4.3. Minh họa cụ thể phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán khoản mục tiền do
4.3.1. Kiểm toán tiền mặt
4.3.1.1. Phƣơng pháp phỏng vấn
KTV tiến hành phỏng vấn nhằm tìm hiểu các quy trình về tiền, từ đó đƣa ra đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của đơn vị. Đối tƣợng phỏng vấn chủ yếu là kế toán trƣởng, tuy nhiên nếu có các vấn đề liên quan đến nghiệp vụ tiền thì KTV có thể trực tiếp phỏng vấn kế toán tiền. Các thông tin thu đƣợc qua quá trình phỏng vấn phải đƣợc ghi chép lại trong giấy tờ làm việc và lƣu vào hồ sơ.
Bảng 4.10. Kết quả phỏng vấn sơ bộ khoản mục tiền.
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƢ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN PHÍA NAM
SOUTHERN AUDITING & ACCOUNTING FINANCIAL CONSULTING SERVICES COMPANY LIMITED
Client: Cty CP B Prepared by: WP.ref:
Period ended: 31/12/2016 Reviewed: Date: 26/02/2017 Subject: Kết quả phỏng vấn sơ bộ khoản mục tiền
Tại phòng kề toán công ty có 1 thủ quỹ và 1 kế toán tiền.
Việc thu, chi đƣợc thực hiện theo đúng quy trình, có phê duyệt và kiểm tra.
- Quy trình thu tiền: Khi thu tiền đơn vị chỉ lập phiếu thu, trên phiếu thu ghi nhận họ tên ngƣời nộp tiền, số tiền bằng chữ và bằng số. Trên phiếu thu phải có đầy đủ chữ ký xét duyệt của ngƣời lập, kế toán trƣởng, thủ trƣởng đơn vị, thủ quỹ và ngƣời nộp tiền.
- Quy trình chi tiền:
Các phiếu chi, thanh toán khác nhƣ chi lƣơng, tiền điện, tiền nƣớc ... tất cả đƣợc chi khi có đầy đủ các chứng từ, hóa đơn thanh toán, đƣợc ban lãnh đạo, kế toán trƣởng duyệt chi đầy đủ mới đƣợc chi.
Sau khi chi tiền thủ quỹ, ngƣời nhận tiền ký xác nhận
Các yêu cầu chi này đƣợc ph ng kế toán lập và chi là chủ yếu.
- Quy trình thanh toán: Ngƣời đề nghị làm một bảng đề nghị thanh toán ghi rõ tên bộ phận, lý do thanh toán và kèm hóa đơn chứng từ.Giám đốc và kế toán xem xét,
ký duyệt chi thì thủ quỹ mới xuất thanh toán tiền. - Quy trình chi tạm ứng:
1. Ngƣời đề nghị tạm ứng lập giấy đề nghị tạm ứng ghi rõ tên, bộ phận, nội dung, số tiền tạm ứng, ghi rõ thời hạn thanh toán tiền tạm ứng
2. Đƣa cho kế toán và giám đốc xem xét xem việc đề nghị chi đó có hợp lý không.
3. Giám đốc ký chấp nhận duyệt chi
4. Kế toán lập phiếu chi ký xác nhận trình lên kế toán trƣởng, giám đốc kí duyệt
5. Sau đó thủ quỹ chi tiền, ký xác nhận, ngƣời nhận tiền ký xác nhận Hàng tháng công ty đều tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt.
Công ty có giao dịch với các Ngân hàng:
Nhận xét: Qui trình kiểm soát tiền của đơn vị đƣợc thực hiện nghiêm ngặt, đúng qui trình, có sự xoát xét và phê duyệt theo cấp. Các chứng từ đầy đủ, đúng qui định.
Kết luận: Quy trình kiểm soát thu, chi tiền là hữu hiệu.
(Nguồn: Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2016 của Công ty CP B, Tài liệu lưu hành nội bộ AASCs)
Ngoài ra, KTV còn tiến hành phỏng vấn thông qua hệ thống các câu hỏi soạn sẵn, nhằm đánh giá trung thực hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của công ty. Bảng câu hỏi này đƣợc trình bày trong phần (Phụ lục 16 : Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ đối với từng khoản mục)
4.3.1.2. Phƣơng pháp quan sát
KTV sẽ tiến hành quan sát hoạt động thu, chi tiền thực tế tại công ty CP B, sau đó ghi nhận các kết quả quan sát đƣợc vào giấy tờ làm việc. Dựa vào các thực tế quan sát, KTV đƣa ra kết luận về hệ thống kiểm soát nội bộ khoản mục tiền của công ty CP B.
Bảng 4.11. Kết quả quan sát thực tế thu chi tiền tại Công ty CP B. CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TƢ VẤN TÀI CHÍNH KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN PHÍA NAM
SOUTHERN AUDITING & ACCOUNTING FINANCIAL CONSULTING SERVICES COMPANY LIMITED
Client: Cty CP B Prepared by: WP.ref:
Period ended: 31/12/2016 Reviewed: Date: 26/02/2017 Subject: Kết quả quan sát quá trình thu, chi tiền.
- Chi tiền:
Khi có nghiệp vụ phát sinh cần chi tiền, cần có giấy đề nghị thanh toán trình lên giám đốc, khi đƣợc phê duyệt thì kế toán mới tiến hành viết phiếu chi, thủ quỹ dựa vào phiếu chi để chi tiền.
Việc thanh toán tiền hàng chủ yếu đƣợc thực hiện thông qua tiền gửi ngân hàng. Trong trƣờng hợp công ty thanh toán tiền hàng trực tiếp cho phía ngƣời bán thì phải có giấy giới thiệu có hiệu lực của phía ngƣời bán, và việc thanh toán phải có chứng từ ghi chép và chữ kí của phía ngƣời nhận tiền.
- Thu tiền: việc thu tiền bán hàng sẽ do một nhân viên thực hiện, tách biệt với ngƣời lập hóa đơn bán hàng. Cuối ngày, nhân viên thu tiền sẽ nộp tiền cho thủ quỹ cùng với sổ ghi chép. Các hóa đơn, phiếu thu đƣợc đánh số trƣớc.
Nhận xét: Qua quá trình quan sát, KTV nhận thấy quá trình thu và chi tiền đƣợc thực hiện theo đúng quy chế, quy định của công ty và có sự kiểm tra, giám sát thực hiện lẫn nhau giữa các nhân viên.
Kết luận: Hệ thống kiểm soát nội bộ thu, chi tiền là có hiệu lực.
(Nguồn: Kiểm toán Khoản mục tiền, hồ sơ kiểm toán năm 2016 của Công ty CP B, Tài liệu lưu hành nội bộ AASCs)