6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán
ạ Hoàn thiện hệ thống chứng từ
- Hệ thống chứng từ nhằm bảo ñảm cho việc phản ánh các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh hợp lệ, hợp pháp. Vì vậy, cần phải hoàn thiện hệ
thống chứng từ kế toán và ghi chép ban ñầu tại các ñơn vị;
- Hoàn thiện tổ chức lập chứng từ và phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ: Hoàn thiện hệ thống chứng từ áp dụng tại Sở theo hướng dẫn của chế ñộ kế toán hiện hành và cần thống nhất chung việc áp dụng các mẫu chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sử dụng tại Sở Công Thương tỉnh ðắk Nông. Thống nhất các mẫu chứng từ kế toán ñang sử dụng tại ñơn vị theo nguyên tắc thực hiện ñúng mẫu các chứng từ bắt buộc ñồng thời bổ sung các chỉ tiêu cần thiết sao cho ñáp ứng ñược yêu cầu quản lý, kiểm soát chặt chẽ ñối với các mẫu chứng từ hướng dẫn;
- ðối với các khoản chi tạm ứng, theo nguyên tắc chỉ tiếp tục cho tạm
ứng khi cá nhân ñã thanh toán hết các khoản tạm ứng lần trước. Tuy nhiên, trong thực tế việc kiểm tra và xét duyệt quyết toán cho các ñơn vị trực thuộc thì việc tạm ứng rất khó khăn nắm ñược số ñã thanh toán tạm ứng dẫn ñến
việc tạm ứng không ñược kiểm soát. Vì vậy có thêt bổ sung thêm chỉ tiêu trên giấy ñề nghị tạm ứng số dư nợ ñến thời ñiểm tạm ứng ñể giúp cho kế toán cũng như Thủ trưởng ñơn vị trực thuộc dễ dàng kiểm soát và phê duyệt tạm
ứng theo ñúng quy ñịnh. (Phụ lục 3.1);
- Các hoạt ñộng kinh tế phát sinh không sử dụng “Danh sách nhận tiền” mà sử dụng chứng từ cụ thể, như thuê mướn lao ñộng sử dụng mẫu chứng từ
“Bảng thanh toán tiền thuê ngoài – Mẫu C09-HD”; Chi cho ñại biểu tham dự
hội thảo, tập huấn sử dụng mẫu chứng từ “Bảng kê chi tiền cho người tham dự hôi thảo, tập huấn (dùng cho tổ chức nhiều ngày) (C40a-HD)” hoặc “ Bảng kê chi tiền cho người tham dự hôi thảo, tập huấn (C40b-HD)”. Chi cho khen thưởng sử dụng mẫu chứng từ “Bảng thanh toán tiền thưởng (C40-HD)”;
- ðối với khâu kiểm tra chứng từ: Tăng cường công tác kiểm tra trong khâu lập chứng từ ban ñầu, thông qua ñó hạn chế sai sót có thể xảy ra trong các công ñoạn từ tiếp nhận chứng từ gốc, tính toán ñịnh lượng, ghi chép. Bảo
ñảm các thông tin trên chứng từ số tiền, nội dung nghiệp vụ kinh tế phải ñầy
ñủ, chính xác ñúng theo chế ñộ của Nhà nước và quy ñịnh của ñơn vị. Các chứng từ phải ñược phân loại theo thời ñiểm phát sinh, nội dung nghiệp vụ
kinh tế từñó chuyển cho các bộ phận tổng hợp và hạch toán;
- ðối với khâu phân loại, sắp xếp chứng từ: Cần tổ chức sắp xếp, phân loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý ñể tiện cho công tác kiểm tra, theo dõi, ñối chiếu, quản lý của Sở Công Thương. Có thể sắp xếp chứng từ theo từng loại chứng từ như: chứng từ thu, chứng từ chi, chứng từ hoàn ứng, chứng từ ủy nhiệm thu, chứng từ ủy nhiệm chi theo số thứ tự tăng dần. Trên mỗi tập chứng từ cần ghi rõ các chỉ tiêu như: tháng, quý, loại chứng từ, tập số và cần lập bảng kê chứng từ gốc ñính kèm ñể tiện việc kiểm tra, ñối chiếu;
- Hoàn thiện quy trình luân chuyển chứng từ: Căn cứ vào ñặc ñiểm và quy mô hoạt ñộng của Sở Công Thương, căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế
cách khoa học, hợp lý. Cần quy ñịnh thời gian lưu giữ chứng từ ở công trình, dự án ñối với từng loại chứng từ theo một trình tự khép kín, nhằm rút ngắn thời gian luân chuyển chứng từ qua từng khâu, tăng chính xác và tốc ñộ của thông tin giúp việc kiểm tra, giám sát tình hình quản lý tài sản, sử dụng kinh phí của ñơn vị.
- ðối với quy trình, chi tiền mặt: Mọi nghiệp vụ kinh tế liên quan ñến chi tiền mặt, chỉ ñược xuất tiền ra khỏi quỹ khi có chứng từ gốc và phiếu chi
ñược duyệt chi, ñối với các khoản thu vào quỹ phải có biên lai thu phí, lệ phí. Khi thu tiền phải xuất biên lai thu tiền cho người nộp. Thủ quỹ phải thường xuyên cập nhật và kết sổ dư tiền mặt hàng ngày, ñịnh kỳ tổ chức kiểm kê quỹ
tiền mặt...;
- Nên quy ñịnh hạn chế thanh toán bằng tiền mặt ñối với những khoản thanh toán ở một mức nhất ñịnh ñặc biệt là những khoản chi mua vật tư, hàng hóa, sửa chữa nhỏ, khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản qua ñó hạn chế gian lận trong thanh toán;
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ chặt chẽ trên cơ sở quy ñịnh Nhà nước ñồng thời ñảm bảo phù hợp với ñiều kiện của Sở Công Thương. Quy chế chi tiêu nội bộ phải có sự tham gia ý kiến của tập thể CBCC;
- ðối với quy trình thu, chi chuyển khoản qua Ngân hàng, Kho bạc: + Hàng tháng, Sở Công Thương cần lập báo cáo ñối chiếu tiền gửi về
số dư ñầu kỳ, số phát sinh tăng giảm trong kỳ, số dư cuối kỳ chi tiết cho từng tài khoản tại các Ngân hàng, Kho bạc. Yêu cầu các báo cáo ñối chiếu phải có xác nhận của Ngân hàng và Kho bạc ñể ñảm bảo tính khách quan của số liệu
ñối chiếu căn cứ vào ñó kiểm tra, so sánh với số liệu tương ứng trên sổ kế
toán của ñơn vị nhằm hạn chế những sai lệch ñểñiều chỉnh bổ sung, xử lý; + Chứng từ chuyển khoản trước khi thanh toán phải tập hợp ñầy ñủ
kiểm soát chứng trước khi Kế toán trưởng trình Thủ trưởng ñơn vị phê duyệt chuyển khoản;
+ ðối với khâu bảo quản và lưu trữ chứng từ: ðơn vị cần bố trí kho lưu trữ ñể bảo quản chứng từ, sổ sách và tài liệu kế toán nhằm bảo ñảm an toàn. Tránh trường hợp lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán ngay tại phòng làm việc. Các chứng từ phải ñược phân loại và sắp xếp một cách khoa học theo trình tự
thời gian, ñược lưu trữ trong các tủ có khóa, phải mở sổ theo dõi chứng từ
hàng năm. Tài liệu kế toán ñã ñưa vào lưu trữ khi lấy ra phải ñược sự ñồng ý của kế toán trưởng. bên cạnh ñó cần tuân thủ quy ñịnh về thời gian ñưa vào lưu trữ tài liệu kế toán, bảo ñảm việc lưu trữ chứng từ ñúng nơi quy ñịnh, tránh thất lạc, hư hỏng, mất mát.
b. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán
Sở Công Thương ñã xây dựng ñược hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với ñặc ñiểm của ñơn vị (quy ñịnh Quyết ñịnh số 19/2006/Qð-BTC ngày 31/3/2006 của Bộ Tài chính), ñáp ứng yêu cầu của công tác hạch toán, lập báo cáo tài chính và cung cấp thông tin phục vụ quản lý của ñơn vị. Phải thường xuyên cập nhật chế ñộ kế toán, cơ chế chính sách ñể công tác hạch toán tuân thủ, phản ánh ñúng với chếñộ kế toán mớị
Tuy nhiên, ñơn vị cần quy ñịnh cụ thể hơn nữa về việc vận dụng hệ
thống tài khoản kế toán nhằm quy ñịnh cụ thể hơn từng khoản thu, chi khi có yêu cầu cung cấp thông tin sẽ chính xác, kịp thờị thống nhất mở thêm các tài khoản chi tiết cho tài khoản 5111, 5118 ñối với các khoản thu phí, lệ phí, khoản thu khác.
ðể phản ánh chi tiết nguồn thi kế toán sử dụng tài khoản 5111 và 5118: - TK 5111: Thu phí, lệ phí: Phản ánh các khoản thu phí, lệ phí. Có thể
mở thêm chi tiết của tài khoản này ñể theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu
TK 5111.1: Thu phí, lệ phí thẩm ñịnh thiết kế bảng vẽ thi công – dự
toán
TK 5111.2: Thu phí, lệ phí cấp giấy phép vật liệu nổ công nghiệp
- TK 5118: Các khoản góp ý thiết kế cơ sở. Có thể mở thêm chi tiết của tài khoản này ñể theo dõi, phản ánh riêng từng khoản thu ñối với ñối tượng như:
TK 5118.1: Thu lệ phí ñấu thầu TK 5118.2: Thu khác
c. Hoàn thiện hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
Sở Công Thương áp dụng thực hiện theo hình thức kế toán Chứng từ
ghi sổ, hình thức kế toán này phù hợp với ñặc ñiểm hoạt ñộng, phù hợp với mô hình tổ chức, quản lý kế toán của Sở. Sở Công Thương cần có giải pháp cụ thể trong việc hoàn thiện hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ trong ñiều kiện có ứng dụng Công nghệ thông tin như: Thực hiện khóa sổ, in sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, ñối chiếu số liệu giữa các phần hành kế toán, công tác bảo mật số liệụ
Hệ thống chứng từ và tài khoản, hệ thống sổ sách kế toán của ñơn vị
khá hoàn thiện. Tuy nhiên, phải thường xuyên cập nhật những thay ñổi về sổ
sách kế toán theo chế ñộ kế toán hiện hành ñể cung cấp cho nhà lập trình sửa
ñổi phần mềm kế toán ñảm bảo chỉ tiêu, nội dung và mẫu sổ ñúng quy ñịnh
ñáp ứng yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin ñầy ñủ, chính xác.
Công tác in ấn sổ kế toán phải kịp thời, kết thúc kỳ kế toán phải ñưa vào kho lưu trữ ñể tránh thất lạc và dễ dàng trong việc quản lý, kiểm tra, kiểm soát.
d. Hoàn thiện ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác kế toán
ðể ñảm bảo ñược yêu cầu khối lượng công việc ngày một lớn, việc tăng cường cở sở vật chất, hiện ñại hóa trang thiết bị làm việc, ñưa ứng dụng
tin học vào công tác quản lý tài chính nhằm nâng cao chất lượng quản lý tài chính là việc làm hết sức cần thiết ñối với ñơn vị. Do ñó, cần có các giải pháp sau:
- Sở Công Thương cần ñào tạo nguồn nhân lực về ứng dụng công nghệ
thông tin, cần tổ chức các lớp về ñào tạo tin học ñể cập nhật kiến thức tin học cơ bản cho Kế toán trưởng Sở Công Thương và các ñơn vị trực thuộc. Bên cạnh ñó Sở Công Thương cũng cần tuyển chọn một số cán bộ ñể ñào tạo chuyên sâu về tin học cho những cán bộ này có khả năng phân tích hệ thống, quản lý và triển khai có hiệu quả hệ thống thông tin quản lý ñể làm công tác quản trị mạng.
- Sở Công Thương xây dựng và hoàn thiện việc ứng dụng công nghệ
thông tin theo hướng hiện ñại hóa, tích hợp các phần mềm kế toán (kế toán tổng hợp, thanh toán, kế toán TSCð...) vào một phần mềm kế toán tổng hợp, thanh toán thống nhất ñể rút ngắn ñược thời gian cập nhật số liệu, dễ sử dụng, quản lý.