6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Sở Công Thương tỉnh ðắ k
ðắk Nông
ạ Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán ñược sử dụng trong Sở Công Thương ñược căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ñược ban hành của Chế ñộ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15 tháng 11 năm 2010 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn sửa ñổi, bổ sung Chế ñộ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết ñịnh số
19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành về chếñộ kế toán HCSN áp dụng chung cho tất cả các ñơn vị HCSN trong cả nước.
Căn cứ vào hoạt ñộng của Sở Công Thương các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Kế toán trưởng lập chứng từ kế toán theo các chỉ tiêu lao ñộng, tiền lương, chỉ tiêu vật tư, tiền tệ, chỉ tiêu TSCð. ðồng thời Kế toán trưởng cũng
là người trực tiếp luân chuyển ñối với các loại chứng từ trong Sở Công Thương, các loại chứng từ sẽ ñược xác ñịnh cụ thể cho từng loại chứng từ ñể
phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Trình tự luân chuyển chứng từ ở Sở
Công Thương tỉnh ðắk Nông ñược tiến hành qua 06 bước (Sơñồ 2.4)
Sơ ñồ 2.4. Tổ chức luân chuyển chứng từ
• Lập chứng từ và phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ
Sở Công Thương ñã thực hiện ñúng theo quy ñịnh tại ðiều 19 của Luật kế toán số 03/2003/QH11. Sử dụng các biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu bắt buộc) và biểu mẫu chứng từ kế toán (mẫu hướng dẫn) theo Quyết ñịnh số
19/2006/Qð-BTC và Thông tư 185/2010/TT-BTC. (Phụ lục 2.4).
Căn cứ vào thực tế nghiệp vụ phát sinh, Kế toán trưởng xem xét sử
dụng các loại chứng từ như phiếu thu, phiếu chi, giấy rút sự toán ngân sách, … cho phù hợp. Các thông tin trên chứng từ như trên, ngày tháng, số thứ tự, tên ñịa chỉ cá nhân có liên quan, nội dung kinh tế, số lượng và giá trị, chữ ký của những người có trách nhiệm ñã ñược Kế toán trưởng phản ánh ñầy ñủ. Trên thực tế khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kế toán trưởng theo chức năng, nhiệm vụ có trách nhiệm hương dẫn người thanh toán lập chứng từ và vận dụng chứng từ cho phù hợp, ñúng quy ñịnh ñồng thời phổ biến ñến các phòng, ban của Sở biết ñể làm thủ tục thanh toán.
ðối với các khoản chi tạm ứng, ñơn vị sử dụng mẫu Giấy ñề nghị tạm
ứng (mẫu C32-HD). Tuy nhiên, trong thực tế áp dụng rất khó quản lý việc dư Nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ kế toán Kiểm tra chứng từ Phân loại, sắp xếp chứng từ Ghi sổ kế toán Lưu trữ bảo quản chứng từ
nợ tạm ứng của cá nhân hoặc tập thể tính ñến thời ñiểm tạm ứng, khi các cá nhân tạm ứng với lý do tạm ứng này nhưng chưa kịp thanh toán hoàn ứng thì lại tiếp tục tạm ứng với lý do khác, do ñó dẫn ñến số dư tạm ứng cuối kỳ của một cá nhân rất lớn, việc ñôn ñốc thu hồi nợ tạm ứng rất khó khăn.
• Kiểm tra, ký chứng từ hoặc trình Lãnh ñạo duyệt chứng từ theo quy
ñịnh
Công tác kiểm tra tại Sở Công Thương ñược thực hiện thường xuyên, phát hiệp kịp thời những chứng từ lập không ñúng thủ tục, thiếu sót về nội dung và con số phản ánh không rõ ràng chính xác. Sở Công Thương tỉnh ðắk Nông thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán hai lần trong mét chu trình luân chuyển:
- Kiểm tra lần ñầu nhằm ñảm bảo tính rõ ràng, trung thực, ñầy ñủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán và tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ñã ghi trên chứng từ. Trên thực tế khâu kiểm tra này rất quan trọng bởi tính kịp thời và trực tiếp bởi kiểm tra ngày sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh;
- Kiểm tra lần sau nhằm ñảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế
toán ñồng thời cũng kiểm tra lại việc phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Khâu khiểm tra này thường ñược thực hiện khi việc phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế ñã ñược hoàn thành nên thường bị mất tính thời sự và các giải pháp khắc phục thường bịñộng.
Theo quy ñịnh hiện nay, mọi chứng từ kế toán cần phải có ñầy ñủ các chữ ký theo các chức danh quy ñịnh trên chứng từ mới có giá trị thực hiện. Sở
Công Thương ñã tiến hành việc mở sổ ñăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, kế
toán trưởng, Thủ trưởng ñơn vị (và người ñược ủy quyền). Do ñó, khi thực hiện kiểm tra, Sở Công Thương ñã chú trọng hơn ñến việc kiểm tra tính ñầy
ñủ các chữ ký của những người liên quan trên chứng từ kế toán khắc phục tình trạng trước ñây chứng từ thường bị thiếu chữ ký.
• Phân loại, sắp xếp, ñịnh khoản và ghi sổ chứng từ
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ liên quan ñã ñược các phòng, ban chuyển ñến tahnh toán, Kế toán trưởng thực hiện kiểm tra, tiến hành phân loại và ghi chép vào sổ sách kế toán chi tiết, phân loại, ñịnh khoản và cập nhật vào chương trình kế toán.
• Tổ chức luân chuyển chứng từ
Chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế, tài chính từ khi phát sinh ñến khi ghi sổ kế toán xong ñưa vào bảo quản, lưu trữ có liên qua ñến các phòng, ban trong Sở. Do ñó, cần xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ
trong Sở Công Thương phù hợp với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính khác nhau, nhằm giúp cho các phòng chức năng có liên quan ñối chiếu, kiểm tra chứng từ và ghi chép hạch toán theo chức trách nhiệm vụñã ñược phân công.
- Quy trình luân chuyển chứng từ thu bằng tiền mặt (Phụ lục 2.5) - Quy trình luân chuyển chứng từ chi bằng tiền mặt (Phụ lục 2.6)
- Quy trình luân chuyển chứng từ thanh toán bằng chuyển khoản (Phụ
lục 2.7)
• Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán
Các chứng từ phát sinh hàng tháng sau khi ñã ñược ghi số thì ñược
ñóng thành tập và ghi rõ bên ngoài tập chứng từ: Loại chứng từ, thời gian, số
hiệu chứng từ, sau ñó ñược ñóng thành tệp/thùng lưu trữ.
Các chứng từ kế toán ñược lưu giữ tại các ñơn vị nhằm phục vụ cho nhu cầu kiểm tra, ñối chiếụ Kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ ñược chuyển sang lưu trữ theo quy ñịnh, chứng từ trực tiếp dùng ñể ghi sổ lưu trữ 20 năm, chứng từ không trục tiếp ghi sổ lưu trữ 10 năm.
Tuy nhiên, do còn khó khăn về ñiều kiện cơ sở vật chất, vận chuyển và lưu trữ chứng từ chưa ñúng quy ñịnh, sau khi ñã kết thúc quyết toán gần một năm mà chứng từ vẫn chưa ñược ñưa vào kho lưu trữ mà ñược lưu tại các ñơn vị hoặc lưu trữ chung kho với các chứng từ khác nên dễ thất lạc. Việc lưu trữ
chưa thật sự ñược chú trọng, chứng từ ñể chưa ngăn nắp, không sắp xếp khoa học khiến việc tìm kiếm, tra cứu tốn thời gian.
b. Vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Hiện nay, hệ thống tài khoản ñược sử dụng tại ñơn vị dựa trên hệ thống tài khoản ban hành theo Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính, thực tế thực hiện có ñiều chỉnh bổ sung thêm một số tài khoản chi tiết ñể ñáp ứng cho yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát và cung cấp thông tin của ñơn vị.
Sở Công Thương mở sổ kế toán hạch toán theo dõi chi tiết các khoản thu của ñơn vị cũng như theo dõi các khoản chi theo từng nguồn kinh phí và theo Mục lục ngân sách ñể ñảm bảo việc quản lý ñược các khoản thu phát sinh trong Sở, thực hiện các khoản chi hoạt ñộng thống nhất với dự toán ñã
ñược duyệt và thống nhất giữa hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với chứng từ kế toán và các báo cáo kế toán. Với các nghiệp vụ
thu, chi phí, lệ phí của Sở Công Thương tương ứng với nhóm tài khoản như: TK 461 “Nguồn kinh phí hoạt ñộng”, TK 661 “Chi hoạt ñộng”, TK 511 “ Các khoản thu”, TK 421 “Chênh lệch thu chi chưa xử lý” và một số các loại tài khoản khác. Riêng với TK 461 “Nguồn kinh phí hoạt ñộng”, TK 661 “Chi hoạt ñộng” Sở Công Thương mở các nhóm TK chi tiết tương ứng với các nguồn kinh phí mà ñơn vị hiện có nhằm mục ñích quản lý chặt chẽ các hoạt
ñộng thu chi cả từng nguồn kinh phí (Phụ lục 2.9)
(1) Kế toán nguồn kinh phí hoạt ñộng của Sở Công Thương (Phụ lục 2.10)
Khi Sở Công Thương nhận ñược quyết ñịnh giao dự toán của Ủy ban nhân dân tỉnh chi hoạt ñộng của năm, Kế toán trưởng Sở sẽ ghi thẳng vào TK ngoài bảng: Nợ TK 008 “Dự toán chi hoạt ñộng”. Khi Sở Công Thương thực hiện rút dự toán ñể sử dụng thì căn cứ vào giấy rút dự toán chi thường xuyên hoặc dự toán chi không thường xuyên và một số chứng từ liên quan và ghi bên Có TK 008 “Dự toán chi hoạt ñộng” và hạch toán vào TK 461 “Nguồn kinh phí hoạt ñộng”. Tài khoản 461 “Nguồn kinh phí hoạt ñộng” sẽ bao gồm các nguồn kinh phí như: Nguồn NSNN cấp, các khoản thu phí, lệ phí và một số các khoản thu khác (Góp ý thiết kế cơ sở) theo quy ñịnh phải ghi tăng nguồn kinh phí hoạt ñộng của Sở Công Thương.
(2) Kế toán chi hoạt ñộng của Sở Công Thương (Phụ lục 2.11)
Về chứng từ kế toán: Bảng thanh toán tiền lương, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Bảng chấm công, Bảng chấm công làm thêm giờ, Bảng kê ñề nghị
thanh toán, Phiếu chi, ...Về tài khoản kế toán: Sở Công Thương vận dụng tài khoản cấp 1, 2, 3 theo quy ñịnh ñể hạch toán chi hoạt ñộng.
(3) Kế toán thu hoạt ñộng và chênh lệch thu chi của hoạt ñộng (Phụ luc 2.12)
Về chứng từ kế toán: Biên lai thu phí, lệ phí, Phiếu thu (Thu góp ý thiết kế cơ sở). Về tài khoản kế toán: ðể theo dõi các khoản thu hoạt ñộng, kế toán sử dụng TK 5111 “Thu phí, lệ phí”; TK 5118 “Thu khác”.
c. Vận dụng sổ kế toán
Sở Công Thương sử dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán. Hiện nay, Sở Công Thương áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý của ñơn vị. Các mẫu sổ kế toán có thể không giống hoàn toàn với các sổ kế
Sở Công Thương ñang sử dụng chương trình phần mềm kế toán áp dụng cho các ñơn vị hành chính sự nghiệp có tên “MISA MimosạNet” do Công ty Misa cung cấp.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, Kế toán trưởng nhập số liệu vào máy tính, chương trình phần mềm sẽ tự kết suất số liệu vào các sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp có liên quan. Các mẫu sổ kế toán chi tiết thường ñược mở theo chếñộ kế toán quy ñịnh như
Sổ quỹ tiền mặt; Sổ tiền gủi Ngân hàng, Kho bạc, công cụ, dụng cụ; Sổ
TSCð; Sổ chi tiết các tài khoản; Sổ theo dõi dự toán ngân sách; Sổ chi tiết nguồn kinh phí, sổ chi tiết các khoản thu, Sổ chi tiết chi hoạt ñộng (Xem Phụ
lục 2.13). Cuối tháng, sau khi hoàn tất việc ghi sổ, ñối chiếu, sổ kế toán, kế
toán tiến hành in ra giấy toàn bộ số liệu sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết và ñóng thành quyển, sau ñó làm thủ tục pháp lý như sổ kế toán ghi bằng taỵ
d. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán
Hiện nay, Sở Công Thương ñã ứng dụng Công nghệ thông tin vào trong Sở. Phần mềm kế toán ñã giải quyết tốt các khâu của công tác kế toán, từ lập chứng từ, ghi sổ chi tiết, sổ tổng hợp, xử lý nghiệp vụ và ñưa ra các báo cáo tài chính, nhưng chỉ mới thực hiện ñược từng phần riêng lẻ như quản lý tài chính kế toán (phần mềm kế toán HCSN), phần mền kế toán tổng hợp…..
Ngoài ưu ñiểm giảm thiểu chi phí nhân công, tăng năng suất lao ñộng, cập nhật thông tin kinh tế, tài chính một cách kịp thời, khoa học, chính xác, phần mềm kế toán có các phần hành riêng lẻ, ñộc lập, do ñó chưa ñạt hiệu quả
trong quản lý toàn bộ hoạt ñộng của Sở Công Thương. Các phần mềm kế toán tiền lương, kế toán TSCð, kế toán thanh toán còn riêng lẻ, ñộc lập, chưa tích hợp với phần mềm kế toán tổng hợp, do ñó công tác ñiều hành, quản lý toàn bộ hoạt ñộng của Sở Công Thương thực sự khó khăn và hiệu quả.