5. Bố cục của luận văn
1.2.4. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên ngân sách nhà nước
Nội dung kiểm soát chi NSNN nói chung và kiểm soát chi thường xuyên nói riêng thể hiện qua ba giai đoạn kiểm soát: kiểm soát trước khi chi, kiểm soát trong khi chi và kiểm soát sau khi chi.
Kiểm soát trước khi chi là kiểm soát việc lập, quyết định, phân bổ dự toán chi NSNN. Đây là khâu đầu tiên trong chu trình kiểm soát chi. Nó giúp nâng cao chất lượng dự toán, tránh tình trạng giao dự toán quá thấp không đủ kinh phí hoạt động cho đơn vị hoặt giao dự toán quá cao dễ dẫn đến lãng phí trong sử dụng NSNN.
Kiểm soát trong khi chi là kiểm soát quá trình thực hiện dự toán nhằm đảm bảo các khoản chi phải đủ điều kiện theo quy định trước khi xuất quỹ NSNN chi trả cho đối tượng thụ hưởng NSNN. Kiểm soát trong khi chi là khâu chủ yếu của chu trình kiểm soát chi và cũng là nhiệm vụ quan trọng nhất của KBNN trong việc quản lý chi quỹ NSNN. Kiểm soát trong khi chi giúp ngăn chặn kịp thời những khoản chi không đúng chế độ quy định, tránh lãng phí và thất thoát tiền và tài sản nhà nước.
Kiểm soát sau khi chi là kiểm tra tình hình sử dụng kinh phí của đơn vị sử dụng NSNN sau khi KBNN đã xuất quỹ NSNN. Kiểm soát sau khi chi do các cơ quan có thẩm quyền quyết định dự toán, cơ quan kiểm toán và cơ quan tài chính đảm nhiệm.
Căn cứ theo quy định tại Thông tư số 161/2012/TT-BTC về Quy định chế độ kiểm soát, thanh toán các khoản chi NSNN qua KBNN.
Kiểm soát các khoản chi thường xuyên; chi chương trình mục tiêu quốc gia và một số chương trình khác gắn với nhiệm vụ quản lý của các Bộ, ngành, địa phương đã được cơ quan chủ quản giao trong dự toán ngân sách của đơn vị sử dụng ngân sách. Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm soát hồ sơ của đơn vị theo các nội dung sau:
a) Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán ngân sách nhà nước, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán ngân sách nhà nước được cấp có thẩm quyền giao, số dư tài khoản dự toán của đơn vị còn đủ để chi.
b) Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ.
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp về con dấu và chữ ký của Thủ trưởng và Kế toán đơn vị sử dụng NSNN;
c) Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chưa có chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách nhà nước, Kho bạc Nhà nước căn cứ vào dự toán ngân sách nhà nước đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao để kiểm soát.
Kiểm tra, kiểm soát các điều kiện chi theo chế độ quy định, bao gồm: + Đã có trong dự toán chi NSNN hàng năm được cấp có thẩm quyền duyệt. + Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức.
+ Các khoản chi phải được Thủ trưởng đơn vị sử dụng NSNN chuẩn chi. + Các khoản chi phải có đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.
Ngoài những nội dung trên, trong quá trình kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN cần thực hiện một số yêu cầu như: Trường hợp sử dụng vốn, kinh phí NSNN để đầu tư sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phương tiện làm việc phải thực hiện đúng các quy định về hình thức đấu thầu, lựa chọn nhà thầu.
Theo tính chất của từng khoản chi, Nội dung kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN gồm có:(1) kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân; (2) kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn; (3) kiểm soát chi các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ; (4) kiểm soát chi khác.
a. Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân
Kiểm soát các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm soát chi lương, các khoản có tính chất lương và tiền công thuê lao động.
- Hồ sơ nộp tại Kho bạc Nhà nước Đầu năm đơn vị sử dụng NSNN phải gửi các loại chứng từ sau đến KBNN để kiểm tra và lưu tại KBNN.
+ Dự toán chi thường xuyên NSNN năm được cấp có thẩm quyền duyệt. + Bảng đăng ký hoặc thông báo biên chế, quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
+ Bảng tăng, giảm biên chế và quỹ tiền lương được cấp có thẩm quyền phê duyệt (nếu có).
- Nội dung kiểm soát chi Là kiểm soát bộ giấy rút dự toán gồm: giấy rút dự toán ngân sách; danh sách chi lương có ghi số tài khoản cá nhân của người hưởng (nếu là chuyển khoản).
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị: giấy rút phải đúng mẫu quy định hiê ̣n hành, các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lưu tại KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi về lương và phụ cấp lương với dự toán kinh phí và quỹ tiền lương được thông báo, bảo đảm phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quỹ tiền lương được thông báo.
+ Kiểm tra về biên chế: nếu có tăng biên chế thì tổng số biên chế không được vượt so với biên chế được thông báo. Trường hợp có tăng, giảm lao động đơn vị phải gửi danh sách tăng, giảm công chức, viên chức để kiểm tra và lưu giữ tại KBNN cùng với bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương của đơn vị.
- Xử lý sau khi kiểm soát
+ Nếu chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do hồ sơ chưa đầy đủ, viết sai các yếu tố trên chứng từ,… thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
+ Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị, đồng thời thông báo cho cơ quan Tài chính đồng cấp (đối với khoản chi thuộc ngân sách cấp đó) hoặc KBNN cấp trên trực tiếp (đối với khoản thuộc ngân sách cấp trên) biết để xử lý.
+ Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, thì kế toán kiểm soát chi thường xuyên (là người được giao nhiệm vụ quản lý tài khoản dự toán của đơn vị (hay còn gọi là kế toán chủ quản) trực tiếp làm thanh toán cho đơn vi ̣.
Kiểm soát chi các khoản chi thanh toán cho cá nhân là kiểm soát chi lương, các khoản có tính chất lương ngoài ra còn có kiểm soát các khoản thanh toán cho cá nhân thuê ngoài. Căn cứ vào dự toán NSNN được cấp có thẩm quyền giao; hợp đồng kinh tế; hợp đồng lao động; bô ̣ giấy rút dự toán NSNN của đơn vị, KBNN thực hiện kiểm soát thanh toán trực tiếp cho người được hưởng hoặc cấp qua đơn vị để thanh toán cho người hưởng. Kế toán kiểm soát chi thường xuyên trực tiếp thực hiện tuần tự các bước công việc sau đây: Trên giấy rút dự toán NSNN, phần “KBNN ghi sổ và hạch toán” kế toán chủ quản ký ở vi ̣ trí “Kế toán” để xác minh chƣ́ng tƣ̀ đã được kiểm soát; sau đó trình Kế toán trưởng kiểm soát la ̣i và ký vào phần “Kế toán trưởng”; tiếp theo trình giám đốc ký vào phần “Giám đốc” và chuyển cán bộ giữ dấu đóng dấu “Kế toán” vào chữ ký của Giám đốc; Kế toán chủ quản ghi giảm dự toán của đơn vị bằng cách định khoản kế toán nghiệp vụ chi thường xuyên NSNN trên chương trình phần mềm kế toán toàn hê ̣ thống KBNN(TABMIS); nếu Giấy rút dự toán là chuyển khoản thì tách mô ̣t liên chƣ́ng tƣ̀ lưu ta ̣i KBNN, 1 liên trả đơn vi ̣, nếu Giấy rút dự toán là rút tiền mặt thì chuyển bộ giấy rút cho thủ quỹ, thủ quỹ kiểm soát lại các yếu tố như số tiền bằng số bằng chữ, xác minh chứng minh dân của người rút tiền với người rút tiền thực tế, nếu khớp đúng thì ký vào phần “Thủ quỹ” đóng dấu đã chi tiền, tách một liên giấy rút đồng thời thanh toán tiền cho đơn vị rút tiền, còn một liên giấy rút trả cho kế toán chủ quản để lưu tại KBNN.
b. Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn
Kiểm soát chi nghiệp vụ chuyên môn là kiểm soát việc chi tiêu văn phòng phẩm, chi khoán văn phòng phẩm cho công nhân viên, vâ ̣t tư nghiê ̣p vu ̣ chuyên môn, chi hỗ trợ nghiê ̣p vu ̣ chuyên môn, chi khen thưởng, thanh toán tiêu dùng điê ̣n năng, điê ̣n thoa ̣i, chi hô ̣i nghi ̣, chi khoán tiền điê ̣n thoại cho cán bộ lãnh đạo, chi tiêu dùng
nước sạch, chi công tác phí, chi khoán công tác phí, chi tiếp khách, tâ ̣p huấn, thuê mướ n các di ̣ch vu ̣ thuê ngoài…
- Hồ sơ nộp tại Kho bạc Nhà nước
Gồm giấy rút dự toán ngân sách; bảng kê chứng từ các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn.
- Nội dung kiểm soát
Kiểm soát bô ̣ giấy rút dự toán và bảng kê chứng từ.
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiê ̣n hành, các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lưu tại KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi nghiệp vụ chuyên môn với dự toán kinh phí chi nghiệp vu ̣ chuyên môn bảo đảm phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi ̣, và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trung tƣ̀ ng ngành về tƣ̀ng nô ̣i dung chi.
- Xử lý sau khi kiểm soát
+ Nếu chưa đầy đủ điều kiện thanh toán do viết sai các yếu tố trên chứng từ… thì trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
+ Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị biết để hoàn thiện thêm.
+ Nếu đủ điều kiện cấp phát thanh toán, thì kế toán kiểm soát chi thường xuyên trực tiếp làm thanh toán cho đơn vị.
c. Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ
Kiểm soát các khoản mua sắm, sửa chữa nhỏ gồm kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc và kiểm soát các khoản chi sửa chữa, xây dựng nhỏ.
* Kiểm soát các khoản mua sắm đồ dùng, trang thiết bị làm việc
- Hồ sơ nộp tại Kho bạc Nhà nước gồm
+ Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên phải thông qua đấu thầu thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định thành lập hội đồng đấu thầu; phê duyệt kết quả trúng thầu; thương thảo hợp đồng; hợp đồng kinh tế.
+ Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 100 triệu đồng, lớn hơn 20 triệu đồng không phải đấu thầu, hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: quyết định lựa chọn nhà cung cấp hoặc quyết định chỉ định thầu; phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng theo mẫu của Bộ Tài chính phát hành được ghi đầy đủ các yếu tố trên hoá đơn như: chữ ký, mã hiệu, quy cách, số lượng, giá cả hàng hoá được cung cấp; hợp động kinh tế về gia công sản xuất hoặc mua bán hàng hoá dịch vụ.
+ Trường hợp mua sắm tài sản có giá trị nhỏ hơn 20 triệu đồng thì hồ sơ văn bản giấy tờ gồm: phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng theo mẫu của Bộ Tài chính phát hành được ghi đầy đủ các yếu tố trên hoá đơn; hợp đồng kinh tế về gia công sản xuất hoặc mua bán hàng hoá (nếu có).
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm tra các yếu tố trên giấy rút dự toán ngân sách của đơn vị: Giấy rút phải đúng mẫu quy định hiê ̣n hành. Các yếu tố trên giấy rút dự toán phải được ghi đầy đủ, không tẩy xoá, đúng mẫu dấu chữ ký của người chuẩn chi và kế toán đã đăng ký trên bảng đăng ký lưu tại KBNN.
+ Kiểm tra, đối chiếu khoản chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bi ̣ làm viê ̣c với dự toán kinh phí chi mua sắm đồ dùng, trang thiết bi ̣ làm viê ̣c bảo đảm phải có trong dự toán được giao và phù hợp với quy chế chi tiêu của đơn vi ̣, và phù hợp với các văn bản quy định có tính đặc trưng của từng ngành về từng nội dung chi.
+ Hồ sơ, văn bản, chứng từ phải rõ ràng không được tẩy xoá, có chữ ký, con dấu của cơ quan có thẩm quyền, và các bên liên quan. Kiểm soát việc chấp hành chế độ chi tiêu tài chính, đảm bảo chi tiêu đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành phù hợp với mặt bằng giá chung và khu vực.
- Xử lý sau khi kiểm soát + Nếu phát hiện việc chi tiêu không đúng chế độ, hoặc tồn quỹ ngân sách không đủ cấp phát, thanh toán thì từ chối thanh toán; thông báo và trả lại hồ sơ cho đơn vị biết.
+ Trường hợp văn bản giấy tờ, chứng từ còn thiếu hoặc không đúng quy định thì KBNN hướng dẫn cơ quan đơn vị sử dụng NSNN bổ sung hoàn chỉnh đúng theo quy định để thanh toán.
+ Trường hợp đảm bảo các điều kiện chi theo đúng quy định thì KBNN làm thủ tục thanh toán cho cơ quan, đơn vị sử dụng NSNN.
* Kiểm soát các khoản chi sửa chữa và xây dựng nhỏ
- Hồ sơ nộp tại Kho bạc Nhà nước
+ Đối với công tác xây dựng nhỏ gồm: Dự toán được duyệt có các khoản chi về xây dựng nhỏ; Thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt;Quyết định cấp đất (nếu có); hồ sơ đấu thầu theo quy định (đối với công trình hạng mục có giá trị từ 500 triệu đồng trở lên); hợp đồng kinh tế giữa cơ quan đơn vị sử dụng NSNN (A) và đơn vị thi công (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
+ Đối với cải tạo sửa chữa bao gồm: dự toán được duyệt phải có các khoản chi về cải tạo và sửa chữa; thiết kế dự toán được cấp có thẩm quyền duyệt theo quy định; giấy phép về cải tạo, sửa chữa của cơ quan có thẩm quyền (nếu có); hồ sơ giám định về tình trạng kỹ thuật thiệt hại, hỏng hóc và mức độ phải cải tạo sửa chữa của cơ quan chức năng giám định, kiểm tra đối với các TSCĐ phải cải tạo, sửa chữa hoặc thay thế; hồ sơ thủ tục dự thầu hoặc đấu thầu cải tạo, sửa chữa các công trình và hạng mục công trình có giá trị 500 triệu đồng trở lên và được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đấu thầu; hợp đồng kinh tế giữa bên (A) và bên (B); biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành giữa bên (A) và bên (B) và xác nhận của cơ quan tư vấn (nếu có).
- Nội dung kiểm soát
+ Kiểm soát các hồ sơ, văn bản chứng từ phù hợp với từng khoản chi đã đủ chưa và phải đảm bảo tính pháp lý.
▪ Lệnh chuẩn chi phải đúng mẫu dấu, chữ ký đã đăng ký với KBNN.
▪ Hồ sơ văn bản giấy tờ, chứng từ phải rõ ràng không được tẩy xoá và đúng mẫu dấu, chữ ký của cơ quan có thẩm quyền ký đóng dấu.
▪ Các khoản chi phải có trong dự toán năm, quý đã được cấp có thẩm quyền duyệt.
+ Kiểm tra việc chấp hành chế độ chi tiêu.
▪ Kiểm tra tính pháp lý và tư cách pháp nhân của hợp đồng kinh tế giữa đơn vị sử dụng NS (bên A) và đơn vị thi công sửa chữa (bên B).
▪ Các khoản chi tiêu có đúng tiêu chuẩn, định mức theo quy định hiện hành và