Chƣơng 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Phân tích thực trạng công tác quản lý nhân lực tại Sở tƣ pháp tỉnh
Thái Nguyên
3.2.1. Thực trạng phân tích công việc
Do đặc thù là cơ quan chính quyền Nhà nƣớc nên sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên các điểm riêng biệt trong công tác phân tích công việc đối với các khối cơ quan, tổ chức ngoài nhà nƣớc. Các vị trí nhƣ lãnh đạo Sở, các trƣởng phó phòng ban đều đƣợc Nhà nƣớc ban hành quy chế và đƣợc thực hiện theo đúng quy chế đó. Các vị trí khác sẽ đƣợc trƣởng phòng và phó phòng giao nhiệm vụ cụ thể. Có thể nói, quá trình phân tích công việc tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên vẫn chƣa đƣợc chú trọng. Phòng tổ chức hành chính tại Sở tƣ pháp sẽ căn cứ vào các quy định của Nhà nƣớc để xây dựng bảng mô tả công việc cho các lãnh đạo tại Sở. Đối với các vị trí khác tại các phòng ban thì nội dung của công việc sẽ do các trƣởng phòng điều hành và trực tiếp phân tích công việc bằng các bản mô tả công việc cho từng vị trí của nhân viên trong phòng. Dƣới đây là bản mô tả công việc của lãnh đạo Sở Tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên:
thuộc Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên
Giám đốc Sở
Lãnh đạo, quản lý, điều hành chung các mặt công tác tổ chức và hoạt động của Sở Tƣ pháp đồng thời trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác sau:
- Chiến lƣợc, quy hoạch, đề án, dự án, chƣơng trình, kế hoạch công tác dài hạn, ngắn hạn, hàng năm của ngành;
- Công tác cải cách hành chính, cải cách tƣ pháp, cải cách pháp luật. - Công tác Văn phòng, bao gồm công tác tổ chức cán bộ và đào tạo, bồi dƣỡng;
- Công tác Thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;
- Công tác Xây dựng và kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật; - Công tác quản lý Thi hành án dân sự;
- Công tác Trợ giúp pháp lý; - Công tác Quốc tịch;
- Công tác Hộ tịch có yếu tố nƣớc ngoài; - Công tác Bán đấu giá tài sản;
- Công tác hợp tác quốc tế trong lĩnh vực tƣ pháp thuộc thẩm quyền của Sở Tƣ pháp;
- Công tác pháp chế sở, ngành và tổ chức nhà nƣớc thuộc tỉnh quản lý;
- Công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến bộ công nghệ, xây dựng hệ thống thông tin, lƣu trữ phục vụ công tác quản lý Nhà nƣớc về Tƣ pháp;
- Làm chủ tài khoản cơ quan.
Phó giám đốc sở
Giúp Giám đốc trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác sau :- Công tác Phổ biến, giáo dục pháp luật;
- Công tác xây dựng, quản lý, khai thác Tủ sách pháp luật; - Công tác Hoà giải ở cơ sở;
- Công tác Hộ tịch trong nƣớc; - Công tác cấp phiếu lý lịch tƣ pháp; - Công tác Công chứng;
- Công tác Chứng thực; - Công tác Luật sƣ;
- Công tác Tƣ vấn pháp luật; - Công tác Giám định tƣ pháp;
- Công tác vì sự tiến bộ của phụ nữ ngành Tƣ pháp; - Làm chủ tài khoản uỷ quyền.
Các trƣởng
phòng
- Trực tiếp hỗ trợ, giúp lãnh đạo Sở quản lý, triển khai các công tác thuộc thẩm quyền quản lý của trƣởng phòng.
- Phụ trách chung, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động theo chức năng nhiệm vụ của phòng
- Xây dựng các báo cáo sơ kết, tổng kết, đánh giá hoạt động theo chức năng nhiệm vụ.
- Quản lý các cán bộ công chức trong phòng theo phân công, phân cấp - Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở và phó giám đốc Sở giao
Phó trƣởng
phòng
- Giúp trƣởng phòng và chịu trách nhiệm trƣớc trƣởng phòng điều hành các hoạt động của phòng thực hiện các nhiệm vụ đƣợc giao. - Hƣớng dẫn nghiệp vụ chuyên môn về lĩnh vực chuyên môn đƣợc giao. -Thực hiện các nhiệm vụ khác do trƣởng phòng phân công.
Nhân viên
- Chủ động thực hiện tốt nhiệm vụ đƣợc giao từ trƣởng phòng và phó phòng.
- Xây dựng kế hoạch và báo cáo kết quả thực hiện với lãnh đạo phòng. - Chịu trách nhiệm với lãnh đạo phòng về công việc đƣợc giao.
Nguồn: Văn phòng Sở tư pháp
Căn cứ vào bảng 3.4 nguồn nhân lực tại Sở Tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên cho thấy công tác phân tích công việc tại Sở tƣ pháp cũng đã đƣợc chú trọng tiến hành phân tích. Hoạt động phân tích công việc đƣợc phòng tổ chức hành chính Sở tƣ pháp tiến hành phân tích và gửi đến các phòng ban, vị trí có liên quan.
Đối với các chức danh lãnh đạo: Giám đốc Sở tƣ pháp, Phó Giám đốc Sở tƣ pháp đƣợc cán bộ phòng tổ chức hành chính tiến hành phân tích dựa
vào Điều 3, thông tƣ liên tịch số 23/2014/TTLT-BTP-BNV giữa Bộ tƣ pháp và Bộ nội vụ hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng và Phòng Tƣ pháp thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh để xây dựng nên bản mô tả công việc đối với các chức danh lãnh đạo. Đối với các trƣởng phòng, phó phòng việc xây dựng bản mô tả công việc đƣợc căn cứ vào các quy định cụ thể bằng văn bản do Giám đốc sở hoặc phó giám đốc Sở ban hành. Các văn bản trên phần nào đã cung cấp một cách khá đầy đủ những nhiệm vụ chính mà cán bộ công chức viên chức cần phải thực hiện.
Tuy nhiên, việc phân tích công việc cho từng chức danh vẫn còn rất chung chung và đơn giản. Công tác phân tích công việc vẫn chƣa có một quy trình phân tích khoa học và cụ thể, chi tiết cho từng vị trí tại Sở. Điều này làm cho các cán bộ Sở tƣ pháp vẫn khó hình dung đƣợc công việc cụ thể mình làm hoặc chỉ hình dung đƣợc một phần công việc của mình. Đặc biệt là bản mô tả công việc cụ thể của từng nhân viên các phòng ban là không có. Đây không chỉ riêng Sở tƣ pháp mà là ở một số cơ quan nhà nƣớc nói riêng hiện nay. Bản mô tả công việc thực sự là chƣa khoa học đối với các cán bộ trong các phòng ban, điều này sẽ rất khó khuyến khích cán bộ tại các phòng ban làm việc một cách hiệu quả, chủ động trong công việc. Hầu hết công việc đều theo sự chỉ đạo của trƣởng phòng và phó phòng. Nếu không chú ý sẽ rất dễ đến hiện tƣợng chồng chéo công việc giữa những ngƣời cùng một phòng ban, do công việc không đƣợc phân công một cách rõ ràng. Do đó, trong thời gian tới, Sở tƣ pháp cần phải tiến hành phân tích chi tiết công việc một cách rõ ràng hơn nữa và xây dựng bảng mô tả công việc có hệ thống, giúp cán bộ Sở có thể hình dung đƣợc công việc mình cần làm. Điều này sẽ góp phần không nhỏ vào việc nâng cao hiệu quả quản lý nguồn nhân lực tại Sở tƣ pháp.
Để đánh giá công tác phân tích công việc tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên tác giả đã đi phỏng vấn các cán bộ hiện đang công tác tại Sở và thu đƣợc kết quả nhƣ bảng sau:
Bảng 3.5. Đo lƣờng đánh giá của nhân viên về công tác phân tích công việc tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên
Nhóm Mã
hóa Câu hỏi
Điểm trung bình Phân tích công việc
PTCV1 Anh/Chị luôn đƣợc cung cấp thông tin một cách
rõ ràng về công việc đang làm 3,35 PTCV2 Anh/Chị có đủ kỹ năng để thực hiện công việc 3,73 PTCV3 Chuyên môn của Anh/Chị là phù hợp với ví trí
công việc hiện tại 3,88
PTCV4 Bảng mô tả công việc đƣợc cập nhập thƣờng xuyên 3,51 PTCV5 Bản tiêu chuẩn công việc phù hợp với vị trí, chức
danh của Anh/Chị 3,61
Nguồn: Số liệu tác giả tự điều tra thu thập
Dựa vào bảng 3.5 nhận thấy: theo đánh giá của đội ngũ cán bộ nhân viên thì công tác phân tích công việc Sở tƣ pháp Thái Nguyên tƣơng đối tốt thể hiện ở các chỉ tiêu đánh giá đạt số điểm đánh giá tƣơng đối cao cụ thể:
+ Đối với chỉ tiêu cán bộ có đủ kỹ năng để thực hiện công việc đạt 3.73 điểm ở mức cao điều này là hiển nhiên bởi lẽ đội ngũ cán bộ tại Sở đều có trình độ cao cả về học vấn và kỹ năng tin học văn phòng cũng nhƣ ngoại ngữ, nó phù hợp và đáp ứng đƣợc yêu cầu của ngành tƣ pháp vì vậy những trình độ này là nền tảng để cho đội ngũ cán bộ này thực hiện và hoàn thành tốt công việc đƣợc giao.
+ Chỉ tiêu chuyên môn của cán bộ là phù hợp với vị trí công việc hiện tại đạt số điểm 3.88, ở mức cao điều này dễ dàng đƣợc giải thích do trong bất kỳ tổ chức nào cũng vậy không phân biệt nhà nƣớc hay tƣ nhân công tác chuyên môn hóa công việc theo trình độ cán bộ là vô cùng cần thiết để hoàn thành tốt công
việc đƣợc giao và dễ dàng quản lý.Việc bố trí nhân sự cũng phải đặt yếu tố này lên hàng đầu mặt khác đối với Sở tƣ pháp Thái Nguyên ban lãnh đạo Sở đang chỉ đạo xây dựng một bộ máy tổ chức đồng bộ, hoạt động chuyên nghiệp và đều khắp thì việc chuyên môn hóa công việc lại càng cần thiết. Vì vậy chỉ tiêu này đạt số điểm cao nhất trong công tác đánh giá phân tích công việc tại Sở.
+ Chỉ tiêu bảng mô tả công việc đƣợc cập nhật thƣờng xuyên đạt 3.51 điểm ở mức trung bình khá song nhƣ vậy có thể chấp nhận đƣợc bởi lẽ theo quy định của tất cả các tổ chức nhà nƣớc thì việc cập nhật công việc cho đội ngũ cán bộ phải đƣợc triển khai hàng tuần nhƣng do đặc thù của ngành tƣ pháp nói chung và sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên nói riêng thì khối lƣợng công việc không cố định mà nó phụ thuộc vào nhu cầu của ngƣời dân và tình hình xã hội mà phát sinh. Vì vậy việc bố trí và mô tả công việc cho từng cán bộ công tác tại Sở không thể xác định chính xác và thƣờng xuyên đƣợc mà nó chỉ mang tính chất tƣơng đối, còn lƣợng công việc cụ thể chỉ biết đƣợc sau khi phát sinh.
+ Chỉ tiêu bản tiêu chuẩn công việc phù hợp với vị trí và chức danh của cán bộ đạt 3.61 điểm ở mức khá cao bởi lẽ chỉ tiêu này gần với chỉ tiêu chuyên môn hóa công việc cho đội ngũ cán bộ ở trên. Hơn nữa tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên chuyên môn hóa công việc đƣợc đặt lên hàng đầu nên tiêu chuẩn công việc phù hợp với vị trí và chức danh của cán bộ là điều đƣơng nhiên và bắt buộc đối với công tác quản lý nhân sự tại Sở.
+ Trong các tiêu chuẩn đánh giá về công tác phân tích công việc chỉ riêng chỉ tiêu cán bộ đƣợc cung cấp thông tin một cách rõ ràng về công việc đang làm chỉ đạt ở mức thấp với số điểm 3.35. Bởi lẽ, không riêng gì sở tƣ pháp Thái Nguyên mà đối với tổ chức nhà nƣớc nào cũng vậy, cán bộ thực hiện công việc đều dựa trên yêu cầu từ cấp trên theo nguyên tắc trên bảo dƣới phải nghe chứ không nhận đƣợc bất kỳ lời giải thích nào từ ban lãnh đạo. Đội
ngũ cán bộ phải nhận nhiệm vụ và hoàn thành nó theo đúng tiêu chuẩn và thời hạn đƣợc giao. Do đó chỉ tiêu này chỉ đạt số điểm trung bình thấp.
3.2.2. Xác định nhu cầu nhân lực
Xác định nhu cầu lao động tại Sở tƣ pháp chính là hoạch định về nhu cầu nguồn nhân lực tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên. Trong phần lý thuyết, cho thấy công tác hoạch định nguồn nhân lực bao gồm nhiều bƣớc: đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu, đề ra các chính sách, thực hiện các kế hoạch đề ra, kiểm tra và đánh giá. Tuy nhiên, việc xác định nhu cầu lao động tại Sở tƣ pháp vẫn còn rất đơn giản. Hiện nay, tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên công tác xác định nhu cầu nhân lực sẽ căn cứ vào nhu cầu thực tại của các phòng ban thuộc Sở tƣ pháp. Công tác xác định nhu cầu nhân lực chƣa có kế hoạch dài hạn dựa trên mục tiêu và định hƣớng chiến lƣợc của Sở tƣ pháp. Việc xác định nhu cầu nhân lực chỉ mang tính chất ngắn hạn, tạm thời cuối mỗi năm, các trƣởng phòng tại các phòng ban tiến hành phân tích nhu cầu nhân lực hiện tại của phòng ban mình về nhu cầu nhân lực của phòng ban. Vào cuối mỗi năm, các trƣởng phòng sẽ lập báo cáo về tình hình nhân lực tại các phòng ban thuộc mình quản lý. Công tác xây dựng kế hoạch về nguồn nhân lực tại Sở Tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên đƣợc thực hiện theo ba bƣớc nhƣ sơ đồ:
Bước 1: Kế hoạch nguồn nhân lực tại các phòng ban
Kế hoạch nguồn nhân lực tại các phòng ban
Ban giám đốc phê duyệt
Cuối mỗi năm tổng kết báo cáo. Ngoài báo cáo về kết quả hoạt động của phòng ban và phƣơng hƣớng nhiệm vụ trong năm tới, các phòng ban trong Sở tƣ pháp sẽ tiến hành xây dựng chi tiết cụ thể về kế hoạch nguồn nhân lực của phòng ban gửi kèm theo đến phòng tổ chức hành chính. Bao gồm tuyển mới đối với vị trí thiếu và tinh giản biên chế đối với vị trí không cần thiết.
Bước 2: Phòng tổ chức hành chính kiểm tra và giám sát
Phòng tổ chức hành chính dựa vào bản phân tích và mô tả công việc của các phòng ban cũng nhƣ phƣơng hƣớng và mục tiêu của các phòng ban. Nhu cầu về nhân lực và đào tạo phát triển nhân lực của các phòng ban, tổng hợp lại và đề xuất đến các phòng ban, tiến hành kiểm tra giám sát thực tế về tình hình nhân lực của các phòng ban , xét duyệt đề xuất của các phòng ban và trình duyệt với ban lãnh đạo Sở.
Bước 3: Ban giám đốc sở phê duyệt
Sau khi xem xét đề xuất của phòng tổ chức hành chính, ban giám đốc Sở sẽ họp và phê duyệt hoặc từ chối đề xuất của phòng tổ chức hành chính.
Có thể nói, công tác xác định nhu cầu lao động tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên đƣợc thực hiện khá khoa học. Quy trình xác định nhu cầu lao động đƣợc thực hiện khá bài bản và rà soát kỹ qua từng công đoạn. Điều này cũng phù hợp với chủ trƣơng và đƣờng lối của Nhà nƣớc trong việc tuyển chọn thêm công nhân viên chức mới và tinh giản biên chế đối với những vị trí thừa, không cần thiết.
Để đánh giá về công tác xác định nhu cầu tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên, tác giả đánh giá thông qua bảng số liệu 3.6 dƣới đây:
Công tác xác định nhu cầu tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên đƣợc coi là nhiệm vụ cần thiết đối với việc quản lý nhân sự. Bởi lẽ hiểu đƣợc nhu cầu của cán bộ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ yên tâm công tác. Tại Sở tƣ pháp Thái Nguyên công tác đánh giá đƣợc thể hiện trong bảng dƣới đây:
Bảng 3.6. Đo lƣờng đánh giá của nhân viên về công tác xác định nhu cầu nhân lực tại Sở tƣ pháp tỉnh Thái Nguyên
Nhóm Mã hóa Câu hỏi
Điểm trung bình Xác định nhu cầu
XDNC1 Công tác dự báo nhu cầu nguồn nhân lực đƣợc
thực hiện tốt 3,56
XDNC2 Quyết định tăng, giảm nhân sự tại các phòng
ban của Sở là thỏa đáng 3,98
XDNC3 Việc hoạch định nhân sự ngắn hạn có hiệu quả 3,63 XDNC4 Việc lên kế hoạch sử dụng nhân sự đƣợc triển
khai vào các thời điểm hợp lý 3,87 XDNC5 Xác định đƣợc nhu cầu nhân sự giúp Sở chủ
động hơn trong việc sắp xếp công việc chung 3,88
Nguồn: Số liệu tác giả tự điều tra thu thập