Các mục tiêu cần kiểm soát
- Mục tiêu của việc bán hàng: Bán đúng khách hàng, đúng giá, đúng hàng; Bán đủ số lƣợng đã thỏa thuận; Bán kịp thời hạn đã cam kết trong hợp đồng bán hàng.
- Mục tiêu của việc thu tiền: Thu đúng ngƣời, đúng lô hàng; Thu đủ số tiền cần phải thu; Thu kịp thời hạn và không để nợ quá hạn.
- Mục tiêu của việc ghi nhận và báo cáo: Bộ phận kế toán & Bộ phận bán hàng ghi nhận và báo cáo: Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu.
Một số rủi ro thƣờng gặp và cơ chế kiểm soát tƣơng ứng
- Bán hàng nhƣng không thu đƣợc tiền, do khách hàng không có khả năng trả hay có tiền nhƣng không chịu trả: Đánh giá uy tín khách; Duyệt hạn mức tín dụng.
- Bán hàng không đúng giá quy định, tính toán sai phần trăm chiết khấu bán: Phê duyệt giá bán; Cập nhật giá mới.
- Giao hàng trễ so với thời gian quy định trong hợp đồng: Kiểm tra tồn kho trƣớc khi chấp nhận đơn hàng; Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng.
- Giao hàng sai quy cách, phẩm chất và số lƣợng giao: Khách hàng ký duyệt mẫu hàng; Đối chiếu đơn đặt hàng; Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng.
- Phát hành hóa đơn VAT sai: Phê duyệt hóa đơn; Đối chiếu hóa đơn với đơn đặt hàng và phiếu xuất kho.
- Tiền bán hàng bị lạm dụng: Định kỳ đối chiếu công nợ; Thƣờng xuyên đối chiếu số dƣ Ngân hàng; Ngƣời thu tiền khác ngƣời ghi chép thu tiền.
- Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ: Các chứng từ bán hàng điều chuyển về Phòng kế toán ghi chép; Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho.