5. Kết cấu của đề tài
1.2.2. Nội dung quản lý tài chính đơn vị quân đội
1.2.2.1. Lập dự toán thu, chi
Lập dự toán thu, chi là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường được sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ (incremental budgeting method) và phương pháp lập dự toán cấp không (zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự toán trên có những đặc điểm riêng cùng những ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng khác nhau.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát dự kiến. Như vậy phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý của đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động. Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước. Như vậy, đây là phương pháp lập dự toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn. Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra.
Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn vị. Trong khi đó, phương pháp lập dự toán cấp không phức tạp hơn, đ i hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị
nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích.
Việc lập dự toán thu, chi trong khuôn khổ kinh tế vĩ mô, dựa trên các giả định thực tế, không tính quá cao các chỉ tiêu về thu ngân sách, ngược lại không tính quá thấp các khoản chi tiêu bắt buộc là hết sức quan trọng để đảm bảo tính khả thi của kế hoạch ngân sách. Kế hoạch tài chính và dự toán ngân sách quốc ph ng là bộ phận của dự toán thu chi.
Trên cơ sở dự toán ngân sách quốc ph ng hàng năm các đơn vị dự toán xây dựng kế hoạch, cơ quan tài chính cấp trên xây dựng kế hoạch thu nộp bao gồm: thu nộp ngân sách nhà nước, thu nộp quốc ph ng trong đó có nguồn thu từ hoạt động có thu của các đơn vị dự toán, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch tài chính năm.
Đơn vị dự toán các cấp lập dự toán trong phạm vi nhiệm vụ được giao. Việc lập dự toán là một chế độ bắt buộc, thường xuyên, nhằm bảo đảm kinh phí cho các nhiệm vụ của đơn vị. Thông qua việc lập dự toán, quản lý tài chính sẽ xác định được khả năng bảo đảm tài chính cho việc thực hiện các nhiệm vụ của đơn vị. Dự toán đồng thời là phương hướng thu, chi của các ngành, các đơn vị, tạo điều kiện cho đơn vị tăng nguồn thu và sử dụng kinh phí đúng chế độ, tiêu chuẩn, đúng mục đích và đối tượng sử dụng.
Dự toán lập ra được cấp có thẩm quyền phê duyệt là căn cứ pháp lý đảm bảo cho quá trình thu, chi từ hoạt động có thu đúng tiêu chuẩn, đúng nội dung và thanh quyết toán chính xác, đồng thời nó cũng là căn cứ để thực hiện kiểm tra, giám đốc tài chính đối với hoạt động có thu của các đơn vị dự toán. Kế hoạch tài chính có thu giúp cho lãnh đạo, chỉ huy đơn vị chỉ đạo các mặt hoạt động công tác trong phạm vi đơn vị mình, đồng thời giúp cơ quan tài chính cấp trên nắm được nhu cầu đơn vị cấp dưới, làm cơ sở lập dự toán thu chi cấp mình.
Dự toán bao gồm mục tiêu, kế hoạch các khoản thu, chi từ hoạt động có thu, trên cơ sở đó lựa chọn các phương án quản lý tài chính của các đơn vị dự toán; phân chia theo thời gian có kế hoạch tài chính quý, kế hoạch tài chính năm; phân chia theo nội dung, kế hoạch tài chính bao gồm:
- Dự toán thu phản ánh các nguồn thu như thu từ hoạt động sản xuất kinh doanh, dịch vụ; thu nhượng bán hàng hóa; thu thanh lý, xử lý vật tư và các khoản thu khác được để lại theo quy định của ộ Quốc ph ng.
- Dự toán chi gồm các nội dung:
+ Nộp ngân sách nhà nước các loại thuế theo quy định; + ù đắp chi phí, trong đó nộp ngân sách quốc ph ng;
+ Các chi phí sử dụng phương tiện, vật tư, tài sản có nguồn gốc từ ngân sách; + Chi phí tiền lương, phụ cấp đối với những người đã được ngân sách trả lương.
Thu nhập c n lại: bổ sung kinh phí đơn vị, trích quỹ đơn vị và nộp cấp trên. Thu nhập từ lao động sản xuất, làm kinh tế cơ bản là thực hiện lấy thu bù chi và có lãi, tuy nhiên cũng có những hoạt động kinh tế do nhiều nhân tố ảnh hưởng (quản lý không tốt, yếu tố thiên tai, yếu tố xã hội...) mà số thu được không đủ bù đắp chi phí và các khoản phải nộp ngân sách. Trong trường hợp này đơn vị vẫn phải nộp cho ngân sách các khoản phải thu đúng quy định và tự bù lỗ từ thu nhập c n lại của các hoạt động lao động sản xuất làm kinh tế khác hoặc từ quỹ đơn vị.
1.2.2.2. Triển khai thực hiện dự toán
Quản lý tài chính là một quá trình, bao gồm các khâu khác nhau, trong đó lập dự toán là công việc khởi đầu có ý nghĩa quyết định đến toàn bộ các khâu của quá trình quản lý tài chính. Dự toán thu, chi chính xác, đầy đủ cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn sẽ có tác dụng quan trọng trong việc điều hành và quản lý tài chính. Cục Tài chính - ộ Quốc ph ng tổng hợp xây dựng kế hoạch thu gắn với kế hoạch chi, báo cáo ộ trưởng ộ Quốc ph ng cân đối trong kế hoạch ngân sách năm.
Sau khi đã có kế hoạch quản lý tài chính (dự toán ngân sách), ộ trưởng ộ Quốc ph ng và cơ quan tài chính cấp trên (Cục Tài chính - QP) chỉ đạo để thực hiện kế hoạch này, được gọi là chỉ đạo việc chấp hành dự toán ngân sách tại đơn vị dự toán. Chấp hành ngân sách là một khâu quan trọng trong quản lý tài chính. Đó là quá trình sử dụng tổng h a các biện pháp kinh tế, tài chính và hành chính. Hiện nay các cơ quan của ộ Quốc ph ng thực hiện chức năng quản lý tài chính trong chỉ đạo
thực hiện kế hoạch, c n sử dụng một số biện pháp như nội dung truyền thông; xử lý xung đột lợi ích; phối hợp gữa các cơ quan trong chỉ đạo thực hiện nhằm biến các chỉ tiêu thu, chi đã được ghi trong kế hoạch tài chính thành hiện thực. Chấp hành kế hoạch tài chính được thực hiện tốt là cơ sở thực hiện các chỉ tiêu tài chính.
Chấp hành ngân sách diễn ra trong khoảng thời gian của một niên độ ngân sách (ở nước ta là 1 năm từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12 của năm dương lịch). Đơn vị phải dự toán thu, chi từ hoạt động có thu kết hợp với nguồn cấp phát từ ngân sách, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch thu, chi cho từng quý (có phân ra các tháng trong quý), kèm theo bảng thuyết minh chi tiết các khoản chi từ hoạt động có thu. Các đơn vị dự toán cũng phải kê khai đầy đủ việc sử dụng các tài sản và nhân lực của đơn vị vào hoạt động có thu. Nguồn thu từ hoạt động có thu tại đơn vị dự toán trong quân đội, sau khi đã trích quỹ của đơn vị, các khoản chi từ nguồn thu này thực hiện theo các chế độ tài chính quy định, tránh gây lãng phí và phát sinh tiêu cực trong quản lý.
Trên cơ sở nhiệm vụ thu cả năm được giao và nguồn thu dự kiến phát sinh trong quý, cơ quan thu, lập dự toán thu ngân sách quý chi tiết tới các đầu mối đơn vị theo địa bàn và đối tượng thu chủ yếu, gửi cơ quan tài chính cuối 30 quý trước. Về nguyên tắc toàn bộ các khoản thu của ngân sách nhà nước phải nộp trực tiếp vào Kho bạc Nhà nước, trừ một số khoản cơ quan thu có thể thu trực tiếp song phải định kỳ nộp vào Kho bạc Nhà nước theo quy định.
Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về nguồn thu và nhiệm vụ chi thực hiện như sau: số tăng thu và số tiết kiệm chi so dự toán được giao, được sử dụng để giảm bội chi, tăng chi trả nợ, bổ sung quỹ dự trữ tài chính, tăng dự ph ng. Nếu giảm thu so với dự toán được duyệt thì phải sắp xếp lại để giảm một số khoản chi tương ứng.
1.2.2.3. Quyết toán ngân sách
Quyết toán ngân sách là khâu cuối cùng của một chu trình ngân sách. Mục đích của quyết toán ngân sách là tổng kết đánh giá lại toàn bộ quá trình thu, chi ngân sách trong một năm ngân sách đã qua, cung cấp thông tin về quản lý điều hành
thu, chi ngân sách. Quyết toán ngân sách được thực hiện tốt có ý nghĩa quan trọng trong việc chấp hành ngân sách qua một năm, rút ra những bài học kinh nghiệm bổ sung cho công tác lập ngân sách cũng như chấp hành ngân sách những chu trình tiếp theo.
Đơn vị dự toán cấp trên xét duyệt quyết toán và thông báo kết quả xét duyệt cho các đơn vị cấp dưới trực thuộc. Các đơn vị dự toán cấp trên phải tổng hợp và lập báo cáo quyết toán năm của đơn vị mình và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc, bao gồm: ngân sách Nhà nước cấp và các khoản thu đơn vị quản lý bao gồm thu từ cung cấp dịch vụ, hàng hoá, thanh lý tài sản, thu tài trợ, viện trợ, thu khác....
ộ Tài chính thẩm định quyết toán thu ngân sách nhà nước, báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách địa phương; lập quyết toán thu, chi ngân sách trung ương và tổng hợp lập tổng quyết toán thu, chi ngân sách nhà nước (bao gồm quyết toán thu, chi ngân sách trung ương và quyết toán thu, chi ngân sách địa phương) trình Chính phủ xem xét để trình Quốc hội phê chuẩn; đồng gửi cơ quan Kiểm toán Nhà nước.
1.2.2.4. Kiểm tra, giám sát việc thực hiện dự toán
Để đảm bảo cho việc chi tiêu công từ các nguồn lực của Nhà nước được thực hiện một cách có hiệu quả, bên cạnh việc lập một dự toán chi tiêu đầy đủ và hợp lý, tổ chức thực thi dự toán đó một cách nghiêm túc và linh hoạt, cần theo dõi, giám sát và kiểm tra việc chi tiêu một cách chặt chẽ để đảm bảo đáp ứng các mục tiêu ngân sách đã đặt ra. Các công cụ để theo dõi giám sát và kiểm tra chi tiêu cơ bản và có hiệu lực là: Kế toán và báo cáo tài chính (hạch toán, quyết toán thu - chi), kiểm tra tài chính và kiểm toán.
Cơ sở khách quan cho công tác thanh, kiểm tra tài chính là chức năng giám đốc tài chính và chức năng đó chỉ có thể được thể hiện qua công tác kiểm tra tài chính. Chức năng giám đốc tài chính là sự thể hiện bản chất của phạm trù tài chính, giám đốc tính mục đích, tính hiệu quả của việc phân phối các nguồn tài chính thông qua việc tạo lập và sử dụng các quỹ tiền tệ. Công tác kiểm tra tài chính là sự vận
dụng chức năng giám đốc tài chính để tổ chức quá trình kiểm tra đối với chủ thể kinh tế, công tác kiểm tra tài chính là hoạt động chủ quan của con người.
Công tác thanh, kiểm tra tài chính của các đơn vị quân đội có tác dụng tăng cường công tác quản lý tài chính, góp phần thực hiện tốt các kế hoạch tài chính của đơn vị, thúc đẩy việc sử dụng hợp lý nguồn vốn, tài sản và giám sát hiệu quả việc phân bổ chi tiêu từ kết quả hoạt động.
an Giám đốc tiến hành kiểm tra, giám sát tài chính tại các ngành, các đơn vị trực thuộc theo kế hoạch hoặc đột xuất. ộ phận tài chính có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc kiểm tra toàn bộ công tác tài chính, trong đó có hoạt động có thu của cơ quan và đơn vị thuộc quyền. Trong điều kiện cần thiết lãnh đạo đơn vị quyết định tiến hành kiểm tra tài chính các đơn vị thuộc quyền. Đối tượng được kiểm tra bao gồm tất cả các hoạt động tài chính, trong đó có hoạt động có thu các đơn vị dự toán trong quân đội.
* Kiểm tra việc lập dự toán ngân sách:
Kiểm tra căn cứ lập dự toán theo các văn bản hướng dẫn lập dự toán của ộ Tài chính đối với các đơn vị dự toán cấp I, các hướng dẫn của của cơ quan quản lý nhà nước cấp trên đối với đơn vị dự toán cấp II, III, IV.
Việc lập dự toán chi ngân sách phải lập theo hai nội dung riêng biệt, đó là (1) kinh phí chi thường xuyên bao gồm chi thanh toán cá nhân, QLHC và các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn; (2) kinh phí mua sắm hiện đại hoá bao gồm: chi đầu tư xây dựng, ứng dụng công nghệ thông tin, mua sắm, sửa chữa tài sản. Khi kiểm tra phải kiểm tra từng phần theo dự toán kinh phí thường xuyên và kinh phí mua sắm hiện đại hoá.
* Kiểm tra việc thực hiện dự toán:
Kiểm tra sử dụng kinh phí thực hiện chi thanh toán cá nhân, QLHC và nghiệp vụ chuyên môn, cần xem xét từng khoản chi phí thực hiện có đúng quy định không? (có vượt quá chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định không? Có đúng chứng từ hoá đơn hợp lệ không?) nhất là đối với các khoản chi thanh toán cá nhân, chi thanh toán dịch vụ công cộng, chi thuê mướn,
chi vật tư, văn ph ng, thông tin tuyên truyền, liên lạc, chi công tác phí trong nước, hội nghị, chi các đoàn đi công tác nước ngoài và đón khách nước ngoài vào Việt Nam…
Kiểm tra việc sử dụng kinh phí quản lý hành chính giao để thực hiện chế độ tự chủ tiết kiệm được: Cuối năm ngân sách, sau khi đã hoàn thành các nhiệm vụ, công việc được giao, cơ quan thực hiện chế độ tự chủ có số chi thấp hơn số dự toán kinh phí quản lý hành chính được giao (kinh phí do ngân sách nhà nước cấp, các khoản phí, lệ phí được để lại theo chế độ quy định, các khoản thu hợp pháp khác), kiểm tra cần xem xét kinh phí tiết kiệm được có sử dụng đúng nội dung và mục đích không?
* Kiểm tra việc quyết toán kinh phí:
Quá trình này, kiểm tra nên xem xét việc chuyển nguồn kinh phí sang năm sau có đúng không? kiểm tra lại số kinh phí tiết kiệm được, việc hạch toán kế toán và mục lục ngân sách có đúng quy định không? việc quyết toán ngân sách có đúng thời hạn, biểu mẫu không? xem xét quyết toán có được công khai không?