6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG
TỈNH đẮK NÔNG
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán tại Sở Công Thương tỉnh đắk Nông
Theo phân cấp quản lý của Ủy ban nhân dân tỉnh đắk Nông thì Sở
Công Thương là ựơn vị dự toán cấp 1, có nhiệm vụ thực hiện phân bổ, giao dự toán ngân sách cho ựơn vị cấp dưới trực thuộc; chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của
ựơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán ngân sách của các ựơn vị dự
toán cấp dưới trực thuộc theo quy ựịnh. Không có phòng kế toán riêng, hoạt
ựộng theo mô hình tập trung gồm 01 Kế toán trưởng duy nhất và Kế toán trưởng các ựơn vị trực thuộc (Sơựồ 2.2)
Sơ ựồ 2.2. Mô hình tổ chức kế toán tại Sở Công Thương tỉnh đắk Nông
- Kế toán trưởng Sở Công Thương: Tổ chức công tác kế toán, tự kiểm tra, giám sát hoạt ựộng kế toán, cân ựối thu chi, quyết toán và ký báo cáo tài chắnh ựịnh kỳ; Kế toán trưởng Sở Công Thương Kế toán trưởng TTXTTM Kế toán trưởng TTKC&TVPTCN Văn thư kiêm thủ quỹ Văn thư kiêm thủ quỹ Văn thư kiêm thủ quỹ
- Kiểm tra quyết toán ựối với các ựơn vị: Trung tâm Khuyến công & Tư
vấn phát triển công nghiệp; Trung tâm Xúc tiến thương mại ựảm bảo cho công tác kế toán tại các ựơn vị trực thuộc ựược thực hiện ựúng theo pháp luật,
ựúng chế ựộ, thể lệ quy ựịnh;
- Kiểm tra tắnh chất hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các nghiệp vụ kinh tế
tài chắnh phát sinh và ựược phản ánh vào chứng từ kế toán;
- Thông qua việc kiểm tra kế toán và kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, kế hoạch thu, chi tài chắnh, kỷ luật thu nộp thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng các tài sản, vật tư, tiền vốn, qua ựó phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng vi phạm chắnh sách chế ựộ kỷ luật kinh tế tài chắnh và ựề xuất những biện pháp khắc phục những tồn tại của công tác kế toán và quản lý tại
ựơn vị;
- Thủ quỹ: Căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ ựể tiến hành thu, chi tiền mặt tại quỹ. Bảo quản tiền mặt tại quỹ, cập nhật số tiền thu, chi vào sổ
quỹ, hàng tháng tiến hành kiểm kê quỹ ựể báo cáo Kế toán trưởng và Giám
ựốc Sở biết khi có yêu cầụ
Trên cơ sở áp dụng mô hình kế toán trên, Kế toán trưởng Sở Công Thương chưa kiểm soát chặt chẽ về quản lý tài chắnh.
2.2.2. Công tác lập dự toán tại Sở Công Thương tỉnh đắk Nông
ạ Công tác lập dự toán thu của Sở Công Thương
Dự toán thu, chi NSNN của Sở Công Thương hàng năm ựược lập căn cứ vào tình hình thu, chi thực tế của Sở nhằm ựảm bảo kinh phắ thực hiện
ựược Nhà nước giaọ
- Lập dự toán từ nguồn Ngân sách cấp (Phụ lục 2.3)
+ Lập dự toán ựầu năm thời kỳ ổn ựịnh: Cuối năm, Sở Công Thương căn cứ vào số chỉ tiêu biên chế ựược nhà nước và hợp ựồng tại Sở; Căn cứ
thực hiện các nhiệm vụ của năm trước và ựịnh mức của nhà nước;
- đối với các khoản thu phắ, lệ phắ: Căn cứ vào tình hình thực hiện thu thực tế của năm trước ựể lập dự toán cho năm sau;
Trong quá trình lập dự toán thu phắ, lệ phắ Sở Công Thương ựã thực hiện ựúng trình tự, chế ựộ. Tuy nhiên trong quá trình lập dự toán thu phắ, lệ
phắ, số liệu chỉ mang tắnh ước tắnh vì không thể biết ựược chắnh xác số lượng công trình cần thẩm ựịnh, số giấy phép cần cấp nên khoản thu chỉ mang tắnh tương ựốị Bảng dự toán NSNN cấp và số thu phắ, lệ phắ của Sở Công Thương qua 3 năm 2014, 2015, 2016 trong bảng 2.2 như sau:
Bảng 2.2. Dự toán và thực hiện thu Ngân sách của Sở Công Thương tỉnh đắk Nông năm 2014-2016 đơn vị tắnh: Triệu ựồng Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 TT Nội dung Dự toán Thực hiện Dự toán Thực hiện Dự toán Thực hiện I Nguồn NSNN cấp 9.250 7.913 42.500 28.629 45.000 31.975 II Thu phắ, lệ phắ 150 216 150 137 150 393 Tổng cộng 9.400 8.129 42.650 28.766 45.150 32.368
(Nguồn số liệu: Sở Công Thương tỉnh đắk Nông)
Qua số liệu 3 năm ở bảng trên, ta thấy: Chi hoạt ựộng của Sở Công Thương do NSNN cấp, nguồn thu phắ, lệ phắ bổ sung một phần nhỏ vào chi hoạt ựộng thường xuyên của Sở Công Thương, chủ yếu là ựể thực hiện cải cách tiền lương khi Nhà nước có thay ựổi về chắnh sách tiền lương.
b. Công tác lập dự toán chi của Sở Công Thương
- Dự toán các khoản chi thanh toán cá nhân. Bao gồm các mục chi: Chi lương; chi tiền công, phụ cấp lương, chi khen thưởng, phúc lợi tập thể, chi các khoản trắch theo lương tương ứng với các mục: 6000; 6050; 6100; 6200; 6250; 6300 và các khoản khác thanh toán cho cá nhân theo Quyết ựịnh số
vị căn cứ vào biên chế ựược giao, căn cứ vào hệ số lương bình quân của cán bộ công chức, dự kiến hết những biến ựộng nhân sự trong năm tắnh toán ựối với các khoản chi thanh toán chi cá nhân ựảm bảo nhóm mục chi này phải khớp ựúng với biên chế ựược giao, thể hiện qua công thức:
Tổng quỹ lương = Tổng hệ số lương và phụ cấp x mức lương tối thiểu x 12tháng (1)
Các khoản trắch nộp theo lương do cơ quan ựóng = Tổng quỹ lương x 23% (2)
Dự toán lương, phụ cấp lương và các khoản trắch nộp theo lương: Sở
Công Thương rất chú trọng trong việc kiểm tra chi cho nhóm chi này, quy trình kiểm soát chi lương và phụ cấp theo lương tại Sở Công Thương:
+ Thanh toán lương: Sở Công Thương căn cứ vào bảng dự toán ựăng ký quỹ lương xây dựng từ ựầu năm và ựã ựược Sở Tài chắnh thẩm ựịnh. Khi chi lương và các khoản trắch theo lương Sở Công Thương căn cứ vào số
lượng cán bộ, công chức hiện có, hệ số lương và phụ cấp hiện hưởng, mức lương tối thiểu do Nhà nước quy ựịnh hiện hành tiến hành tắnh lương và các khoản trắch nộp theo lương;
+ Thanh toán phụ cấp lương: Sở Công Thương căn cứ vào bảng dự toán quỹ lương xây dựng từ ựầu năm và ựã ựược Sở Tài chắnh thẩm ựịnh. Khi chi các khoản phụ cấp lương bao gồm: Chức vụ, trách nhiệm, làm ựêm thêm giờ, thâm niên vượt khung, Mức lương tối thiểu do Nhà nước quy ựịnh hiện hành và công thức tắnh theo quy ựịnh ựể tiến hành tắnh phụ cấp lương.
- Dự toán chi nghiệp vụ chuyên môn, gồm các mục chi: thanh toán dịch vụ công cộng; chi vật tư văn phòng; chi thông tin; chi tuyên truyền, liên lạc; hội nghị; chi công tác phắ; chi thuê mướn; chi ựoàn ra; chi ựoàn vào; chi sửa chữa tường xuyện và chi nghiệp vụ chuyên môn ngành tương ứng với các mục: 6500; 6550; 6600; 6650; 6700; 6750; 6800; 6850; 6900; 7000 tại Quyết
ựịnh số 33/2008/Qđ-BTC, ngày 02 tháng 6 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chắnh.
+ Chi thanh toán dịch vụ công cộng gồm tiền ựiện, tiền nước, nhiên liệu phục vụ: Sở Công Thương căn cứ vào nhu cầu chi và số liệu thực tế chi các năm trước dự toán ựể chi cho năm naỵ Khi thanh toán ựơn vị căn cứ vào hóa
ựơn thực tếựể chuyển trả tiền ựiện, nước hàng tháng cho ựơn vị cung cấp; + Chi văn phòng phẩm: Sở Công Thương căn cứ vào mức khoán cho các phòng chuyên môn và kế hoạch mua sắm, in ấn, công cụ dụng cụ phục vụ
cho công tác chuyên môn. Khi thanh toán Sở Công Thương căn cứ vào ựịnh mức khoán cho các phòng ựã quy ựịnh trong Quy chế chi tiêu nội bộ;
+ Thông tin, tuyên truyền liên lạc: Sở Công Thương căn cứ vào mức khoán chi tiền ựiện thoại của các cá nhân và các phòng chuyên môn theo quy chế chi tiêu nội bộ và nhu cầu mua báo chắ, tuyên truyền trong năm naỵ đối với các khoản mục khoán thanh toán tiền ựiện thoại cố ựịnh cho các phòng nếu không vượt mức thanh toán theo hóa ựơn thực tế, nếu vượt quá mức khoán thì các phòng chuyên môn phải nộp tiền thêm phần chênh lệch ựó;
+ Chi công tác phắ: Sở Công Thương căn cứ vào số liệu của các năm trước và ựể làm ước dự toán cho năm naỵ Chi thanh toán công tác phắ, khi cán bộ, công chức ựược cử ựi công tác theo nhiệm vụ của Sở và ựược Lãnh
ựạo Sở duyệt ựồng ý cho ựi thì ựược thanh toán công tác phắ theo Quyết ựịnh số 35/2010/Qđ-UBND, ngày 23 tháng 11 năm 2010 của Ủy ban nhân dân tỉnh đắk Nông và Quyết ựịnh số 76a/Qđ-SCT, ngày 22 tháng 01năm 2015 về
việc sửa ựổi một số điều của Quyết ựịnh số 81/Qđ-SCT, ngày 24 tháng 01 năm 2014 về việc ban hành quy chế quy chế chi tiêu nội bộ của Sở Công Thương;
+ Chi thuê mướn: Sở Công Thương căn cứ vào kế hoạch của các phòng chuyên môn về tổ chức hội nghị, hội thảo, một số khoản thuê mướn khác và căn cứ vào số chi năm trước ựể làm cơ sở dự toán chi cho năm naỵ Sở Công Thương lập dự toán chi và khi thanh toán thì chi theo dự toán ựã ựược Lãnh
ựạo Sở duyệt;
Thương căn cứ vào kế hoạch sửa chữa thường xuyên do Văn phòng Sở lập và số chi năm trước ựể làm cơ sở dự toán cho năm nay;
+ Chi nghiệp vụ chuyên môn ngành gồm chi mua trang phục Thanh tra, sách, tài liệu dùng cho công tác chuyên môn. Sở Công Thương căn cứ vào chỉ
tiêu số chi năm trước, các khoản chi nghiệp vụ chuyên môn khác ựể lập dự
toán năm naỵ Khi thanh toán, Sở Công Thương thực hiện chi theo dự toán ựã
ựược Lãnh ựạo Sở duyệt;
+ Dự toán chi mua sắm máy móc, trang thiết bị làm việc, phương tiện làm việc, sửa chữa lớn tài sản cố ựịnh, gồm các mục chi: Chi mua sắm; sửa chữa trong dự toán chi thường xuyên ựược giao của ựơn vị sử dụng ngân sách tương ứng với các mục: 9000; 9050 tại Quyết ựịnh số 33/2008/Qđ-BTC, ngày 02 tháng 6 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Tài chắnh. Sở Công Thương căn cứ vào kế hoạch mua sắm máy móc, trang thiết làm việc và sửa chữa lớn tài sản cố ựịnh theo chủ trương của Lãnh ựạo Sở và yêu cầu của các phòng chuyên môn của Sở ựể lập dự toán năm naỵ Sở Công Thương căn cứ vào bảng dự toán mua sắm máy móc, trang thiết bị làm việc từ ựầu năm ựược Ủy ban nhân dân tỉnh đắk Nông giao dự toán, Sở Công Thương tiến hành mua sắm theo trìnhtự:
Sơ ựồ 2.3. Quy trình mua sắm, sửa chữa lớn TSCđ
(1) Các phòng chuyên môn ựề nghị mua sắm, sửa chữa lớn tài sản cố ựịnh gửi phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh - Tổng hợp ựể tổng hợp; (5) (1) (4) (3) (2) Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh Các phòng
chuyên môn Giám ựốc
Kế toán trưởng
(2) Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh - Tổng hợp trình Giám ựốc Sở duyệt mua, sau ựó gửi danh mục cần mua sắm, sửa chữa ựến các ựơn vị cung ứng ựể
báo giá (tối thiểu là 3 báo giá của nhà cung cấp);
(3) Giám ựốc Sở thành lập hội ựồng xét chọn giá, chọn nhà cung ứng có giá thấp nhất và có uy tắnh nhất;
(4) Phòng Kế hoạch Ờ Tài chắnh - Tổng hợp mua hàng, cùng với các phòng chuyên môn nghiệm thu và bàn giao ựưa vào sử dụng;
(5) Chuyển toàn bộ hồ sơ ựể Kế toán trưởng kiểm tra và làm thủ tục thanh toán
+ Dự toán các khoản chi thường xuyên khác: Gồm các mục chi: Các mục của mục lục ngân sách Nhà nước không nằm trong 3 nhóm mục chi thanh toán cho cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi mua sắm, sửa chữạ Sở Công Thương căn cứ vào dự toán ựược Ủy bân nhân dân tỉnh giao năm trước ựể lập dự toán năm naỵ Khi thanh toán, Sở Công Thương căn cứ vào dự toán ựược duyệt hàng năm, ựề nghị KBNN tỉnh đắk Nông cho tạm ứng ựể
quyết ựịnh chi tiêu và chịu trách nhiệm về quyết ựịnh chi tiêu, ựảm bảo ựúng mục ựắch, ựúng ựối tượng, tiêu chuẩn, ựịnh mức chế ựộ quy ựịnh.
Bảng 2.3. Bảng dự toán chi ngân sách năm 2014 - 2016
đơn vị tắnh: triệu ựồng
Chỉ tiêu Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016 Ạ Kinh phắ giao thực hiện tự chủ 4.562 5.020 5.140 Ị Chi thanh toán các nhân 3.712 3.950 4.120 IỊ Chi nghiệp vụ chuyên môn 450 650 650 IIỊ Chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCđ 140 150 70 IV. Các mục chi khác 260 270 300 B. Kinh phắ không giao thực hiện tự
chủ 4.688 37.480 39.860
Bảng 2.4. So sánh thực tế với dự toán chi của Sở Công Thương năm 2014-2016 đơn vị tắnh: triệu ựồng Ạ Kinh phắ giao thực hiện tự chủ Năm Danh mục Tổng chi Tổng kinh phắ giao thực hiện tự chủ Ị Chi thanh toán các nhân IỊ Chi nghiệp vụ chuyên môn IIỊ Chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCđ IV. Các mục chi khác B. Kinh phắ không giao thực hiện tự chủ Dự toán 9.250 4.562 3.712 450 140 260 4.688 Thực hiện 7.913 4.432 3.577 560 100 195 3.481 Năm 2014 Tỷ lệ 86% 97% 96% 124% 71% 75% 74% Dự toán 42.500 5.020 3.950 650 150 270 37.480 Thực hiện 28.629 4.502 3.647 570 100 185 24.127 Năm 2015 Tỷ lệ 67% 90% 92% 88% 67% 69% 64% Dự toán 45.000 5.140 4.120 650 70 300 39.860 Thực hiện 31.975 4.551 3.764 417 50 320 27.424 Năm 2016 Tỷ lệ 71% 88,5% 91% 64% 71% 106.6% 68,8%
Qua bảng số liệu trên, số liệu dự toán so với số liệu thực tế quyết toán trong 3 năm 2014, 2015, 2016 chưa ựược cân bằng, cụ thể:
Năm 2014, tổng chi chỉ ựạt 86%, trong ựó chi thanh toán cá nhân ựạt 96%, chi nghiệp vụ chuyện môn ựạt 124%, chi khác ựạt 75% và chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCđựạt 71%.
Năm 2015, tổng chi thấp hơn so với năm 2014 chỉ ựạt 67%, trong ựó chi thanh toán cá nhân ựạt 92%, chi nghiệp vụ chuyện môn ựạt 88%, chi khác
ựạt 69% và chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCđ ựạt 67%.
Năm 2016, tổng chi cao hơn so với năm 2015 chỉ ựạt 71%, trong ựó chi thanh toán cá nhân ựạt 91%, chi nghiệp vụ chuyện môn ựạt 64%, chi mua sắm TSCđ ựạt 71%, chi khác ựạt 106,6%.
Ngoài ra, nguồn kinh phắ không giao thực hiện tự chủ 3 năm 2014, 2015 và 2016 chỉựạt 68,9%.
2.2.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại Sở Công Thương tỉnh đắk Nông đắk Nông
ạ Tổ chức, luân chuyển và vận dụng hệ thống chứng từ kế toán
Hiện nay, hệ thống chứng từ kế toán ựược sử dụng trong Sở Công Thương ựược căn cứ vào hệ thống chứng từ kế toán ựược ban hành của Chế ựộ kế toán HCSN ban hành theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC, ngày 15