2.1.3.1 Trình tự thực hiện đấu thầu
Các bước thực hiện công tác đấu thầu theo quy định của Quy chế Đấu thầu được thực hiện theo trình tự sau:
Sơ tuyển nhà thầu (nếu có). Lập hồ sơ mời thầu.
Gửi thư mời thầu hoặc thông báo mời thầu. Nhận và quản lý hồ sơ dự thầu.
Mở thầu.
Đánh giá, xếp hạng nhà thầu. Trình duyệt kết quả đấu thầu.
Thông báo kết quả trúng thầu, thương thảo hợp đồng. Trình duyệt nội dung hợp đồng.
Sơ tuyển nhà thầu : sơ tuyển nhà thầu là việc đánh giá khả năng thực hiện công việc xây dựng đối với những công ty muốn tham gia đấu thầu các dự án xây dựng. Việc gia tăng các nhu cầu xây dựng và xây dựng kỹ thuật cao đòi hỏi cần có phương pháp tìm ra nhà thầu xây dựng có đầy đủ năng lực về trình độ khoa học kỹ thuật, công nghệ và uy tín.Việc mở rộng thị trường xây dựng đòi hỏi phải xây dựng một phương pháp đánh giá năng lực các nhà thầu trong và ngoài nước. Để loại những nhà thầu không phù hợp ra khỏi quá trình đấu thầu để xác định những nhà thầu đạt sơ tuyển thì cần căn cứ vào năng lực chính, kỹ thuật chuyên môn và khả năng quản lý của họ. Nhằm cung cấp một hệ thống đánh giá để chọn các nhà thầu xây dựng có chất lượng. Ngăn chặn những công trình xây dựng chất lượng kém. Nhằm khuyến khích các công ty xây dựng có năng lực cao thông qua việc đánh giá
18
khả năng xây dựng của các công ty muốn tham gia đấu thầu đối với các dự án xây dựng.
Hiệu quả: giúp chủ đầu tư loại bỏ những công ty xây dựng kém chất lượng. Giảm tối đa chi phí tham giá đấu thầu.
Hồ sơ mời thầu : hồ sơ mời thầu do chủ đầu tư hoặc đại diện của chủ đầu tư lập. Nêu rõ các thủ tục, trình tự, tài liệu và nội dung của các tài liệu trong hồ sơ cũng như thời gian mà nhà thầu và chủ đầu tư có thể chấp nhận được. Tạo điều kiện cho các nhà thầu chuẩn bị tốt hồ sơ dự thầu, là cơ sở để tổ chuyên gia, chủ đầu tư và cấp thẩm quyền xem xét quyết định trúng thầu.
Nội dung của hồ sơ mời thầu: thư mời thầu; mẫu đơn dự thầu; chỉ dẫn đối với nhà thầu. Các điều kiện ưu đãi nếu có; các loại thuế theo quy định của pháp luật; hồ sơ thiết kế kỹ thuật kèm theo bản tiên lượng và chỉ dẫn kỹ thuật, tiến độ thi công. Tiêu chuẩn đánh giá; điều kiện chung và điều kiện cụ thể của hợp đồng. Mẫu bảo lãnh dự thầu; mẫu thỏa thuận hợp đồng; mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng.
Thư hoặc thông báo mời thầu: giúp tất cả các nhà thầu có nguyện vọng, cơ hội để tham gia cạnh tranh với nhau. Thu hút được các nhà thầu nổi tiếng trong nước và trên thế giới. Yêu cầu của thư hoặc thông báo mời thầu. Thông báo mời thầu phải được thông báo rộng rãi trên báo, tạp chí, các phương tiện thông tin đại chúng của chính phủ, báo và tạp chí chuyên ngành và có thể được gửi tới các đoàn ngoại giao của các nước có liên quan đang có mặt ở Việt Nam.
Nội dung thư hoặc thông báo mời thầu: tên và địa chỉ của bên mời thầu. Khái quát dự án, địa điểm, thời gian xây dựng và các nội dung khác. Các điều kiện đối với nhà thầu; thời gian, địa điểm nhận hồ sơ mời thầu.
Hồ sơ dự thầu : hồ sơ dự thầu do nhà thầu lập được dựa trên cơ sở của hồ sơ mời thầu và trình độ kinh nghiệm năng lực, thực tế thăm hiện trường của nhà thầu, là cơ sở của chủ đầu tư và chuyên gia xem xét đánh giá, đề nghị cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định trúng thầu, là cơ sở pháp lý để nhà thầu có thể giải trình những yêu cầu của chủ đầu tư. Nhà thầu phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời hạn quy định của hồ sơ mời thầu. Hồ sơ mời thầu phái được dán kín gửi đến địa điểm bỏ thầu.
19
Người nhận phái ký nhận để kiểm ứa sơ bộ đối với hồ sơ dự thầu đã được nhận. Những hồ sơ dự thầu gửi đến sau thời hạn bỏ thầu đã quy định, người nhận không được bóc ra và phải gửi trả lại nguyên trạng. Nhà thầu nếu muốn ra một phần công việc cho nhà thầu phụ thì phải nêu rõ trong hồ sơ dự thầu. Sau khi trúng thầu phải ký hợp đồng với thầu phụ.
Nội dung hồ sơ dự thầu: các nội dung về hành chính, pháp lý như: đơn dự thầu hợp lệ (phải có chữ ký của người có thẩm quyền), bản sao giấy đăng ký kinh doanh, tài liệu giới thiệu năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu kể cả nhà thầu phụ, văn bản thỏa thuận liên danh (trường hợp liên danh dự thầu), bảo lãnh dự thầu. Các nội dung kỹ thuật như: biện pháp và tổ chức thi công đối với gói thầu, tiến độ thực hiện họp đồng, đặc tính kỹ thuật, nguồn cung cấp vật tư, vật liệu xây dựng. Các nội dung về thương mại, tài chính như : giá dự thầu kèm theo bảng dự toán, điều kiện tài chính, điều kiện thanh toán.
Các chỉ tiêu xét thầu:
Yêu cầu về kỹ thuật, chất lượng : đây là chỉ tiêu quan trọng, nó quyết định đến chất lượng và hiệu quả của quá trình đầu tư do đó chỉ tiêu này đòi hỏi được xem xét đánh giá chặt chẽ trong đó có tính đến việc áp dụng tiến bộ KHKT và công nghệ hiện đại.
Yêu cầu về kinh nghiệm và năng lực của nhà thầu : chỉ tiêu này là yếu tố cơ
bản để xem xét khả năng thực hiện dự án của các nhà thầu nó được thể hiện như: kinh nghiệm đã thực hiện các dự án có yêu cầu kỹ thuật ở vùng địa lý và hiện trường tương tự, số lượng, trình độ cán bộ, công nhân kỹ thuật trực tiếp thực hiện dự án.
Yêu cầu về tiến độ thi công : mức độ bảo đảm tổng tiến độ quy định trong hồ
sơ mời thầu. Tính hợp lý về tiến độ hoàn thành giữa các hạng mục công trình liên quan.
Đánh giá hồ sơ dự thầu : đây là bước quan trọng trong quá trình đấu thầu nhằm thực hiện tốt mục tiêu của đấu thầu và lựa chọn nhà thầu đáp ứng yêu cầu. Đánh giá sơ bộ nhằm loại bỏ các hồ sơ dự thầu không đáp ứng yêu cầu của hồ sơ
20
mời thầu. Kiểm ưa tính họp lệ của hồ sơ mời thầu. Xem xét sự đáp ứng của hồ sơ dự thầu và làm rõ hồ sơ dự thầu. Đánh giá chi tiết về mặt kỹ thuật để chọn danh sách ngắn, đánh giá về mặt tài chính, thương mại.
Kết quả mở và đánh giá các đấu thầu: nhà thầu có hồ sơ dự thầu hợp lệ, đáp ứng cơ bản các yêu cầu của hồ sơ mời thầu, có giá đánh giá thấp nhất và có các đề nghị trúng thầu không vượt giá gói thầu hoặc dự toán, tổng dự toán được duyệt sẽ được xem xét trúng thầu. Kết quả đấu thầu phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền xem xét phê duyệt. Bên mời thầu sẽ mời nhà thầu trúng thầu đến thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Nếu không thành công, bên mời thầu sẽ mời nhà thầu xếp hạng tiếp theo đến thương thảo nhưng phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp thuận.
2.1.3.2 Các hình thức đấu thầu
Việc lựa chọn nhà thầu có thể được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu sau đây:
+Đấu thầu rộng rãi : là hình thức không hạn chế số lượng nhà thầu tham gia. Bên mời thầu phải thông báo công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng và ghi rõ các điều kiện, thời gian dự thầu. Đối với những gói thầu lớn, phức tạp về công nghệ bên mời thầu phải tiến hành sơ tuyển để lựa chọn nhà thầu có đủ tư các và năng lực tham gia dự đấu thầu. Hình thức đấu thầu nay được khuyến khích áp dụng nhằm đạt tính cạnh tranh cao trên cơ sở tham gia của nhiều nhà thầu. Tuy nhiên, hình thức này được áp dụng cho các công trình thông dụng không có yêu cầu đặc biệt về kĩ thuật, mĩ thuật cũng như không cần bí mật và tuỳ theo từng dự án cụ thể trong phạm vi một địa phương, một vùng, toàn quốc và quốc tế .
+Đấu thầu hạn chế : là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu mời một số nhà
thầu (tối thiểu là 5) có đủ năng lực tham gia. Danh sách nhà thầu tham dự phải được người có thẩm quyền hoặc cấp có thẩm quyền chấp nhận. Hình thức này chỉ được xem xét áp dụng khi có một trong các điều kịên sau : chỉ có một số nhà thầu có khả năng đáp ứng được yêu cầu của đấu thầu, các nguồn vốn sử dụng yêu cầu phải tiến hành đấu thầu hạn chế, do tình hình cụ thể của gói thầu mà việc đấu thầu hạn chế có
21
lợi thế, do yêu cầu về tiến độ thực hiện dự án được người có thẩm quyền quyết định đầu tư chấp thuận.
Để thực hiện đấu thầu, chủ đầu tư có thể áp dụng các phương thức chủ yếu sau :
+ Đấu thầu một túi hồ sơ (một phong bì): là phương thức mà nhà thầu nộp
hồ sơ dự thầu trong một túi hồ sơ. Phương thức này được áp dụng đối với đấu thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp.
+ Đấu thầu hai túi hồ sơ (hai phong bì ): là phương thức mà nhà thầu nộp
đề xuất kĩ thuật và đề xuất về giá trong từng túi hồ sơ riêng vào cùng một thời điểm. Túi hồ sơ đề xuất kĩ thuật sẽ được xem xét trước để đánh giá. Các nhà thầu đạt số điểm kĩ thuật từ 70% trở lên sẽ được mở tiếp túi hồ sơ đề suất về giá để đánh giá trường hợp nhà thầu không đáp ứng được các yêu cầu về tài chính và các điều kiện của hợp đồng, bên mời thầu phải xin ý kiến của người có thẩm quyền quyết định đầu tư, nếu được chấp thuận mới được xem xét thay đổi giá. Phương thức này chỉ được áp dụng đối với đấu thầu tuyển chọn tư vấn.
+ Đấu thầu hai giai đoạn: phương thức này áp dụng cho những dự án lớn, phức tạp về công nghệ và kĩ thuật hoặc dự án thuộc dạng chìa khoá trao tay. Trong quá trình xem xét, chủ đầu tư có điều kiện hoàn thiện yêu cầu về mặt công nghệ, kĩ thuật và các điều kiện của hồ sơ mời thầu.
Phương thức này áp dụng cho những trường hợp : các gói thầu mua sắm hàng hoá và xây lắp có giá từ 500 tỉ đồng trở lên. Các gói thầu mua sắm hàng hoá có tính chất lựa chọn công nghệ thiết bị toàn bộ, phức tạp về công gnhệ và kĩ thuật hoặc gói thầu xây lắp đặc biệt phức tạp. Dự án thực hiện theo hợp đồng chìa khoá trao tay .
Quá trình thực hiện phương thức này như sau : giai đoạn thứ nhất các nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu sơ bộ gồm đề xuất về kĩ thuật và phương án tài chính sơ bộ (chưa có giá) để bên mời thầu xem xét và thảo luận cụ thể với từng nhà thầu nhằm thống nhất yêu cầu và tiêu chuẩn kĩ thuật để nhà thầu chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu chính thức của mình. Giai đoạn thứ hai bên mời thầu mời các nhà thầu tham gia
22
trong giai đoạn thứ nhất nộp hồ sơ dự thầu chính thức với đề xuất kĩ thuật đã được bổ xung hoàn chỉnh trên cùng một mặt bằng kĩ thuật và đề xuất chi tiết về tài chính với đầy đủ nội dung về tiến độ thực hiện, điều kiện hợp đồng, giá dự thầu.
2.1.3.3 Các công cụ cạnh tranh trong đấu thầu xây dựng
Qua việc phân tích lý thuyết về quá trình chấm thầu và thực tế khi tham gia dự thầu của các nhà thầu, chúng ta nhận thấy trong đấu thầu xây dựng các nhà thầu thường sử dụng những công cụ cạnh tranh sau:
Cạnh tranh bằng giá dự thầu: (liên quan đến kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu). Đây là chỉ tiêu quan trọng, nó quyết định việc doanh nghiệp có trúng thầu hay không. Nếu xây dựng được mức giá bỏ thầu tốt sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp có khả năng trúng thầu cao đồng thời cũng bảo đảm được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Giá bỏ thầu liên quan đến rất nhiều yếu tố như trình độ tổ chức, quản lý của doanh nghiệp, kỹ thuật thi công, khả năng áp dụng công nghệ tiên tiến, năng lực tài chính của doanh nghiệp,... Việc xác định giá để đánh giá là xác định chi phí trên cùng một mặt bằng về kỹ thuật, tài chính, thương mại và các yếu tố khác nhằm so sánh, xếp hạng các hồ sơ dự thầu. Hồ sơ dự thầu có giá đánh giá thấp nhất sẽ được xếp thứ nhất. Vì vậy, để giá bỏ thầu có ưu thế cạnh tranh thì đòi hỏi doanh nghiệp phải có chính sách giá linh hoạt dựa trên cơ sở: năng lực thực sự của doanh nghiệp; mục tiêu tham gia đấu thầu; quy mô, đặc điểm, địa điểm của dự án, các phong tục tập quán của địa phương có dự án thi công,..Thông thường thì việc xây dựng giá bỏ thầu phụ thuộc lớn vào mục tiêu đấu thầu của nhà thầu như: tìm kiếm lợi nhuận, tạo công ăn việc làm hay mở cửa thị trường mới. Tuỳ theo những mục tiêu cụ thể mà nhà thầu xây dựng những mức giá phù hợp để đạt được mục tiêu.
Cạnh tranh bằng chất lượng công trình: chất lượng sản phẩm là khả năng thoả mãn nhu cầu của khách hàng, một sản phẩm hay công trình được coi là tốt khi nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng. Để nâng cao năng lực cạnh tranh đòi hỏi doanh nghiệp phải luôn luôn giữ vững và không ngừng nâng cao chất lượng công trình, đây là điều kiện không thể thiếu được nếu doanh nghiệp xây dựng muốn giành chiến thắng trong cạnh tranh đấu thầu. Trong lĩnh vực xây dựng, chất lượng
23
công trình là vấn đề sống còn đối với doanh nghiệp. Việc nâng cao chất lượng công trình có ý nghĩa hết sức quan trọng, nó được thể hiện trên các mặt:
+ Nếu chất lượng công trình tốt sẽ góp phần tăng uy tín, thương hiệu của doanh nghiệp qua đó nâng cao khả năng cạnh tranh, mở rộng thị trường.
+ Khi chất lượng công trình được nâng cao thì hiệu quả sản xuất kinh doanh tăng, doanh thu, lợi nhuận tăng theo, đời sống của công nhân viên được nâng lên, kích thích mọi người làm việc nhiều hơn.
Khi cạnh tranh bằng phương thức này, các nhà thầu cạnh tranh với nhau không chỉ bằng chất lượng cam kết trong công trình đang tổ chức đấu thầu mà còn cạnh tranh thông qua chất lượng các công trình khác đã xây và đang xây dựng. Trên thực tế cho thấy hậu quả của công trình xây dựng kém chất lượng để lại thường là rất nghiêm trọng, gây thiệt hại không chỉ là tiền bạc mà còn cả yếu tố con người. Hiện nay Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản quy định rõ trách nhiệm của chủ đầu tư, do đó các chủ đầu tư ngày càng xem trọng chất lượng công trình và nó được xem là một trong những công cụ mạnh trong đấu thầu xây dựng.
Cạnh tranh bằng tiến độ thi công: (liên quan đến kỹ năng xây dựng hồ sơ dự thầu). Tiến độ thi công là bảng kế hoạch tổng hợp việc thực hiện các bước công việc trong công tác thi công công trình của nhà thầu. Tiến độ thi công thể hiện những cam kết của doanh nghiệp về các mặt chất lượng, an toàn lao động, thời hạn bàn giao công trình. Bảng tiến độ thi công giúp chủ đầu tư đánh giá được năng lực của nhà thầu trên các mặt như trình độ quản lý, kỹ thuật thi công, năng lực máy móc thiết bị, nhân lực.
Nếu như trước đây khi xem xét, đánh giá, lựa chọn nhà thầu trong các cuộc đấu thầu chủ đầu tư thường chọn nhà thầu bỏ giá thấp, giá càng thấp thì khả năng trúng thầu càng cao mà không chú trọng đến các mặt khác và hậu quả là nhiều công