Hình 3.1. Sơ đồ tổ chức Công ty Cổ phần 22
Nguồn: Phòng Kế hoạch - TCSX Công ty Cổ phần 22 Phòng Tài chính - Kế toán ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Phòng Kế hoạch - TCSX Phòng Kỹ thuật Phòng Thương mại - TT Văn phòng Ban Điều hành Chi nhánh TP. Hồ Chí Xí nghiệp 198 Xí nghiệp 24 Xí nghiệp 22 TT Xử lý nước TT Áp lực nồi hơi Trường Mầm non
Bộ máy tổ chức của Công ty được tổ chức theo mô hình kiểu trực tuyến - chức năng.
Các phòng chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho các cấp lãnh đạo song không ra lệnh cho các phân xưởng sản xuất, mỗi phòng ban đảm nhiệm một chức năng nhất định. Các quyết định quản lý do các phòng chức năng (phòng kinh doanh, phòng tài vụ …) nghiên cứu đề xuất, khi được lệnh của thủ trưởng sẽ truyền từ trên xuống dưới. Với mô hình tổ chức này Giám đốc là người chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động có toàn quyền quyết định mọi vấn đề trong Công ty. Việc truyền mệnh lệnh theo hệ thống trực tuyến, người lãnh đạo ở các phòng ban chức năng có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc, mối quan hệ giữa các phòng ban là mối quan hệ trong hệ thống chức năng, còn với hệ thống trực tuyến là quan hệ hướng dẫn nghiệp vụ.
- Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Hội đồng quản trị: Quản lý, chỉ đạo thực hiện các hoạt động kinh doanh, có trách nhiệm giám sát hoạt động kinh doanh của Tổng giám đốc và những người quản lý khác. Là cơ quan có quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty, có quyền quyết định kế hoạch phát triển sản xuất kinh doanh, phương án đầu tư và ngân sách hàng năm, hội đồng quản trị còn xác định các mục tiêu hoạt động và mục tiêu chiến lược, cơ cấu tổ chức…
+ Ban Điều hành: Trực tiếp chỉ đạo mọi hoạt động trong doanh nghiệp và chịu trách nhiệm về các quyết định đưa ra của mình trước hội đồng quản trị, ban kiểm soát và đại hội đồng cổ đông. Quyết định tất cả các vấn đề liên quan hoạt động hàng ngày của công ty. Quyết định phương hướng, kế hoạch dự án kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty. Quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả. Quyết định việc phân chia lợi nhuận, phân phối lợi nhuận và các mặt của công ty. Thay mặt công ty để thực hiện các giao dịch kinh doanh ký kết hợp đồng kinh tế, văn bản giao dịch theo phương hướng và kế hoạch của công ty, chịu trách nhiệm đối với việc thực hiện các văn bản đó. Trình báy báo cáo quyết định tài chính hàng năm của công ty.
Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức năng, chức danh quản lý trong công ty trừ các chức danh thuộc thẩm quyền hội đồng thành viên. Tuyển dụng lao động, cho thôi việc lao động. Ban hành quy chế quản lý nội bộ, quyết định việc liên doanh, liên kết, giải thể.
+ Ban kiểm soát: Thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị, điều hành của công ty.
+ Văn phòng: Quản lý và điều hành các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức, quản lý lực lượng lao động, chế độ chính sách với người lao động, đào tạo, thi đua, khen thưởng kỷ luật, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn cho người lao động và công ty. Trực tiếp thực hiện một số nội dung cụ thể về công tác văn thư, quân y đối với các đơn vị thành viên, kiểm tra sức khoẻ đầu vào cho công nhân viên của công ty. Công tác xây dựng cơ bản. Quản lý đất Quốc phòng. Phụ trách công tác đảng, công tác chính trị.
+ Phòng tài chính - kế toán: Tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác tài chính kế toán của các xí nghiệp thành viên và của công ty. Tạo nguồn vốn. Quản lý, sử dụng các nguồn vốn. Thống kê kế toán tổng hợp. Hạch toán kế toán tổng hợp, kế toán công ty. Phân tích hoạt động kinh doanh của công ty. Quản lý việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty. Bộ phận kế toán có mối quan hệ với tất cả các phòng ban khác trong công ty. Đây là bộ phận liên quan đến việc hạch toán doanh thu, chi phí vì vậy nó ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Kế toán trưởng là người giúp việc cho giám đốc về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính kế toán của công ty, chịu trách nhiệm về việc mở sổ sách đúng pháp lệnh thống kê, kế toán, báo cáo kết quả hoạt động của công ty theo quyết định của nhà nước, tổng hợp các số liệu hàng quý, hàng năm, được quyền kiểm tra đánh giá các loại hàng hóa. Dưới kế toán trưởng có các kế toán viên phụ trách việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ xuất, nhập, tồn kho hàng ngày, dịch vụ sửa chữa của công ty và báo cáo cho kế toán trưởng.
+ Phòng Kế hoạch - TCSX: Tham gia định hướng chiến lược phát triển công ty, chiến lược sản xuất kinh doanh, thiết lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, giao kế hoạch sản xuất, lệnh sản xuất và điều độ sản xuất cho các đơn vị. Quản lý và điều hành các vấn đề liên quan tới công tác tổ chức, quản lý lực lượng lao động, chế độ chính sách với người lao động, đào tạo thi tay nghề cho người lao động.
+ Phòng Thương mại Thị trường: Nghiên cứu, xây dựng và phát triển mạng lưới kênh phân phối, chính sách phân phối, chính sách giá. Phối hợp các phòng ban khác nhau để đưa ra các số liệu dự đoán về nhu cầu thị trường. Cung cấp đẩy đủ số liệu về tình hình tiêu thụ, giúp bộ phận
Tổ chức các công việc thuộc lĩnh vực bán hàng, marketing, tìm hiểu, điều tra thu nhập các thông tin hàng ngày trên thị trường, xử lý, sắp xếp các thông tin đó nhằm đưa những biện pháp hữu hiệu giúp cho công ty và ban lãnh đạo có những ứng xử thích hợp, có trách nhiệm chào hàng và chiêu hàng.
+ Phòng Kỹ thuật: Giám sát, thiết kế ra những sản phẩm có chất lượng cao, bảo đảm an toàn vệ sinh thực tập, đáp ứng nhu cầu và thị hiếu của người tiêu dùng. Tổ chức quản lý, kiểm tra chất lượng hàng hóa nhập kho và xuất kho, tư vấn khách hàng các tính năng của sản phẩm và giải đáp các thắc mắc của khách hàng về sản phẩm. Phụ trách việc bảo hành sản phẩm.