Quy trình thực hiện công tác kỹ thuật tại các Trung tâm dịch vụ kỹ thuật được tóm gọn gồm 4 khâu chính như sau:
Hình 2.1: Quy trình công tác kỹ thuật
(Nguồn: Tác giả tổng hợp) Nghiệm thu, bàn giao PT/TTB Tổ chức thực hiện Phân tích, đánh giá Nhận PT/TTB
Trong ngành dịch vụ nói chung và đối với ngành dịch vụ kỹ thuật nói riêng thì quy trình nhằm thực hiện đúng các công việc trong các khâu của dịch vụ đó là rất quan trọng. Quy trình thông thường của một công tác kỹ thuật cơ bản bao gồm các khâu: Nhận PT TTB, đề xuất phương án xử lý, tổ chức thực hiện và nghiệm thu, bàn giao PT/TTB. Trong mỗi khâu đều có mỗi cách thức, tầm quan trọng và cách thức khác nhau. Quy trình đảm bảo cho việc cung ứng dịch vụ một cách chuyên nghiệp, là khuôn mẫu để các nhân viên thực hiện và nó quyết định đến chất lượng sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp.
Dưới đây là chi tiết các khâu cơ bản của quy trình thực hiện một công tác kỹ thuật tại Trung tâm dịch vụ kỹ thuật. Mỗi khâu có một vai trò nhất định như sau:
Khâu nhận bàn giao PT/TTB.
Khi nhận được yêu cầu thực hiện dịch vụ kỹ thuật từ khách hàng. Bộ phận Tiếp Nhận sẽ lập hồ sơ kỹ thuật và xác nhận tình trạng của PT TTB trước khi đưa vào dịch vụ kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa kỹ thuật.
Khâu phân tích đánh giá.
Hồ sơ kỹ thuật sau khi đã được thiết lập được chuyển đến bộ phận phân tích, đánh giá. Bộ phận phân tích, đánh giá sẽ đưa ra quyết định phương án thực hiện. Sau khi thông báo khách hàng về tình trạng kỹ thuật PT |TTB, phương án và chi phí thực hiện. Bộ phận phân tích, đánh giá yêu cầu bộ phận vật tư chuẩn bị vật tư, phụ tùng cần sử dụng và thay thế.
Tổ chức thực hiện.
Nhân viên kỹ thuật thực hiện công tác kỹ thuật với PT TTB được nhận và phương án thực hiện đã được triển khai. Những vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện được thông báo được thông báo cho khâu phân tích, đánh giá để nhận phương án thực hiện tiếp theo.
Nghiệm thu, bàn giao PT/TTB.
Sau khi thực hiện xong công tác kỹ thuật, PT/TTB sẽ được giao cho bộ phận nghiệm thu. Nếu trong quá trình nghiệm thu, phát hiện công việc bất kỳ chưa đạt, bộ phận nghiệm thu sẽ chuyển giao lại cho bộ phận tổ chức thực hiện để thực hiện lại công việc. Nếu tất cả các công việc đều được đều được đánh giá đạt, PT TTB được làm thủ tục để bàn giao cho khách hàng.
Cụ thể hơn cho một quy trình công tác kỹ thuật là các quy trình sau: Quy trình bảo dưỡng kỹ thuật (Phụ lục I), quy trình sửa chữa kỹ thuật (Phụ lục II).