2.2. Các phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
2.2.2.2. Kiểm tra tài liệu
Phƣơng pháp kiểm tra tài liệu là quá trình xem xét, kiểm tra, đối chiếu các chứng từ nhƣ: hóa đơn GTGT, hợp đồng kinh tế, phiếu nhập - xuất kho, phiếu thu - chi… với số liệu liên quan có sẵn trên sổ sách trong đơn vị. Có 2 cánh kiểm tra:
Từ một kết luận cho trƣớc, KTV thu thập tài liệu để làm bằng chứng cơ sở cho kết luận.
Ví dụ: KTV kiểm tra các tài liệu, hồ sơ pháp lý về quyền sở hữu của tài sản…
KTV kiểm tra các tài liệu của một nghiệp vụ từ khi phát sinh cho đến khi vào sổ sách. Quá trình này tiến hành theo hai hƣớng:
Từ chứng từ gốc lên sổ sách: khi KTV muốn chứng minh nghiệp vụ đã xảy ra có đƣợc hạch toán và ghi sổ là đầy đủ. Mục tiêu cảu phƣơng pháp này là để đạt đƣợc CSDL
“Đầy đủ”.
Từ sổ sách kiểm tra ngược về chứng từ gốc: khi KTV muốn chứng minh về tính có
thật của các nghiệp vụ đƣợc ghi sổ có thực sự phát sinh trên thực tế hay không. Mục tiêu cảu phƣơng pháp này là để đạt đƣợc CSDL “Phát sinh”.
Khi kiểm tra về phƣơng pháp này KTV cần phân biệt quá trình kiểm tra vật chất về tài sản nhƣ: tiền mặt, trái phiếu có giá… với quá trình kiểm tra các chứng từ nhƣ: phiếu chi đã thanh toán và chứng từ bán hàng…Nếu tài liệu đƣợc kiểm toán là một hóa đơn mua hàng, không có giá trị thanh toán nhƣ tiền, thì bằng chứng đó là tài liệu chứng minh. Đối với trái
phiếu, khi chƣa đƣợc ký, nó là một chứng từ, khi đƣợc ký nó là một tài sản, sau khi thanh toán nó là một chứng từ. Phƣơng pháp kiểm tra vật chất áp dụng với trái phiếu khi nó là một tài sản, áp dụng phƣơng pháp kiểm tra tài liệu khi nó là một chứng từ.
Về ưu điểm: cách thực hiện tƣơng đối thuận tiện và dễ dàng do các tài liệu thƣờng có sẵn, chi phí thấp hơn khi sử dụng các phƣơng pháp khác.
Về nhược điểm: là độ tin cậy của tài liệu chứng minh phụ thuộc vào nguồn gốc của nó, hay cụ thể là sự độc lập của tài liệu đối với đơn vị đƣợc kiểm toán. Ngoài ra, các tài liệu thu thập đƣợc có thể bị ngƣời cung cấp sữa chữa, giả mạo… làm mất tính khách quan, do vậy cần phải có sự kiểm tra, xác minh thông qua các phƣơng pháp khác.
