế toán. Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra tính hợp lý trong quản lý điều hành sản xuất, tính chính xác và hợp lý trong ghi sổ và lập báo cáo tài chính.
Ban giám đốc: Gồm có 1 Tổng Giám đốc, 2 phó Tổng giám đốc và 1 trợ lý giám đốc. Giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất về kết quả hoạt động kinh doanh của công ty, là người có trách nhiệm báo cáo lại kết quả hoạt động kinh doanh cho Đại hội đồng cổ đông và các nhân viên của công ty. Dưới Giám đốc là một phó giám đốc phụ trách sản xuất, và một trợ lý giám đốc phụ trách khoa học công nghệ giúp việc cho Giám đốc.
Các phân xưởng sản xuất: Các phân xưởng sản xuất đứng đầu là quản đốc phân xưởng có trách nhiệm đôn đốc công nhân làm việc và báo cáo kết quả sản xuất trực tiếp với người quản lý cấp trên là Phó Tổng Giám đốc phụ trách sản xuất. Công ty có 6 phân xưởng chính là phân xưởng thuốc tiêm, phân xưởng thuốc bột tiêm, phân xưởng thuốc viên 1, phân xưởng thuốc viên 2, phân xưởng chế phẩm và 1 phân xưởng phụ là phân xưởng cơ điện. Các phân xưởng thực hiện sản xuất theo kế hoạch.
Các phòng ban:
- Phòng nghiên cứu phát triển: có nhiệm vụ nghiên cứu các mặt hàng sản xuất cụ thể đó là việc nghiên cứu phát triển các sản phẩm mới, cải tiến các sản phẩm cũ; theo dõi quy trình tiêu thụ sản phẩm; nghiên cứu và đổi mới công nghệ.
- Phòng kiểm nghiệm: có trách nhiệm kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào xem có đảm bảo chất lượng và số lượng yêu cầu hay không, tiến hành thẩm định chất
lượng của sản phẩm đầu ra xem các loại thành phẩm có đủ điều kiện xuất kho hay không. Đây là khâu quan trọng nhất trước khi đưa sản phẩm ra thị trường tiêu thụ không để sản phẩm có chất lượng kém đến tay người tiêu dùng.
- Phòng đảm bảo chất lượng: kiểm tra tiêu chuẩn về chất lượng của sản phẩm hoàn thành, từ đó đưa ra các kiến nghị thay đổi cho phù hợp, có trách nhiệm ban hành các quy chế dược, các tiêu chuẩn sản xuất thuốc theo quy định của Nhà nước, Cục dược và Bộ Y tế, xây dựng các định mức kỹ thuật dược, kết hợp với phòng nghiên cứu để ban hành quy trình sản xuất thuốc. Ngoài ra, phòng có nhiệm vụ quy hoạch về đầu tư công nghệ, máy móc trang thiết bị cho công ty, đồng thời tiến hành sửa chữa lớn, thường xuyên với máy móc trang thiết bị.
- Phòng tổ chức hành chính: Phòng có nhiệm vụ sắp xếp nhân sự, quản trị nhân sự, các chính sách về người lao động, chăm sóc sức khỏe các cán bộ cong nhân viên. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ xây dựng và tham mưu cho Giám đốc các chính sách về lương, thưởng và bảo hiểm. Phòng bảo vệ có trách nhiệm bảo vệ mọi tài sản của công ty, kiểm tra giấy tờ xuất trình của mọi người khi ra vào công ty.
- Phòng kế hoạch: có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, lao động, tiền lương… Bên cạnh đó, phòng cũng chịu trách nhiệm thu mua, quản lý vật tư đảm bảo cung cấp nguyên vật liệu đầy đủ và kịp thời cho sản xuất.
- Phòng tài chính - kế toán: có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán, lập các báo cáo tài chính, cung cấp các thông tin kế toán kịp thời cho các nhà quản lý. Phòng có trách nhiệm tham mưu với giám đốc trong việc sử dụng vốn đúng mục đích và có hiệu quả.
- Phòng kinh doanh: có nhiệm vụ tham mưu cho Giám đốc về xây dựng chiến lược kinh doanh. Đồng thời, phòng kinh doanh cũng có trách nhiệm phân phối các sản phẩm do công ty sản xuất, theo dõi các hợp đồng tiêu thụ sản phẩm và quản lý các chi nhánh, nhà thuốc, quầy thuốc của công ty.
- Phòng Marketing: có nhiệm vụ tham mưu cho Tổng Giám đốc về chiến lược tiếp thị, quảng cáo sản phẩm của công ty, đồng thời có trách nhiệm thực hiện các chiến lược đó.
- Phòng bảo vệ: phụ trách bảo đảm an toàn cho mọi tài sản thuộc phạm vi quản lý của công ty, kiểm tra hàng hoá vật tư mua vào, xuất ra có đầy đủ chứng từ hợp lệ hay không, giữ gìn trật tự trong công ty, kiểm soát khách ra vào.