2.2. Các phƣơng pháp thu thập bằng chứng kiểm toán
2.2.4.Phƣơng pháp gửi thƣ xác nhận
Xác nhận là quá trình thu thập các bản xác nhận của bên thứ ba, xác minh tính chính xác của thông tin mà KTV còn nghi vấn. Các đối tƣợng mà KTV có thể gửi thƣ xác nhận đƣợc khái quát qua bảng sau:
Bảng 2.2 Đối tƣợng KTV có thể gửi thƣ xác nhận
Thông tin Nơi xác nhận
Tài sản
Tiền gửi ngân hàng Ngân hàng
Khoản phải thu Khách nợ
Phiếu nợ phải thu Ngƣời lập phiếu
Hàng tồn kho gửi trong công ty lƣu kho Công ty lƣu kho Giá trị bằng tiền của bảo hiểm nhân thọ Công ty bảo hiểm
Công nợ
Khoản phải trả Chủ nợ
Phiếu nợ phải trả Ngƣời cho vay
Trả trƣớc của khách hàng Khách hàng
Cầm cố phải trả Ngƣời nhận cầm cố
Trái phiếu phải trả Ngƣời giữ trái phiếu
Vốn chủ sở hữu Ngƣời giữ sổ đăng ký và đại lý chuyển nhƣợng
Cổ phần dang lƣu hành Cổ đông
Các loại thông tin khác
Loại bảo hiểm Công ty bảo hiểm
Nợ ngoài ý muốn Luật sƣ của công ty, ngân hàng
Vật ký quỹ cho chủ nợ Chủ nợ
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Thƣ xác nhận sau khi đã có ký duyệt của đơn vị đƣợc kiểm toán có thể đƣợc KTV gửi trực tiếp tới bên thứ ba để nhờ xác nhận thông tin theo yêu cầu và sau đó đƣợc gửi trở lại KTV. Có 2 hình thức lấy thƣ xác nhận:
Dạng phủ định: KTV yêu cầu có thƣ phản hồi nếu có chênh lệch giữa thực tế với thông tin KTV cần xác nhận. Độ tin cậy của thƣ xác nhận này thấp hơn, thƣờng áp
dụng cho những khoản mục có rủi ro mà KTV đánh giá thấp và không trọng yếu. Dạng khẳng định, KTV yêu cầu ngƣời nhận thƣ phản hồi cho dù số liệu là đúng
hay là sai. Hình thức thứ hai độ tin cậy cao hơn nhƣng chi phí từ đó cũng cao hơn.
Sơ đồ 2.2: Quy trình gửi thư xác nhận của KTV
(Nguồn: Tài liệu Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía Nam (AASCs), lưu hành nội bộ)
Các thƣ xác nhận cần đảm bảo các yêu cầu sau: Nội dung thƣ xác nhận đƣợc lập bởi KTV. KTV tự lựa chọn đối tƣợng để gửi thƣ. Xác nhận phải đƣợc thể hiện bằng văn bản.
Thƣ xác nhận phải có chữ ký và dấu của công ty cần xác nhận.
Thƣ xác nhận phải đƣợc gửi trực tiếp đến công ty kiểm toán, trƣởng nhóm kiểm toán.
Về ưu điểm: Phƣơng pháp này đƣợc áp dụng trong hầu hết trong tất cả các cuộc kiểm toán, thƣ xác nhận đƣợc kiểm soát bởi KTV từ lúc chuẩn bị gửi đi cho đến khi chúng đƣợc gửi lại. Bằng chứng thu đƣợc có độ tin cậy cao, vì chúng có nguồn gốc độc lập với khách hàng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Về nhược điểm: Chi phí thực hiện khá lớn và phạm vi áp dụng là tƣơng đối giới hạn nhất là khi đơn vị đƣợc kiểm toán có quy mô lớn, quan hệ rộng, đa quốc gia…Nhiều trƣờng hợp KTV không nhận đƣợc thƣ xác nhận vì nhiều nguyên nhân nhƣ: bân thứ ba không chịu hợp tác với KTV, bị thất lạc hay có sự thông đồng giữa khách hàng và bên thứ ba làm giảm độ tin cậy của thƣ xác nhận.
2.2.5. Phƣơng pháp tính toán
Phƣơng pháp tính toán là quá trình KTV kiểm tra chính xác về mặt số học của việc tính toán và ghi sổ, bao gồm việc kiểm tra lại mẫu các tính toán và kiểm tra sự dịch chuyển thông tin do khách hàng thực hiện trong kỳ đƣợc kiểm toán.
Kiểm tra lại mẫu các tính toán: bao gồm có việc tính lại các hóa đơn bán hàng, hàng tồn kho, cộng các sổ nhật ký và sổ phụ, tính toán lại giá thành, chi phí khấu hao… Kiểm tra lại quá trình tuyển dịch thông tin: gồm việc rà soát lại các số tiền để tin
rằng khi cùng một thông tin đó đƣợc ghi vào nhiều nơi thì các thông tin đó đƣợc ghi sổ với cùng một số tiền nhƣ nhau trong mỗi lần ghi.
Phƣơng pháp này chỉ quan tâm đến tính chính xác số học mà không chú ý đến các phƣơng pháp tính đƣợc sử dụng. Do đó phƣơng pháp này thƣờng đƣợc sử dụng với các phƣơng pháp khác nhƣ kiểm tra tài liệu, kiểm tra vật chất, phân tích…
Về ưu điểm : là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy cao nhất, xét về mặt số học, vì do chính KTV thực hiện việc tính toán lại.
Về nhược điểm : là ở chỗ là các phép tính và phân bổ đôi khi quá phức tạp, tốn thời gian, đặc biệt là đối với các công ty khách hàng có quy mô lớn, loại hình kinh doanh đa dạng, lƣợng tiền ra vào rất lớn…
Bằng chứng kiểm toán thu đƣợc khi áp dụng phƣơng pháp này gọi là kiểu mẫu chính xác số học.