5. Kết cấu của luận văn
3.3.2. Các yếu tố chủ quan
3.3.2.1. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý dự án
Như đã nêu, cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý dự án là một trong những nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý các dự án xây dựng giao thông nông thôn. Tại huyện Đại Từ, đội ngũ cán bộ, nhân viên ban quản lý dự án đánh giá yếu tố này như sau:
Bảng 3.10: Đánh giá về cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý dự án
Nhân tố Câu hỏi 1 2 3 4 5 Trung
bình Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý dự án
Cơ cấu tổ chức có sự phù hợp về số
lượng và chất lượng cán bộ QLDA 6 7 8 9 3 2,88 Có sự liên kết giữa các bộ phận
trong công tác QLDA 2 4 7 12 8 3,61
Sự phân công công việc là rõ ràng, chi tiết về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ
3 5 6 8 11 3,58 Công tác kiểm tra, giám sát công
việc của cán bộ quản lý được thực hiện liên tục và hiệu quả
7 9 9 6 2 2,61
(Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Từng nội dung khảo sát đạt những số điểm khác nhau, trong đó nội dung đạt số điểm cao nhất là: Có sự liên kết giữa các bộ phận trong công tác QLDA với 3,61
điểm, nội dung ở mức khá cao. Thực tế, công tác quản lý dự án nói chung và quản lý dự án các công trình giao thông nông thôn nói riêng là một quá trình hết sức phục tạp bao gồm nhiều khâu khác nhau. Do đó, một bộ phận, một phòng ban hoạt động độc lập không thể đảm bảo thực hiện toản bộ các công việc trong quản lý dự án. Vì vậy, yêu cầu cần thiết là phải phối hợp nhiều phòng ban để thực hiện công tác quản lý nhằm đảm bảo công việc không bị gián đoạn và diễn ra liên tục. Đối với quản lý các dự án giao thông nông thôn huyện Đại Từ cũng vậy, các bộ phận thuộc BQL dự án phối hợp chặt chẽ với nhau trong thực hiện nhiệm vụ quản lý. Điểu hình, đối với công tác đánh giá hồ sơ thanh toán của nhà thầu, phòng kỹ thuật sẽ phối hợp chặt chẽ với bộ phận đánh giá hồ sơ, phòng quản lý chất lượng để đưa ra các mức giá phù hợp nhất với thị trường đảm bảo quyền lợi cho cả chủ đầu tư và nhà thầu thi công. Và nội dung khảo sát cũng được đánh giá cao.
Ở nội dung khảo sát: Sự phân công công việc là rõ ràng, chi tiết về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cán bộ, tác giả thu được số điểm đánh giá là 3,58 điểm. Số điểm ở mức khá cho thấy công tác quản lý dự án các công trình giao thông nông thôn tại huyện Đại Từ có sự chuyên môn hóa công việc cao. Theo đó, từng bộ phận, từng cá nhân được phân công công việc dựa trên nguyên tắc phù hợp với năng lực và quyền hạn trách nhiệm nhằm đăm bảo công việc hoàn thành với hiệu quả cao nhất. Đây là lý do khiến nội dung khảo sát được đánh giá ở mức khá cao.
Hai nội dung khảo sát đạt số điểm thấp hơn là: Cơ cấu tổ chức có sự phù hợp về số lượng và chất lượng cán bộ QLDA và nội dung: Công tác kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ quản lý được thực hiện liên tục và hiệu quả. Trong đó, nội dung về sự phù hợp của số lượng và chất lượng của cán bộ trong BQL chỉ đạt 2,88 điểm. Thực tế, số lượng cán bộ QLDA xây dựng công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ khá mỏng, đội ngũ nhân sự thiếu nhiều cán bộ chuyên gia trong lĩnh vực cầu đường và cán bộ kiểm soát đánh giá hồ sơ quản lý dự án. Bên cạnh đó, một vài cán bộ nghỉ việc đột xuất không có kế hoạch trước khiến Ban QLDA chưa kịp tuyển thêm nhân sự mới. Nguyên nhân này đã khiến cho cơ cấu tổ chức của Ban QLDA đầu tư xây dựng giao thông nông thôn chưa phù hợp với nhiệm vụ công việc được giao về số lượng, làm cho chỉ tiêu đạt số điểm tương đối thấp.
Đối với nội dung: Công tác kiểm tra, giám sát công việc của cán bộ quản lý được thực hiện liên tục và hiệu quả cũng nhận kết quả đánh giá không cao là 2,61 điểm. Như đã đề cập ở trên, hiện tại cơ cấu tổ chức ban QLDA các công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ chưa có sự phù hợp về số lượng do đội ngũ cán bộ còn thiếu và yếu. Việc thiếu hụt số lượng cán bộ kiểm soát, kiểm tra hồ sơ quản lý khiến công việc giám sát không được thực hiện thường xuyên, đôi khi chỉ thực hiện mang tính hình thức nên hiệu quả không cao. Từ đó, khiến nội dung khảo sát chỉ đạt số diểm ở mức thấp.
Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý các dự án giao thông nông thôn huyện Đại Từ còn khá nhiều bất cập và cần khắc phục như: không thường xuyên triển khai hoạt động kiểm tra, giám sát việc thực hiện quản lý, chưa có sự phù hợp trong cơ cấu tổ chức quản lý về số lượng. Những hạn chế này là những nguyên nhân khiến công tác quản lý dự án công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ không đạt hiệu quả cao.
3.3.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động QLDA các công trình giao thông nông thôn là điều quan trọng hàng đầu giúp công tác quản lý đạt hiệu quả. Tại huyện Đại Từ, đội ngũ cán bộ nhân viên BQLDA đánh giá việc ứng dụng công nghệ vào thực hiện công việc tại BAL như sau:
Bảng 3.11: Đánh giá về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Nhân tố Câu hỏi 1 2 3 4 5 Trung
bình Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Hệ thống máy tính kết nối mạng là hiện đại và liên kết được với các bộ phận với nhau
1 5 8 11 8 3,61 BQL có thể theo dõi một cách chính xác
về tiến độ làm việc và tiến độ thanh toán trên hệ thống CNTT
5 8 10 8 2 2,82 Văn phòng làm việc của các cán bộ có đầy
đủ trang thiết bị công nghệ thông tin 6 5 8 9 5 3,06 Các cán bộ được đào tạo chuyên sâu về
CNTT để có khả năng quản lý tốt dự án 3 8 10 11 1 2,97 (Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Kết quả đánh giá, khảo sát cho thấy, nội dung đạt số điểm cao nhất là: Hệ thống máy tính kết nối mạng là hiện đại và liên kết được với các bộ phận với nhau với 3,61 điểm. Thực tế, tại BQL dự án các công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ việc lắp đặt hệ thống máy tính với đường truyền thông minh, hiện đại đã được đầu tư đồng bộ. Theo đó, mỗi cán bộ được trang bị một máy tính làm việc riêng và có cập nhật chương trình ĐTKB_LAN để phục vụ công việc được triển khai liên tục trên hệ thống mạng nối bộ. Các phòng ban liên quan đều được kết nối vào hệ thống để xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời. Nhờ vậy, nội dung khảo sát đạt số điểm cao.
Nội dung khảo sát đạt mức điểm 3,06 điểm là: Văn phòng làm việc của các cán bộ có đầy đủ trang thiết bị công nghệ thông tin, số điểm chỉ ở mức trung bình. Theo đánh giá, mặc dù đã được đầu tư hệ thống máy tính nối mạng nội bộ đảm bảo mức độ liên kết trong công việc cao. Tuy nhiên, hệ thống mạng nội bộ cũng như các phần mềm tại BQL không được nâng cấp thường xuyên để cập nhật các quy định mới nhất trong quản lý dự án nên đôi khi các báo cáo kết xuất chưa đúng mẫu gây mất thời gian trong việc nhập liệu. Do vậy, nội dung khảo sát không nhận được sự đánh giá cao từ phía đối tượng trả lời.
Tại nội dung: Các cán bộ được đào tạo chuyên sâu về CNTT để có khả năng quản lý tốt dự án đạt số điểm là 2,97 điểm. Số điểm ở mức trung bình cho thấy cán bộ chưa hài lòng với công tác đào tạo để ứng dụng CNTT vào quản lý. Hiện tại, BQL dự án huyện Đại Từ chỉ chú trọng tổ chức các lớp đào tạo ngắn hạn cập nhật các kiến thức về quản lý chất lượng dự án, quản lý an toàn lao động, quản lý giám sát thi công... mà những khóa đào tạo chuyên sâu về CNTT gần như không được thực hiện. Điều này khiến, đội ngũ cán bộ đánh giá không cao về việc triển khai ứng dụng CNTT vào quản lý dự án và nội dung khảo sát đạt số điểm thấp.
Nội dung đạt số điểm thấp nhất là: BQL có thể theo dõi một cách chính xác về tiến độ làm việc và tiến độ thanh toán trên hệ thống CNTT với 2,82 điểm. Số điểm cho thấy còn hạn chế trong việc cập nhất tình hình thực hiện công việc trên hệ thống CNTT tại BQL dự án xây dựng công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ.
Qua phân tích cho thấy, công tác ứng dụng CNTT trong quản lý dự án tại UBND huyện Đại Từ thu được những ưu điểm và hạn chế nhất định. Những điều
này sẽ tác động tích cực và tiêu cực đến công tác quản lý các dự án xây dựng công trình giao thông nông thôn trên địa bàn huyện.
3.3.2.3. Tài liệu phục vụ cho quản lý dự án
Những tài liệu được thu thập phục vụ quản lý dự án phải đảm bảo chính xác, trung thực thì mới tạo được hiệu quả trong công tác quản lý. Khi đánh giá những tài liệu sử dụng để quản lý dự án, đội ngũ cán bộ nhân viên ban QLDA đưa ra những ý kiến như sau:
Bảng 3.12: Đánh giá về tài liệu phục vụ cho quản lý dự án
Nhân tố Câu hỏi 1 2 3 4 5 Trung
bình
Tài liệu phục vụ cho quản
lý dự án
BQL trang bị đầy đủ tài liệu liên
quan đến thông tin của dự án 3 5 6 9 10 3,55 Các thông tin của dự án luôn được
cập nhật một cách thường xuyên để phục vụ tốt nhất cho công tác quản lý
5 7 9 11 1 2,88 Các tài liệu của dự án được chia
theo từng nhóm lĩnh vực quản lý riêng của dự án
3 3 8 9 10 3,61 Ngoài thông tin bằng văn bản, tài
liệu liên quan đến dự án còn có các hình ảnh và các thông số đi kèm
2 5 9 13 4 3,36 (Nguồn: Tổng hợp từ phiếu điều tra)
Nhận thấy, cán bộ đánh giá khá cao về những những tài liệu phục vụ cho công tác quản lý dự án xây dựng giao thông nông thôn huyện Đại Từ. Điều này thể hiện khi hầu hết các nội dung khảo sát đều đạt số điểm đánh giá cao. Theo đó, cán bộ đánh giá cao việc các tài liệu của dự án được chia theo từng nhóm hạng mục quản lý riêng gồm: Hạng mục quản lý nền móng, hạng mục quản lý mặt đường, quản lý giám sát thi công, quản lý thanh toán...và nội dung khảo sát đạt 3,61 điểm, số điểm cao. Bên cạnh đó, đội ngũ cán bộ nhân viên trong BQL cũng khá hài lòng về việc trang bị các tài liệu liên quan đến thông tin dự án. Những tài liệu cơ bản về kế hoạch vốn đầu tư, kế hoạch đền bù, kế hoạch giải phóng mặt bằng... đều được tập hợp và lưu trữ có hệ thống giúp cán bộ quản lý có thể tìm kiếm dễ dàng phục vụ xử lý công việc. Từ đây, khiến nội dung khảo sát đát số điểm cao là 3,55 điểm.
Mạt khác, theo đánh giá ngoài thông tin bằng văn bản, tài liệu liên quan đến dự án còn có các hình ảnh và các thông số đi kèm. Đó là những thông số về các tiêu
chuẩn kỹ thuật của vật tư đầu vào cát, đá, xi măng... đưa vào thi công, hay những thông số về tiêu chuẩn của máy móc thiết bị, thông số về tiêu chuẩn chất lượng của công trình sau khi hoàn thành ban giao. Việc trạng bị đầy đủ những thông số kỹ thuật và hình ảnh phục vụ quá trình quản lý đã được đội ngũ cán bộ đánh giá khá tốt, từ đó nội dung khảo sát đạt 3,36 điểm.
Tuy nhiên, trong quá trình tìm kiếm tài liệu phục vụ quản lý dự án vẫn còn tồn tại hạn chế khi các thông tin về dự án, về quản lý dự án không được cập nhật thường xuyên. Điều này thể hiện ở những sai sót trong sử dụng các biểu mẫu do không có sự cập nhật về thông tư, nghị định mới đã điều chỉnh. Từ đây gây khó khăn cho nhà thầu thi công trong việc tiếp nhận nguồn vốn giải ngân cũng như trở thành thách thức lớn trong công tác quản lý dự án của BQL khiến công tác quản lý đạt hiệu quả không cao.
3.3.2.4. Chất lượng nguồn nhân lực
Chất lượng nguồn nhân lực là yếu tố vô cùng quan trọng quyết định sự thành công và hiệu quả của công tác QLDA nói chung và quản lý dự án xây dựng công trình giao thông nông thôn huyện Đại Từ nói riêng. Nhận thức được vấn đề này, tác giả đã đi nghiên cứu nội dung này bằng cách phỏng vấn 33 cán bộ đang làm nhiệm vụ quản ly dự án và thu được bảng điểm đánh giá sau đây:
Bảng 3.13: Đánh giá về chất lượng nguồn nhân lực
Nhân tố Câu hỏi 1 2 3 4 5 Trung
bình Chất lượng nguồn nhân lực Cán bộ quản lý thể hiện sự chủ động trong việc thu thập, xử lý thông tin của dự án
1 5 8 13 6 3,55 Cán bộ quản lý thực hiện đầy đủ quy
trình, thủ tục thu nhận, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án từ các nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp
6 9 9 5 4 2,76
Cán bộ quản lý có đầy đủ năng lực để
làm việc 5 6 7 9 6 3,15
Cán bộ quản lý được đào tạo chuyên
sâu về nghiệp vụ 7 9 9 4 4 2,67
Nhận thấy, kết quả đánh giá về chất lượng đội ngũ cán bộ không cao. Nội dung đạt số điểm đánh giá cao nhất là Cán bộ thể hiện sự chủ động trong việc thu thập, xử lý thông tin của dự án” với 3,55 điểm. Việc chủ động thu thập, xử lý thông tin cũng nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành công việc được giao yếu tố này được thể hiện như sau: đối với cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý lựa chọn nhà thầu thi công, đội ngũ cán bộ này sẽ chủ động tìm hiểu, thu thập thông tin về các nhà thầu tham gia dự thầu để lựa chọn ra nhà thầu có chất lượng tốt nhất. Công tác thu thập thông tin về nhà thầu có thể được thực hiện qua việc đánh giá hồ sơ dự thầu của nhà thầu, tìm hiểu trực tiếp hay cán bộ QLDA có thể tra cứu thông tin nhà thầu trên mạng lưới đấu thầu Quốc gia chỉ những nhà thầu đủ chất lượng mới có tên trong danh sách này. Với các nguồn thu thập thông tin đa dạng, cán bộ làm công tác QLDA có chất lương đã giúp công tác quản lý dự án đạt hiệu quả cao và chỉ tiêu đánh giá cũng ở mức cao.
Ở nội dung “Cán bộ quản lý thực hiện đầy đủ quy trình, thủ tục thu nhận, lưu trữ các hồ sơ, chứng từ liên quan đến dự án từ các nhà thầu, tư vấn giám sát và nhà cung cấp” đạt số điểm đánh giá thấp với 2,76 điểm. Điều này xảy ra là do công tác thu nhận, lưu trữ hồ sơ phục vụ quản lý dự án chưa thực hiện theo đúng quy trình và quy định của Ban QLDA đầu tư xây dựng các công trình giao thông nông thôn trên địa bàn huyện Đại Từ. Một trong những nguyên nhân của tồn tại này là khối lượng công việc tại ban QLDA khá lớn trong khi đội ngũ cán bộ quản lý lại thiếu về số lượng và yếu về chất lượng nên đôi khi cán bộ quản lý cố tình rút ngắn, bỏ qua một vài công đoạn của quy trình thu thập, lưu trữ hồ sơ để thực hiện các công việc khác. Từ đó đã tác động tiêu cực đến công tác QLDA các công trình GTNT trên địa bàn huyện.
Như vậy, qua kết quả khảo sát cho thấy năng lực làm việc của cán bộ quản lý còn nhiều thiếu sót (nội dung đạt 3,15 điểm). Điều này là do công tác đào tạo bổ sung