5. Bố cục của đề tài
3.1.3. Tình hình cơ bản của Kho bạc Nhà nước huyện Phú Lương
3.1.3.1. Khái quát chung về KBNN Phú Lương
* Chức năng, nhiệm vụ của Kho bạc Nhà nước Phú Lương
Theo quyết định số 695/QĐ-KBNN của Bộ Tài chính - Kho bạc Nhà nước quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của KBNN huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh, theo đó KBNN Phú Lương là đơn vị trực thuộc KBNN Thái Nguyên có chức năng thực hiện nhiệm vụ của KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật về quản lý về quỹ NSNN, các quỹ tài chính Nhà nước, tiền, tài sản tạm thu, tạm giữ và huy động vốn cho đầu tư phát triển. Trên cơ sở các chức năng đó KBNN Phú Lương có các nhiệm vụ, quyền hạn sau:
Thứ nhất, Tập trung các khoản thu NSNN trên địa bàn, hạch toán các khoản
thu cho các cấp ngân sách; Tổ chức thực hiện kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi NSNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật; Thực hiện công tác phát hành và thanh toán trái phiếu Chính phủ theo quy định.
Thứ hai, Quản lý quỹ ngân sách huyện và các quỹ tài chính khác được giao;
quản lý các khoản tạm thu, tạm giữ, ký cược, ký quỹ, thế chấp theo quy định của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền; quản lý tiền, ấn chỉ đặc biệt, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nước và các đơn vị cá nhân gửi tại Kho bạc.
Thứ ba, Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền
mặt, chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có quan hệ giao dịch với KBNN huyện. Mở, quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN huyện tại ngân hàng thương mại trên địa bàn để thực hiện thanh toán giao dịch theo chế độ quy định.
Thứ tư, Tổ chức thực hiện công tác kế toán nhà nước, hạch toán kế toán về
thu, chi NSNN, các quỹ tài chính do KBNN huyện quản lý, các khoản tạm thu, tạm giữ, ký cược, ký quỹ….và các đơn vị cá nhân gửi tại KBNN huyện; xác nhận số thu, chi NSNN qua KBNN.
Thứ năm, Tổ chức thực hiện chương trình hiện đại hóa hoạt động KBNN; thực
hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu nâng cao chất lượng hoạt động, công khai hóa thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo điều kiện thuận lợi phục vụ khách hàng.
48
Thứ sáu, Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN tỉnh giao. * Tổ chức bộ máy quản lý Kho bạc Nhà nước Phú Lương
Cơ cấu tổ chức của KBNN Phú Lương hiện nay bao gồm 12 công chức: ban lãnh đạo gồm Giám đốc và Phó giám đốc, 2 tổ nghiệp vụ: Tổ Tổng hợp - Hành chính, Tổ Kế toán. Trong đó 02 cán bộ lãnh đạo; 06 cán bộ trong tổ Kế toán, 04 cán bộ trong tổ Tổng hợp - Hành chính. Cơ cấu tổ chức bộ máy của KBNN Phú Lương thể hiện tại sơ đồ:
Hình 3.1: Cơ cấu tổ chức của KBNN Phú Lương - Thái Nguyên
* Tổ chức bộ máy quản lý chi NSNN của KBNN Phú Lương
Thực hiện vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao, tổ chức bộ máy quản lý chi NSNN của KBNN Phú Lương được tổ chức thành 2 bộ phận:
- Tổ kế toán thực hiện kiểm soát các khoản chi thường xuyên của NSNN theo quy định của Luật NSNN. Việc bố trí bộ máy quản lý chi thường xuyên được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 08/2013/TT-BTC ngày 10/01/2013 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thực hiện kế toán nhà nước áp dụng cho Hệ thống thông tin quản lý Ngân sách và Kho bạc (TABMIS).
- Tổ Tổng hợp - Hành chính thực hiện công tác quản lý chi đầu tư XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và vốn chương trình mục tiêu và các chương trình mục tiêu khác theo phân cấp của KBNN tỉnh. Trình độ cán bộ làm công tác quản lý chi thường xuyên, quản lý chi đầu tư XDCB, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và vốn
Giám đốc
Tổ Tổng hợp Hành chính
Phó giám đốc
49
Bảng 3.2: Trình độ cán bộ nhân viên KBNN Phú Lương
Đơn vị : người
Bộ phận giao nhiệm vụ
quản lý chi NSNN Biên chế
Trình độ
Đại học Cao đẳng, trung cấp
Tổ Kế toán 06 05 01
Tổ Tổng hợp - Hành chính 04 03 01
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả) 3.1.3.2. Tình hình thu - chi NSNN tại KBNN huyện Phú Lương
Bảng 3.3: Tình hình Thu - Chi NSNN tại KBNN huyện Phú Lương
Đơn vị: Triệu đồng
Nội dung Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Chênh lệch 2015/2014 Chênh lệch 2016/2015 +/- % +/- % Tổng thu 494,244 530,862 659,582 36,618 7.41 128,720 24.25 Tổng chi 945,666 1,013,770 1,194,001 68,105 7.20 180,230 17.78
(Nguồn: Báo cáo quyết toán Thu - Chi NSNN tại KBNN huyện Phú Lương)
Qua bảng tổng hợp số liệu trên cho thấy tổng thu và tổng chi tăng đều qua các năm từ 2014 đến 2016 và tổng chi luôn hơn tổng thu. Thu ngân sách trong giai đoạn 2014 -2016 về cơ bản chất lượng nguồn thu trên địa bàn đều tăng lên rõ rệt. Trên địa bàn huyện, việc thực hiện thu ngân sách đối với từng hạng mục đều được tập trung thực hiện một các triệt để tránh những thất thoát không đáng có, tuy nhiên bên cạnh những nguồn tăng, vẫn còn có nguồn lại giảm, không đạt so với kế hoạch đề ra. Nguồn thu trong giai đoạn này tăng nguyên nhân một phần do có sự thay đổi của chính sách thuế, như: tỷ lệ hộ nghèo giảm, phí bảo vệ môi trường cũng tăng lên; quản lý thuế được áp dụng chặt chẽ, thống nhất tên toàn ngành, công tác đôn đốc thu thuế được tăng cường, xử lý nợ đọng thuế thực hiện ráo riết.
50
ngoài ra thực hiện chi theo kế hoạch điều chỉnh, bổ sung, như: điều chỉnh, bổ sung từ nguồn kết dư ngân sách; chuyển nguồn ngân sách năm trước sang năm sau; tỉnh bổ sung trong năm.
Bằng việc chỉ đạo tăng cường hiệu quả, hiệu lực hoạt động của Ban chỉ đạo chống thất thu, xử lý nợ đọng thuế, khai thác triệt để các nguồn thu hiện có và đôn đốc thu nộp ngân sách đầu đủ, kịp thời nhằm bảo đảm nguồn thu ngân sách. Chính vì vậy qua các năm tổng chi ngân sách huyện đều vượt kế hoạch và tăng tuy nhiên tổng thu vẫn đáp ưng được với tổng chi phục vụ cho các hoạt động trên địa bàn huyện được liên tục.
3.1.3.3. Quy trình quản lý chi NSNN qua KBNN tại Phú Lương
Hình 3.2: Quy trình quản lý chi NSNN qua KBNN Phú Lương - Thái Nguyên
Chú thích:
1: Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ chi NSNN cho KTV giữ TK dự toán liên quan. 2: KTV kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ theo quy định, kiêm tra số dư TK. Nếu thấy đã đáp ứng nhu cầu cần thiết, KTV hạch toán kế toán, ký trên chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền)
3: Kế toán trưởng kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ chứng từ, sau đó chuyển hồ sơ cho giám đốc.
4: Giám đốc (Phó giám đốc) kiểm soát hồ sơ chứng từ, ký chứng từ rồi chuyển cho KTV theo dõi
5a: KTV trả lại chứng từ và hồ sơ liên quan cho khách hàng (trường hợp không lĩnh tiền mặt)
51
rút tiền mặt)
6: Thủ quỹ yêu cầu khách hàng ký nhận tiền trên chứng từ, tiến hành chi tiền và trả 1 liên chứng từ cho khách hàng.
7: KTV trả các hồ sơ kế toán cho khách hàng (nếu có) Quy trình cụ thể như sau:
Bước 1. Tiếp nhận hồ sơ chứng từ
1. Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ quản lý chi KBNN Phú Lương. Tùy theo từng phương thức cấp phát, hình thức thanh toán và nội dung chi NSNN, khách hàng cung cấp hồ sơ, chứng từ phù hợp.
2. Kiểm soát sơ bộ hồ sơ: cán bộ tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ, chứng từ: + Tính đầy đủ của các loại tài liệu theo quy định đối với từng nội dung chi. + Về hồ sơ: Các tài liệu là chứng từ kế toán phải đảm bảo đúng mẫu, đầy đủ số liên theo quy định, có dấu, chữ ký trực tiếp trên các liên chứng từ. Các tài liệu như dự toán, hợp đồng, hóa đơn thanh toán phải là bản chính; các tài liệu, chứng từ khác là bản chính (hoặc bản sao có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền theo quy định).
3. Phân loại hồ sơ và xử lý:
a. Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm các đề nghị tạm ứng bằng tiền mặt; thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính; các khoản chi từ tài khoản tiền gửi mà theo quy định KBNN không quản lý chi.
- Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo quy định, cán bộ quản lý chi tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay.
- Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung; cán bộ quản lý chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
b. Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán bằng chuyển khoản cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ; thanh toán khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng.
52
2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. - Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung: cán bộ quản lý chi lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao 1 liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu 1 liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
c. Xử lý giao nhận đối với các trường hợp bổ sung hồ sơ, chứng từ.
- Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu tại Phiếu giao nhận hồ sơ, cán bộ quản lý chi phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành tiếp nhận và xem xét, giải quyết ngay đối với những công việc phải giải quyết ngay; đối với những công việc có thời gian giải quyết trên 1 ngày thì ghi rõ ngày hẹn trả kết quả, tính từ ngày KBNN nhận đủ hồ sơ trên Phiếu giao nhận hồ sơ, phô tô một bản trả khách hàng.
Bước 2. Quản lý chi
1. Cán bộ quản lý chi: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ chứng từ, kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán, chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo quy định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) theo quy định.
- Đối với các trường hợp phức tạp, chưa đầy đủ căn cứ pháp lý, chưa có hướng dẫn cụ thể hoặc phải chờ ý kiến của cấp có thẩm quyền thì cán bộ duyệt hồ sơ phải báo cáo lãnh đạo phòng (bộ phận) xem xét, chỉ đạo hướng giải quyết; nếu vượt quá thẩm quyền, phải lập tờ trình báo cáo lãnh đạo đơn vị KBNN có ý kiến chính thức bằng văn bản trả lời khách hàng.
2. Quy trình quản lý chi:
- Đối với Lệnh chi tiền: cán bộ duyệt hồ sơ kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính, KBNN thực hiện xuất quỹ ngân sách nhà nước và thanh toán cho đơn vị sử dụng NSNN theo nội dung ghi trong Lệnh chi tiền của cơ quan Tài chính.
- Đối với trường hợp rút dự toán: kiểm tra số dư tài khoản dự toán của đơn vị; kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của hồ sơ, chứng từ; kiểm soát nội dung chi phù hợp với tiêu chuẩn, định mức, chế độ của cấp có thẩm quyền quy định; kiểm soát
53
mẫu dấu, chữ ký của giấy rút dự toán; kiểm soát đối tượng và nội dung chi bằng tiền mặt (đối với đề nghị chi bằng tiền mặt).
- Đối với tài khoản tiền gửi của đơn vị dự toán:
+ Tiền gửi dự toán thuộc lĩnh vực an ninh, quốc phòng: KBNN thực hiện quản lý chi theo quy định; Đối với các khoản chi có độ bảo mật cao, KBNN thực hiện thanh toán, chi trả cho đơn vị, không thực hiện kiểm soát các khoản chi này; đối với các khoản chi không có độ bảo mật cao, KBNN kiểm soát, thanh toán như trường hợp chi trả từ tài khoản dự toán.
+ Tài khoản tiền gửi dự toán khác: KBNN kiểm soát ủy nhiệm chi chuyển tiền phù hợp với hợp đồng kinh tế về tên đơn vị thụ hưởng, Ngân hàng nơi đơn vị thụ hưởng mở tài khoản, số tiền thanh toán, chủ tài khoản; kiểm soát mẫu dấu, chữ ký.
- Đối với tài khoản tiền gửi khác: KBNN chỉ kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ đề nghị thanh toán, không quản lý chi đối với các trường hợp thanh toán từ tài khoản này.
Bước 3. Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ
- Cán bộ duyệt hồ sơ trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí NSNN; - Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng/ thanh toán sẽ ký (trên máy, trên giấy) và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ quản lý chi để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký duyệt.
Bước 4. Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ giấy và chuyển cho cán bộ duyệt hồ sơ thường xuyên NSNN; trường hợp, Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) không đồng ý tạm ứng/thanh toán, thì chuyển trả hồ sơ cho cán bộ quản lý chi để dự thảo văn bản thông báo từ chối tạm ứng/thanh toán gửi khách hàng.
Bước 5. Thực hiện thanh toán
1. Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản: cán bộ quản lý chi thực hiện tách tài liệu, chứng từ quản lý chi và chuyển chứng từ cho thanh toán viên. Căn cứ
54
- Đối với thanh toán bù trừ điện tử: thanh toán viên chuyển hóa các chứng từ giấy sang chứng từ điện tử (lệnh thanh toán), lập bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi ngân hàng chủ trì; trình kế toán trưởng (người được ủy quyền) ký chứng từ trên máy; trình Giám đốc (người được ủy quyền) ký bảng kê.
- Đối với trường hợp thanh toán điện tử trong hệ thống KBNN: căn cứ chứng từ giấy được lãnh đạo phê duyệt do cán bộ quản lý chi chuyển sang, thanh toán viên kiểm tra lại thông tin trên hệ thống thanh toán; chuyển chứng từ trên máy và chứng từ gốc cho Kế toán trưởng (người được ủy quyền). Kế toán trưởng kiểm soát, ký chứng từ điện tử.Trường hợp lệnh thanh toán có giá trị cao, Giám đốc (người được ủy quyền) kiểm soát thanh toán và ký chứng từ điện tử.
2. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ quản lý chi đóng dấu kế toán lên các liên chừng từ; chuyển các liên chứng từ chi tiền cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6. Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng
1. Cán bộ duyệt hồ sơ tiến hành lưu hồ sơ quản lý chi theo quy định: Các tài liệu, chứng từ lưu bao gồm: liên chứng từ kế toán lưu theo quy định, dự toán ngân sách nhà nước được duyệt; bảng đăng ký biên chế quỹ lương, học bổng, sinh hoạt phí; hợp đồng mua bán hàng hóa, thiết bị, sửa chữa tài sản; quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu; quyết định chỉ định thầu; bảng kê thanh toán.
2. Cán bộ duyệt hồ sơ trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán đối với trường hợp hồ sơ phải giải quyết ngay; trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng theo thời gian hẹn trên Phiếu giao nhận đối với loại hồ sơ giải quyết trên 01 ngày làm việc. Các tài liệu, chứng từ trả lại khách hàng bao gồm: liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, hóa đơn thanh toán, liên 2 bảng kê chứng từ