Hóa đơn GTGT theo mẫu 01GTKT3/001 (Trong kinh doanh nhà hàng hóa đơn GTGT đóng vai trò là phiếu thu); bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ, giấy báo có của ngân hàng.
4.2.1.2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ:
- Trường hợp khách hàng lấy hóa đơn GTGT:
+ Khi khách hàng có nhu cầu ăn uống đến với nhà hàng thông qua việc đặt chỗ trước bằng điện thoại với thu ngân hoặc không đặt trước, thu ngân và bộ phận phục vụ sẽ ghi nhận thông tin và xếp chỗ cho khách hàng theo yêu cầu của khách hàng.
+ Sau khi phục vụ, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của khách hàng thu ngân sẽ lập hóa đơn GTGT kèm theo bảng kê chi tiết các món ăn, thức uống đã phục vụ để ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.
+ Đồng thời căn cứ vào hình thức thanh toán của khách hàng để lập chứng từ gốc có liên quan: Hóa đơn GTGT có hình thức thanh toán là tiền mặt nếu khách hàng thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản nếu khách hàng thanh toán bằng cà thẻ.
+ Thu ngân xuất hóa đơn GTGT cho khách hàng (liên 2) tại thời điểm nhà hàng đã hoàn tất việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và lưu liên 1, liên 3 tại phòng kế toán để đối chiếu, kiểm tra và nhập vào phần mềm kế toán.
- Trường hợp khách hàng không lấy hóa đơn GTGT
+ Trong trường hợp, khách hàng không lấy hóa đơn thu ngân sẽ lập một bảng kê chi tiết tình hình bán hàng trong ngày trong đó nêu rõ phần tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá và thảnh tiền.
+ Sau đó, cuối ngày thu ngân sẽ ghi 1 tờ hóa đơn cho ngày hôm đó với nội dung người mua hàng là khách lẻ, và phía dưới phần hàng bán ghi rõ “bán hàng theo bảng kê đính kèm”, đồng thời ghi số tổng tiền, thuế, tổng cộng thanh toán theo bảng kê vào hóa đơn.
+ Sau khi hoàn tất, thu ngân chuyển toàn bộ chứng từ sang cho phòng kế toán để tiến hành kiểm tra, đối chiếu, lưu trữ và nhập vào phần mềm kế toán.