Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty xây dựng hệ thống định mức nội bộ, chủ yếu dùng để kiểm soát chi phí hoạt động sản xuất, bao gồm: định mức chi phí vật liệu, định mức chi phí nhân công và định mức chi phí khác. Trên cơ sở đó, Công ty lập dự toán sản xuất cho từng loại dược phẩm nhằm cụ thể hóa các mục tiêu của doanh nghiệp, thiết lập các kế hoạch ngắn hạn, dự báo thu nhập, xây dựng kế hoạch đầu tư, triển khai kế hoạch sản xuất, lập kế hoạch nhân sự, lập dự toán tổng thể.
Thông thường tại công ty, công tác lập dự toán được thực hiện vào cuối quý IV. Sau khi cấp trên ấn định các chỉ tiêu xuống, các bộ phận liên quan căn cứ vào tình hình thực tế tại đơn vị và số liệu thực tế năm trước tiến hành lập các dự toán liên quan. Sau khi hoàn thành Phòng Kế toán sẽ tổng hợp trình Ban Giám đốc Công ty và Hội đồng quản trị thông qua. Quy trình lập dự toán tại Công ty được thực hiện chủ yếu qua ba bước đó là thu nhập thông tin, lập các báo cáo dự toán và xét duyệt dự toán.
- Bước 1: Thu thập thông tin. Các bộ phận có trách nhiệm lập dự toán tiến hành thu thập, phân tích và xử lý các thông tin cần thiết cho việc lập dự toán tại bộ phận mình. Tuy nhiên tại Công ty việc thu nhập thông tin để lập dự toán chủ yếu dựa vào các số liệu thực tế năm trước, các nguồn thông tin từ bên ngoài ít được chú trọng.
- Bước 2: Lập các báo cáo dự toán. Sau khi tiến hành thu thập các thông tin cần thiết, trên cơ sở mục tiêu, chiến lược sản xuất kinh doanh, các chỉ tiêu cơ bản về sản lượng tiêu thụ, số lượng sản phẩm sản xuất đã được ấn định, các bộ phận tiến hành lập dự toán. Như đã nêu ở phần trên, Phòng Kế toán sẽ là bộ phận chịu trách nhiệm chính trong việc tổng hợp thông tin, lập báo cáo dự toán tổng thể cho doanh nghiệp.
- Bước 3: Xét duyệt dự toán. Sau khi hoàn thành tất cả các báo cáo dự toán liên quan, Phòng Kế toán tổng hợp gửi Ban lãnh đạo Công ty xem xét đánh giá tính hợp lý của dự toán. Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo và trưởng các bộ phận liên quan tiến hành các cuộc họp giao ban để điều chỉnh dự toán, đưa ra bản dự toán hoàn chỉnh. Sau khi được điều chỉnh và xét duyệt, bản dự toán ngân sách chính thức được sử dụng và công bố trong Công ty. Các phòng ban chức năng và các bộ phận căn cứ vào đó để tiến hành thực hiện.
Cơ sở lập dự toán
Tại Công ty cổ phần Dược phẩm Trung ương I không thực hiện lập dự toán dựa vào việc phân tích điểm hòa vốn, phân tích mối quan hệ CPV mà chủ yếu dựa vào kết quả thực hiện của năm trước rồi làm bảng kế hoạch về doanh thu chi phí đánh giá theo chủ quan của Nhà quản lý về thị trường của năm tiếp theo để lập kế hoạch. Việc lập kế hoạch chỉ mang tính hình thức không có cơ sở khoa học vững chắc, các kế hoạch lập ra không đảm bảo tính khả thi.
Phương pháp lập dự toán: Dự toán nguyên vật liệu = Số lượng đơn hàng x Định mức nguyên vật liệu x Đơn giá dự kiến Trong đó: Định mức nguyên vật liệu là lượng nguyên vật liệu (kg, tấn, tạ…) cần thiết cho một đơn vị sản phẩm
Đơn giá dự kiến: Giá bán dự kiến cho một đơn vị sản phẩm Nhu cầu nguyên vật liệu = Nguyên vật liệu tiêu thụ dự kiến trong kỳ + vật liệu cầnNguyên để tồn kho - Nguyên vật liệu tồn kho đầu kỳ Dự toán chi Thời gian cần Định mức đơn giá
phí nhân công = thiết dự kiến x của một đơn vị thời gian Trong đó:
Thời gian cần thiết dự kiến: Số cần thiết để sản xuất
Định mức đơn giá của một đơn vị thời gian: Số tiền cần chi trả cho một đơn vị thời gian (giờ)
Thời gian lập dự toán: Hàng năm đơn vị lập dự toán năm sau vào quý 4 của năm trước. Hình thức của bảng dự toán chi phí kinh doanh hàng năm thể hiện qua biểu sau:
Bảng 3.25. Dự toán chi phí kinh doanh năm X
ĐVT: 1.000 đồng
TT CHI TIẾT năm trướcThực hiện năm nayDự toán SO SÁNH(%)
A B 1 2 (3=2/1*100
)
1 Chi phí nhân công
- Tiền lương trực tiếp
- Các khoản trích theo lương
2 Chi phí nguyên vật liệu
- Chi phí nguyên vật liệu chính - Chi phí nguyên vật liệu phụ
3 Chi phí sản xuất chung
- Chi phí khấu hao TSCĐ - Chi phí công cụ, dụng cụ - Chi phí dịch vụ mua ngoài - Chi phí bằng tiền khác
4 Chi phí bán hàng
5 Chi phí quản lý doanh nghiệp
- Tiền lương gián tiếp
- Các khoản trích theo lương - Chi phí quản lý nộp cấp trên - Thuế, phí và lệ phí
- Chi phí bằng tiền khác