3.6.1. Quá trình hình thành và phát triển
Phòng kiểm toán và quan hệ Quốc tế tiền thân là Phòng kiểm toán 4, đƣợc thành lập từ những ngày đầu tiên của Công ty – 10/04/2007. Đến năm 2009, đổi tên thành Phòng kiểm toán và quan hệ quốc tế và hoạt động đến nay.
Tập thể nhân viên Phòng kiểm toán và quan hệ quốc tế là một đội ngũ có kinh nghiệm chuyên môn cao; có tinh thần, trách nhiệm, nhiệt tình trong công tác, luôn hoàn thành tốt các nhiệm vụ đƣợc giao.
Những năm gần đây, Ph ng bổ sung thêm nhiều cán bộ đƣợc đào tạo chuyên môn, trình độ đại học và trên đại học chuyên ngành Tài chính - Kế toán - Kiểm toán - Xây dựng…
3.6.2. Chức năng và nhiệm vụ
Phòng kiểm toán và quan hệ quốc tế có chức năng chính là kiểm toán BCTC, đƣa ra ý kiến nhận xét về sự trình bày trung thực và hợp lý của BCTC của một đơn vị khách hàng và trên cơ sở kết quả kiểm toán, đƣa ra những kết luận đánh giá việc tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ tài chính - kế toán và hiệu quả hoạt động của đơn vị.
Ngoài ra, Phòng kiểm toán và quan hệ Quốc tế còn có chức năng thay mặt Công ty tiếp xúc thực hiện các yêu cầu nghề nghiệp từ Tổ chức Kế toán – Kiểm toán – Tƣ vấn luật Quốc tế MSI Global Alliance, cũng nhƣ tiếp thu và phổ biến các tinh hoa, thành tựu của tổ chức nói chung và của các thành viên, bạn bè Quốc tế nói riêng. Thông qua đó, phần nào khẳng định hình ảnh của Công ty trên thế giới, đồng thời tìm kiếm cơ hội mở rộng thị phần ra Quốc tế.
3.6.3. Định hƣớng và phát triển
Trong điều kiện phát triển không ngừng của nền Kinh tế, các hoạt động kinh doanh ngày càng đa dạng, phức tạp cũng nhƣ các chính sách kinh tế thay đổi cùng với nhận thức và yêu cầu về chất lƣợng kiểm toán của khách hàng ngày càng cao. Do đó, định hƣớng phát triển của Phòng kiểm toán và quan hệ quốc tế là phải đảm bảo và nâng cao chất lƣợng kiểm toán mang đến cho khách hàng chất lƣợng dịch vụ cao nhất thông qua phƣơng pháp tiếp cận chuyên nghiệp, sáng tạo, và khả năng cung cấp dịch vụ trọn gói với mức phí cạnh tranh trong các điều kiện thay đổi của nền kinh tế.
3.6.4. Cơ cấu tổ chức Bộ phận Kiểm toán thực tập – Phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế quốc tế
Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức ph ng Kiểm toán và quan hệ quốc tế
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía nam (AASCs))
3.6.4.1. Chức n ng, nhiệm vụ của từng nhân viên
Trưởng phòng: chịu trách nhiệm xem xét, lập kế hoạch kiểm toán và chịu trách nhiệm soát xét toàn bộ hồ sơ kiểm toán cũng nhƣ BCKT trƣớc khi trình Ban Giám đốc xét duyệt lần cuối.
Trưởng nhóm: Ngoài vấn đề chuyên môn, trƣởng nhóm có nhiệm vụ quản lý nhóm trong các lĩnh vực hoạt động. Trƣởng nhóm giữ vai tr lãnh đạo và là cầu nối giữa các quản lý cấp trên với nhân viên, cụ thể nhƣ sau:
Tham mƣu cho ban giám đốc về những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kiểm toán, khách hàng. Tổ chức điều hành hoạt động kiểm toán BCTC trong nội bộ phòng. Kiểm toán chất lƣợng dịch vụ cung cấp.
Tìm kiếm, phát triển khách hàng.
Trƣởng phòng
Trƣởng nhóm 1 Trƣởng nhóm 2 Trƣởng nhóm 3 Trƣởng nhóm 4
Thực hiện hoạt động kiểm toán BCTC. Soát xét hồ sơ kiểm toán.
Kiểm toán viên:
Hỗ trợ trƣởng nhóm quản lý chung đối với toàn bộ quá trình kiểm toán. Lên BCKT, thực hiện kiểm toán theo các phần hành đƣợc giao.
Hỗ trợ Giám đốc ký BCKT. Trợ lý kiểm toán:
Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán của khách hàng. Thực hiện kiểm toán các phần hành.
3.6.4.2. Khách hàng của Bộ phận Kiểm toán thực tập – Phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế quốc tế
Các doanh nghiệp đƣợc pháp luật cho phép, kể cả trong và ngoài nƣớc, có nhu cầu sử dụng bất kỳ loại dịch vụ nào của Công ty, nhƣ:
DN có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.
Tổ chức tín dụng đƣợc thành lập và hoạt động theo Luật các tổ chức tín dụng, bao gồm cả chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.
Tổ chức tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nƣớc ngoài.
Công ty đại chúng, tổ chức phát hành và tổ chức kinh doanh chứng khoán…
Các tổ chức không phải là doanh nghiệp cần xác nhận của một bên thứ ba độc lập tiến
hành thẩm định từng phần hoặc toàn bộ một dự án bất kỳ…
3.6.4.3. ối quan hệ giữa bộ phận thực tập với các phòng ban khác
Tuy làm việc theo chức năng riêng, mỗi phòng chịu trách nhiệm về một lĩnh vực, tuy nhiên phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế vẫn có quan hệ hỗ trợ, bổ sung cho các phòng ban khác nhằm hƣớng đến kế hoạch, mục tiêu chung của Công ty.
Nhân viên của phòng rất linh động, vào mùa kiểm toán, nhân viên có thể đƣợc luân chuyển công tác với các nhóm khác nếu thiếu nhân lực.
Điều này làm cho mối quan hệ giữa Phòng kiểm toán và Quan hệ Quốc tế với các phòng ban khác trở nên chặt chẽ, cùng nhau hoạt động vì một mục tiêu chung của Công ty.
CHƢƠNG 4
THỰC TRẠNG VỀ PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM
TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƢ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ
KIỂM TOÁN PHÍA NAM (AASCs)
4.1. Quy trình kiểm toán chung tại công ty AASCs4.1.1. Chuẩn bị kiểm toán
Mục tiêu: Trong giai đoạn này, đối với khách hàng cũ, KTV xem lại hồ sơ để nắm bắt thông tin khách hàng. Đối với khách hàng mới thì KTV sẽ cân nhắc về khả năng có nên ký kết hợp đồng kiểm toán hay không.
Công việc thực hiện: KTV thƣờng tiến hành nghiên cứu về tình hình hoạt động của khách hàng, năng lực tài chính, quy mô hoạt động bằng cách trao đổi với Ban giám đốc hoặc các cán bộ chủ chốt của đơn vị khách hàng để đánh giá rủi ro sơ bộ, khả năng đảm nhận công việc rồi báo cáo với Giám đốc AASCs để đƣa ra quyết định cuối cùng về thời gian dự kiến, chi phí và phạm vi kiểm toán.
Đối với khách hàng cũ, KTV xem và cập nhật hồ sơ để kiểm tra lại thông tin khách hàng và những vấn đề cần lƣu ý trong BCKT năm trƣớc. Tiến hành phỏng vấn Ban giám đốc hoặc nhân viên ph ng kế toán về những thay đổi của doanh nghiệp trong năm (Phụ lục 1:“Mẫu giấy tờ làm việc: Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”).
Đối với khách hàng mới mà BCTC năm trƣớc chƣa đƣợc kiểm toán thì để xem xét việc ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán thì KTV phải thu thập và tìm hiểu khách hàng trong trƣờng hợp này cần kỹ lƣỡng hơn vì rủi ro mà KTV gánh chịu có thể sẽ cao hơn, đồng thời nhẳm nắm bắt thông tin cơ bản của khách hàng. Vì thế, KTV tập trung tìm hiểu môi trƣờng kinh doanh của khách hàng, đánh giá HTKSNB
và tính toán mức rủi ro về hợp đồng kiểm toán thông qua các phƣơng pháp chủ yếu: tìm hiểu, quan sát và phỏng vấn.
Tiếp theo, KTV sẽ xây dựng chƣơng trình kiểm toán nhƣ hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, sắp xếp số lƣợng nhân viên tham gia kiểm toán, phân chia nhiệm vụ mỗi phần hành đảm bảo các thành viên tiến hành quy trình kiểm toán một cách hiệu quả. Tuy nhiên AASCs chỉ thiết kế một chƣơng trình kiểm toán chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà không xây dựng chƣơng trình kiểm toán riêng.
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ thu thập BCKiT để tìm hiểu hoạt động và môi trƣờng kinh doanh của khách hàng bằng các phƣơng pháp chủ yếu là phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu...và các bằng chứng kiểm toán cần thu thập:
Điều lệ Công ty và giấy phép đăng ký kinh doanh.
Các biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị (thành viên). Quyết định bổ nhiệm Ban giám đốc.
Các hợp đồng, cam kết quan trọng. Các nội quy, chính sách của khách hàng. Bản điều lệ doanh nghiệp
BCTC và các BCKT, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và một vài năm trƣớc. Các tài liệu khác.
Qua đó, KTV sẽ có những thông tin, sự hiểu biết cơ bản về tình hình giao dịch và các sự kiện của khách hàng có ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC, nhằm xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn (Phụ lục 2: “Mẫu giấy tờ làm việc: Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động”). Các thông tin về môi trƣờng hoạt động kinh doanh và yếu tố ảnh hƣởng đến doanh nghiệp cần quan sát và phỏng vấn là:
Thị trƣờng và sự cạnh tranh (nhu cầu của thị trƣờng; khả năng sản xuất; sự cạnh tranh về giá cả, chất lƣợng; …)
Các hoạt động mang tính chu kỳ hoặc thời vụ
Công nghệ có liên quan tới sản phẩm của đơn vị, các thay đổi trong công nghệ sản xuất (nếu có)
Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả (nguyên vật liệu chính, dịch vụ, lao động)
Các yếu tố pháp lý
Chế độ kế toán và các thông lệ kế toán (nếu có) áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của DN
Hệ thống pháp luật và các quy định áp dụng đối với loại hình/ngành nghề kinh doanh của DN và có ảnh hƣởng trọng yếu tới hoạt động của DN
Các quy định về thuế
Các quy định về môi trƣờng ảnh hƣởng đến ngành nghề và hoạt động của DN Đánh giá về việc DN đã tuân thủ các chế độ/ thông lệ kế toán/ hệ thống pháp luật/
chính sách nhà nƣớc nhƣ thế nào
Các thông tin khác
Các yếu tố bên ngoài khác ảnh hƣởng tới DN Thực trạng chung của nền kinh tế
Biến động về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát Các thông tin khác
Lĩnh vực hoạt động
Bản chất của các nguồn doanh thu, sản phẩm hay dịch vụ và thị trƣờng Mua hàng: các nguồn cung cấp chính và các vấn đề liên quan đến mua hàng Các khách hàng chính
Các nhà cung cấp chính
Sau đó, KTV áp dụng quan sát và phỏng vấn tìm hiểu các chu trình kinh doanh chủ yếu của khách hàng (Phụ lục 3: “Mẫu giấy tờ làm việc: Tìm hiểu các chu trình quan trọng trong doanh nghiệp”).
Chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền Chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền
Chu trình hàng tồn kho, giá thành, giá vốn hàng bán.
=>KTV có những hiểu biết cơ bản các giao dịch, nghiệp vụ liên quan đến chu trình kinh doanh quan trọng. Qua đó, KTV đƣa ra quyết định có cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát không và thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản thế nào để phù hợp và hiệu quả.
Tiếp theo, KTV sẽ đánh giá HTKSNB của khách hàng. Đây là một bằng chứng thích hợp khi hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Vì thế, KTV sẽ đánh giá hoạt động của HTKSNB theo quy trình kiểm toán mẫu của VACPA bao gồm: Môi trƣờng kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro, Hệ thống thông tin, Giám sát các kiểm soát (Phụ lục 4:
“Mẫu giấy làm việc: Đánh giá về kiểm soát nội bộ ở cấp độ toán doanh nghiệp”). Môi trƣờng kiểm soát
Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong DN
Cam kết đối với năng lực và trình độ của nhân viên Sự tham gia của BQT
Phong cách điều hành và triết lý của BGĐ Cơ cấu tổ chức
Phân công quyền hạn và trách nhiệm Các chính sách và thông lệ về nhân sự Quy trình đánh giá rủi ro
Rủi ro KD liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCTC Hệ thống thông tin
Tìm hiểu về HTTT liên quan đến việc lập và trình bày BCTC
Tìm hiểu cách thức đơn vị trao đổi thông tin về vai tr , trách nhiệm và các vấn đề quan trọng khác liên quan đến BCTC
Đánh giá về các biện pháp KSNB của HTTT Giám sát các kiểm soát
Giám sát thƣờng xuyên và định kỳ Báo cáo các thiếu sót của KSNB
Sau khi đánh giá HTKSNB ở cấp độ toàn DN, KTV vẫn tiếp tục áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn để phỏng vấn Ban giám đốc và các nhân viên có liên quan về khả năng xảy ra gian lận nhằm xác định các rủi ro, sai sót trọng yếu trong đơn vị (Phụ lục 5:“Mẫu giấy làm việc: Phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về gian lận”).
KTV sẽ đánh giá rủi ro để chấp nhận hợp đồng. Rủi ro mong muốn thƣờng là 2,5% - 10%. KTV quan sát và phỏng vấn để nhận biết rủi ro khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Hợp đồng bị đánh giá có rủi ro cao khi:
DN có HTKSNB không hiệu quả DN có kiện tụng, tranh chấp DN có dấu hiệu vi phạm pháp luật
DN năm hiện hành lỗ nhiều nhƣng các năm trƣớc đều có lãi DN thƣờng xuyên thay đổi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc,…
Chuẩn bị kiểm toán là sau khi KTV thu thập đầy đủ các BCKiT để tìm hiểu về môi trƣờng kinh doanh, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB cũng nhƣ rủi ro hợp đồng thì sẽ đƣa ra quyết định có ký kết hợp đồng kiểm toán hay không.
4.1.2. Thực hiện kiểm toán
Là giai đoạn quan trọng để làm cơ sở cho KTV đƣa ra ý kiến kiểm toán BCTC. Do đó, KTV thực hiện tất cả các phƣơng pháp thu thập BCKiT. Đồng thời, KTV luôn kết hợp các
phƣơng pháp với nhau để đảm bảo có thể thu thập BCKiT theo yêu cầu cuộc kiểm toán. Tùy mục tiêu của từng khoản mục kiểm toán thì KTV sẽ áp dụng phƣơng pháp phù hợp.
Phƣơng pháp kiểm tra vật chất
Thực hiện vào cuối niên độ và áp dụng đối với kiểm toán khoản mục hiện hữu nhƣ:
tiền, TSCĐ, HTK,..
Là thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện đầu tiên, nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản. Thông qua đó, KTV nắm đƣợc bằng chứng về những tài sản hƣ hỏng, lỗi thời, chậm luân chuyển hay hàng xuất nhập kho cuối niên độ phục vụ cho đánh giá việc lập dự ph ng,…
Là phƣơng pháp giúp KTV thu thập các bằng chứng có mức độ tin cậy cao, vì đƣợc thực hiện bởi KTV.
Với khách hàng gần thì KTV sẽ trực tiếp chứng kiến kiểm kê. C n những khách hàng ở tỉnh xa thì sẽ tốn thời gian và chi phí khá cao nên KTV sẽ nhờ nhân viên khách hàng kiểm kê, lập biên bản kiểm kê hộ và gửi lại cho KTV.
AASCs áp dụng quy trình chứng kiến kiểm kê với mọi khách hàng vào cuối niên độ với thành phần tham gia:
Kiểm toán viên
Nhân viên kế toán công ty khách hàng
Ngƣời thực hiện kiểm kê: thủ kho hoặc thủ quỹ công ty khách hàng
Mỗi loại tài sản bằng hiện vật đều thực hiện các thao tác chung và sẽ có cách kiểm kê riêng cho từng loại:
Thao tác chung
Trƣởng nhóm kiểm toán và khách hàng sẽ thống nhất thời gian, địa điểm và nhân sự thực hiện kiểm kê.
KTV sẽ nhận nhiệm vụ, số lƣợng, mẫu từ trƣởng nhóm kiểm toán đối với từng loại
