5. Kết cấu của luận văn
1.1.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư xây dựng
Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, trong đó các yếu tố ảnh hưởng chính gồm:
1.1.4.1. Những yếu tố khách quan
- Yếu tố về đặc điểm kinh tế kỹ thuật của dự án
Hàng năm, nhu cầu đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang bị rất lớn, vượt quá khả năng đáp ứng của ngân sách nhà nước (NSNN). Vì vậy, khả
năng đảm bảo vốn cho dự án theo kế hoạch, quy hoạch được duyệt là nhân tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng quản lý dự án đầu tư xây dựng nói chung. Điều kiện tự nhiên như khí hậu, địa chất thủy văn tác động trực tiếp đến quy mô, công suất thiết kế công trình; điều kiện làm việc của nhân lực, máy móc thiết bị… sẽ ảnh hưởng đến chi phí, tiến độ và hiệu quả quản lý dự án. Yêu cầu kỹ thuật của công trình là phức tạp nhiều hay ít đòi hỏi năng lực quản lý, điều hành dự án (cán bộ quản lý thường xuyên có mặt để điều hành, điều chỉnh, phối hợp các tình huống phức tạp, bất ngờ có thể xảy ra...), ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý dự án.
- Yếu tố về cơ chế, chính sách, định mức trong quản lý dự án
Nhân tố về cơ chế, chính sách của Nhà nước có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công tác quản lý dự án. Môi trường pháp luật ổn định, không có sự chồng chéo của các văn bản, không có hiện tượng nhũng nhiễu, tiêu cực thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý dự án. Cơ chế cho các nhà quản lý thể hiện ở các quy định, quy ước về hoạt động đặc biệt là chế độ đãi ngộ cho họ. Nhân tố này có ảnh hưởng đến thái độ, tâm huyết của cán bộ quản lý dự án và từ đó ảnh hưởng đến năng suất, hiệu quả công việc và chất lượng quản lý dự án.
1.1.4.2. Những yếu tố chủ quan
- Yếu tố về năng lực quản lý của Ban quản lý dự án và chủ đầu tư
Cơ cấu tổ chức và phân cấp trong công tác quản lý chưa đáp ứng được những yêu cầu, năng lực của cán bộ tham gia quản lý và thực hiện các chương trình và dự án còn yếu, kỹ năng hợp tác thiếu chuyên nghiệp trong quản lý làm ảnh hưởng đến quá trình triển khai dự án, chất lượng quản lý dự án. Tổ chức bộ máy quản lý dự án ảnh hưởng đến hướng đi của dự án, chi phí, thời gian thực hiện dự án, do đó năng lực quản lý dự án trước tiên phải thể hiện ở việc tổ chức bộ máy quản lý dự án phù hợp. Quản lý dự án là một công việc hết sức phức tạp, đòi hỏi cán bộ quản lý phải hội tụ được các yếu
tố: kiến thức, kinh nghiệm, năng lực, phẩm chất đạo đức. Nhân lực đóng vai trò quan trọng, mang tính chất quyết định tới công tác quản lý dự án; yếu tố con người là hạt nhân của hoạt động quản lý, năng lực của lực lượng lao động, đặc biệt là năng lực của cán bộ lãnh đạo ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác quản lý.
- Yếu tố về trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật hỗ trợ công tác quản lý
Đây là các yếu tố nội tại của đơn vị quản lý ảnh hưởng đến chất lượng công tác quản lý dự án. Cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ công tác QLDA đầy đủ, hiện đại sẽ tạo thuận lợi và nâng cao hiệu quả thực hiện công việc của từng cá nhân thực hiện công tác quản lý dự án. Việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin như hiện nay đã tạo điều kiện cho công tác quản lý dự án ngày càng hoàn thiện, hệ thống thông tin phục vụ đắc lực cho cán bộ quản lý dự án trong công tác chuyên môn của mình. Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và phục vụ công tác quản lý của tổ chức như: các tài liệu về các tiêu chuẩn, định mức, đơn giá dùng trong quản lý kỹ thuật, quản lý thời gian và quản lý chi phí; các báo cáo định kỳ các tổng kết… về kết quả thực hiện các công việc của dự án.
- Sự đảm bảo về nguồn vốn cấp cho dự án
Thủ tục giải ngân các nguồn vốn đầu tư nhà nước, đặc biệt là nguồn vốn ngân sách nhà nước được pháp luật quy định quản lý chặt chẽ ở tất cả các khâu như: Kế hoạch ghi vốn, thủ tục giải ngân, hoạt động kiểm tra, kiểm soát. Đặc biệt dự án sử dụng vốn ngân sách còn phụ thuộc vào khả năng thực tế thu ngân sách hàng năm của nhà nước và địa phương; thông thường ở quý I thì khả năng thu ngân sách thấp hơn nhiều so với quý III và quý IV, dẫn đến trong quý I các nhà thầu phải ứng trước vốn nhiều hơn gây khó khăn về tài chính cho nhà thầu, từ đó sẽ ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án đầu tư.
- Sự ủng hộ của các cấp quản lý
thấy trong môi trường quản lý dự án thường dẫn đến sự xung khắc và khủng hoảng. Sự tham dự mang tính liên tục của các cấp quản lý cao nhất trong suốt vòng đời của dự án sẽ làm tăng sự hiểu biết về đường hướng và tầm quan trọng của nó. Sự nhận thức này nếu được chuyển thành sự hỗ trợ có thể là vô giá trong việc giải quyết các vấn đề khi có sự khủng hoảng và xung khắc nảy sinh hoặc khi có sự bất trắc xuất hiện. Do vậy, mối liên lạc liên tục và chắc chắn giữa giám đốc dự án và cấp quản lý cao nhất sẽ là chất xúc tác để dự án thành công.
- Thông tin liên lạc
Sự chuyển tiếp thành công giữa các giai đoạn trong vòng đời dự án và sự phối hợp giữa các thành viên trong từng giai đoạn đòi hỏi một sự trao đổi thông tin liên tục ngay bên trong nhóm quản lý dự án, với các bộ phận khác của tổ chức và giữa giám đốc dự án và người khai thác có thể trở nên dễ dàng nếu các tuyến quyền lực và thẩm quyền được xác định rõ. Cơ cấu tổ chức của dự án cần phải chỉ rõ các kênh thông tin và thông tin được luân chuyển qua mỗi kênh. Thêm vào đó, nó cần phải xác định rõ tần suất mà thông tin này cần được phát sinh và truyền đi. Các tuyến thông tin chính thức, cộng thêm môi trường công tác tích cực giúp cải thiện thông tin không chính thức trong nhóm quản lý dự án đóng góp vào sự thành công của dự án.