3.2.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Cơ cấu tổ chức của công ty tƣơng đối chặt chẽ đảm bảo cho sự điều hành công ty đƣợc vận hành ổn định và phát triển, thuận lợi cho việc triển khai các chính sách ngắn hạn và dài hạn đảm bảo đƣợc vị thế của một công ty lớn trong ngành kiểm toán Việt Nam và khu vực.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ bộ máy của công ty.
(Nguồn: Phòng hành chính Công ty TNHH Dịch vụ Tư vấn Tài chính Kế toán và Kiểm toán Phía nam (AASCs))
Ban Kiểm Soát
Phòng Kiểm toán 1 Phòng Kiểm toán 2 Phòng Kiểm toán 3 Phòng KT quan hệ quốc tế Phòng Kiểm toán 5 Phòng Hành Chính Hội đồng thành viên Ban Tổng Giám Đốc Phó GĐ nghiệp vụ Trƣởng phòng Nhân viên Kế toán trƣởng Nhân viên Giám đốc nghiệp vụ Bộ phận hành chính Bộ phận kế toán
Kiểm toán viên
3.2.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận
Hội đồng thành viên: gồm chủ tịch Hội đồng thành viên và các thành viên, là bộ phận chịu trách nhiệm cuối cùng đối với hoạt động của AASCs nhƣ hoạch định chính sách, các vấn để liên quan đến nhân lực, hành chính, khách hàng, và các lĩnh vực nhƣ lập kế hoạch, ngân sách, phát triển kinh doanh.
Ban Tổng giám đốc:là bộ phận quản lý cao nhất, có năng lực chuyên môn và quản lý cao, đại diện toàn quyền của Công ty, có quyền điều hành, quyết định mọi hoạt động, chính sách của Công ty. Ban giám đốc gồm: 1 Giám đốc và 2 Phó Giám đốc.
Giám đốc Công ty: là ngƣời đứng đầu quyết định các vấn đề về mọi hoạt động của Công ty, đồng thời là ngƣời đại diện cho Công ty, chịu trách nhiệm trƣớc Pháp luật và trƣớc Bộ.
Phó Giám đốc Công ty: có nhiệm vụ tƣ vấn cho Giám đốc về việc điều hành hoạt động của Công ty cũng nhƣ điều hành trực tiếp một số lĩnh vực hoạt động theo sự ủy quyền của Giám đốc.
Ban kiểm soát: thay mặt các thành viên Công ty kiểm soát mọi hoạt động quản lý và điều hành. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn theo Điều lệ Công ty.
Phòng kiểm toán 1, 2, 3, 5 & Phòng kiểm toán và Quan hệ Quốc tế: các Phòng kiểm toán sẽ đảm nhiệm các chức năng và nhiệm vụ riêng. Khi một hợp đồng đƣợc ký kết, các thành viên của Ban Giám đốc cùng với các trƣởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm xem xét, lập kế hoạch kiểm toán và chịu trách nhiệm soát xét toàn bộ hồ sơ kiểm toán cũng nhƣ BCKT trƣớc khi trình Ban Giám đốc xét duyệt lần cuối. Đối với những khách hàng lớn, yêu cầu cần có sự hợp nhất kết quả kiểm toán khi phát hành BCKT, trƣởng nhóm sẽ chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp việc thực hiện của các nhóm kiểm toán tại cơ sở kiểm toán khác nhau. Mỗi ph ng kiểm toán gồm có: Giám đốc nghiệp vụ, Phó giám đốc nghiệp vụ, Kiểm toán viên và trợ lý kiểm toán, đƣợc chia thành nhiều nhóm nhỏ.
Phòng hành chính: gồm 2 bộ phận là bộ phận hành chính và bộ phận kế toán. Bộ phận hành chính: Trƣờng ph ng hành chính và các nhân viên, có nhiệm vụ:
- Lập bảng báo cáo hàng tháng về tình hình biến động và quản lý nhân sự. - Tổ chức tuyển dụng, bố trí nhân viên đảm bảo cho hoạt động của Công ty.
- Soạn thảo và lƣu trữ các loại giấy tờ, hồ sơ, văn bản, hợp đồng của Công ty và những thông tin có liên quan đến Công ty.
- Tiếp nhận, theo dõi các công văn, chỉ thị, quyết định của các cấp có liên quan… - Tố chức triển khai thực hiện nội quy lao động, theo dõi quản lý lao động, đề
xuất khen thƣởng, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ với ngƣời lao động nhƣ: lƣơng, thƣởng, trợ cấp, phúc lợi,…
- Phối hợp với ph ng kế toán thực hiện về công tác thanh toán tiền lƣơng, thƣởng, ngƣời lao động, đóng bảo hiểm xã hội đúng quy định của Nhà nƣớc và Công ty.
Bộ phận kế toán: gọn nhẹ, gồm kế toán trƣởng và các nhân viên, có nhiệm vụ: - Đáp ứng đƣợc nhu cầu hạch toán kế toán cần thiết trong đơn vị và đáp ứng đƣợc
nhu cầu về quản lý thông tin và cung cấp thông tin về tài chính kế toán cho ngƣời quan tâm
- Phối hợp với bộ phận hành chính thực hiện trả lƣơng thƣởng cho cán bộ công nhân viên đúng chế độ, thời hạn.
- Theo dõi quá trình chuyển tiền thanh toán của khách hàng qua ngân hàng, chịu trách nhiệm quyết toán công nợ với khách hàng.
- Mở sổ sách, lƣu trữ các chứng từ có liên quan
