Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.3. Giải pháp hồn thiện văn hóa doanh nghiệp tại Cơng ty
4.3.3. Hồn thiện mơ hình văn hóa doanh nghiệp của Công ty
Sau khi phân tích thực trạng về mơ hình văn hóa doanh nghiệp của Cơng ty, kết quả nghiên cứu cho thấy mơ hình phù hợp là cần duy trì văn hóa gia đình ở mức cao, phát triển văn hóa sáng tạo, duy trì và phát huy văn hóa thị trường và văn hóa thứ bậc.
4.3.3.1. Phát triển văn hóa sáng tạo
Một mơi trường làm việc cởi mở nơi mà người nhân viên có thể chia sẻ thông tin và kiến thức một cách tự do thoải mái chắc chắn sẽ tạo điều kiện tốt để cho một cơng ty có thể đạt được những mục tiêu của mình. 80% các vấn đề trong các cơng ty là có liên quan đến việc giao tiếp hay thiếu sự giao tiếp giữa các cá nhân trong công ty. Việc hiểu lầm, cách nghĩ sai hay giải thích sai… xảy ra trong các công ty đều là bởi người ta không trao đổi với nhau lý do của việc làm của mình. Bởi vậy những quyết định trong cơng ty được đưa ra mà lại thiếu đi phần giải thích lý do rõ ràng cho sự ra đời của chính những quyết định ấy. Từ đó trở về sau, trong
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
công ty, người ta làm mọi việc mà không trao đổi với nhau tại sao họ lại làm như thế hay thế khác.
Để tạo một môi trường làm việc lành mạnh và cởi mở công ty cần phải thực hiện một số vấn đề sau:
● Có các quy định rõ ràng về cơng việc và quy trình thực hiện cơng việc Khi các nhân nắm rõ các công việc được giao một cách rõ ràng thì họ có khả năng thực hiện nó và thực hiện có hiệu quả. Khi phân giao cơng việc cấp trên cần phải thống nhất nội dung và mục tiêu công việc với nhân viên, các nội dung này phải ngắn gọn xúc tích tuy nhiên vẫn đầy đủ, giúp nhân viên có thể dễ nhớ và cấp trên dễ quản lý. Điều này địi hỏi phải có sự ăn ý khi làm việc giữa các nhân viên trong cơng ty.
● Thực thi hình tượng doanh nhân, nhà quản trị cởi mở gần gũi với nhân viên + Giao tiếp thường xuyên với các nhân viên
Thông thường chính những người lãnh đạo cơng ty chứ khơng phải công việc lại là nguyên nhân làm cho các nhân viên cảm thấy lo sợ và làm cho họ rơi vào sự im lặng bất lợi. Những ai khơng có cơ hội để nói lên ý kiến, quan điểm hay đưa ra một lời đề nghị nào của mình đó sẽ trở nên khơng hài lịng, bất mãn. Hậu quả của việc này là họ không làm việc hết khả năng của mình. Họ khơng cịn muốn tìm tịi ra những ý tưởng mới, áp dụng những cải tiến hay thay đổi nào vì sợ bị cấp trên khiển trách. Vì vậy, người lãnh đạo phải hòa đồng với nhân viên và làm gương cho nhân viên.
Những quy định và ranh giới trong hành vi cư xử đều khá rõ ràng và thường xuyên được sử dụng trong giao tiếp hàng ngày. Tuy nhiên văn hóa cơng ty khơng có tính đặc trưng bởi tơi tin là các cơng ty thì có những lối ứng xử văn hóa rất đa dạng. Điều này đặc biệt đúng khi chúng ta xem xét đến sự vận động không ngừng của con người, những nền văn hóa và các giá trị trên thế giới. Trong các buổi họp hành hay thảo luận, người lãnh đạo cơng cần khích lệ được một mơi trường làm việc cởi mở thì sẽ chẳng nhận được ý kiến phản hồi nào từ phía nhân viên của mình, do đó sẽ nảy sinh tình trạng mù mờ về thông tin và những giả thiết sai lầm lại khơng hề được ai thắc mắc mà chính những điều này lại gây ra các hậu quả xấu về sau.
+ Xây dựng sự gương mẫu của người lãnh đạo, nhà quản trị: Các nhà quản lý phải gương mẫu đi đầu. Họ chính là biểu tượng để nhân viên noi theo. Có một thực
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
tế là các nhân viên thường bắt chước theo thủ trưởng từ cách đi đứng, đến nói năng và hành động.
● Tạo ra môi trường sáng tạo tôn trọng và thúc đẩy nhân viên đưa ra các sáng kiến
Công ty cần thúc đẩy các nhân viên sáng tạo, đưa ra các ý kiến của mình, cần tạo ra các chủ đề thu hút sự chú ý của nhân viên, để nhân viên tham gia bàn luận sôi nổi. Trong các phòng ban, các trưởng phòng cần phải khuyến khích nhân viên của mình tham gia đóng góp ý kiến, nêu cao tinh thần đồng đội, tinh thần làm việc nhóm.
4.3.3.2. Duy trì và phát huy văn hóa gia đình
Nét văn hóa gia đình đang vừa là một nền tảng vững chắc được Công ty xây dựng trong một thời gian dài, vừa là một hướng chú trọng phát triển trong tương lai với sự kỳ vọng khá cao ở cả nhân viên và lãnh đạo doanh nghiệp, điều này cho thấy, mơ hình văn hóa doanh nghiệp đã chứng tỏ sự phù hợp trong mơi trường Cơng ty. Do đó, trong tương lai Cơng ty cần tiếp tục phát huy những nền tảng này bằng một số biện pháp sau.
- Công ty cần chuẩn bị tốt tâm lý của các nhóm nhân viên mới khi gia nhập mơi trường làm việc của Cơng ty, trong đó chú trọng tới việc thông tin đầy đủ cho các nhân viên tham gia tuyển dụng về phong cách ứng xử, giao tiếp trong mơi trường coi trọng tính trung thực, thân thiện và gắn kết. Yêu cầu các nhân viên được tuyển dụng tuân thủ những yêu cầu trên như là một nhiệm vụ của công việc.
- Duy trì các hoạt động giao lưu trong nội bộ Công ty, chú trọng tới các hoạt động tập thể, hội họp, thể thao giải trí, văn hóa văn nghệ, hệ thống một số ngày kỷ niệm trong năm trở thành ngày hội của tồn Cơng ty, bởi điểm hạn chế hiện nay là việc tổ chức các hoạt động này chưa được Công ty xây dựng định kỳ. Một số ngày trong năm Cơng ty có thể lựa chọn là ngày kỷ niệm thành lập, ngày Công ty sản xuất được 1 triệu tấn Clanker, hay ngày Cơng ty được đón bằng khen của Bộ Cơng thương cho thành tích hoạt động sản xuất kinh doanh, đó là những đợt kỷ niệm có nhiều ý nghĩa, nếu như Công ty cũng chú trọng kỷ niệm sẽ càng làm cho người lao động có tinh thần và sự tự hào khi được làm việc tại Cơng ty.
- Văn hóa gia đình chủ yếu xuất phát từ sự tin tưởng, do đó, việc Cơng ty xây dựng thêm các quy chế kỷ luật các trường hợp gây mất đoàn kết nội bộ, hoặc kỷ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
luật nghiêm khắc với các hành vi gian dối cả trong và ngồi Cơng ty là điều cần thiết để đảm bảo môi trường làm việc hạn chế các hành vi xấu tồn tại.
4.3.3.3. Duy trì và phát huy văn hóa thị trường
Văn hóa thị trường cũng đóng một vai trị quan trọng trong định hướng phát triển của Công ty trong tương lai, với sự kỳ vọng cao từ phía nhân viên và lãnh đạo Cơng ty. Việc phát triển văn hóa thị trường cần chú trọng tới tính cạnh tranh và kỷ luật cao giữa từng thành viên trong tổ chức, vì thế Cơng ty cần tiếp tục thực hiện những công việc đã làm trong hoạt động xây dựng văn hóa thị trường tại Cơng ty, ngồi ra, cũng cần áp dụng một số công việc như sau.
- Hồn thiện cơng tác lên kế hoạch sản xuất, trong đó phối kết hợp việc bán hàng và sản xuất theo hướng thống nhất về chỉ tiêu trong hoạt động bán hàng với chỉ tiêu sản xuất, với mỗi đơn hàng, việc bán hàng và sản xuất sẽ được thống nhất về một trong các Phó giám đốc để tiến hành điều hành cơng việc chung. Bởi vì vấn đề khơng ăn khớp giữa sản xuất và bán hàng đã khiến Công ty gặp khá nhiều vấn đề về hàng tồn kho cũng như áp lực cho bộ phận sản xuất. Điều này sẽ giúp cho việc thực hiện các kế hoạch sản xuất và bán hàng được hiệu quả, thành tích của từng cá nhân cũng như tập thể vì đó cũng được nâng cao.
- Một yêu cầu quan trọng của văn hóa thị trường là tính cạnh tranh, để đảm bảo Cơng ty có năng lực cạnh tranh tốt trên thị trường, đỏi hỏi từng cá nhân mỗi người lao động phải ý thức được vai trị của tính cạnh tranh trong cơng việc, từ đó phát huy trong việc cạnh tranh với các đối thủ. Muốn làm được điều này, Công ty cần phải có những hoạt động thông tin về thị trường Xi măng, các đối thủ cạnh tranh trực tiếp với Cơng ty, ngồi ra, việc đưa ra các yếu tố tác động tới tâm lý cạnh tranh của người lao động cũng cần phải thực hiện. Cụ thể, Cơng ty có thể đưa ra một số cơ chế thưởng đột xuất với một vài cá nhân thể hiện hiệu quả làm việc cao, mức thưởng thì tùy theo vị trí và hiệu quả mang lại, nhưng sẽ được tưởng thưởng công khai, thông tin rộng rãi, cơ chế thăng tiến cũng phải có sự linh hoạt, chủ yếu là hoàn thiện việc xác định các chỉ tiêu đánh giá nhân sự và hiệu quả công việc, để có căn cứ đầy đủ phục vụ việc xét duyệt thăng tiến. Trong hoạt động thăng tiến không chỉ chú trọng tới tính hiệu quả, mà cịn chú ý tới yếu tố độ tuổi khi chú trọng xét tới các cá nhân có độ tuổi trẻ, để tạo động lực làm việc.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
- Tăng thêm các hình thức khen thưởng kỷ luật đối với từng bộ phận trong việc thực hiện đạt và vượt các kế hoạch sản xuất kinh doanh đã đề ra, một phương pháp thưởng mới mà Cơng ty có thể quan tâm chính là việc bố trí thưởng cho các bộ phận bằng hình thức du lịch nghỉ dưỡng, mặc dù chi phí là khá cao, nhưng với hình thức này sẽ thúc đẩy các bộ phận khác cùng nỗ lực phấn đấu hơn nữa.
4.3.3.4. Duy trì và phát huy văn hóa thứ bậc
Văn hóa thứ bậc là điều mà lãnh đạo Công ty đang ngày càng muốn xây dựng và hồn thiện, tuy nhiên, nét văn hóa này lại khơng nhận được sự đồng tình cao từ phía người lao động. Bên cạnh những điểm mạnh của nét văn hóa này, những việc cần làm để cân đối giữa mong muốn của lãnh đạo và nhân viên trong thời gian tới là hoạt động cần thiết.
- Lãnh đạo Công ty cần chú trọng tới việc xây dựng bộ khung quản lý, khung tiêu chuẩn cho từng vị trí cơng việc, có thể thay thế bản mơ tả công việc đã cũ và khơng cịn mang tính cập nhật của Công ty. Điều này giúp hiệu quả quản lý tăng lên, và giúp việc quản lý sẽ thống nhất từ trên xuống.
- Công ty cần tăng cường khả năng trao đổi thơng tin giữa các phịng ban, bộ phận thơng qua hoạt động phát triển hệ thống kiểm soát nội bộ qua phần mềm quản lý và kho dữ liệu chung của toàn Cơng ty. Đây là một cơng việc lớn, địi hỏi sự đầu tư lâu dài, tuy nhiên chắc chắn hiệu quả mang lại không chỉ ở việc giúp việc trao đổi thơng tin dễ dàng mà cịn gia tăng khả năng quản lý của lãnh đạo cấp cao.
Trong luận văn này, tác giả đề xuất một dạng mơ hình phân cấp của Cơng ty
như sau.
- Để cải thiện tình trạng phân cấp quyền hạn và trách nhiệm, Công ty cần nỗ lực trong việc cải tiến bộ máy cơ cấu tổ chức theo hướng gọn nhẹ và phân cấp theo mơ hình bậc thang, bổ sung thêm các vị trí quản lý cho từng bậc thang trong mơ hình phân cấp.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
Sơ đồ 4.1. Đề nghị về mơ hình cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHHMTVXM Quang Sơn
T.phòng sản xuất P.P Clanker P.P Xi măng T.phòng Kỹ Thuật P.P Cơ điện P.P nghiên cứu P.P KHVT T.phòng Kế hoạch P.P KT-TC P.P TC-HC Giám Đốc P.Giám Đốc KT- SX P.Giám Đốc KD T. P Bán hàng dự án T.P Bán hàng KV1 T. Bán hàng KV2
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn Nguồn: Tác giả tính tốn và đề xuất
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu – ĐHTN http://www.lrc.tnu.edu.vn
Dưới mỗi trưởng phịng sẽ có sự phân cấp thêm với các vị trí phó phịng phụ trách một mảng cơng việc, và các phó phịng sẽ chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp đối với hoạt động của từng phòng ban, báo cáo với trưởng phòng trước khi trưởng phòng tổng hợp và báo cáo lên các cấp quản lý cao hơn.