5. Bố cục của đề tài
4.2.2.2.Hoàn thiện các nội dung, phạm vi và quy trình quảnlý thanh toán vốn
103
Quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư trước hết cần phải được kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ, chứng từ thanh toán. Nội dung và phạm vi kiểm soát của KBNN cần được xác định cụ thể đối với từng loại hồ sơ khác nhau. Cụ thể:
- Hồ sơ ban đầu: Cần được kiểm tra theo những nội dung như sự đầy đủ của hồ sơ, tính pháp lý, đúng mẫu biểu, trình tự và phương pháp ghi chép các chỉ tiêu, cấp phê duyệt,…mối quan hệ giữa các hồ sơ theo hai nguyên tắc:
+ Các hạng mục, nội dung công việc trong dự toán phải phù hợp với các hạng mục, nội dung công việc trong tổng dự toán và phù hợp với báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư.
+ Dự toán các khoản hạng mục không vượt quá tổng dự toán và tổng dự toán không được vượt quá tổng mức đầu tư.
- Hồ sơ từng lần thanh toán: Ngoài việc kiểm tra sự đầy đủ, tính pháp lý, mối quan hệ giữa các hồ sơ cũng như việc kiểm tra hồ sơ ban đầu thì việc kiểm tra hồ sơ thanh toán từng lần cần chú ý đến các chỉ tiêu:
+ Đối với các khoản chi thanh toán theo dự toán, yêu cầu phải kiểm tra và đối chiếu nội dung thanh toán với dự toán đã được duyệt, áp dụng định mức đơn giá.
+ Đối với trường hợp thực hiện gói thầu chỉ định thầu có giảm giá, yêu cầu kiểm tra tương tự như trường hợp thanh toán theo dự toán nhưng khi thanh toán phải giảm trừ tỷ lệ giảm giá tương ứng.
+ Đối với các khoản chi thanh toán theo hợp đồng gồm hợp đồng chìa khóa trao tay: kiểm tra giá trị thanh toán, đảm bảo giá trị thanh toán từng kỳ cho nhà thầu phù hợp với tỷ lệ khối lượng hoàn thành của từng hạng mục và giá trị tương ứng của hạng mục đó trong hợp đồng. Hợp đồng khoán gọn không có điều chỉnh giá: kiểm tra nội dung thanh toán đảm bảo tính phù hợp với hợp đồng đã ký. Hợp đồng khoán gọn có điều chỉnh giá: kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá phù hợp, tránh thất thoát, lãng phí.
104
phê duyệt quyết toán vốn đầu tư đã hoàn thành thì việc kiểm soát tương tự như kiểm soát hồ sơ thanh toán từng lần.
+ Đối với những công trình, hạng mục công trình đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán vốn đầu tư hoàn thành thì cần phải rà soát lại đối với những khoản trước đây đã từ chối thanh toán còn có trong quyết toán được duyệt hay không; việc áp dụng định mức, đơn giá đối với những khối lượng chưa được thanh toán cần hợp lý.
Cùng với việc hoàn thiện phạm vi và nội dung kiểm tra, KBNN cũng cần hoàn thiện việc luân chuyển hồ sơ, chứng từ. Cụ thể như tất các các hồ sơ, chứng từ thanh toán vốn đầu tư do các chủ đầu tư hoặc ban quản lý của các dự án gửi đến KBNN đều phải được tập trung vào bộ phận thanh toán vốn đầu tư. Khi nhận được hồ sơ, chứng từ thì cán bộ thanh toán sẽ tiến hành xử lý và báo cáo để lãnh đạo KBNN duyệt. Sau khi hồ sơ đã được lãnh đạo phê duyệt thì cán bộ thanh toán sẽ chuyển hồ sơ, chứng từ sang bộ phận kế toán để làm thủ tục chuyển tiền thanh toán cho các đơn vị sử dụng.