5. Kết cấu của đề tài
3.2.2. Thực trạng quản lý chi thường xuyên NSNN bằng dự toán qua KBNN
từ năm 2013-2016
3.2.2. Thực trạng quản lý chi thường xuyên NSNN bằng dự toán qua KBNN Vĩnh Phúc Vĩnh Phúc
3.2.2.1. Quy trình quản lý chi thường xuyên NSNN bằng dự toán qua KBNN Vĩnh Phúc
- Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Thông tư này 161/2012/TT-BTC gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kim soát, thanh toán.
- Kho bạc Nhà nước thực hiện kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách theo quy định tại Điều 7 của Thông tư 161/2012/TT-BTC, nếu đủ điều kiện theo quy định, thì thực hiện chi trả trực tiếp cho người hưởng
lương và người cung cấp hàng hoá, dịch vụ hoặc chi trả qua đơn vị sử dụng ngân sách.
- Khi thực hiện chi trả theo hình thức rút dự toán từ Kho bạc Nhà nước, Kho bạc Nhà nước thực hiện chi cho đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước đảm bảo các khoản chi đáp ứng các điều kiện chi ngân sách nhà nước theo quy định và hạch toán theo đúng quy định của mục lục ngân sách nhà nước hiện hành.
Từ năm 2010, KBNN Vĩnh Phúc thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên NSNN đối với các đơn vị sử dụng NSNN đảm bảo các đơn vị chỉ liên hệ với một bộ phận chuyên trách từ khâu hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cuối cùng. Thực hiện giao dịch một cửa trong kiểm soát chi thường xuyên đã mang lại nhiều thuận lợi cho công tác kiểm soát chi qua KBNN Vĩnh Phúc đối với cả KBNN Vĩnh Phúc và các đơn vị giao dịch. Quy trình nghiệp vụ được cải tiến từ khâu tiếp nhận, xử lý hồ sơ chứng từ và trả kết quả theo hướng nhanh gọn, thuận tiện, giảm đầu mối giao dịch giữa khách hàng với cơ quan KBNN. Quy trình cải tiến góp phần nâng cao năng lực, trình độ và trách nhiệm của cán bộ trong việc thực thi công vụ. Hồ sơ được kiểm tra sơ bộ và phân loại xử lý ngay từ đầu nên chứng từ được xử lý nhanh chóng, khách hàng không phải đi lại nhiều lần. Đơn vị thụ hưởng kinh phí NSNN thuận lợi trong giao dịch, đảm bảo tính công khai, minh bạch trong quản lý và sử dụng kinh phí NSNN.
Ghi chú:
Đường đi của chứng từ kiểm soát chi Đường đi của chứng từ thanh toán
Sơ đồ 3.2. Các bước thực hiện quy trình giao dịch một cửa trong KSC thường xuyên NSNN tại KBNN Vĩnh Phúc
* Các bước thực hiện trong qui trình
Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ chứng từ.
- Khách hàng gửi hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC KBNN.
- Cán bộ KSC tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ hồ sơ chứng từ, phân loại và xử lý.
+ Đối với công việc phải giải quyết ngay bao gồm đề nghị tạm ứng chi bằng tiền mặt, thanh toán tiền lương, tiền công, học bổng, sinh hoạt phí, chi hành chính, các khoản chi từ tài khoản tiền gửi không thuộc kiểm soát của KBNN, cán bộ KSC tiếp nhận và xem xét giải quyết ngay đối với những trường hợp hồ sơ đã đầy đủ theo qui định. Trường hợp hồ sơ còn thiếu cần phải bổ sung, hoàn thiện, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, trong đó nêu rõ những tài liệu, chứng từ đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ; giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
Khách hàng Cán bộ KSC Kế toán trưởng
Thủ quỹ Thanh toán viên Giám đốc
1 2 7 3 6 5 5 4
+ Đối với những công việc có thời hạn giải quyết trên một ngày bao gồm: các khoản thanh toán cho nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ, thanh toán các khoản chi chuyên môn, nghiệp vụ và các khoản chi khác có tính chất phức tạp; thanh toán tạm ứng. Trường hợp hồ sơ đầy đủ theo quy định, cán bộ KSC tiếp nhận và lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng, nêu rõ ngày hẹn trả kết quả. Trường hợp hồ sơ còn thiếu hoặc phải hoàn chỉnh, bổ sung, cán bộ KSC lập 2 liên phiếu giao nhận hồ sơ với khách hàng nêu rõ những tài liệu đã nhận, các yêu cầu bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ, giao một liên phiếu giao nhận cho khách hàng, lưu một liên làm căn cứ theo dõi và xử lý hồ sơ.
+ Khi khách hàng đến bổ sung tài liệu, chứng từ theo yêu cầu, cán bộ KSC phản ánh việc bổ sung hồ sơ vào phiếu giao nhận hồ sơ đã lưu. Nếu hồ sơ đã đầy đủ thì tiến hành giải quyết như trình tự quy định.
Bước 2: Kiểm soát chi.
Cán bộ KSC kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và sự chính xác của hồ sơ, chứng từ; kiểm tra số dư tài khoản, số dư dự toán, kiểm tra mẫu dấu chữ ký và các điều kiện thanh toán chi trả đối với từng nội dung chi. Nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện chi NSNN theo qui định, thực hiện hạch toán kế toán, ký chứng từ và chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi NSNN, cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 3: Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) ký chứng từ.
- Cán bộ KSC trình Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) hồ sơ, chứng từ được kiểm soát đã đảm bảo đủ điều kiện tạm ứng/thanh toán kinh phí từ NSNN.
- Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền) kiểm tra nếu đủ điều kiện tạm ứng, thanh toán sẽ ký và chuyển hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC để trình Giám đốc (hoặc người được ủy quyền). Nếu khoản chi không đủ điều kiện chi
NSNN, Kế toán trưởng chuyển lại hồ sơ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối thanh toán trình lãnh đạo KBNN ký gửi khách hàng giao dịch.
Bước 4: Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký.
Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) xem xét, nếu đủ điều kiện thì ký chứng từ và chuyển cho cán bộ KSC. Trường hợp không đủ điều kiện thì chuyển trả hồ sơ, chứng từ cho cán bộ KSC lập Thông báo từ chối gửi khách hàng.
Bước 5: Thực hiện thanh toán.
- Trường hợp thanh toán bằng chuyển khoản, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thanh toán viên.
- Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt, cán bộ KSC thực hiện tách tài liệu, chứng từ KSC và chuyển chứng từ cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Bước 6: Trả tài liệu, chứng từ cho khách hàng.
Cán bộ KSC lưu hồ sơ KSC theo qui định và trả lại tài liệu, chứng từ cho khách hàng ngay sau khi thực hiện xong thủ tục thanh toán. Riêng đối với chứng từ chi tiền mặt, thực hiện theo bước 7.
Bước 7: Chi tiền mặt tại quỹ.
Thủ quỹ nhận chứng từ chi tiền mặt từ bộ phận kế toán theo đường nội bộ, kiểm soát và chi tiền cho khách hàng, sau đó trả 01 liên chứng từ báo nợ cho khách hàng, trả các liên chứng từ còn lại cho kế toán theo đường dây nội bộ.
* Kiểm soát thanh toán không dùng tiền mặt
Thực hiện chỉ thị số 20/CT-TTg ngày 24/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ và các văn bản triển khai thực hiện của Bộ Tài chính và Kho bạc Nhà nước, công tác triển khai thực hiện thanh toán cá nhân qua tài khoản tại Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc được thực hiện từ cuối năm 2007 cho các đơn vị sử dụng ngân sách. Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc đã tiến hành tuyên truyền, phổ biến đến tất
cả các đơn vị đang giao dịch tại Kho bạc Nhà nước tỉnh và KBNN các huyện trực thuộc. Đến thời điểm hiện nay đã có 100% đơn vị mở tài khoản thanh toán cá nhân qua ngân hàng. Trừ một số đơn vị cách xa trung tâm mở tài khoản tại các huyện thị xã, và số lượng cán bộ không nhiều còn rút tiền mặt chi thanh toán cá nhân. Còn lại hầu hết các khoản thanh toán cho cá nhân như: tiền lương, phụ cấp, thưởng, thu nhập tăng thêm, công tác phí… đã được thanh toán qua thẻ. Được sự quan tâm, chỉ đạo của UBND tỉnh Vĩnh Phúc, KBNN, Ngân hàng Nhà nước và sự phối hợp công tác của các ngân hàng thương mại trên địa bàn cũng như sự phối hợp của các đơn vị sử dụng ngân sách nên việc thanh toán, chi trả nhanh chóng, kịp thời, thuận lợi, đảm bảo an toàn tiền cho đơn vị. Thanh toán chi trả tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và tiền lương tăng thêm qua thẻ ATM, góp phần giảm áp lực thanh toán bằng tiền mặt qua Kho bạc Nhà nước Vĩnh Phúc. Tuy nhiên một số khoản chi nhỏ như thêm giờ, khen thưởng, học bổng hay chi cho các khoản phúc lợi xã hội vẫn chưa thực hiện được một cách tuyệt đối. Một số đơn vị thường sử dụng hình thức tạm ứng chi hành chính sau đó kê thanh toán những khoản chi này mà kho bạc vẫn chưa kiểm soát triệt để được.
3.2.2.2. Công tác lập dự toán chi thường xuyên NSNN
Trong những năm qua công tác lập dự toán chi NSNN tại tỉnh Vĩnh Phúc đã đi vào nề nếp và có nhiều thuận lợi trong công tác quản lý. Tuy nhiên không phải tất cả các đơn vị dự toán đều đã thực hiện tốt, một số đơn vị lập dự toán còn chưa đúng thời hạn, chưa đạt yêu cầu, nhất là lập dự toán trong công tác chi thường xuyên NSNN, chưa đủ thời gian để thảo luận và chậm tiến độ so với thời gian quy định. Vì vậy để kịp thời gian các đơn vị dự toán đã xem nhẹ về các cân nhắc, tính toán dự toán làm ảnh hưởng đến chất lượng công tác lập dự toán. Bên cạnh đó việc chạy theo các mục tiêu kế hoạch phát triển kinh tế xã hội làm cho dự toán vượt quá khả năng đáp ứng cho ngân sách tỉnh và diễn biến thực tế.
Dự toán chi thường xuyên giao cho các đơn vị sử dụng ngân sách nhà nước từ năm 2013 đến 2016 thể hiện qua biểu thị sau:
Biểu đồ 3.1. Dự toán chi thường xuyên NSNN qua KBNN tỉnh Vĩnh Phúc từ năm 2013 - 2016
Hàng năm ngân sách nhà nước được lập căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng, an ninh. Các khoản chi trong dự toán ngân sách phải được xác định trên cơ sở mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội, bảo đảm quốc phòng, an ninh. Đối với chí đầu tư phát triển, việc lập dự toán phải căn cứ vào quy hoạch, chương trình, dự án đầu tư đã có quyết định của cấp có thẩm quyền, ưu tiên bố trí đủ vốn phù hợp với tiến độ triển khai thực hiện các chương trình, dự án. Đối với chi thường xuyên, việc lập dự toán phải căn cứ vào nguồn thu từ thuế, phí, lệ phí và tuân theo các chế độ, tiêu chuẩn, định mức do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định. Đối với chi trả nợ, phải căn cứ vào các nghĩa vụ trả nợ của năm dự toán. Dự toán ngân sách nhà nước được tổ chức xây dựng, tổng hợp từ cơ quan thu, đơn vị sử dụng ngân sách, bảo đảm đúng thời gian và biểu mẫu quy định.
148000 150000 152000 154000 156000 158000 160000 162000 164000 166000 168000
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
1.789.665
1.867.656 1.908.833
1.944.530
3.2.2.3. Chấp hành dự toán chi thường xuyên bằng NSNN
Dự toán ngân sách được phê chuẩn và được thực hiện khi năm tài chính bắt đầu. Nội dung của giai đoạn này là tập trung đầy đủ, kịp thời mọi nguồn thu vào ngân sách và cấp phát cho các nhiệm vụ chi đã xác định nhằm động viên, phân phối và sử dụng các nguồn tài chính của xã hội để thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội trong năm tài chính.
Quản lý chấp hành dự toán chi thường xuyên ngân sách bao gồm chấp hành dự toán đối với đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện khoán biên chế hành chính và kinh phí quản lý hành chính và đối với đơn vị thực hiện cơ chế tài chính đơn vị sự nghiệp có thu.
* Quản lý chấp hành dự toán đối với đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện khoán biên chế hành chính và kinh phí quản lý hành chính.
(1)- Điều kiện cấp phát thanh toán.
Kho bạc nhà nước chỉ thực hiện cấp phát, thanh toán kinh phí cho các đơn vị khoán chi khi có đủ các điều kiện sau:
- Quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép đơn vị thực hiện khoán biên chế, kinh phí quản lý hành chính và nguồn kinh phí được giao khoán.
- Dự toán chi của đơn vị đã được duyệt trong phạm vi kinh phí được khoán theo mục lục ngân sách nhà nước.
- Có đủ kinh phí để thanh toán.
- Đã được thủ trưởng đơn vị hoặc người uỷ quyền chuẩn chi.
- Có đủ hồ sơ chứng từ liên quan đến từng khoản chi tuỳ theo tính chất từng khoản chi, các hồ sơ chứng từ thanh toán bao gồm:
+ Đối với các khoản chi lương và phụ cấp lương là bảng đăng kí biên chế quỹ lương được cơ quan có thẩm quyền duyệt, phương án chi trả tiền lương của
đơn vị, danh sách những người hưởng lương, bảng tăng giảm biên chế quỹ lương.
+ Đối với những khoản chi mua sắm vật tư, trang thiết bị, phương tiện sửa chữa nhỏ, hồ sơ chứng từ bao gồm: Dự toán mua sắm, sửa chữa nhỏ được duyệt, quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (trường hợp phải thực hiện đấu thầu), hợp đồng mua bán hàng hoá dịch vụ, phiếu báo giá của đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ, các hồ sơ chúng từ khác có liên quan như séc, uỷ nhiệm chi.
+ Đối với các khoản chi thường xuyên khác là bảng kê, chứng từ thanh toán có chữ ký của thủ trưởng hoặc người được uỷ quyền.
(2) Kiểm soát thanh toán.
Khi có nhu cầu thanh toán, đơn vị thực hiện khoán chi gửi kho bạc nhà nước nơi giao dịch các hồ sơ tài liệu chứng từ thanh toán có liên quan sau:
- Lệnh chuẩn chi.
- Giấy rút hạn mức kinh phí cùng chứng từ kèm theo.
(3) Cấp phát thanh toán đối với một số khoản chi chủ yếu.
- Chi tiền lương, tiền công:
+ Đối với lương cấp bậc và chức vụ: Kho bạc Nhà nước căn cứ vào biên chế quỹ lương được duyệt và bảng lương hàng tháng.
+ Đối với phần lương tăng thêm: Kho bạc nhà nước căn cứ vào phương án sử dụng nguồn kinh phí tiết kiệm được cấp có thẩm quyền phê duyệt để kiểm tra và thực hiện thanh toán cho đơn vị đảm bảo tổng quỹ lương được duyệt không vượt quá hai lần so với mức lương tối thiểu chung do nhà nước quy định.
- Chi phí hành chính, nghiệp vụ chuyên môn: trên cơ sở chứng từ chi nghiệp vụ chuyên môn theo quy định, Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán theo đề nghị của thủ trưởng đơn vị.
- Chi mua sắm vật tư, sửa chữa thường xuyên tài sản cố định thực hiện theo quy định hiện hành.
- Đối với những khoản chi khác: Kho bạc Nhà nước thực hiện thanh toán theo đề nghị của chủ tài khoản kèm theo hồ sơ theo quy định. Chủ tài khoản chịu trách nhiệm trước pháp luật vê quyết định chi tiêu của mình.
* Quản lý chấp hành dự toán đối với đơn vị thực hiện cơ chế tài chính đơn vị sự nghiệp có thu
(1) Mở và sử dụng tài khoản
- Kho bạc nhà nước hướng dẫn các đơn vị sự nghiệp có thu mở hai tài khoản đó là tài chi ngân sách và tài khoản tiền gửi:
+ Tài khoản chi ngân sách để thực hiện ghi chi ngân sách nhà nước cấp. + Tài khoản tiền gửi để thực hiện thu, chi các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước nhưng đơn vị được phép giữ lại để chi theo quy định.