Cơ cấu tổ chức Bộ phận Kiểm toán thực tập – Phòng Kiểm toán và quan hệ

quốc tế

Sơ đồ 3.2. Sơ đồ tổ chức ph ng Kiểm toán và quan hệ quốc tế

(Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía nam (AASCs))

3.6.4.1. Chức n ng, nhiệm vụ của từng nhân viên

 Trưởng phòng: chịu trách nhiệm xem xét, lập kế hoạch kiểm toán và chịu trách nhiệm soát xét toàn bộ hồ sơ kiểm toán cũng nhƣ BCKT trƣớc khi trình Ban Giám đốc xét duyệt lần cuối.

 Trưởng nhóm: Ngoài vấn đề chuyên môn, trƣởng nhóm có nhiệm vụ quản lý nhóm trong các lĩnh vực hoạt động. Trƣởng nhóm giữ vai tr lãnh đạo và là cầu nối giữa các quản lý cấp trên với nhân viên, cụ thể nhƣ sau:

 Tham mƣu cho ban giám đốc về những vấn đề liên quan đến nghiệp vụ kiểm toán, khách hàng. Tổ chức điều hành hoạt động kiểm toán BCTC trong nội bộ phòng.  Kiểm toán chất lƣợng dịch vụ cung cấp.

 Tìm kiếm, phát triển khách hàng.

Trƣởng phòng

Trƣởng nhóm 1 Trƣởng nhóm 2 Trƣởng nhóm 3 Trƣởng nhóm 4

 Thực hiện hoạt động kiểm toán BCTC.  Soát xét hồ sơ kiểm toán.

 Kiểm toán viên:

 Hỗ trợ trƣởng nhóm quản lý chung đối với toàn bộ quá trình kiểm toán.  Lên BCKT, thực hiện kiểm toán theo các phần hành đƣợc giao.

 Hỗ trợ Giám đốc ký BCKT.  Trợ lý kiểm toán:

 Chuẩn bị hồ sơ kiểm toán của khách hàng.  Thực hiện kiểm toán các phần hành.

3.6.4.2. Khách hàng của Bộ phận Kiểm toán thực tập – Phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế quốc tế

Các doanh nghiệp đƣợc pháp luật cho phép, kể cả trong và ngoài nƣớc, có nhu cầu sử dụng bất kỳ loại dịch vụ nào của Công ty, nhƣ:

 DN có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài.

 Tổ chức tín dụng đƣợc thành lập và hoạt động theo Luật các tổ chức tín dụng, bao gồm cả chi nhánh ngân hàng nƣớc ngoài.

 Tổ chức tài chính, doanh nghiệp bảo hiểm, doanh nghiệp tái bảo hiểm, doanh nghiệp môi giới bảo hiểm, chi nhánh doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ nƣớc ngoài.

 Công ty đại chúng, tổ chức phát hành và tổ chức kinh doanh chứng khoán…

 Các tổ chức không phải là doanh nghiệp cần xác nhận của một bên thứ ba độc lập tiến hành thẩm định từng phần hoặc toàn bộ một dự án bất kỳ…

3.6.4.3. ối quan hệ giữa bộ phận thực tập với các phòng ban khác

 Tuy làm việc theo chức năng riêng, mỗi phòng chịu trách nhiệm về một lĩnh vực, tuy nhiên phòng Kiểm toán và quan hệ quốc tế vẫn có quan hệ hỗ trợ, bổ sung cho các phòng ban khác nhằm hƣớng đến kế hoạch, mục tiêu chung của Công ty.

 Nhân viên của phòng rất linh động, vào mùa kiểm toán, nhân viên có thể đƣợc luân chuyển công tác với các nhóm khác nếu thiếu nhân lực.

 Điều này làm cho mối quan hệ giữa Phòng kiểm toán và Quan hệ Quốc tế với các phòng ban khác trở nên chặt chẽ, cùng nhau hoạt động vì một mục tiêu chung của Công ty.

CHƢƠNG 4

THỰC TRẠNG VỀ PHƢƠNG PHÁP THU THẬP BẰNG CHỨNG KIỂM TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƢ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ

KIỂM TOÁN PHÍA NAM (AASCs) 4.1. Quy trình kiểm toán chung tại công ty AASCs

4.1.1. Chuẩn bị kiểm toán

 Mục tiêu: Trong giai đoạn này, đối với khách hàng cũ, KTV xem lại hồ sơ để nắm bắt thông tin khách hàng. Đối với khách hàng mới thì KTV sẽ cân nhắc về khả năng có nên ký kết hợp đồng kiểm toán hay không.

 Công việc thực hiện: KTV thƣờng tiến hành nghiên cứu về tình hình hoạt động của khách hàng, năng lực tài chính, quy mô hoạt động bằng cách trao đổi với Ban giám đốc hoặc các cán bộ chủ chốt của đơn vị khách hàng để đánh giá rủi ro sơ bộ, khả năng đảm nhận công việc rồi báo cáo với Giám đốc AASCs để đƣa ra quyết định cuối cùng về thời gian dự kiến, chi phí và phạm vi kiểm toán.

 Đối với khách hàng cũ, KTV xem và cập nhật hồ sơ để kiểm tra lại thông tin khách hàng và những vấn đề cần lƣu ý trong BCKT năm trƣớc. Tiến hành phỏng vấn Ban giám đốc hoặc nhân viên ph ng kế toán về những thay đổi của doanh nghiệp trong năm (Phụ lục 1:“Mẫu giấy tờ làm việc: Chấp nhận, duy trì khách hàng cũ và đánh giá rủi ro hợp đồng”).

 Đối với khách hàng mới mà BCTC năm trƣớc chƣa đƣợc kiểm toán thì để xem xét việc ra quyết định ký kết hợp đồng kiểm toán thì KTV phải thu thập và tìm hiểu khách hàng trong trƣờng hợp này cần kỹ lƣỡng hơn vì rủi ro mà KTV gánh chịu có thể sẽ cao hơn, đồng thời nhẳm nắm bắt thông tin cơ bản của khách hàng. Vì thế, KTV tập trung tìm hiểu môi trƣờng kinh doanh của khách hàng, đánh giá HTKSNB

và tính toán mức rủi ro về hợp đồng kiểm toán thông qua các phƣơng pháp chủ yếu: tìm hiểu, quan sát và phỏng vấn.

 Tiếp theo, KTV sẽ xây dựng chƣơng trình kiểm toán nhƣ hoạch định chi tiết về những công việc cần thực hiện và thời gian hoàn thành, sắp xếp số lƣợng nhân viên tham gia kiểm toán, phân chia nhiệm vụ mỗi phần hành đảm bảo các thành viên tiến hành quy trình kiểm toán một cách hiệu quả. Tuy nhiên AASCs chỉ thiết kế một chƣơng trình kiểm toán chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp mà không xây dựng chƣơng trình kiểm toán riêng.

 Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ thu thập BCKiT để tìm hiểu hoạt động và môi trƣờng kinh doanh của khách hàng bằng các phƣơng pháp chủ yếu là phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu...và các bằng chứng kiểm toán cần thu thập:

 Điều lệ Công ty và giấy phép đăng ký kinh doanh.

 Các biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị (thành viên).  Quyết định bổ nhiệm Ban giám đốc.

 Các hợp đồng, cam kết quan trọng.  Các nội quy, chính sách của khách hàng.  Bản điều lệ doanh nghiệp

 BCTC và các BCKT, thanh tra hay kiểm tra của năm hiện hành và một vài năm trƣớc. Các tài liệu khác.

 Qua đó, KTV sẽ có những thông tin, sự hiểu biết cơ bản về tình hình giao dịch và các sự kiện của khách hàng có ảnh hƣởng trọng yếu đến BCTC, nhằm xác định rủi ro có sai sót trọng yếu do gian lận hoặc nhầm lẫn (Phụ lục 2: “Mẫu giấy tờ làm việc: Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động”). Các thông tin về môi trƣờng hoạt động kinh doanh và yếu tố ảnh hƣởng đến doanh nghiệp cần quan sát và phỏng vấn là:

 Thị trƣờng và sự cạnh tranh (nhu cầu của thị trƣờng; khả năng sản xuất; sự cạnh tranh về giá cả, chất lƣợng; …)

 Các hoạt động mang tính chu kỳ hoặc thời vụ

 Công nghệ có liên quan tới sản phẩm của đơn vị, các thay đổi trong công nghệ sản xuất (nếu có)

 Nguồn cung cấp đầu vào cho ngành và giá cả (nguyên vật liệu chính, dịch vụ, lao động)

 Các yếu tố pháp lý

 Chế độ kế toán và các thông lệ kế toán (nếu có) áp dụng cho ngành nghề kinh doanh của DN

 Hệ thống pháp luật và các quy định áp dụng đối với loại hình/ngành nghề kinh doanh của DN và có ảnh hƣởng trọng yếu tới hoạt động của DN

 Các quy định về thuế

 Các quy định về môi trƣờng ảnh hƣởng đến ngành nghề và hoạt động của DN  Đánh giá về việc DN đã tuân thủ các chế độ/ thông lệ kế toán/ hệ thống pháp luật/

chính sách nhà nƣớc nhƣ thế nào  Các thông tin khác

 Các yếu tố bên ngoài khác ảnh hƣởng tới DN  Thực trạng chung của nền kinh tế

 Biến động về lãi suất, tỷ giá ngoại tệ, lạm phát  Các thông tin khác

 Lĩnh vực hoạt động

 Bản chất của các nguồn doanh thu, sản phẩm hay dịch vụ và thị trƣờng  Mua hàng: các nguồn cung cấp chính và các vấn đề liên quan đến mua hàng  Các khách hàng chính

 Các nhà cung cấp chính

 Sau đó, KTV áp dụng quan sát và phỏng vấn tìm hiểu các chu trình kinh doanh chủ yếu của khách hàng (Phụ lục 3: “Mẫu giấy tờ làm việc: Tìm hiểu các chu trình quan trọng trong doanh nghiệp”).

 Chu trình mua hàng, phải trả, trả tiền  Chu trình bán hàng, phải thu, thu tiền

 Chu trình hàng tồn kho, giá thành, giá vốn hàng bán.

=>KTV có những hiểu biết cơ bản các giao dịch, nghiệp vụ liên quan đến chu trình kinh doanh quan trọng. Qua đó, KTV đƣa ra quyết định có cần thực hiện các thử nghiệm kiểm soát không và thiết kế các thủ tục kiểm tra cơ bản thế nào để phù hợp và hiệu quả.

 Tiếp theo, KTV sẽ đánh giá HTKSNB của khách hàng. Đây là một bằng chứng thích hợp khi hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. Vì thế, KTV sẽ đánh giá hoạt động của HTKSNB theo quy trình kiểm toán mẫu của VACPA bao gồm: Môi trƣờng kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro, Hệ thống thông tin, Giám sát các kiểm soát (Phụ lục 4:

“Mẫu giấy làm việc: Đánh giá về kiểm soát nội bộ ở cấp độ toán doanh nghiệp”).  Môi trƣờng kiểm soát

 Truyền đạt thông tin và yêu cầu thực thi tính chính trực và các giá trị đạo đức trong DN

 Cam kết đối với năng lực và trình độ của nhân viên  Sự tham gia của BQT

 Phong cách điều hành và triết lý của BGĐ  Cơ cấu tổ chức

 Phân công quyền hạn và trách nhiệm  Các chính sách và thông lệ về nhân sự  Quy trình đánh giá rủi ro

 Rủi ro KD liên quan tới mục tiêu lập và trình bày BCTC  Hệ thống thông tin

 Tìm hiểu về HTTT liên quan đến việc lập và trình bày BCTC

 Tìm hiểu cách thức đơn vị trao đổi thông tin về vai tr , trách nhiệm và các vấn đề quan trọng khác liên quan đến BCTC

 Đánh giá về các biện pháp KSNB của HTTT  Giám sát các kiểm soát

 Giám sát thƣờng xuyên và định kỳ  Báo cáo các thiếu sót của KSNB

 Sau khi đánh giá HTKSNB ở cấp độ toàn DN, KTV vẫn tiếp tục áp dụng phƣơng pháp phỏng vấn để phỏng vấn Ban giám đốc và các nhân viên có liên quan về khả năng xảy ra gian lận nhằm xác định các rủi ro, sai sót trọng yếu trong đơn vị (Phụ lục 5:“Mẫu giấy làm việc: Phỏng vấn Ban giám đốc và các cá nhân liên quan về gian lận”).

 KTV sẽ đánh giá rủi ro để chấp nhận hợp đồng. Rủi ro mong muốn thƣờng là 2,5% - 10%. KTV quan sát và phỏng vấn để nhận biết rủi ro khi chấp nhận hợp đồng kiểm toán với khách hàng. Hợp đồng bị đánh giá có rủi ro cao khi:

 DN có HTKSNB không hiệu quả  DN có kiện tụng, tranh chấp  DN có dấu hiệu vi phạm pháp luật

 DN năm hiện hành lỗ nhiều nhƣng các năm trƣớc đều có lãi  DN thƣờng xuyên thay đổi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc,…

 Chuẩn bị kiểm toán là sau khi KTV thu thập đầy đủ các BCKiT để tìm hiểu về môi trƣờng kinh doanh, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của HTKSNB cũng nhƣ rủi ro hợp đồng thì sẽ đƣa ra quyết định có ký kết hợp đồng kiểm toán hay không.

4.1.2. Thực hiện kiểm toán

Là giai đoạn quan trọng để làm cơ sở cho KTV đƣa ra ý kiến kiểm toán BCTC. Do đó, KTV thực hiện tất cả các phƣơng pháp thu thập BCKiT. Đồng thời, KTV luôn kết hợp các

phƣơng pháp với nhau để đảm bảo có thể thu thập BCKiT theo yêu cầu cuộc kiểm toán. Tùy mục tiêu của từng khoản mục kiểm toán thì KTV sẽ áp dụng phƣơng pháp phù hợp.

 Phƣơng pháp kiểm tra vật chất

 Thực hiện vào cuối niên độ và áp dụng đối với kiểm toán khoản mục hiện hữu nhƣ: tiền, TSCĐ, HTK,..

 Là thủ tục thƣờng đƣợc thực hiện đầu tiên, nhằm xác định sự hiện hữu của tài sản. Thông qua đó, KTV nắm đƣợc bằng chứng về những tài sản hƣ hỏng, lỗi thời, chậm luân chuyển hay hàng xuất nhập kho cuối niên độ phục vụ cho đánh giá việc lập dự ph ng,…

 Là phƣơng pháp giúp KTV thu thập các bằng chứng có mức độ tin cậy cao, vì đƣợc thực hiện bởi KTV.

 Với khách hàng gần thì KTV sẽ trực tiếp chứng kiến kiểm kê. C n những khách hàng ở tỉnh xa thì sẽ tốn thời gian và chi phí khá cao nên KTV sẽ nhờ nhân viên khách hàng kiểm kê, lập biên bản kiểm kê hộ và gửi lại cho KTV.

 AASCs áp dụng quy trình chứng kiến kiểm kê với mọi khách hàng vào cuối niên độ với thành phần tham gia:

 Kiểm toán viên

 Nhân viên kế toán công ty khách hàng

 Ngƣời thực hiện kiểm kê: thủ kho hoặc thủ quỹ công ty khách hàng

 Mỗi loại tài sản bằng hiện vật đều thực hiện các thao tác chung và sẽ có cách kiểm kê riêng cho từng loại:

 Thao tác chung

 Trƣởng nhóm kiểm toán và khách hàng sẽ thống nhất thời gian, địa điểm và nhân sự thực hiện kiểm kê.

 KTV sẽ nhận nhiệm vụ, số lƣợng, mẫu từ trƣởng nhóm kiểm toán đối với từng loại tài sản và từng loại khách hàng.

 Cân nhắc giữa chi phí và lợi ích nhƣng cũng phải đảm bảo tính thích hợp, đầy đủ và xem xét cẩn thận với các loại tài sản cụ thể.

 Kiểm kê chi tiết từng loại tài sản

Kiểm kê tiền mặt:

- KTV yêu cầu thủ quỹ đếm tiền mặt tồn cuối kỳ với sự chứng kiến của KTV. Mục đích để xem số tiền mặt có hiện hữu đúng trên thực tế không. Bên cạnh đó, KTV sẽ thu thập thêm một vài phiếu thu và phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê để nâng cao tính chính xác của số tiền mặt tồn cuối kỳ.

- Trƣờng hợp, kiểm kê tiền mặt sau khi kết thúc nuên độ, KTV phải tính toán lại số dƣ của tiền mặt tồn cuối kỳ bằng cách thu thập sổ quỹ tiền mặt từ thời điểm kết thúc niên độ đến lúc kiểm kê. Cuối cùng, KTV và khách hàng sẽ lập “Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt” để kết thúc kiểm kê (Phụ lục 6: “Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt”). Biên bản phải có đủ chữ ký của các bên tham gia kiểm kê và dấu mộc, xác nhận của công ty khách hàng. Đây là bằng chứng có độ tin cậy cao.

Kiểm kê hàng tồn kho

- KTV phải quan sát xem tài sản có đƣợc bố trí hợp lý, gọn gàng không, vì điều đó sẽ giúp việc kiểm đếm của KTV và khách hàng đƣợc dễ dàng, thuận lợi và chính xác hơn. Đồng thời, KTV đánh dấu những hàng hóa đã kiểm kê trực tiếp vào danh sách HTK để biết chi tiết số lƣợng trên sổ sách của hàng hóa,… và ghi chú lại khi có bất thƣờng.

- Nếu HTK quá lớn và lợi ích đạt đƣợc từ kiểm kê thấp hơn chi phí bỏ ra thì KTV sẽ chọn mẫu HTK và đối chiếu với sổ sách để kiểm tra kết quả với kiểm kê từ phía khách hàng. KTV sẽ ƣu tiên kiểm kê những hàng hóa có giá trị lớn trƣớc, hàng giữ hộ, hàng đã cũ để lập dự phòng giảm giá HTK.

- KTV thực hiện theo 2 nguyên tắc sau:

+ Test over (From list to floor): KTV sẽ chọn mẫu từ danh mục HTK những hàng hóa cần kiểm tra, đo, đếm tại kho.

+ Test under (From floot to list): KTV chọn mẫu thực tế, chỉ định hàng hóa hiện hữu tại kho và kiểm tra xem chúng có đƣợc ghi chép trên sổ sách không.

- KTV ghi chú lại những hàng hóa nào đã test over và test under để nhóm trƣởng có