6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán
Kiểm tra kế tốn là một trong những cơng cụ hết sức quan trọng, đảm bảo cho cơng tác kế tốn trong Sở Cơng Thương đi vào nền nếp, thực hiện
đúng đắn các chế độ, chính sách chính xác, khách quan. Phát hiện và ngăn chặn kịp thời những hạn chế, thiếu sĩt trong tổ chức cơng tác kế tốn, cơng tác quản lý tài chính, chống những hành vi gian lận vi phạm chế độ tài chính, kế tốn.
Sở Cơng Thương đã nhận thức được vai trị, ý nghĩa của cơng tác kiểm tra kế tốn nhưng chưa tổ chức vận dụng triệt để Quyết định 67/2004/Qð- BTC về Quy chế tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các đơn vị cĩ sử dụng kinh phí NSNN.
Căn cứ vào đối tượng tham gia kiểm tra kế tốn hiện nay tại Sở Cơng Thương vị cĩ hai loại kiểm tra: Kiểm tra nội bộ và kiểm tra của các cơ quan chức năng cĩ thẩm quyền (Sở Tài chính, Thanh tra tỉnh, kiểm tốn nhà nước...).
Kiểm tra nội bộ: Sở Cơng Thương chưa tổ chức bộ phận kiểm tra kế
tốn riêng. Việc kiểm tra kế tốn chủ yếu do Kế tốn trưởng thực hiện. Cơng tác kế tốn thường tập trung vào những nội dung sau:
Một là: Kiểm tra việc thực hiện ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế
tốn, trên các sổ kế tốn chi tiết, sổ kế tốn tổng hợp và các báo cáo tài chính về đảm bảo chế độ kế tốn; chế độ, chính sách quản lý tài sản và nguồn kinh phí tại đơn vị.
Hai là: Kiểm tra, đối chiếu số liệu, thơng tin kế tốn. Trong mỗi phần hành cơng việc, Kế tốn trưởng trực tiếp kiểm tra các chứng từ kế tốn trước khi thực hiện các bước tiếp theo của quy trình luân chuyển chứng từ kế tốn, sau đĩ thực hiện kiểm tra việc ghi sổ kế tốn chi tiết mình quản lý.
Kiểm tra của các cơ quan chức năng cĩ thẩm quyền: Cơng tác kiểm tra kế tốn ở Sở Cơng Thương cịn chịu sự kiểm tra của cơ quan Thanh tra tỉnh, cơ quan kiểm tốn nhà nước, cơ quan Thanh tra Sở Tài chính. Nội dung kiểm tra chủ yếu xoay quanh vấn đề kiểm tra việc chấp hành các quy định của pháp luật về tài chính, kế tốn.
2.3. ðÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠNG TÁC KẾ TỐN TẠI SỞ CƠNG THƯƠNG TỈNH ðẮK NƠNG
2.3.1. Những kết quả đạt được trong cơng tác kế tốn
Với hình thức kế tốn tập trung là hình thức kế tốn được áp dụng tại Sở Cơng thương đã phát huy được những ưu điểm của nĩ về tính tập trung thống nhất quản lý và sử dụng các nguồn lực tài chính và đảm bảo phù hợp với quy mơ của Sở Cơng Thương hiện naỵ
Sở Cơng Thương chủđộng tiết kiệm chi, xây dựng Quy chế chi tiêu nội bộ phù hợp, thực hiện cơng tác kế tốn tài chính đạt được một sốưu điểm sau: Do được giao quyền tự chủ về tài chính và biên chế nên việc sử dụng NSNN đã chủ động hơn trong việc phân bổ tài chính cho các hoạt động của
đơn vị, bố trí hợp lý các khoản chi trong dự tốn ngân sách được giaọ Trong năm, nguồn kinh phí tự chủ chưa sử dụng hết do chưa phát sinh các hoạt động kinh tế, tài chính được chuyển tiếp sang năm sau sử dụng đảm bảo tiết kiệm, sử dụng cĩ hiệu quả nguồn NSNN và các nguồn thu phí, lệ phí.
Sở Cơng Thương hành năm đã ban hành quy chế chi tiêu nội bộ nhằm quản lý các nguồn thu – chi một cách khoa học, sử dụng đúng mục đích, phù hợp với khả năng, tình hình thực tế của Sở như: Chế độ khốn điện thoại, cơng tác phí thường xuyên, tiền lương tăng thêm, chế độ cơng tác phí, chế độ
chi hội nghị, tập huấn, thanh tốn thuê mướn, chế độ bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho CBCC.
Ngồi chính sách tiền lương cơ bản theo quy định, việc thực hiện tự
chủ tài chính của Sở Cơng Thương đã đưa ra các biện pháp nhằm tiết kiệm chi để khơng ngừng nâng cao đời sống, vật chất, tinh thần cho CBCC.
Cơ chế giao quyền tự chủ tài chính tạo cho Sở Cơng Thương phát huy tính sáng tạo, chủ động, giao cho Thủ trưởng đơn vị được quyền sắp xếp, bố
trí, luân chuyển CBCC một cách hợp lý, nâng cao hiệu quả, chất lượng cơng việc.
Cơ chế cho phép để lại số thu từ thanh lý các tài sản hư hỏng, hết khấu hao hoặc sử dụng khơng hiệu quả để cĩ nguồn mua sắm thay thế bổ sung các tài sản mới, tránh tình trạng để hư hỏng, mất mát.
Việc vận dụng hệ thống chế độ kế tốn, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ
kế tốn, hệ thống báo cáo tài chính đơn vị đã thực hiện khá tốt, đã áp dụng các mẫu chứng từ, tổ chức hạch tốn, quy trình luân chuyển chứng từ phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng đặc điểm, nội dung và bản chất của nghiệp vụ, đảm bảo sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Sở Cơng Thương đã triển khai cơng tác tự kiểm tra tài chính, kế tốn nội bộ đã đưa
cơng tác tài chính, kế tốn đi vào nề nếp, khoa học, hạn chế được những sai sĩt trong kế tốn, tài chính, chống tham nhũng, lãng phí.
2.3.2. Những tồn tại trong cơng tác kế tốn
ạ Về cơng tác tổ chức bộ máy kế tốn
Sở Cơng Thương chỉ chú trọng đến thực hiện riêng chức năng kế tốn mà chưa chú trọng đến việc thực hiện cơng tác kế hoạch tài chính của Sở. Hiện nay, Sở Cơng Thương chỉ bố trí một Kế tốn trưởng nên chỉđáp ứng các nghiệp vụ hạch tốn kế tốn như việc thực hiện các phần hành kế tốn xây dựng các báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn theo quy định mà chưa nghiên cứu xây dựng các báo cáo kế tốn quản trị, chưa cĩ kỹ năng sử dụng số liệu báo cáo tài chính để phân tích đánh giá phục vụ cơng tác quản lý, lập kế
hoạch và điều hành các hoạt động của Sở Cơng Thương. Do vậy, việc cung cấp những thơng tin tài chính cho việc phân tích, đánh giá và lập kế hoạch cịn thiếu, việc đề xuất các giải pháp và cơ chế quản lý tài chính Sở Cơng Thương hầu như cịn rất hạn chế.
Việc tổ chức cơng tác kế tốn Sở Cơng Thương cịn chưa thực sự khoa học và hợp lý; cơng tác tin học hĩa trong việc ứng dụng các giải pháp quản lý tài chính kế tốn mới chỉ dừng ở việc sử dụng phần mềm kế tốn, chưa thực sự ứng dụng mạnh trong khâu phân tích, đánh giá và lập kế hoạch. Việc phân cơng trách nhiệm cho Kế tốn trưởng trong việc quản lý các tài sản của Sở
Cơng Thương và các nguồn lực tài chính trong Sở cịn chưa chặt chẽ.
b. Về tổ chức thơng tin kế tốn
* Chứng từ kế tốn:
Do cơng tác bố trí biên chế của Sở Cơng Thương chỉ cĩ một Kế tốn trưởng duy nhất, kiêm nhiệm rất nhiều phần hành cơng việc kế tốn như: Kế
tốn ðảng ủy Sở, kế tốn Cơng đồn, đầu tư xây dựng cơ bản, phí, lệ phí và một số cơng việc chuyên mơn khác do Chánh văn phịng giao nên cơng việc chuyên mơn của kế tốn cịn chưa sử dụng đầy đủ các chứng từ kế tốn để
phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng đặc điểm, nội dung và bản chất của nghiệp vụ, đảm bảo sự hợp lệ, hợp pháp của chứng từ. Phần diễn giải của chứng từ đơi khi quá tĩm tắt làm mất đi tính rõ ràng và chính xác gây những khĩ khăn nhất định cho phần ghi sổ và sắp xếp chứng từ. Mặt khác, việc chưa áp dụng phần mềm kế tốn liên hồn từ khâu xử lý chứng từ đầu vào đến việc hạch tốn, lập báo cáo ở Sở Cơng Thương dẫn đến sự lãng phí về thời gian, cơng sức đặc biệt là mức độ chính xác chưa cao, dễ xảy ra sai sĩt do chứng từ phải nhập lại tới 2 lần.
Việc lưu trữ và bảo quản chứng từ ở Sở Cơng Thương mặc dù đã tuân theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính nhưng việc lưu trữ chứng từ
chưa được khoa học dẫn đến những khĩ khăn trong việc kiểm tra lại các chứng từ hoặc lấy lại chứng từ để sử dụng. Vềđiều kiện bảo quản chứng từ vẫn chưa tốt, chứng từ được bảo quản trong các thùng tơn và để ở kho của Sở với điều kiện kho khơng tốt đã dẫn đến mối mọt nấm mốc làm cho nhiều chứng từ bị hư
hỏng. Luật kế tốn và các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật cĩ quy định về
thời gian sử dụng, lưu trữ và bảo quản các tài liệu số liệu kế tốn. Tuy nhiên Sở
Cơng Thương chưa thực sự quan tâm đến việc rà sốt giá trị sử dụng các tài liệu kế tốn để phân loại tài liệu nhằm loại bỏ, lưu trữ, bảo quản theo quy định. Riêng với việc xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ vẫn chưa được quan tâm nên quy trình luân chuyển chưa được hợp lý và khoa học.
• Vận dụng hệ thống tài khoản kế tốn
Sở Cơng Thương căn cứ vào tài khoản của đơn vị HSNN đã ban hành
để mở thêm một số tài khoản khẩn cấp 2, cấp 3 để thống nhất chung trong các
đơn vị trực thuộc Sở. Sở Cơng Thương mặc dù đã chủ động chi tiết tài khoản cấp 2 hoặc cấp 3 theo đặc điểm và yêu cầu quản lý tại đơn vị mình nhằm quản lý chi tiết các hoạt động của đơn vị mình nhưng trên thực tế vẫn chưa đầy đủ, hợp lý và khoa học.
Việc hạch tốn hao mịn và khấu hao của TSCð: Số lượng các TSCð
trong Sở Cơng Thương nhiều loại, hầu hết được hình thành từ nguồn NSNN, phục vụ chính cho cơng tác Quản lý hành chính theo Thơng tư số
162/2014/TT-BTC, ngày 06 tháng 11 năm 2014 của Bộ Tài chính về việc quy
định chế độ quản lý, tính hao mịn tài sản cố định trong các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp cơng lập và các tổ chức cĩ sử dụng ngân sách Nhà nước.
Nhưng trên thực tế việc tính hao mịn và trích khấu hao của Sở Cơng Thương cịn hạn chế và gặp nhiều khĩ khăn trong cách hạch tốn và xác định giá trị TSCð để tính hao mịn, để trích khấu hao hoặc việc phân bổ giá trị hao mịn chẳng hạn như cùng một TSCð vừa cùng sử dụng phục vụ cho cả hoạt
động chuyên mơn thường xuyên của Sở Cơng Thương đồng thời TSCð này cũng phục vụ cho các chương trình, dự án.
* Vận dụng sổ kế tốn
Sổ kế tốn được in ra từ phần mềm kế tốn. Tuy nhiên, đơn vị cịn lập thiếu một số sổ theo quy định như sổ tổng hợp quyết tốn ngân sách và nguồn khác của đơn vị (mẫu số: S04/CT-H) theo Quyết định số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính và sửa đổi, bổ sung theo Thơng tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính, cơng tác mở sổ chi tiết chưa đầy đủ và kịp thời do đĩ khĩ khăn trong việc theo dõi các hoạt động kinh tế, tài chính.
Sở Cơng Thương cịn sử dụng đồng thời nhiều phần mềm khác nhau gồm: Phần mềm kế tốn tổng hợp MISA MimosạNet X1, phần mềm kế tốn MISA MimosạNet và phần mềm kế tốn XDCB. Việc áp dụng nhiều phần mềm kế tốn tách rời nhau thiếu sự liên kết để tổng hợp thơng tin kế tốn đã làm tăng khối lượng cơng việc kế tốn, tăng chi phí và nhân lực, đồng thời
gây khĩ khăn cho hoạt động quản lý của Sở Cơng Thương và hoạt động kiểm tra, kiểm sốt của các cơ quan chức năng.
* Hệ thống báo cáo kế tốn
Chưa chú trọng đầu tư cho việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết tốn, thuyết minh báo cáo tài chính nên thơng tin chưa phản ánh đầy đủ tình hình tài chính – tài sản của đơn vị nên chưa đầy đủ cho việc quản lý của ban Lãnh đạo Sở.
Thời gian lập báo cáo tài chính cịn chậm so với quy định do khối lượng cơng việc quá nhiều, chấp hành báo cáo chưa tốt. Việc phân tích báo cáo tài chính và cơng khai tài chính cịn chưa thật sự được chú trọng nên hiệu quả của số liệu cung cấp chưa cao, do đĩ thơng tin cung cấp cho việc quản lý
điều hành chưa đầy đủ, chưa kịp thời và chưa chính xác.
Hệ thống báo cáo tài chính chỉ mới được quan tâm ở mặt số lượng chứ
chưa quan tâm và phân tích ở mặt chất lượng. ðồng thời Sở Cơng Thương cũng chưa xây dựng được Báo cáo tài chính quản trị để cung cấp cho việc quản lý.
c. Về cơng tác tổ chức kiểm tra kế tốn
Bộ Tài chính đã cĩ Quyết định 67/2004/Qð-BTC, ngày 13 tháng 8 năm 2004 về việc bàn hành “Quy chế về tự kiểm tra tài chính, kế tốn tại các cơ
quan, đơn vị cĩ sử dụng kinh phí NSNN” nhưng trên thực tế tại Sở Cơng Thương cơng tác tự kiểm tra theo quy chế chưa thực sự được quan tâm thực hiện. Lãnh đạo Sở, Kế tốn trưởng chưa xác định được tầm quan trọng, quy trình và cách tiến hành của cơng tác kiểm trạ
Hầu hết các cơ quan hành chính đều khơng tổ chức bộ phận kiểm tra kế
tốn riêng do Kế tốn trưởng trực tiếp đảm nhiệm kiểm tra chung. Thực tế
việc kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ kế tốn thường chỉđược thực hiện cuối quý, cuối năm trước khi lập các báo cáo tài chính.
Cơng tác kiểm tra, tự kiểm tra tài chính chưa phát huy được vai trị, khả
năng kiểm tra, kiểm sốt cịn nhiều hạn chế, mức độ quan tâm của cấp quản lý chưa sâu sát. Do đĩ, nội dung báo cáo tự kiểm tra tài chính, kế tốn chưa thật sự đĩng gĩp cho Sở Cơng Thương về cơng tác quản lý và minh bạch báo cáo tài chính, quyết tốn.
ðối với việc cơng khai báo cáo tài chính: Việc thực hiện cơng tác cơng khai tài chính mới chỉ mang tính hình thức, thể lệ. Nguyên nhân do chưa nhận thức được tầm quan trọng, tính dân chủ và tính minh bạch cơng khai tài chính theo quy định của Kế tốn trưởng và Lãnh đạo Sở chưa cĩ biện pháp kiểm tra và chế tài xử lý những đơn vị trực thuộc chưa thực hiện cơng khai báo cáo tài chính theo quy định.
2.3.3. Nguyên nhân
ạ Về cơ chế, chính sách
Thực tế cho thấy rằng hầu hết các cơ chế chính sách nĩi chung ở nước ta thường sau thực tế và thường được điều chỉnh, hồn thiện để phù hợp với thực tế. Cĩ khá nhiều cơ chế, chính sách đã được ban hành từ rất lâu, khơng cịn phù hợp với thực tế nhưng đến nay chưa được sửa đổi, bổ sung.
Nhiều văn bản pháp luật được ban hành nhằm hướng dẫn quản lý tài chính, chế độ, định mức chi tiêu chưa phù hợp với thực tế cĩ hướng dẫn nhưng chưa rõ ràng dẫn đến Sở Cơng thương cịn lúng túng hiểu lầm, vận dụng chưa đúng trong khâu tổ chức, quản lý tài chính cũng như các khâu lập kế hoạch, tổ chức điều hành cơng tác kế tốn Sở Cơng Thương: Tổ chức bộ