Mua hàng là một hoạt động khá phổ biến trong hầu hết các loại hình doanh nghiệp để đảm bảo được sự vận hành bình thường hoặc đảm bảo sự hoạt động liên tục của hoạt động SXKD. Nếu một doanh nghiệp trong quá trình mua hàng không đảm bảo đầy đủ bộ hóa đơn chứng từ hợp lệ, hợp pháp... theo quy định của pháp luật mà vẫn kê khai vào thuế GTGT được khấu trừ và chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, thì khi bị CQT kiểm tra phát hiện ra sẽ dẫn đến bị xuất toán những khoản chi
phí đó và bị truy thu thuế. Ngoài việc doanh nghiệp sẽ bị truy thu những khoản thuế GTGT và thuế TNDN của những hóa đơn đó, doanh nghiệp còn có thể bị phạt hành chính vì kê khai sai và bị phạt tiền chậm nộp thuế theo mức 0,03%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp theo quy định hiện hành còn nếu phát sinh trước ngày 01 tháng 7 năm 2016 thì mức phạt quy định là 0,05%/ngày tính trên số tiền thuế chậm nộp.
để giải trình, chứng minh, bảo vệ được những khoản chi phí đó. Vậy thì một bộ chứng
từ đầy đủ khi mua hàng cần bao gồm: - Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp
- Hợp đồng, phụ lục hợp đồng và thanh lý hợp đồng (nếu có)
- Nếu giá trị lớn hơn 20 triệu đồng cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt còn nếu giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì cần có phiếu chi.
- Biên bản bàn giao hàng hóa
- Các chứng từ khác liên quan đến việc mua hàng hóa như chi phí vận chuyển, bốc dô'...
Ngoài ra doanh nghiệp có thể cẩn trọng thu thập càng nhiều chứng từ có thể có
từ người bán thì càng dễ dàng chứng minh được nghiệp vụ mua hàng của mình như phiếu xuất kho, nhập kho, bảng kê chi tiết từng mặt hàng đi kèm hóa đơn
Việc tập hợp đầy đủ các chứng từ chưa hẳn là đã kiểm soát được hết những rủi ro thuế phát sinh, điều đó mới đảm bảo được đầy đủ hồ sơ. Doanh nghiệp vẫn cần
cẩn trọng xem xét tới tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của từng loại chứng từ và cả sự nhất quán giữa các chứng từ đó, một số vùng tiềm ẩn rất nhiều rủi ro liên quan đến các loại hóa đơn, chứng từ đó có thể kể đến như sau:
• Hóa đơn giá trị gia tăng:
Hóa đơn giá trị gia tăng sẽ là chứng từ đầu tiên CQT kiểm tra xem giao dịch đó có thật hay không vì thế khi mua hàng, doanh nghiệp phải tập hợp được đầy đủ hóa đơn và cẩn trọng kiểm tra hóa đơn thông qua 3 đặc điểm sau đây:
- Tính hợp pháp của hóa đơn:
Nếu doanh nghiệp không cẩn trọng kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn thì tuy
việc mua hàng của doanh nghiệp là thật nhưng lấy phải hóa đơn bất hợp pháp sẽ dẫn đến hậu quả rất nghiêm trọng. Cụ thể doanh nghiệp cần nắm rõ các trường hợp được
Hóa đơn giả là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn. Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo hướng dẫn tại Thông tư này, nhưng chưa hoàn thành việc thông báo phát hành.
Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn đã làm đủ thủ tục phát hành nhưng tổ chức, cá
nhân phát hành thông báo không tiếp tục sử dụng nữa; các loại hóa đơn bị mất sau khi đã thông báo phát hành được tổ chức, cá nhân phát hành báo mất với cơ quan thuế
quản lý trực tiếp; hóa đơn của các tổ chức, cá nhân đã ngừng sử dụng mã số thuế (còn
gọi là đóng mã số thuế).”
Doanh nghiệp cần kiểm tra về tính hợp pháp của hóa đơn thông qua những tiêu thức đó nếu mua phải những hóa đơn đó doanh nghiệp sẽ bị xử phạt và không được kê khai thuế GTGT và thuế TNDN của những hóa đơn đó. Ngoài ra hiện nay lợi dụng cơ chế tự khai, tự nộp dẫn đến tình trạng mua bán hóa đơn ngày càng phổ biến, nếu lấy phải hóa đơn người bán như vậy, cho dù hôm nay họ vẫn đang hoạt động và vẫn đăng kí phát hành nhưng vài năm sau có thể bỏ trốn, khi đó CQT thanh tra đến sẽ tiềm ẩn những rủi ro trong doanh nghiệp, bởi vậy khi mua hàng doanh nghiệp cần thật cẩn trọng kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn cần lưu ý:
+ Kiểm tra thông tin doanh nghiệp trên website: tracuunnt.gdt.gov.vn để kiểm tra về tình trạng của doanh nghiệp xem người bán có thuộc diện doanh nghiệp bỏ trốn
hay đang trong thời gian tạm ngừng kinh doanh.
+ Kiểm tra trên website: tracuuhoadon.gdt.gov.vn để kiểm tra tình trạng hóa đơn như tra cứu thông báo phát hành, giá trị sử dụng của hóa đơn để kiểm tra tính hợp
pháp của hóa đơn
+ Kiểm tra xem người bán có đăng kí kinh doanh đúng mặt hàng mà mình mua bằng cách kiểm tra trên website: dangkikinhdoanh.gov.vn
chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ; Người mua, người bán ký và ghi rõ họ tên, dấu người bán (nếu có) và ngày, tháng, năm lập hóa đơn; Tên tổ chức nhận in hóa đơn...”
- Tính hợp lý của hóa đơn
Cuối cùng là cần kiểm tra tính hợp lý của hóa đơn, nội dung trên hóa đơn phải
đúng và phù hợp với hoạt động kinh doanh của đơn vị, nằm trong phạm vi cấp giấy chứng nhận kinh doanh của doanh nghiệp ví dụ như:
- Đối với doanh nghiệp thương mại thì tên hàng hóa mua vào phải khớp với hàng hóa bán ra nên tên gọi, mã hàng phải khớp nhau, ví dụ nếu mua vào theo
đơn vị “bộ” khi xuất theo đơn vị là “cái” thì cần làm đơn vị quy đổi.
- Đối với doanh nghiệp sản xuất thì nguyên vật liệu mua vào phải phù hợp với thành phẩm sản xuất ra ...
- Ngoài ra việc giá mua vào cũng cần phải tuân thủ phù hợp với giá cả trên thị trường, không được cao quá một cách bất hợp lý, nếu không sẽ bị loại bỏ khoản
chi phí này ra. • Hợp đồng kinh tế
Hợp đồng kinh tế là thỏa thuận tự nguyện giữa hai bên tuy nhiên trong những trường hợp giá trị giao dịch lớn hay thời gian thực hiện dài thì thường sẽ có sự thỏa thuận bằng việc kí kết hợp đồng để ràng buộc, đảm bảo lợi ích của các bên. Trong những trường hợp như vậy nếu như doanh nghiệp không có hợp đồng kinh tế thì sẽ có khả năng bị CQT kiểm tra về tính thực tế của giao dịch. Nội dung trên hợp đồng kinh tế có thể tiềm ẩn những rủi ro như sự trùng khớp với hóa đơn và chứng từ thanh toán về mặt thời hạn thanh toán, giá trị mua bán, cụ thể:
- Thời hạn thanh toán: nếu thời hạn thanh toán trên hợp đồng không khớp với trên hóa đơn và chứng từ thanh toán thì có thể sẽ bị xuất toán các khoản chi phí này sang kì tương ứng với thời hạn trên hợp đồng và nếu như có khoản được hoàn thuế thì doanh nghiệp sẽ không được hoàn thuế trong kì đó.
thêm hàng, hay lý do khác... thì CQT sẽ chỉ ghi nhận giá trị trên hợp đồng đối với bên mua tức là theo hướng bất lợi phía doanh nghiệp, lúc này thuế GTGT được khấu trừ của bên mua sẽ bị giảm đồng thời khoản chi phí giảm nên thuế TNDN sẽ tăng lên, doanh nghiệp sẽ gặp rủi ro bị truy thu thuế và phải nộp thêm tiền phạt, tiền chậm nộp.
Để tránh những rủi ro không đáng có này doanh nghiệp cần chú ý khi phát sinh vấn đề khiến thời hạn thanh toán không khớp với hóa đơn, chứng từ thanh toán thì cần khắc phục luôn bằng cách làm đơn xin gia hạn thanh toán (được bên bán đồng
ý chấp nhận); Trong trường hợp không trùng khớp về giá trị mua bán thì cần bổ sung phụ lục điều chỉnh giá trị hợp đồng sao cho đúng với thực tế phát sinh và cụ thể là so với con số trên hóa đơn cũng như chứng từ thanh toán của nghiệp vụ này hoặc doanh nghiệp thực hiện hủy hợp đồng cũ và kí hợp đồng mới.
• Chứng từ thanh toán
Theo khoản 10 điều 1 thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi điều 15 thông tư 219/2013/TT-BTC có nêu rõ điều kiện khấu trừ thuế GTGT: “Cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ hai mươi triệu đồng trở lên, trừ các trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ nhập khẩu từng lần có giá trị dưới hai mươi triệu đồng, hàng hóa, dịch vụ mua vào
từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT và trường hợp cơ sở kinh doanh nhập khẩu hàng hóa là quà biếu, quà tặng của tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.”
Như vậy đối với những khoản có giá trị dưới 20 triệu đồng thì không cần phải thanh toán không dùng tiền mặt nhưng đề đảm bảo tránh rủi ro khi CQT kiểm tra thì doanh nghiệp cần xin phiếu thu, phiếu xuất kho, biên bản bàn giao từ bên bán có đầy đủ chữ ký và có phiếu chi của doanh nghiệp mình
Đối với những khoản từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán qua ngân hàng cần lưu ý cả tài khoản của người bán và người mua phải được đăng kí với CQT bởi vậy cần phải cẩn thận kiểm tra tài khoản bên bán đã được đăng kí chưa bằng cách
Ngoài ra để đảm bảo không bị lẫn lộn giữa các khoản thanh toán, thuận lợi cho
việc theo dõi, gia hạn kịp thời các khoản chưa thanh toán thì trên nội dung ủy nhiệm chi cần ghi rõ ràng nội dung thanh toán cho hóa đơn nào.