6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Những tồn tại trong công tác kế toán
ạ Về cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn
Sở Cơng Thương chỉ chú trọng đến thực hiện riêng chức năng kế tốn mà chưa chú trọng đến việc thực hiện cơng tác kế hoạch tài chính của Sở. Hiện nay, Sở Cơng Thương chỉ bố trí một Kế tốn trưởng nên chỉđáp ứng các nghiệp vụ hạch tốn kế tốn như việc thực hiện các phần hành kế tốn xây dựng các báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo quy định mà chưa nghiên cứu xây dựng các báo cáo kế tốn quản trị, chưa cĩ kỹ năng sử dụng số liệu báo cáo tài chính để phân tích đánh giá phục vụ cơng tác quản lý, lập kế
hoạch và điều hành các hoạt động của Sở Cơng Thương. Do vậy, việc cung cấp những thơng tin tài chính cho việc phân tích, đánh giá và lập kế hoạch cịn thiếu, việc đề xuất các giải pháp và cơ chế quản lý tài chính Sở Cơng Thương hầu như cịn rất hạn chế.
Việc tổ chức cơng tác kế tốn Sở Cơng Thương cịn chưa thực sự khoa học và hợp lý; cơng tác tin học hĩa trong việc ứng dụng các giải pháp quản lý tài chính kế tốn mới chỉ dừng ở việc sử dụng phần mềm kế tốn, chưa thực sự ứng dụng mạnh trong khâu phân tích, đánh giá và lập kế hoạch. Việc phân cơng trách nhiệm cho Kế tốn trưởng trong việc quản lý các tài sản của Sở
Cơng Thương và các nguồn lực tài chính trong Sở cịn chưa chặt chẽ.
b. Về tổ chức thơng tin kế tốn
* Chứng từ kế tốn:
Do cơng tác bố trí biên chế của Sở Cơng Thương chỉ cĩ một Kế tốn trưởng duy nhất, kiêm nhiệm rất nhiều phần hành cơng việc kế tốn như: Kế
tốn ðảng ủy Sở, kế tốn Cơng đồn, đầu tư xây dựng cơ bản, phí, lệ phí và một số cơng việc chuyên mơn khác do Chánh văn phịng giao nên cơng việc chuyên mơn của kế tốn cịn chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ kế tốn để
phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng đặc điểm, nội dung và bản chất của nghiệp vụ, đảm bảo sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Phần diễn giải của chứng từ đơi khi quá tĩm tắt làm mất đi tính rõ ràng và chính xác gây những khĩ khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp chứng từ. Mặt khác, việc chưa áp dụng phần mềm kế tốn liên hồn từ khâu xử lý chứng từ đầu vào đến việc hạch tốn, lập báo cáo ở Sở Cơng Thương dẫn đến sự lãng phí về thời gian, cơng sức đặc biệt là mức độ chính xác chưa cao, dễ xảy ra sai sĩt do chứng từ phải nhập lại tới 2 lần.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Sở Cơng Thương mặc dù đã tuân theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính nhưng việc lưu trữ chứng từ
chưa được khoa học dẫn đến những khĩ khăn trong việc kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại chứng từ để sử dụng. Vềđiều kiện bảo quản chứng từ vẫn chưa tốt, chứng từ được bảo quản trong các thùng tơn và để ở kho của Sở với điều kiện kho khơng tốt đã dẫn đến mối mọt nấm mốc làm cho nhiều chứng từ bị hư
hỏng. Luật kế tốn và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật cĩ quy định về
thời gian sử dụng, lưu trữ và bảo quản các tài liệu số liệu kế tốn. Tuy nhiên Sở
Cơng Thương chưa thực sự quan tâm đến việc rà sốt giá trị sử dụng các tài liệu kế tốn để phân loại tài liệu nhằm loại bỏ, lưu trữ, bảo quản theo quy định. Riêng với việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ vẫn chưa được quan tâm nên quy trình luân chuyển chưa được hợp lý và khoa học.
• Vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Sở Cơng Thương căn cứ vào tài khoản của đơn vị HSNN đã ban hành
để mở thêm một số tài khoản khẩn cấp 2, cấp 3 để thống nhất chung trong các
đơn vị trực thuộc Sở. Sở Cơng Thương mặc dù đã chủ động chi tiết tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo đặc điểm và yêu cầu quản lý tại đơn vị mình nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị mình nhưng trên thực tế vẫn chưa đầy đủ, hợp lý và khoa học.
Việc hạch tốn hao mịn và khấu hao của TSCð: Số lượng các TSCð
trong Sở Cơng Thương nhiều loại, hầu hết được hình thành từ nguồn NSNN, phục vụ chính cho cơng tác Quản lý hành chính theo Thơng tư số
162/2014/TT-BTC, ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ Tài chính về việc quy
định chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức cĩ sử dụng ngân sách Nhà nước.
Nhưng trên thực tế việc tính hao mịn và trích khấu hao của Sở Cơng Thương cịn hạn chế và gặp nhiều khĩ khăn trong cách hạch tốn và xác định giá trị TSCð để tính hao mịn, để trích khấu hao hoặc việc phân bổ giá trị hao mịn chẳng hạn như cùng một TSCð vừa cùng sử dụng phục vụ cho cả hoạt
động chuyên mơn thường xuyên của Sở Cơng Thương đồng thời TSCð này cũng phục vụ cho các chương trình, dự án.
* Vận dụng sổ kế tốn
Sổ kế tốn được in ra từ phần mềm kế tốn. Tuy nhiên, đơn vị cịn lập thiếu một số sổ theo quy định như sổ tổng hợp quyết tốn ngân sách và nguồn khác của đơn vị (mẫu số: S04/CT-H) theo Quyết định số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo Thơng tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính, cơng tác mở sổ chi tiết chưa đầy đủ và kịp thời do đĩ khĩ khăn trong việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính.
Sở Cơng Thương cịn sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm: Phần mềm kế tốn tổng hợp MISA MimosạNet X1, phần mềm kế tốn MISA MimosạNet và phần mềm kế tốn XDCB. Việc áp dụng nhiều phần mềm kế tốn tách rời nhau thiếu sự liên kết để tổng hợp thơng tin kế tốn đã làm tăng khối lượng cơng việc kế tốn, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời
gây khĩ khăn cho hoạt động quản lý của Sở Cơng Thương và hoạt động kiểm tra, kiểm sốt của các cơ quan chức năng.
* Hệ thống báo cáo kế tốn
Chưa chú trọng đầu tư cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn, thuyết minh báo cáo tài chính nên thơng tin chưa phản ánh đầy đủ tình hình tài chính – tài sản của đơn vị nên chưa đầy đủ cho việc quản lý của ban Lãnh đạo Sở.
Thời gian lập báo cáo tài chính cịn chậm so với quy định do khối lượng cơng việc quá nhiều, chấp hành báo cáo chưa tốt. Việc phân tích báo cáo tài chính và cơng khai tài chính cịn chưa thật sự được chú trọng nên hiệu quả của số liệu cung cấp chưa cao, do đĩ thơng tin cung cấp cho việc quản lý
điều hành chưa đầy đủ, chưa kịp thời và chưa chính xác.
Hệ thống báo cáo tài chính chỉ mới được quan tâm ở mặt số lượng chứ
chưa quan tâm và phân tích ở mặt chất lượng. ðồng thời Sở Cơng Thương cũng chưa xây dựng được Báo cáo tài chính quản trị để cung cấp cho việc quản lý.
c. Về cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn
Bộ Tài chính đã cĩ Quyết định 67/2004/Qð-BTC, ngày 13 tháng 8 năm 2004 về việc bàn hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ
quan, đơn vị cĩ sử dụng kinh phí NSNN” nhưng trên thực tế tại Sở Cơng Thương cơng tác tự kiểm tra theo quy chế chưa thực sự được quan tâm thực hiện. Lãnh đạo Sở, Kế tốn trưởng chưa xác định được tầm quan trọng, quy trình và cách tiến hành của cơng tác kiểm trạ
Hầu hết các cơ quan hành chính đều khơng tổ chức bộ phận kiểm tra kế
tốn riêng do Kế tốn trưởng trực tiếp đảm nhiệm kiểm tra chung. Thực tế
việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế tốn thường chỉđược thực hiện cuối quý, cuối năm trước khi lập các báo cáo tài chính.
Cơng tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chính chưa phát huy được vai trị, khả
năng kiểm tra, kiểm sốt cịn nhiều hạn chế, mức độ quan tâm của cấp quản lý chưa sâu sát. Do đĩ, nội dung báo cáo tự kiểm tra tài chính, kế tốn chưa thật sự đĩng gĩp cho Sở Cơng Thương về cơng tác quản lý và minh bạch báo cáo tài chính, quyết tốn.
ðối với việc cơng khai báo cáo tài chính: Việc thực hiện cơng tác cơng khai tài chính mới chỉ mang tính hình thức, thể lệ. Nguyên nhân do chưa nhận thức được tầm quan trọng, tính dân chủ và tính minh bạch cơng khai tài chính theo quy định của Kế tốn trưởng và Lãnh đạo Sở chưa cĩ biện pháp kiểm tra và chế tài xử lý những đơn vị trực thuộc chưa thực hiện cơng khai báo cáo tài chính theo quy định.