6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
ạ Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
* Tổ chức và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, chứng từ kế toán áp dụng cho các ñơn vị hành chính sự
nghiệp nói chung ñều tuân thủ theo quy ñịnh của Luật kế toán số
03/2003/QH11, Nghịñịnh số 128/2004/Nð-CP của Chính phủ và Thông tư số
Hướng dẫn sửa ñổi, bổ sung Chế ñộ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ
trưởng Bộ Tài chính ban hành về chế ñộ kế toán hành chính sự nghiệp áp dụng chung cho tất cả các ñơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước, cho ñến nay, quy ñịnh này vẫn ñược dùng chung cho các ñơn vị hành chính sự nghiệp không phân biệt lĩnh vực, không tính ñến những ñặc thù riêng của từng ngành khác nhaụ Các mẫu chứng từñược phân làm 2 loại rõ rệt:
- Chứng từ kế toán bắt buộc: Là loại chứng từ phải sử dụng ở các ñơn vị và không thay ñổi nội dung của chứng từ như: Phiếu thu, phiếu chi, bảng kê ñề nghị thanh toán, biên lai thu tiền….;
- Chứng từ hướng dẫn: Là chứng từ hướng dẫn sử dụng ở các ñơn vị
hành chính sự nghiệp nói chung và trong quá trình sử dụng ngoài những nội dung quy ñịnh trên mẫu, ñơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay ñổi hình thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép cũng như yêu cầu quản lý của ñơn vị như: Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, phiếu nhập kho, phiếu xuấ kho…
* Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán ñược hiểu là ñường ñi của chứng từ kế toán (ñã ñược xác ñịnh) ñến các bộ phận liên quan với mục ñích chuyển thông tin về các hoạt ñộng kinh tế tài chính ñã ñược phản ánh trên chứng từ
kế toán. Tất cả các chứng từ kế toán do ñơn vị lập hoặc nhận từ bên ngoài ñều phải ñược tập trung vào bộ phận kế toán của ñơn vị, chỉ sau khi bộ phận kế
toán kiểm tra xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng chứng từ ñó ñể
ghi sổ kế toán. Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán sẽ ñược xây dựng với mỗi loại chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhằm ñảm bảo tính phù hợp và ñáp ứng các yêu cầu ñối với chứng từ kế toán theo quy ñịnh.
- Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán, bao gồm các bước sau: + Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán;
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám ñốc ký duyệt;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, ñịnh khoản và ghi sổ kế toán; + Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, ñầy ñủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñã ghi trên chứng từ kế toán, ñối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. - Trong bước lập, tiếp nhận chứng từ kế toán cần lưu ý những ñiểm sau: Thứ nhất, mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan ñến hoạt
ñộng của ñơn vị ñều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải ñầy ñủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xoá, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, ñúng với số tiền viết bằng số.
Thứ hai, chứng từ kế toán phải ñược lập ñủ số liên theo quy ñịnh cho mỗi chứng từ. ðối với chứng từ lập nhiều liên phải ñược lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp ñặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng phải ñảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ.
Thứ ba, các chứng từ kế toán ñược lập bằng máy vi tính phải ñảm bảo nội dung quy ñịnh cho chứng từ kế toán.
Thứ tư, mọi chứng từ kế toán phải có ñủ chữ ký theo chức danh quy
ñịnh trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Riêng chứng từ ñiện tử phải có chữ ký ñiện tử theo quy ñịnh của pháp luật. Tất cả các chữ ký trên chứng từ
kế toán ñều phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không ñược ký bằng mực ñỏ, bằng bút chì, chữ ký trên chứng từ kế toán dùng ñể chi tiền phải ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất và phải giống với chữ ký ñã ñăng ký theo quy ñịnh, trường hợp không ñăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải khớp với chữ ký các lần trước ñó.
Các ñơn vị chưa có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ
trách kế toán ñể giao dịch với khách hàng, ngân hàng, Kho bạc, chữ ký kế
toán trưởng ñược thay bằng chữ ký của người phụ trách kế toán của ñơn vị ñó. Người phụ trách kế toán phải thực hiện ñúng nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền quy ñịnh cho kế toán trưởng.
Chữ ký của người ñứng ñầu ñơn vị (Giám ñốc hoặc người ñược uỷ
quyền), của kế toán trưởng (hoặc người ñược uỷ quyền) và dấu ñóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị ñã ñăng ký tại ngân hàng, Kho bạc. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký ñã
ñăng ký với Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng (hoặc người ñược uỷ quyền) không ñược ký "thừa uỷ
quyền” của người ñứng ñầu ñơn vị. Người ñược uỷ quyền không ñược uỷ
quyền lại cho người khác.
Các ñơn vị phải mở sổ ñăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người ñược uỷ quyền), Giám ñốc (và người ñược uỷ quyền). Sổ ñăng ký mẫu chữ ký phải ñánh số trang, ñóng dấu
giáp lai do Thủ trưởng ñơn vị (hoặc người ñược uỷ quyền) quản lý ñể tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổñăng ký.
Những cá nhân có quyền hoặc ñược uỷ quyền ký chứng từ, không ñược ký chứng từ kế toán khi chưa ghi hoặc chưa ghi ñủ nội dung chứng từ theo trách nhiệm của người ký.
- Trong bước kiểm tra chứng từ kế toán, cần lưu ý những ñiểm sau: + Thứ nhất, tất cả các chứng từ kế toán do ñơn vị lập hoặc từ bên ngoài chuyển ñến ñều phải tập trung vào bộ phận kế toán ñơn vị. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán ñó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ ñó ñể ghi sổ kế toán.
+ Thứ hai, những nội dung cần kiểm tra trong chứng từ, bao gồm: (1) kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, ñầy ñủ của các chỉ tiêu, các yếu tố
ghi chép trên chứng từ kế toán;
(2) kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñã ghi trên chứng từ kế toán, ñối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan;
(3) kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. + Thứ ba, khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế ñộ, các quy ñịnh về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện, ñồng thời báo ngay cho Giám ñốc biết ñể xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Chẳng hạn khi kiểm tra một Phiếu chi phát hiện có vi phạm chếñộ, kế toán không xuất quỹ.
- Trong bước sử dụng chứng từ ñể ghi sổ kế toán cần lưu ý mấy ñiểm sau:
+ Thứ nhất, ñối với những chứng từ kế toán lập không ñúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ
phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và ñiều chỉnh sau ñó mới làm căn cứ ghi sổ;
+ Thứ hai, sau khi kiểm tra, nhân viên kế toán thực hiện việc tính giá trên chứng từ và ghi chép ñịnh khoản ñể hoàn thiện chứng từ;
+ Thứ ba, chỉ khi nào chứng từ kế toán ñã ñược kiểm tra và hoàn chỉnh mới ñược sử dụng ñể làm căn cứ ghi sổ.
- ðối với bước bảo quản, lưu trữ và huỷ chứng từ kế toán cần lưu ý: + Thứ nhất, chứng từ kế toán phải ñược ñơn vị kế toán bảo quản ñầy
ñủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ;
+ Thứ hai, chứng từ kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận;
+ Thứ ba, chứng từ kế toán phải ñưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán; + Thứ tư, người ñại diện theo pháp luật của ñơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán theo thời hạn sau ñây:
(1) Tối thiểu năm năm ñối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, ñiều hành của ñơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp ñể
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính;
(2) Tối thiểu mười năm ñối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp ñể
ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy ñịnh khác;
(3) Lưu trữ vĩnh viễn ñối với chứng từ kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
+ Thứ năm, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền mới có quyền tạm giữ, tịch thu hoặc niêm phong chứng từ kế toán. Trường hợp tạm giữ hoặc
tịch thu thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền phải sao chụp chứng từ bị tạm giữ, bị tịch thu và ký xác nhận trên chứng từ sao chụp; ñồng thời lập biên bản ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị tạm giữ hoặc bị tịch thu và ký tên, ñóng dấu;
+ Thứ sáu, cơ quan có thẩm quyền niêm phong chứng từ kế toán phải lập biên bản, ghi rõ lý do, số lượng từng loại chứng từ kế toán bị niêm phong và ký tên, ñóng dấụ
Ngoài ra, trong khi sử dụng, quản lý, in và phát hành biểu mẫu chứng từ kế toán cần lưu ý:
(1) Một là, tất cả các ñơn vị ñều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ
kế toán quy ñịnh trong chếñộ kế toán nàỵ Trong quá trình thực hiện, các ñơn vị không ñược sửa ñổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc.
(2) Hai là, mẫu chứng từ in sẵn phải ñược bảo quản cẩn thận, không
ñược ñể hư hỏng, mục nát. Séc và giấy tờ có giá phải ñược quản lý như tiền. (3) Ba là, biểu mẫu chứng từ kế toán bắt buộc do Bộ Tài chính hoặc
ñơn vịñược Bộ Tài chính uỷ quyền in và phát hành. ðơn vịñược uỷ quyền in và phát hành chứng từ kế toán bắt buộc phải in ñúng theo mẫu quy ñịnh, ñúng số lượng ñược phép in cho từng loại chứng từ và phải chấp hành ñúng các quy
ñịnh về quản lý ấn chỉ của Bộ Tài chính.
(4) Bốn là, ñối với các biểu mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn, các doanh nghiệp có thể mua sẵn hoặc tự thiết kế mẫu, tự in, nhưng phải ñảm bảo các nội dung chủ yếu của chứng từ quy ñịnh tại ðiều 17 Luật Kế toán số
03/2003/QH11.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thông tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp ñược xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản chất và nôi dung hoạt ñộng của ñơn vị hành chính sự
nghiệp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế
ñược sử dụng ñể theo dõi và phản ánh tình hình và sự biến ñộng của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn, từng khoản nợ phải thu, phải trả. Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng trong các ñơn vị hành chính sự nghiệp ñược thể hiện xuất phát từ yêu cầu thực tế của từng ñơn vị. ðơn vị ñược bổ sung thêm các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 (trừ các tài khoản kế toán mà Bộ Tài chính ñã quy ñịnh trong hệ thống tài khoản kế toán) ñể phục vụ yêu cầu quản lý của
ñơn vị.
Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong các ñơn vị hành chính sự
nghiệp phải ñảm bảo các yêu cầu:
- Phản ánh mọi hoạt ñộng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Phù hợp với các quy ñịnh thống nhất của nhà nước, văn bản hướng dẫn của Bộ chủ quản và cơ quan quản lý cấp trên;
- Phù hợp với ñặc ñiểm của ñơn vị, phân cấp tài chính; ñáp ứng yêu cầu quản lý thông tin trên máy tính và ñảm bảo các chỉ tiêu báo cáo tài chính;
- Hệ thống tài khoản kế toán ở Việt Nam gồm có nhiều bảng hệ thống khác nhau theo từng loại hình. Hệ thống tài khoản quy ñịnh gồm 7 loại, từ 1
ñến 6 là các tài khoản trong Bảng cân ñối tài khoản. Tài khoản ngoài Bảng Cân ñối tài khoản là tài khoản Loại 0, ñược ñánh số từ 001 ñến 009 (Phụ lục 1.2):
+ Nhóm tài khoản loại 1: Tiền và vật tư; + Nhóm tài khoản loại 2: Tài sản cốñịnh; + Nhóm tài khoản loại 3: Thanh toán; + Nhóm tài khoản loại 4: Nguồn kinh phí; + Nhóm tài khoản loại 5: Các khoản thu; + Nhóm tài khoản loại 6: Các khoản chi;
Việc xây dựng và sử dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất, phản ánh ñầy ñủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có ý nghĩa rất quan trọng trong công tác kế toán tại mỗi ñơn vị. Danh mục tài khoản chi tiết, cụ thể giúp cho công tác quản lý tài chính của ñơn vị ñược dễ dàng, thuận lợi và phản ánh