c, Thay đổi cách vận hành, chính sách mớ
3.1.5. Hoạt động giám sát quá trình
Các hoạt động giám sát là các thủ tục và chính sách thiết kế quản lý các hoạt động diễn ra trong doanh nghiệp và giải quyết những vấn đề rủi ro phát sinh trong doanh nghiệp đồng thời phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của tổ chức.
Rủi ro thuế có thể tiềm ẩn ở nhiều bộ phận, trong nhiều hoạt động và rất đa dạng, việc doanh nghiệp xây dựng các quy trình để phòng ngừa rủi ro nhưng chưa chắc người thực hiện họ đã tuân theo đầy đủ, chưa chắc họ đã cẩn trọng vì nhiều lý do, lợi ích riêng, điều này sẽ khiến cho doanh nghiệp phải hứng chịu rủi ro. Có thể lấy một ví dụ như việc mua hóa đơn là phạm pháp nhưng kế toán họ vẫn mua hóa đơn vì khi mua hóa đơn họ sẽ được hưởng khoản hoa hồng riêng, nếu số tiền lớn thì rủi ro sẽ rất cao và doanh nghiệp sẽ phải chịu. Bởi vậy việc đưa ra các quy trình, quy chế chi tiết chưa phải là đủ mà doanh nghiệp cần phải tiến hành rà soát, kiểm tra đối
chiếu lại, đây là hoạt động quyết định tới tính hiệu quả của một hệ thống QTRR thuế trong doanh nghiệp.
Vì vậy doanh nghiệp cần tiến hành rà soát, đối chiếu và kiểm tra theo định kì để có sự chỉnh lý kịp thời, đặc biệt là hồ sơ, chứng từ không để vượt quá thời hạn xử lý. Doanh nghiệp nên tăng cường sự quản lý thường xuyên bằng các biện pháp phù hợp như quan sát các hoạt động trong doanh nghiệp, tiến hành các cuộc khảo sát, lấy ý kiến nhân sự trong quá trình làm việc. Thực hiện kiểm tra định kì sổ sách, tài liệu liên quan. Việc doanh nghiệp thực hiện rà soát thường xuyên là rất quan trọng vì nếu như để vi phạm tồn tại càng lâu, sau này khi bị CQT kiểm tra phát hiện ra sẽ bị truy thu, phạt số tiền càng lớn.
Doanh nghiệp có thể thực hiện công việc giám sát dựa trên những quy trình đã
xây dựng, thực hiện trong doanh nghiệp, tuy nhiên cần lưu ý quy trình đó phải được xây dựng thật đầy đủ, chặt chẽ và phù hợp với thực tiễn, việc giám sát các quy trình thực hiện cần tập trung vào những điểm quan trọng, có khả năng xảy ra lỗi. Qua các lần kiểm tra đó cần đưa ra những biện pháp để hạn chế những lỗi mắc phải này ví dụ như đưa ra các quy định về trao quyền phê duyệt, bàn giao, thực hiện báo cáo những thất thường theo định kì (theo tháng, quý...).
Khi các hoạt động kinh doanh phát triển ngày càng đa dạng thì các mối quan hệ về thuế với tài chính, các hoạt động kinh doanh sẽ thêm phức tạp hơn cũng đồng nghĩa việc phát sinh nhiều nguồn rủi ro về thuế hơn. Vì vậy để hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp được hiệu quả thì cần nâng cao tầm quan trọng của thông tin và truyền thông trong doanh nghiệp, vì theo nguyên tắc trước khi CQT kiểm tra thì doanh
nghiệp vẫn được kê khai bổ sung. Việc nâng cao hiệu quả của thông tin truyền thông cần lưu ý theo các chiều sau:
- Thông tin truyền thông theo chiều ngang sẽ giúp các bộ phân, phòng ban chức năng trong doanh nghiệp có sự phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau vừa giúp đạt
được mục
tiêu trong công việc đồng thời thực hiện kiểm soát, và ngăn ngừa các rủi ro
- Thông tin truyền thông từ trên xuống sẽ giúp mọi quy định, chính sách được phổ biến, rõ ràng trong toàn doanh nghiệp nhờ đó người thực hiện sẽ hiểu được lý do
tại sao phải làm vậy từ đó sẽ làm có tâm và làm có chủ đích hơn.
Hoạt động giám sát bên cạnh việc giúp kiểm tra, giám sát việc thực hiện các bộ phận bên dưới nó cũng sẽ giúp cấp trên nắm được tình hình thực tế để đưa ra những hướng xử lý sớm, kịp thời, khắc phục những thiếu sót, lỗ hổng còn tồn tại qua đó cải tiến lại các quy trình, hệ thống quản trị phù hợp với thực tế các hoạt động trong
doanh nghiệp cũng như trước tình hình hệ thống pháp luật thuế đang trong quá trình cải cách, với nhiều sửa đổi, bổ sung như hiện nay. Việc cập nhật kịp thời từ bộ phận cấp quản lý là rất cấp thiết và qua đó cũng sẽ giúp nâng cao tính hiệu quả của quy trình QTRR thuế trong tương lai.
Trong hoạt động giám sát cần lưu ý, ở các quy mô doanh nghiệp khác nhau thì
về nội dung giám sát có thể giống nhau tuy nhiên về hình thức, cách thức thực hiện có thể khác nhau và cần có sự linh hoạt giữa các quy mô doanh nghiệp khác nhau như
đối với các bộ phận quản lý ở các doanh nghiệp lớn sẽ có nhiều bộ phận chức năng hơn hay như các quy trình, quy tắc ở các doanh nghiệp lớn thì nên có những văn bản quy định cụ thể, còn ở những doanh nghiệp quy mô nhỏ thì các quy tắc, quy trình... có thể được truyền đạt thông qua giao tiếp trực tiếp, các hướng dẫn, các ví dụ quản lý trong thực tiễn cụ thể.
3.2. KIẾN NGHỊ