Khi bán hàng thì người bán phải lập hóa đơn theo các trường hợp quy định của
pháp luật, tuy nhiên việc xuất hóa đơn thường tiềm ẩn rủi ro, trên thực tế tình huống rủi ro khi xuất hóa đơn thường gặp nhất là khi doanh nghiệp xuất sai thời điểm, trường
hợp này doanh nghiệp sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của những hóa đơn đó, khi bán hàng xuất hóa đơn cần lưu ý theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT- BTC quy định về thời điểm xuất hóa đơn một số trường hợp như sau:
“Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc
quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt
đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng...”
Như vậy khi doanh nghiệp xuất bán hàng mà không lập hóa đơn cho khách hàng thì doang nghiệp đã bị vi phạm quy định về thời điểm xuất hóa đơn, dẫn tới
ii) Phạt tiền từ 4 triệu đồng đến 8 triệu đồng đối với hành vi khác lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định.” (Điểm a Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 10/2014/TT- BTC)
Nếu như bên bán lập hóa đơn trước cho bên mua để làm thủ tục thanh toán nhưng chưa giao hàng ngay, trường hợp này là hóa đơn khống và sẽ bị xử phạt. Ngoài
ra có khả năng thời điểm và giá trị để xác định thuế GTGT và xác định doanh thu hoàn toàn dựa theo tờ hóa đơn và nếu rơi vào trường hợp nói trên là doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm sẽ kéo theo việc doanh nghiệp ghi nhận sai thời điểm xác định thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN. Để rõ hơn về rủi ro tiềm ẩn này thì:
Theo quy định tại khoản 1 điều 8 Thông tư 219/2014/TT-BTC thời điểm xác định thuế GTGT là: “ Đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền” và theo quy định tại điều 3 thông tư 96/2015TT-BTC thời điểm xác định doanh thu để tính thu nhập chịu thuế: “Đối với hàng hóa là thời điểm chuyển
giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hàng hóa cho người mua”. Như vậy khi doanh nghiệp ghi nhận thuế GTGT và doanh thu tính thuế TNDN vào thời điểm xuất hóa đơn, mà khi xuất hóa đơn sai thời điểm rồi thì doanh nghiệp sẽ thuộc vào diện là kê khai sai và rất có khả năng sẽ bị truy thu thuế và nộp phạt tiền chậm nộp.
Các tình huống có thể xảy ra liên quan đến việc xuất hóa đơn sai thời điểm như sau:
- Tình huống 1: Chuyển giao quyền sở hữu trước (căn cứ vào các chứng từ như biên bản bàn giao hàng hóa, biên bản nghiệm thu công trình đối với doanh nghiệp xây dựng) sau đó xuất hóa đơn sau:
Nếu rơi vào tình huống này, doanh nghiệp ghi nhận thuế GTGT đầu ra và doanh thu tính thuế TNDN theo trên hóa đơn mà rơi vào kỳ tính thuế sau thì sẽ bị CQT truy thu thuế, nộp tiền chậm nộp. CQT sẽ căn cứ vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu theo đúng quy định trong văn bản có nhắc ở bên trên để xác định ghi nhận trong kỳ chuyển giao quyền sở hữu đó (tức biên bản giao hàng hay nghiệm thu công trình). Để tránh rủi ro này xảy ra doanh nghiệp phải xuất hóa đơn, ghi nhận
hay biên bản nghiệm thu công trình, trường hợp khách hàng chưa thanh toán đủ tiền có thể xử lý bằng cách yêu cầu khách hàng ứng trước tiền thuế GTGT vừa giúp doanh
nghiệp mình xuất hóa đơn đúng thời điểm mà vừa đảm bảo bên họ được khấu trừ khoản thuế GTGT theo đúng kì đó.
- Tình huống 2: Xuất hóa đơn trước, chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa sau:
Tình huống này có thể xảy ra như khi khách hàng ứng trước tiền cho doanh nghiệp của mình để xuất hóa đơn với số tiền tạm ứng nhưng chưa giao hàng, hay vì một lý do nào đó thì ngoài việc doanh nghiệp vi phạm thời điểm xuất hóa đơn có thể bị phạt từ 4 triệu - 8 triệu đồng thì khi doanh nghiệp đã xuất hóa đơn kì này rồi thì sẽ phải ghi nhận khoản thuế GTGT đầu ra vào kì này, dù rằng đúng ra hóa đơn đó phải xuất kì sau, ghi nhận kì sau theo đúng thời điểm chuyển giao quyền sở hữu thì khi kiểm tra bởi CQT họ cũng sẽ xử lý theo hướng có lợi cho NSNN như vậy doanh nghiệp đã tự gây bất lợi cho mình.
Ngoài ra có thể xảy ra do năng lực, sự thiếu cẩn trọng của người ghi nhận mà xác định thời điểm ghi nhận thuế GTGT trùng với ghi nhận doanh thu tính thuế TNDN, đồng thời hạch toán khoản tiền tạm ứng đó vào tài khoản doanh thu dẫn đến tăng thêm số thuế TNDN phải nộp trong kì đó. Trong khi trên thực tế đúng với quy định, khoản tiền ứng trước kế toán có thể ghi nhận Có tài khoản 131 (giảm khoản phải thu khách hàng) như vậy sẽ không làm tăng thêm doanh thu tính thuế TNDN, bao giờ chuyển giao quyền sở hữu mới hạch toán vào tài khoản doanh thu.
Trong trường hợp khi có những khoản khách hàng thanh toán tiền trước nếu trong hợp đồng không ghi rõ là khoản đặt cọc hay không ghi rõ thời điểm chuyển giao quyền sở hữu thì cũng rất dễ bị CQT nghi ngờ doanh nghiệp xuất hóa đơn sai thời điểm. Tóm lại thì việc doanh nghiệp không nắm rõ và thực hiện sai so với quy định của pháp luật có thể kéo theo rất nhiều rủi ro tiềm ẩn sau đó và gây bất lợi lớn cho phía doanh nghiệp.
Bên cạnh đó khi chuyển dần từ sử dụng hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần tìm hiểu kĩ, lưu ý những điểm thay đổi giữa việc sử dụng hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử, tránh việc áp theo thói quen từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Có thể lấy ví dụ như theo điều 18 thông tư 39/2014/TT-BTC quy định: “Bán
hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng mỗi lần thì không phải lập hóa đơn, trừ trường hợp người mua yêu cầu lập và giao hóa đơn.” Như vậy đối với hóa đơn giấy nếu có giá trị dưới 200.000 đồng thì không phải lập hóa đơn thay vào đó cần lập Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ. Nhưng nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cần lưu ý theo điều 4 nghị định 119/2018/NĐ-CP: “Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán (trừ hộ, cá nhân kinh doanh quy định tại khoản 6 Điều 12 Nghị định này) phải lập hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu mà cơ quan thuế quy định và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Nghị định này, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ”. Như vậy theo quy định này nếu sử dụng hóa đơn điện tử, kể cả giá trị hàng hóa dưới 200.000 đồng thì người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định nếu không sẽ bị xử phạt do không xuất hóa đơn và bị truy thu thuế, tiền chậm nộp...