6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Cơ sở, nguyên tắc và yêu cầu của công tác kế toán trong các ñơ n
ñơn vị hành chính Nhà nước
ạ Cơ sở kế toán các hoạt ñộng trong cơ quan hành chính Nhà nước
Kế toán cơ sở tiền: Cho phép báo cáo tài chính minh bạch tiền thu, thanh toán và số dư, theo cơ sở tiền mặt kế toán. Phương pháp kế toán trên cơ
tích, pheo phương pháp này thu nhập và chi phí ñược ghi nhận khi thực nhận tiền và thực chi tiền.
b. Nguyên tắc công tác kế toán trong ñơn vị hành chính Nhà nước
Trên thế giới có nhiều mô hình tổ chức bộ máy kế toán ngân sách nhà nước khác nhau phù hợp với ñặc ñiểm và tập quán của từng Quốc giạ Vì vậy, việc tổ chức hệ thống kế toán là xác ñịnh vị trí và trách nhiệm của các ñối tượng tham gia vào việc chấp hành các nghiệp vụ tài chính nhà nước, là một trong những ñiểm then chốt nhất trong quá trình ñổi mới và hoàn thiện hệ
thống kế toán ngân sách nhà nước hiện nay ở Việt Nam.
ðối với nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa người ra quyết ñịnh thực hiện nghiệp vụ tài chính nhà nước và người chấp hành quyết ñịnh ñó có nhiều ưu
ñiểm và có thể thực hiện ñược vì những lý do sau:
Một là: Về mặt kỹ thuật, nguyên tắc này cho phép việc phân công, chia sẻ công việc trong việc chấp hành nghiệp vụ tài chính và chính nhờ sự phân công ấy tạo nên hai tác nhân ñộc lập ñể có thể kiểm soát lẫn nhau trong quá trình thực hiện.
Hai là: Cơ quan ra quyết ñịnh sẽ không phải tổ chức công việc kế toán, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nên có thể tập trung và thực hiện công tác chuyên môn ñể lựa chọn quyết ñịnh chi tiêu hợp lý, hiệu quả và tiết kiệm hơn.
Ba là: Cơ quan chuyên môn trong việc tổ chức hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế có trách nhiệm thực hiện thu, chi và phản ánh trung thực các nghiệp vụ tài chính theo yêu cầu của cơ quan ra quyết ñịnh; kiểm tra các quyết ñịnh tài chính trên cơ sở quy ñịnh của pháp luật tài chính hiện hành trước khi thực hiện quyết ñịnh ñồng thời lập và cung cấp các báo cáo tài chính một cách khách quan cho các ñơn vị sử dụng thông tin thu, chi ngân sách nhà nước.
Bốn là: Trong ñiều kiện thực tế của Việt Nam, do ý thức chấp hành luật pháp còn hạn chế, các chế tài kỷ luật trong lĩnh vực tài chính còn chưa nghiêm, tình trạng thực hiện chi tiêu và tập trung các khoản thu của ngân sách vượt ra ngoài khuôn khổ của chế ñộ, tiêu chuẩn, ñịnh mức cho phép còn diễn ra phổ biến thì việc tăng cường kiểm soát và quản lý tập trung vẫn là một yêu cầu mang tính nguyên tắc. Việc phân cấp tổ chức công tác kế toán ñồng thời với chủ trương phân cấp quản lý, giao quyền nhiều hơn cùng với tăng cường trách nhiệm của các ñơn vị sử dụng ngân sách theo xu hướng hiện nay mang lại hiệu quả cao trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân sách nói riêng.
Ngoài ra, trong tổ chức bộ máy kế toán nhà nước là phân biệt kế toán của các cơ quan hành chính và kế toán của các ñơn vị sự nghiệp. ðối với các cơ quan hành chính thuần túy, nguyên tắc này có thể thực hiện kể cả trong
ñiều kiện phải phân cấp về mặt kỹ thuật. Riêng ñối với các ñơn vị sự nghiệp và nhất là các ñơn vị sự nghiệp tự cân ñối thu chi, có thể tách kế toán của các
ñơn vị này ra khỏi hệ thống kế toán nhà nước và có thể áp dụng như kế toán doanh nghiệp.
Nguyên tắc không kiêm nhiệm liên quan mật thiết ñến tổ chức bộ máy kế toán nhà nước. Theo ñó, việc bất kiêm nhiệm giữa người ra quyết ñịnh tài chính và kế toán sẽ dẫn ñến việc hình thành một cơ quan kế toán tập trung, thống nhất. Lợi ích của kế toán tập trung thì có nhiều và với ñiều kiện thực tế
của Việt Nam, kế toán tập trung sẽ là mô hình tổ chức kế toán mang tính nguyên tắc. Bên cạnh ñó, cần phải thừa nhận việc Nhà nước ngày càng phân cấp và phân quyền quản lý tài chính sâu hơn, rộng hơn. ðiều ñó ñòi hỏi kế
toán nhà nước cần có những thay ñổi trong tổ chức bộ máỵ Kế toán các ñơn vị hành chính thuần túy vẫn có thể thực hiện theo nguyên tắc kế toán tập trung và nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhưng ñối với các ñơn vị sự nghiệp, việc tổ
chức kế toán phân tán ở các ñơn vị này sẽ ngày càng hình thành rõ nét cùng với xu thế phân cấp quản lý các dịch vụ công.
Chúng ta nên phân biệt và áp dụng hai nguyên tắc là kế toán ngân sách theo phương pháp tiền mặt và kế toán tài sản theo phương pháp dồn tích. Vấn
ñề này không chỉ mang tính kỹ thuật mà còn liên quan chặt chẽ tới tổ chức hệ
thống kế toán nhà nước.
Một là: ðối với kế toán ngân sách, mặc dù hiện nay việc phân cấp quản lý ngân sách nhà nước ñã ngày càng mở rộng, song ñặc ñiểm quản lý ngân sách nhà nước vẫn mang tính tập trung khá rõ nét. ðiều này thể hiện ở việc chính quyền cấp trên vẫn nắm quyền kiểm soát và ảnh hưởng tới ngân sách chính quyền cấp dưới và cụ thể hơn là tính chất lồng ghép ngân sách ñã ñược quy ñịnh trong Thông tư số 59/2004/TT-BTC, hướng dẫn Nghị ñịnh số
60/2003/Nð-CP, hướng dẫn chi tiết thi hành Luật NSNN.
Hai là: ðối với kế toán tài sản theo nguyên tắc dồn tích thì ñây là loại kế toán có nhiệm vụ phản ánh ñầy ñủ tình hình tài sản nợ, tài sản có của một
ñơn vị kế toán; mặt khác mỗi ñơn vị kế toán ra ñời lại xuất phát từ yêu cầu phân cấp quản lý, vì thế việc tổ chức hệ thống kế toán này phải kết hợp ñược nhu cầu thông tin chung ñáp ứng yêu cầu quản lý vĩ mô của Nhà nước, ñồng thời phải ñáp ứng ñược yêu cầu quản lý cụ thể của từng ñơn vị kế toán.
c. Yêu cầu của công tác kế toán trong ñơn vị hành chính Nhà nước
Công tác kế toán phải ñảm bảo yêu cầu và khoa học và hợp lý, trên cơ
sở chấp hành ñúng các nguyên tắc tổ chức và phù hợp với các chính sách, chế ñộ, thể lệ quy chế tài chính kế toán hiện hành.
Công tác kế toán ở ñơn vị phải ñảm bảo phù hợp với ñặc ñiểm tổ chức quản lý, quy mô hoạt ñộng của ñơn vị.
Công tác kế toán ở ñơn vị phải phù hợp với biên chế ñội ngũ và khả
Công tác kế toán ở ñơn vị phải ñảm thực hiện ñầy ñủ chức năng nhiệm vụ kế toán trong ñơn vị, thu nhận, xử lý, kiểm tra và cung cấp thông tin kế
toán ñáp ứng yêu cầu quản lý của ñơn vị.
Công tác kế toán ở ñơn vị phải ñảm ñược nhứng yêu cầu của thông tin kế toán và tiết kiệm chi phí hạch toán.
1.3. NỘI DUNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ðƠN VỊ HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.3.1. Tổ chức công tác kế toán
Mô hình tổ chức công tác kế toán là quan hệ kế toán giữa các cấp quản lý, dựa trên cơ sở quy hoạch thông tin cho từng cấp của bộ máy kế toán ñể
thực hiện các khối lượng công việc kế toán ñược phân cấp ở mỗi cấp. Như
vây, mô hình tổ chức công tác kế toán gồm hai mặt: Quan hệ phối hợp giữa các cấp quản lý trong ñơn vị và quan hệ bố trí nhân sự kế toán giữa các cấp quản lý ñể hình thành bộ máy kế toán thống nhất trong toàn ñơn vị. Gồm có 3 mô hình tổ chức công tác kế toán: Mô hình tổ chức công tác kế toán tập trung, mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán, mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
ạ Tổ chức bộ máy kế toán tập trung
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung dựa trên phương thức trực tuyến. Mô hình này có ñặc ñiểm, ñơn vị chỉ tổ chức một phòng kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán ñược thực hiện tập trung tại phòng Kế toán.
Ở các bộ phận, ñơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ thực hiện hạch toán ban ñầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, ñịnh kỳ gửi về
phòng kế toán trung tâm của ñơn vị. Hình thức này thường ñược áp dụng ở
các ñơn vị có quy mô vừa và nhỏ, phạm vi sản xuất kinh doanh tương ñối tập trung trên một ñịa bàn nhất ñịnh, có khả năng ñảm bảo việc luân chuyển chứng từ các bộ phận sản xuất kinh doanh nhanh chóng, kịp thờị
Mô hình này thích hợp với các ñơn vị có quy mô vừa và nhỏ, ít ñơn vị
trực thuộc, hoạt ñộng trên ñịa bàn tập trung hoặc ở những ñơn vị có quy mô lớn ñịa bàn hoạt ñộng rộng nhưng ñã trang bị và ứng dụng phương tiện kỹ
thuật ghi chép tính toán hiện ñạị
Theo hình thức này chỉ tổ chức một phòng kế toán trung tâm, tất cả các công việc kế toán như phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ ban ñầu, ñịnh khoản kế toán, ghi sổ tổng hợp chi tiết, tính giá thành, lập báo cáo, thông tin kinh tế ñều ñược thực hiện tập trung ở phòng.
b. Tổ chức công tác kế toán phân tán
Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán ñược dựa trên phương thức trực tuyến tham mưụ Theo mô hình này, các ñơn vị, bộ phận trực thuộc của
ñơn vị có tổ chức bộ phận, tổ kế toán riêng làm nhiệm vụ kiểm tra, thu thập, xử lý những chứng từ ban ñầu, hạch toán chi tiết, tổng hợp các hoạt ñộng kinh tế theo sự phân cấp của phòng Kế toán trung tâm, ñịnh kỳ lập báo cáo gửi phòng kế toán ñơn vị; còn phòng kế toán trung tâm của ñơn vị thực hiện tổng hợp số liệu kế toán từ các phòng kế toán của các bộ phận phụ thuộc ñơn vị
gửi lên, hạch toán các hoạt ñộng có tính chất chung, lập báo cáo kế toán, hướng dẫn kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong ñơn vị.
Mô hình tổ chức công tác kế toán phân tán có ưu ñiểm tạo ñiều kiện cho công tác kiểm tra, chỉñạo hoạt ñộng kinh tế ở các ñơn vị trực thuộc ñược nhanh chóng, kịp thời; thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản lý kinh tế tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ. Bên cạch những ưu ñiểm, nhược ñiểm cơ bản của mô hình này là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của toàn bộ ñơn vị
chậm, tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán, việc kiểm tra và chỉ ñạo của Kế toán trưởng không tập trung.
c. Tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán ñược dựa trên phương thức chức năng. Ở mô hình này, công tác kế toán ñược tiến hành
ở phòng kế toán trung tâm của ñơn vị và một số bộ phận ñơn vị trực thuộc, còn một số bộ phận ñơn vị trực thuộc hoạt ñộng tập trung không tiến hành công tác kế toán. Khi ñó bộ máy kế toán của ñơn vị ñược tổ chức theo mô hình một phòng kế toán trung tâm của ñơn vị, các phòng kế toán của các bộ
phận phụ thuộc hoạt ñộng phân tán và các nhân viên kinh tế ở các bộ phận phụ thuộc hoạt ñộng tập trung. Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt ñộng kinh tế tài chính có tính chất chung toàn ñơn vị và các hoạt ñộng kinh tế tài chính ở các bộ phận phụ thuộc hoạt ñộng tập trung, thực hiện tổng hợp số liệu từ các phòng kế toán ñơn vị trực thuộc thuộc hoạt ñộng phân tán và của toàn ñơn vị, sau ñó tổng hợp lập báo cáo cung cấp thông tin về toàn bộ công tác kế toán của ñơn vị.
Mô hình tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tánthực sự là kết hợp hai mô hình kế toán trên, tạo ñiều kiện cho công tác kế toán gắn liền với hoạt ñộng sự nghiệp ở ñơn vị, tổng hợp cung cấp kịp thời thông tin cho phân tích hoạt ñộng kinh tế của ñơn vị, tạo ñiều kiện cho việc kiểm tra và giám sát chặt chẽ hoạt ñộng của ñơn vị. Tuy nhiên mô hình này cũng có nhược ñiểm ñó là công tác kế toán không tập trung, khó khăn trong việc thống kê kế toán, không thuận tiện cho việc sử dụng máy vi tính.
Mô hình này thường ñược áp dụng ở các ñơn vị lớn có nhiều ñơn vị
trực thuộc, hoạt ñộng trên ñịa bàn vừa tập trung vừa phân tán, mức ñộ phân cấp quản lý kinh tế tài chính và trình ñộ quản lý khác nhaụ
Như vậy, việc tổ chức công tác kế toán trong các ñơn vị hành chính sự
nghiệp có thể thực hiện các mô hình khác nhau phù hợp với ñặc ñiểm và loại hình công tác của mỗi ñơn vị.
1.3.2. Công tác lập dự toán ngân sách
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, ñánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính ñể xây dựng các chỉ tiêu thu, chi ngân sách hàng năm một cách ñúng ñắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn. Có hai phương pháp lập dự toán thường ñược sử dụng là phương pháp lập dự toán trên cở sở quá khứ (Incremental budgeting method) và phương pháp lập dự toán không dựa trên cơ sở quá khứ (Zero basic budgeting method). Mỗi phương pháp lập dự
toán trên có những ñặc ñiểm riêng cùng những ưu, nhược ñiểm và ñiều kiện vận dụng khác nhaụ Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, ñơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt ñộng tương ñối ổn ñịnh của ñơn vị.
Khi lập dự toán ngân sách hàng năm, các phòng ban của Sở và các ñơn vị trực thuộc phải phản ánh ñầy ñủ các khoản thu, chi theo ñúng chế ñộ, tiêu chuẩn, ñịnh mức do cơ quan cấp có thẩm quyền ban hành, kể cả các khoản thu, chi từ nguồn Trung ương. Trong quá trình lập dự toán phải lập ñúng mẫu biểu, thời gian theo Thông tư số 102/2015/TT-BTC, ngày 30 tháng 6 năm 2015 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn xây dựng dự toán NSNN năm 2016. Dự toán ngân sách của các ñơn vị trực thuộc ñược gửi ñúng thời hạn
ñến cơ quan chức năng theo quy ñịnh.
- Quy trình xây dựng dự toán thu, chi NSNN (Phụ lục 1.1):
Vào tháng 7 hàng năm, căn cứ tình hình thực hiện nhiệm vụ của năm