4.1. Quy trình kiểm toán chung tại công ty AASCs
4.1.2.Thực hiện kiểm toán
Là giai đoạn quan trọng để làm cơ sở cho KTV đƣa ra ý kiến kiểm toán BCTC. Do đó, KTV thực hiện tất cả các phƣơng pháp thu thập BCKiT. Đồng thời, KTV luôn kết hợp các
phƣơng pháp với nhau để đảm bảo có thể thu thập BCKiT theo yêu cầu cuộc kiểm toán. Tùy mục tiêu của từng khoản mục kiểm toán thì KTV sẽ áp dụng phƣơng pháp phù hợp.
Phƣơng pháp kiểm tra vật chất
Thực hiện vào cuối niên độ và áp dụng đối với kiểm toán khoản mục hiện hữu nhƣ: tiền, TSCĐ, HTK,..
Là thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện đầu tiên, nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản. Thông qua đó, KTV nắm đƣợc bằng chứng về những tài sản hƣ hỏng, lỗi thời, chậm luân chuyển hay hàng xuất nhập kho cuối niên độ phục vụ cho đánh giá việc lập dự ph ng,…
Là phƣơng pháp giúp KTV thu thập các bằng chứng có mức độ tin cậy cao, vì đƣợc thực hiện bởi KTV.
Với khách hàng gần thì KTV sẽ trực tiếp chứng kiến kiểm kê. C n những khách hàng ở tỉnh xa thì sẽ tốn thời gian và chi phí khá cao nên KTV sẽ nhờ nhân viên khách hàng kiểm kê, lập biên bản kiểm kê hộ và gửi lại cho KTV.
AASCs áp dụng quy trình chứng kiến kiểm kê với mọi khách hàng vào cuối niên độ với thành phần tham gia:
Kiểm toán viên
Nhân viên kế toán công ty khách hàng
Ngƣời thực hiện kiểm kê: thủ kho hoặc thủ quỹ công ty khách hàng
Mỗi loại tài sản bằng hiện vật đều thực hiện các thao tác chung và sẽ có cách kiểm kê riêng cho từng loại:
Thao tác chung
Trƣởng nhóm kiểm toán và khách hàng sẽ thống nhất thời gian, địa điểm và nhân sự thực hiện kiểm kê.
KTV sẽ nhận nhiệm vụ, số lƣợng, mẫu từ trƣởng nhóm kiểm toán đối với từng loại tài sản và từng loại khách hàng.
Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích nhƣng cũng phải đảm bảo tính thích hợp, đầy đủ và xem xét cẩn thận với các loại tài sản cụ thể.
Kiểm kê chi tiết từng loại tài sản
Kiểm kê tiền mặt:
- KTV yêu cầu thủ quỹ đếm tiền mặt tồn cuối kỳ với sự chứng kiến của KTV. Mục đích để xem số tiền mặt có hiện hữu đúng trên thực tế không. Bên cạnh đó, KTV sẽ thu thập thêm một vài phiếu thu và phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê để nâng cao tính chính xác của số tiền mặt tồn cuối kỳ.
- Trƣờng hợp, kiểm kê tiền mặt sau khi kết thúc nuên độ, KTV phải tính toán lại số dƣ của tiền mặt tồn cuối kỳ bằng cách thu thập sổ quỹ tiền mặt từ thời điểm kết thúc niên độ đến lúc kiểm kê. Cuối cùng, KTV và khách hàng sẽ lập “Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt” để kết thúc kiểm kê (Phụ lục 6: “Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt”). Biên bản phải có đủ chữ ký của các bên tham gia kiểm kê và dấu mộc, xác nhận của công ty khách hàng. Đây là bằng chứng có độ tin cậy cao.
Kiểm kê hàng tồn kho
- KTV phải quan sát xem tài sản có đƣợc bố trí hợp lý, gọn gàng không, vì điều đó sẽ giúp việc kiểm đếm của KTV và khách hàng đƣợc dễ dàng, thuận lợi và chính xác hơn. Đồng thời, KTV đánh dấu những hàng hóa đã kiểm kê trực tiếp vào danh sách HTK để biết chi tiết số lƣợng trên sổ sách của hàng hóa,… và ghi chú lại khi có bất thƣờng.
- Nếu HTK quá lớn và lợi ích đạt đƣợc từ kiểm kê thấp hơn chi phí bỏ ra thì KTV sẽ chọn mẫu HTK và đối chiếu với sổ sách để kiểm tra kết quả với kiểm kê từ phía khách hàng. KTV sẽ ƣu tiên kiểm kê những hàng hóa có giá trị lớn trƣớc, hàng giữ hộ, hàng đã cũ để lập dự phòng giảm giá HTK.
- KTV thực hiện theo 2 nguyên tắc sau:
+ Test over (From list to floor): KTV sẽ chọn mẫu từ danh mục HTK những hàng hóa cần kiểm tra, đo, đếm tại kho.
+ Test under (From floot to list): KTV chọn mẫu thực tế, chỉ định hàng hóa hiện hữu tại kho và kiểm tra xem chúng có đƣợc ghi chép trên sổ sách không.
- KTV ghi chú lại những hàng hóa nào đã test over và test under để nhóm trƣởng có thể dễ dàng kiểm tra lại.
- Đối với HTK trong nƣớc, KTV cần quan tâm đến khu vực giao - nhận hàng, vì liên quan đến thủ tục cut - off HTK:
Bảng 4.1. Xem xét ngày nhận hàng và ngày giao hàng khi kiểm kê
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Khu vực giao hàng Khu vực nhận hàng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xem xét ngày giao hàng + Xem xét ngày nhận hàng + TH1: Ngày giao hàng trƣớc ngày khóa sổ
=> Hàng hóa không còn trên sổ sách.
+ TH1: Ngày nhận hàng trƣớc ngày khóa sổ => Hàng hóa phải đƣợc ghi vào sổ sách. +TH2: Ngày giao hàng sau ngày khóa sổ
=> Hàng hóa vẫn còn trên sổ sách
+TH2: Ngày nhận hàng sau ngày khóa sổ => Hàng hóa này không đƣợc ghi trên sổ sách vì thuộc niên độ sau.
- Đối với HTK xuất nhập khẩu, KTV quan tâm điều khoản giao nhận trên hợp đồng ngoại thƣơng để xác định khi nào hàng hóa đƣợc ghi nhận vào sổ sách, bằng cách xem ngày hàng nhập cảng trên tờ khai hải quan rồi so sánh với phiếu nhập kho và ngày khóa sổ.
- Sau khi kiểm kê HTK, KTV cần thu thập 4 - 5 phiếu nhập kho và phiếu xuất kho cuối cùng tính đến lúc kiểm kê. Sau đó, KTv cùng với thủ kho và kế toán lập “Biên bản kiểm kê HTK” (Phụ lục 7: “Mẫu biên bản kiểm kê hàng tồn kho”). Đây là bằng chứng có độ tin cậy cao.
Kiểm kê tài sản cố định
- Với TSCĐ, ngoài việc đếm số lƣợng máy móc, thiết bị đang sử dụng và lập “Biên bản kiểm kê TSCĐ” thì KTV phải chú ý các trƣờng hợp có thể ảnh hƣởng đến BCTC sau:
+Những tài sản bị hƣ phải ghi chú lại và nêu lên trong báo cáo
+Những tài sản chƣa sử dụng hay tạm ngƣng sử dụng cũng ghi chú lại để loại trừ chi phí khấu hao không hợp lí khi tính thuế TNDN.
+ Những tài sản đã khấu hao hết mà vẫn c n đƣợc sử dụng. + Những tài sản sử dụng mà chƣa trích khấu hao.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ là bằng chứng có độ tin cậy cao và là cơ sở để KTV tính toán lại giá trị còn lại của tài sản, tổng chi phí khấu hao trong kỳ hay thuế TNDN phải nộp. (Phụ lục 8: “Mẫu biên bản kiểm kê TSCĐ”).
Phƣơng pháp kiểm tra tài liệu
Là phƣơng pháp KTV sử dụng trong suốt quá trình kiểm toán. Đây là phƣơng pháp có độ tin cậy cao giúp KTV thu thập BCKiT đầy đủ, thích hợp dựa trên nguồn gốc để đƣa
ra ý kiến đối với BCTC. Đƣợc thực hiện thông qua thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản:
Thử nghiệm kiểm soát: KTV kiểm tra sổ sách, chứng từ nhƣ: phiếu thu, phiếu chi, chứng từ ngân hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn GTGT đầu vào, đầu ra,…) nhằm xem có đúng nội dung, số tiền, chứng từ có chữ ký, hợp lý hợp lệ hay không. Ví dụ: với tiền, KTV kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn GTGT, phiếu thu, phiếu chi,…
Thử nghiệm cơ bản: KTV kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán và BCTC.
Ví dụ: với tiền, KTV kiểm tra số dƣ tiền mặt trên Sổ cái tiền mặt, Sổ chi tiền mặt với chứng từ,…
Cần đảm bảo đầy đủ các tài liệu của tất cả các khoản mục. Do đó, KTV kiểm tra theo 2 cách:
Từ sổ kế toán đến chứng từ gốc: để đảm bảo nghiệp vụ thực sự phát sinh và đƣợc ghi chép chính xác.
Từ chứng từ gốc đến sổ kế toán: đảm bảo tất cả các nghiệp vụ đã phát sinh đều đƣợc ghi nhận chính xác, đầy đủ.
Do thƣờng bị hạn chế về thời gian và chi phí mà nghiệp vụ phát sinh của khách hàng nhiều nên KTV phải chọn mẫu kiểm tra. Đây là cách giúp KTV giảm bớt khối lƣợng công việc nếu KTV có phƣơng pháp chọn mẫu và kích cỡ mẫu phù hợp và mẫu phải đại diện cho tổng thể. (Phụ lục 9: “Mẫu giấy làm việc của AASCs: Xác định phương pháp chọn mẫu - cỡ mẫu (Kế hoạch/Thực hiện)”).
Phƣơng pháp tính toán
Là phƣơng pháp rất quan trọn và đƣợc thực hiện nhiều trong quá trình kiểm toán. Đƣợc thực hiện trong thử nghiệm cơ bản giúp KTV thu thập đƣợc bằng chứng có tính thuyết phục cao vì chính KTV trực tiếp tính toán.
Các nội dung cơ bản KTV thƣờng tính lại (Phụ lục 10: “ Mẫu giấy làm việc của AASCs: “Đánh giá chênh lệch tỷ giá tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ cuối kỳ”). Một số nội dung thƣờng đƣợc KTV tính toán lại:
Trích khấu hao TSCĐ trong kỳ Phân bổ chi phí trả trƣớc trong kỳ Đánh giá chênh lệch ngoại tệ cuối kỳ Tổng lƣơng và các khoảng trích theo lƣơng Thuế TNDN và thuế TNCN phải nộp Chi phí lãi vay
Tổng cộng trên Sổ cái và Sổ chi tiết Phƣơng pháp phân tích
Là phƣơng pháp quan trọng đƣợc thực hiện nhiều trong quá trình kiểm toán. Đƣơc sử dụng trong thủ tục phân tích của thử nghiệm cơ bản. Giúp KTV thu thập bằng chứng thích hợp và đầy đủ.
KTV sẽ phân tích: Bảng CĐKT, BCKQHĐKD và BCLCTT. Mục đích, để KTV đánh giá ban đầu tình hình tài chính của khách hàng, phát hiện các biến động lớn hơn mức trọng yếu. từ đó, tìm hiểu nguyên nhân, lời giải thích phù hợp. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong BCTC, KTV sẽ phân tích biến động tuyệt đối, tƣơng đối hay tỷ trọng của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, luông tiền hay khoản đầu tƣ, cổ phiếu,…để đánh giá những thay đổi trọng yếu (Phụ lục 11: “Phân tích biến động BCTC”).
Sau khi phân tích biến động. KTV sẽ phân tích và xem xét các hệ số tài chính để đánh giá tình hình tài chính, mức rủi ro, mức trọng yếu của khách hàng. Bao gồm: Hệ số thanh toán, hệ số đo lƣờng hiệu quả hoạt động, hệ số khả năng sinh lời và hệ số nợ (Phụ lục 12: “Bảng tổng hợp phân tích hệ số tài chính”)
Phân tích và so sánh đối chiếu biến động số dƣ đầu kỳ và cuối kỳ.
Phân tích và so sánh đối chiếu biến động số dƣ của đầu kỳ năm nay (01/01/201X) và cuối kỳ năm trƣớc (31/12/201X-1) sau khi kiểm toán.
Một số ví dụ về thủ tục trong kiểm toán một số phần hành nhƣ: Phân tích tỷ số tiền, tài sản ngắn hạn (Phụ lục 13: “Thủ tục phân tích cơ bản với một số phần hành”).
Phƣơng pháp xác nhận
Là phƣơng pháp áp dụng cuối giai đoạn thực hiện kiểm toán. Đƣợc thực hiện trong thử nghiệm cơ bản. Bằng chứng này có nguồn gốc độc lập với đơn vị khách hàng và KTV sẽ nhận trực tiếp từ bên thứ ba. Do đó, bằng chứng này có độ tin cậy cao.
Sau khi tính toán, phân tích, KTV sẽ liên hệ trực tiếp với bên thứ ba để xác minh về số liệu nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của số liệu bằng cách gửi thƣ xác nhận dạng khẳng định hoặc phủ định. Các số liệu thƣờng là số dƣ cuối kỳ của khoản mục mà KTV kiểm tra, bao gồm: tiền gửi ngân hàng, phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp, ký quỹ ký cƣợc, tạm ứng, đầu tƣ tài chính,…(Phụ lục 14: “Mẫu thư xác nhận khoản phải thu và khoản phải trả”) Và (Phụ lục 15: “ Mẫu giấy làm việc của AASCs:
“Đối chiếu số dư cuối kỳ tiền gửi ngân hàng giữa sổ sách và thư xác nhận”).