1.2.2.1. Lập kế hoạch quản lý tài chính
Bên cạnh các kế hoạch sản xuất, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch lao động..., kế hoạch quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp đạt đƣợc các mục tiêu và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Lập kế hoạch quản lý tài chính tác động lớn tới phƣơng thức mà nhà quản lý huy động vốn đầu tƣ để duy trì và mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh.
Kế hoạch quản lý tài chính gồm kế hoạch ngắn hạn (về lợi nhuận và ngân quỹ của doanh nghiệp) và kế hoạch dài hạn (thƣờng liên quan đến việc lập các mục tiêu tăng trƣởng doanh thu lợi nhuận trong khoảng thời gian từ 3 đến 5 năm). Việc lập kế hoạch quản lý tài chính phụ thuộc rất lớn vào kết quả của việc phân tích tài chính của doanh nghiệp bởi nhờ việc phân tích tài chính, nhà quản lý có thể nhìn thấy bức tranh tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ cũng nhƣ ở hiện tại. Từ đó, nhà quản lý dự báo về những biến động tài chính có thể xảy ra trong doanh nghiệp ở tƣơng lai thông qua việc lập kế hoạc tài chính.
Quá trình lập kế hoạch quản lý tài chính doanh nghiệp có 5 bƣớc cơ bản cụ thể nhƣ sau:
- Bước 1: Dự báo môi trường bên ngoài và bên trong doanh nghiệp
Để lập kế hoạch quản lý tài chính, doanh nghiệp cần tập trung nghiên cứu các nhân tố ảnh hƣởng trực tiếp cũng nhƣ gián tiếp đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp, từ đó xác định đƣợc các cơ hội, thách thức cũng nhƣ những điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp. Thông qua việc dự báo những biến động của môi trƣờng bên ngoài và bên trong tác động đến doanh nghiệp nhằm đƣa ra những giải pháp hữu hiệu để tận dụng các cơ hội, phát huy những điểm mạnh, vƣợt qua thách thức và khắc phục những điểm yếu của doanh nghiệp.
- Bước 2: Xây dựng các mục tiêu
Các tiêu tài chính của doanh nghiệp nhƣ mục tiêu về lợi nhuận, doanh thu… cần đƣợc xác định rõ ràng và mang tính khả thi. Vì vậy, các mục tiêu đƣợc đặt ra phải dựa trên dựa trên kết quả quá trình nghiên cứu, dự báo môi trƣờng bên trong cũng nhƣ bên ngoài doanh nghiêp. Bên cạnh đó, nhà quản lý cần xác định rõ ràng về quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp để thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra, các nhà quản lý xây dựng các phƣơng án để thực hiện các mục tiêu này phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bước 3: Dự báo các nguồn vốn có thể huy động được
Việc dự báo các nguồn vốn có thể huy động đƣợc từ nội bộ hoặc từ bên ngoài doanh nghiệp là rất cần thiết cho kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp. Nguồn vốn bao gồm vốn đầu tƣ vào máy móc thiết bị, tài sản lƣu động, các chƣơng trình quảng cáo, nghiên cứu phát triển thị trƣờng... Dự báo nguồn vốn phụ thuộc vào các yếu tố nhƣ cơ cấu vốn mục tiêu của doanh nghiệp, tình hình thị trƣờng vốn, thị trƣờng tiền tệ, ảnh hƣởng của nợ ngắn hạn tới tính thanh khoản của doanh nghiệp...
- Bước 4: Điều chỉnh việc phân bổ các nguồn vốn trong doanh nghiệp
Việc thiết lập các quy trình điều chỉnh kế hoạch tài chính khi tình hình kinh tế có thay đổi so với thời điểm dự báo rất quan trọng. Việc môi trƣờng có những biến đổi so với thời điểm dự báo khó tránh khỏi bởi việc dự báo đƣa ra kế hoạch
tài chính cho doanh nghiệp ở tƣơng lai, do đó, cần có những điều chỉnh thích hợp nhằm đảm báo tính đúng đắn, hợp lý của các dự báo này.
- Bước 5: Lựa chọn phương án tối ưu
Sau khi phân tích, đánh giá các chỉ tiêu tài chính, điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phƣơng án, các nhà quản lý sẽ xem xét lựa chọn phƣơng án tối ƣu nhất có thể để lập kế hoạch quản lý tài chính. Phƣơng án này sẽ đƣợc thông báo tới những bộ phận, cá nhân có trách nhiệm phân bổ các nguồn lực cho việc thực hiện kế hoạch.
Dự báo dòng tiền là một điểm quan trọng của lập kế hoạch quản lý tài chính, là một công việc quản lý quan trọng tƣơng tự nhƣ chuẩn bị ngân sách kinh doanh. Bởi vì nếu một doanh nghiệp hết tiền và không thể có đƣợc các khoản tài chính mới, nó sẽ trở thành mất khả năng thanh toán. Dòng tiền là máu của tất cả các doanh nghiệp - đặc biệt là các doanh nghiệp khởi nghiệp và doanh nghiệp nhỏ. Do đó, điều quan trọng là quản lý dự báo điều gì sẽ xảy ra với dòng tiền để đảm bảo doanh nghiệp có đủ tiền để tồn tại. Mục tiêu chính của dự báo dòng tiền là xem xét liệu có bị thiếu hụt tiền cho các khoản chi không. Dự báo dòng tiền để xem số tiền dƣ nhiều bao nhiêu để phục vụ sử dụng hiệu quả không phải là mục đích của dự báo dòng tiền.
Dƣới cách nhìn của tài chính doanh nghiệp, dự báo dòng tiền là mô hình hóa thanh khoản bằng tiền mặt trong tƣơng lai của một công ty hoặc tổ chức trong một khung thời gian cụ thể. Tiền mặt thƣờng đề cập là tổng số dƣ ngân hàng của công ty, nhƣng trong dự báo thì là số dƣ tiền mặt cộng với số tiền đầu tƣ ngắn hạn trừ đi nợ ngắn hạn. Dòng tiền là sự thay đổi về tiền mặt từ một kỳ sang kỳ tiếp theo.
Dƣới cách nhìn của những ngƣời quản lý trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, thì dự báo dòng tiền đơn giản hơn, đó là xem những khoản tiền sẽ nhận/thu vào để đảm bảo rằng các khoản chi ra có thể đƣợc quản lý để tránh chúng vƣợt quá các khoản thu vào. Các doanh nhân cần phải học một cách nhanh chóng rằng "Tiền mặt là vua" và, do đó, họ phải giỏi về dự báo dòng tiền.
Dự báo dòng tiền bao gồm dự báo ngắn hạn và dự báo dài hạn:
Dự báo ngắn hạn giúp thực hiện hiệu quả các khoản chi hàng ngày. Dự báo trung hạn giúp tối ƣu hóa thời hạn đầu tƣ, thời gian đáo hạn và giảm thiểu sai lệch.
Dự báo dài hạn (3-5 năm) là rất quan trọng đối với việc ra quyết định của công ty trong các lĩnh vực nhƣ lập kế hoạch vốn, lập ngân sách, đầu tƣ chiến lƣợc và các quyết định cấp vốn dài hạn.
Dự báo dài hạn thƣờng đƣợc thực hiện bởi bộ phận tài chính và lập kế hoạch của công ty để nắm bắt dự báo về doanh thu, chi phí và thay đổi trong bảng cân đối kế toán trong vòng 3-5 năm. Điều này thƣờng bao gồm việc lập kế hoạch ngân sách và lập kế hoạch kinh doanh, xem xét các dự báo về doanh thu và chi phí, tỷ lệ các khoản vốn lƣu động để bán hàng và dự báo các khoản mục cân đối khác thu hút dòng tiền trong hoạt động tài chính và đầu tƣ.
Dự báo dài hạn phải chịu sự phân tích độ nhạy cảm để bù đắp các yếu tố nhƣ, nhƣng không giới hạn, biến động tiền tệ, chuyển động lãi suất, tác động lạm phát, ảnh hƣởng kinh tế và các thay đổi của ngành và thị trƣờng khác. Các công ty sử dụng phân tích độ nhạy cảm tạo ra dự báo tiền mặt trong nhiều tình huống để ra quyết định của công ty.
1.2.2.2. Tổ chức thực hiện công tác quản lý tài chính thông qua việc phân phối và sử dụng các nguồn lực
* Tổ chức bộ máy quản lý tài chính doanh nghiệp
Bộ máy quản lý tài chính đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính doanh nghiệp và ngày càng đƣợc quan tâm chú trọng. Bộ máy quản lý tài chính đƣợc tổ chức tùy thuộc vào quy mô và hình thức hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ, bộ phận thực hiện công tác tài chính thƣờng nằm trong phòng/ban tài chính kế toán và do các kế toán viên kiêm nhiệm. Đối với các doanh nghiệp lớn, bộ máy quản lý tài chính thƣờng có giám đốc phụ trách tài chính quản lý phòng/ban tài chính tách riêng với phòng kế toán. Giám đốc phụ
trách tài chính phải giải quyết các vấn đề tài chính hàng ngày nhƣ: các quyết định đầu tƣ mua sắm tài sản, các khoản chi tiêu mang tính ngắn hạn; các chính sách đầu tƣ…Để lựa chọn các quyết định đúng đắn, giám đốc tài chính phải tổ chức phân tích tài chính của doanh nghiệp, của dự án đầu tƣ và xem xét các phƣơng án tài trợ mang lại hiệu quả cao. Tham mƣu, giúp việc cho giám đốc phụ trách tài chính là phòng/ban tài chính đảm bảo cung cấp thông tin liên tục, kịp thời và chính xác cho quá trình hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý tài chính của doanh nghiệp cần đƣợc hoàn thiện theo hƣớng gọn nhẹ, tinh giản và hoạt động có hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt đƣợc mục tiêu đề ra.
* Quản lý tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp
Quản lý tài sản:
- Quản lý tiền và các khoản tương đương tiền:
Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp có cơ hội để đầu tƣ chiến lƣợc hoặc giảm thiểu chi phí hay vƣợt qua giai đoạn khó khăn. Tiền của doanh nghiệp gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi trên tài khoản thanh toán ở ngân hàng, các khoản tƣơng đƣơng tiền là các loại chứng khoán đầu tƣ ngắn hạn có tính thanh khoản cao.
Mục đích nắm giữ tiền của doanh nghiệp: đáp ứng các nhu cầu chi tiêu hàng ngày nhƣ chi trả tiền mua nguyên liệu, trả lƣơng, nộp thuế, chia cổ tức …; sẵn sàng tận dụng cơ hội đầu tƣ nhƣ mua nguyên liệu khi giá thị trƣờng giảm hay biến động tỷ giá thuận lợi... với mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận; duy trì khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán khi có những biến động bất thƣờng xảy ra ảnh hƣởng tới hoạt động bình thƣờng của doanh nghiệp, nhƣ doanh nghiệp phải chi tiêu nhiều để mua hàng dự trữ trong khi tiền bán hàng chƣa kịp thu hồi.
Việc doanh nghiệp nắm giữ quá ít hay quá nhiều tiền sẽ ảnh hƣởng đến chi phí cơ hội và chi phí giao dịch của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải thiết lập và duy trì mức tồn quỹ hợp lý để đảm bảo việc chi tiêu một cách hiệu quả.
- Quản lý các khoản phải thu:
Hầu hết các doanh nghiệp đều phát sinh các khoản phải thu, đó là số tiền khách hàng nợ doanh nghiệp do mua chịu sản phẩm hàng hóa, dịch vụ. Nếu không bán chị thì doanh nghiệp có nguy cơ mất đi cơ hội bán hàng, do đó lợi nhuận bị giảm sút. Ngƣợc lại, nếu bán chịu quá nhiều dẫn đến tăng chi phí cho khoản phải thu và nguy cơ trở thành các khoản phải thu khó đòi và rủi ro thu hồi công nợ. Công ty cần đƣa ra các chính sách bán hàng và quản lý nợ để đảm bảo khả năng thu hồi nợ của khách hàng. Bên cạnh đó, Công ty cần tuyển chọn và sử dụng kế toán thu hồi công nợ chuyên nghiệp để đánh giá khách hàng trƣớc khi quyết định cung cấp tín dụng thƣơng mại hay thu hồi công nợ. Từ đó, Công ty có thể cải thiện hiệu suất thu hồi nợ và chi phí thu hồi nợ giảm. Ngoài ra, Công ty có thể xem xét sử dụng nghiệp vụ bao thanh toán thông qua việc bán các khoản nợ phải thu cho Công ty chuyên làm nghiệp vụ thu hồi công nợ.
- Quản lý hàng tồn kho:
Tồn kho sản phẩm dở dang giúp cho quá trình hoạt động của doanh nghiệp linh hoạt và liên tục, giai đoạn sản xuất sau không phụ thuộc và giai đoạn sản xuất trƣớc.
Để đạt đƣợc hiệu quả trong kinh doanh, vấn đề tiên quyết ngay từ giây phút ban đầu là phải biết lựa chọn đúng phƣơng án kinh doanh, phƣơng án sản phẩm. Điều này đòi hỏi khả năng nhận biết, khả năng nhạy bén để nắm đƣợc các luồng thông tin, xác định đƣợc nhu cầu thực của xã hội. Phƣơng án sản phẩm phải đƣợc xây dựng trên cơ sở tiếp cận thị trƣờng, xuất phát từ nhu cầu thị trƣờng, dự kiến đƣợc mức dao động của thị trƣờng, đối thủ cạnh tranh… để từ đó, quyết định quy mô, chủng loại, chất lƣợng, giá cả của sản phẩm, dịch vụ cung cấp ra thị trƣờng.
Trên cơ sở phƣơng án sản phẩm, dịch vụ cung cấp ra thị trƣờng đó, ngƣời quản lý doanh nghiệp phải ra các quyết định đầu tƣ vào dự án nói chung và tài sản cố định nói riêng (sau đây gọi chung là dự án) để: đầu tƣ mới tài sản cố định tăng quy mô chủng loại của sản phẩm, dịch vụ; đầu tƣ thay thế để cắt giảm chi phí
hoặc duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh; đầu tƣ để mở rộng sản phẩm hoặc thị trƣờng hiện có sang thị trƣờng mới hoặc sản phẩm mới.
Quản lý nguồn vốn:
- Quản lý nguồn vốn ngắn hạn: + Nhu cầu nguồn vốn ngắn hạn:
Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần đầu tƣ vốn vào tài sản lƣu động và tài sản cố định. Tuy nhiên, do nhu cầu vốn dài hạn để đầu tƣ vào tài sản dài hạn rất lớn nên doanh nghiệp thƣờng khó có thể sử dụng nguồn vốn này để tài trợ đầu tƣ mua sắm tài sản ngắn hạn.
Doanh nghiệp có thể tận dụng và huy động tối đa tất cả các nguồn vốn ngắn hạn mà doanh nghiệp có thể tận dụng đƣợc vì các nguồn vốn có chi phí thấp, chỉ khi thiếu hụt mới sử dụng nguồn vốn vay ngắn hạn của ngân hàng.
Khoản tiền thiếu hụt sẽ đƣợc doanh nghiệp tài trợ bằng vốn chủ sở hữu, các khoản nợ phải trả mà doanh nghiệp có thể huy động đƣợc, phần còn lại sẽ đƣợc doanh nghiệp tài trợ bằng nguồn vốn vay ngân hàng. Doanh nghiệp phải có chính sách thích hợp trong việc quản lý nhu cầu vốn ngắn hạn thƣờng xuyên thông qua việc quản lý và dự báo dòng tiền ngắn hạn của doanh nghiệp.
Nhu cầu vốn ngắn hạn thời vụ do đặc điểm thời vụ của ngành sản xuất kinh doanh quyết định, xuất phát từ đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp khiến cho nhu cầu vốn ngắn hạn tăng đột biến trong một giai đoạn nhất định của chu kỳ sản xuất kinh doanh. Việc dự kiến nhu cầu vốn ngắn hạn thời vụ sẽ giúp doanh nghiệp có sự chuẩn bị chu đáo trƣớc, chủ động đƣợc nguồn vốn tài trợ cho toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh.
+ Nguồn vốn ngắn hạn:
Để đầu tƣ vào tài sản ngắn hạn, doanh nghiệp thƣờng phải sử dụng nguồn vốn ngắn hạn, là những nguồn tài trợ doanh nghiệp có thể huy động đƣa vào sử dụng trong một thời gian ngắn hạn.
Khi sử dụng nguồn vốn ngắn hạn, tùy theo đặc điểm, tình hình cụ thể từng doanh nghiệp, ngƣời quyết định nguồn vốn phải phân tích, cân nhắc từng yếu tố
tác động để quyết định lựa chọn nguồn tài trợ là vốn vay ngân hàng hay sử dụng tín dụng thƣơng mại bởi lẽ mỗi hình thức tài trợ đều có những mặt khó khăn và thuận lợi của nó.
+ Quyết định lựa chọn nguồn vốn ngắn hạn:
Để đáp ứng nhu cầu sử dụng vốn ngắn hạn, doanh nghiệp có sử dụng nguồn tín dụng thƣơng mại và vay nợ.
Tín dụng thƣơng mại là các khoản tín dụng phát sinh trong quan hệ mua bán chịu hàng hóa, nó chính là các khoản phải trả cho nhà cung cấp.. Tuy nhiên, nguồn vốn tín dụng thƣơng mại không phải là nguồn vốn tài trợ miễn phí mà chi phí của nó ngầm định trong giá hàng hóa. Với điều khoản bán chịu hàng hóa, doanh nghiệp phải quyết định lựa chọn lấy chiết khấu và bỏ qua thời gian tài trợ thƣơng mại hoặc ngƣợc lại. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí thay thế khoản tín dụng thƣơng mại này và chi phí vay vốn.
Nếu doanh nghiệp đã quyết định nên đi vay thay vì sử dụng tín dụng thƣơng