2.2. Các phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
2.2.2.1. Kiểm kê vật chất
Phƣơng pháp kiểm kê vật chất là quá trình kiểm tra, tính toán lại số lƣợng các loại tài sản của doanh nghiệp. Vì là kiểm tra vật chất do vậy thƣờng áp dụng đối với tài sản tồn tại dƣới dạng vật chất cụ thể nhƣ: hàng tồn kho, tài sản cố định, tiền mặt, giấy tờ thanh toán có giá trị. Đặc điểm nổi bật của phƣơng pháp này là thời gian kiểm tra, có thể kiểm tra đột xuất hay định kỳ và loại hình kiểm kê toàn diện hay chọn mẫu…tùy theo mục đích của từng loại kiểm toán. Nếu là kiểm toán BCTC cả năm thì phải thực hiện kiểm kê toàn diện vào thời điểm cuối năm. Nếu cuộc kiểm kê nhằm mục đích đặc biệt nhƣ chia tách, sát nhập hay giải thể doanh nghiệp thì cuộc kiểm kê có thể đƣợc hiện đột xuất và chỉ kiểm kê điển hình.
KTV thƣờng thực hiện phƣơng pháp này theo quy trình sau đây:
Chuẩn bị kiểm kê: tham gia cuộc kiểm kê với tƣ cách là ngƣời quan sát KTV phải nắm bắt đƣợc quy trình kế hoạch kiểm kê cũng nhƣ quy trình kiểm kê, các đặc điểm về hệ thống kế toán và kiểm soát nội bộ của khách hàng có ảnh hƣởng đến cuộc kiểm kê.
Thực hiện kiểm kê: KTV phải ghi chép lại trình tự kiểm kê, thành phần tham gia các cuộc kiểm kê, nhận định các đối tƣợng hàng hóa đƣợc kiểm kê.
Kết thúc kiểm kê: KTV thu thập biên bản kiểm kê với đầy đủ chữ ký của ngƣời tham gia kiểm kê.
Về ưu điểm:
Cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao, có tính thuyết phục và mang tính khách quan vì chính KTV sẽ tham gia quá trình kiểm kê và chứng kiến kiểm kê để xác minh sự tồn tại của tài sản trong thực tế.
Việc thực hiện phƣơng pháp này đơn giản, phù hợp với chức năng xác minh của kiểm toán.
Về nhược điểm:
Đối với việc kiểm kê một số loại tài sản cố định nhƣ nhà xƣởng, đất đai …thì chỉ cho biết sự hiện hữu của tài sản chứ không cho biết quyền sở hữu của đơn vị đƣợc kiểm toán.
Đối với hàng hóa, vật tƣ tồn kho kiểm kê chỉ cho biết sự tồn tại thực tế về mặt số lƣợng, c n về chất lƣợng, tình trạng kỹ thuật, cách đánh giá tài sản thì chƣa thể biết đƣợc.
Do vậy cần phải kèm theo các bằng chứng khác để có thể biết đƣợc về quyền sở hữu và giá trị của tài sản đó.