2.1.5.1. Quản lý quá trình hình thành tài sản
Quản lý hình thành tài sản là khâu mở đầu, quan trọng nhất quyết định cho các khâu tiếp theo. Tài sản công nếu được hình thành có cơ sở khoa học và thiết thực sẽ được quản lý và khai thác sau này hiệu quả, đồng thời thông qua quá trình hình thanh tài sản sẽ đánh giá được tính cấp thiết thực trạng quản lý và ngân sách của mỗi cơ quan quản lý tài sản công này.
Khi cơ quan được thành lập, cùng với quy định về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế cán bộ công chức, cơ quan được cấp một số tài sản gồm: TSLV, PTĐL và các tài sản khác…. Bên cạnh tài sản được cấp, cơ quan được đầu tư xây dựng mới, mua sắm tài sản từ nguồn NSNN hoặc các nguồn khác được sử dụng theo quy định của pháp luật. Quá trình này gồm hai giai đoạn: quyết định chủ trương và thực hiện đầu tư, mua sắm TSC. Sau khi có chủ trương, việc đầu tư, mua sắm tài sản được thực hiện theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng cơ bản và quy định về mua sắm TSC. Toàn bộ tài sản này được quản lý theo quy chế do cơ quan xây dựng trên cơ sở chế độ của Nhà nước quy định và đặc thù hoạt động của cơ quan.
Việc quyết định chủ trương đầu tư mua sắm phải căn cứ vào tiêu chuẩn định mức, tiêu chuẩn sử dụng tài sản, chế độ quản lý tài sản, nắm vững khả năng và nhu cầu cần đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản của từng đơn vị; xác định nhu cầu vốn cho đầu tư mua sắm tài sản được ghi vào dự toán ngân sách nhà nước hàng năm. Sau khi có chủ trương đầu tư, mua sắm tài sản, việc thực hiện đầu tư,
mua sắm tài sản phải được thực hiện theo quy định đầu tư và xây dựng, quy định về mua sắm tài sản công.
Cơ quan tài chính là cơ quan chịu trách nhiệm giúp chính quyền quyết định chủ trương đầu tư, mua sắm, xác định nhu cầu vốn để ghi vào dự toán Ngân sách nhà nước trên cơ sở chế độ, chính sách, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản của Nhà nước và khả năng, nhu cầu đầu tư, xây dựng, mua sắm tài sản của các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp.
Tài sản công ngoài những tài sản mà cơ quan HCSN được trang bị cấp bằng hiện vật từ khi mới thành lập hoặc được điều chuyển từ các tổ chức, đơn vị khác, còn lại chủ yếu được hình thành từ đầu tư xây dựng (đối với trụ sở làm việc) và mua sắm. Tuy nhiên, với quy định tại luật Quản lý, sử dụng tài sản công có thêm một hình thức hình thành tài sản để phục vụ cho hoạt động của các cơ quan HCSN là thuê tài sản. Như vậy, quản lý việc hình thành tài sản công gồm có 3 hình thức: Đầu tư xây dựng, mua sắm và thuê tài sản.
Sơ đồ 2.3. Những hình thức hình thành tài sản * Đầu tư, xây dựng trụ sở làm việc
Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền căn cứ vào khả năng ngân sách, tổng diện tích nhà làm việc hiện có, tổng biên chế, hợp đồng làm việc không có thỏa hạn, chức danh được phê duyệt của các cơ quan, đơn vị và tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc quy định để quyết định việc xây dựng mới, xây dựng bổ sung hoặc cấp trụ sở làm việc cho từng cơ quan, đơn vị theo quy định hiện hành của Nhà nước, bảo đảm đủ diện tích làm việc cho các cơ quan, đơn vị thuộc mỗi cấp quản lý.
-Điều kiện để được xem xét đầu tư xây dựng mới, xây dựng bổ sung trụ sở làm việc của các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập như sau:
Hình thức hình thành tài sản
+ Đơn vị sự nghiệp công lập chưa có trụ sở làm việc hoặc trụ sở làm việc hiện có đã xuống cấp nghiêm trọng, không bảo đảm an toàn cho người sử dụng phải phá dỡ xây dựng lại hoặc diện tích trụ sở làm việc hiện có dưới 70% mức quy định.
+ Phù hợp với quy hoạch xây dựng tại địa phương và các quy định khác về đầu tư xây dựng cơ bản; đồng thời phải được bố trí kế hoạch vốn trong dự toán ngân sách được cấp có thẩm quyền phê duyệt
-Phương thức đầu tư xây dựng trụ sở làm việc: Bên cạnh phương thức nhà nước giao ngân sách cho cơ quan trực tiếp sử dụng trụ sở làm việc thực hiện đầu tư xây dựng như hiện này, Luật quản lý sử dụng tài sản công còn quy định phương thức nhà nước giao cho tổ chức có chức năng thực hiện làm chủ đầu tư xây dựng trụ sở làm việc. Quy định này, một mặt thể hiện sự bảo đảm của Nhà nước về trang bị đầy đủ tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan nhà nước; mặt khác bảo đảm tính chuyên môn hóa, sự hiệu quả trong đầu tư xây dựng trụ sở làm việc, tránh tình trạng các cơ quan nhà nước không có chuyên môn về xây dựng nhưng phải thực hiện vai trò là chủ đầu tư, thực hiện lập dự án đầu tư, xem xét phê duyệt thiết kế, tổ chức đấu thầu, giám sát xây dựng, nghiệm thu công trình, thanh quyết toán đầu tư xây dựng trụ sở làm việc
Bổ sung tài sản: Hàng năm căn cứ vào nhiệm vụ được giao đơn vị lập kế hoạch bổ sung tài sản; việc bổ sung tài sản hàng năm được thực hiện như sau: Mua sắm từ nguồn NSNN hoặc các nguồn khác được phép sử dụng theo quy định của pháp luật; tiếp nhận tài sản từ cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân khác hoặc thu hồi từ các dự án đã kết thúc.
* Mua sắm tài sản
Việc mua sắm tài sản công là khâu đầu tiên của quá trình quản lý tài sản công, có vị trí then chốt để đảm bảo hiệu quả quản lý, sử dụng tài sản công. Nếu thực hiện tốt khâu này thì không những góp phần vào việc thực hành tiết kiệm, chống lãng phí mà còn đảm bảo chất lượng phục vụ của tài sản cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị. Tuy nhiên, đây cũng là khâu dễ phát sinh tiêu cực, chính vì thế các quy định của pháp luật về mua sắm tài sản công đòi hỏi phải đầy đủ chặt chẽ.
- Nguyên tắc mua sắm: Việc mua sắm phải phù hợp với tiêu chuẩn, định
Ngân sách nhà nước bảo đảm theo quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước. Việc mua sắm tài sản công được thực hiện công khai, theo trình tự, thủ tục do pháp luật về đấu thầu và pháp luật có liên quan quy định.
- Hình thức mua sắm: Việc mua sắm tài sản công phải thực hiện theo quy
định của pháp luật về đấu thầu. Tùy theo giá trị gói thầu, tính chất, đặc điểm của tài sản, việc mua sắm được thực hiện theo một trong các hình thức: đấu thầu rộng rãi, đấu thầu hạn chế, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, chỉ định thầu.
+ Mua sắm theo hình thức chỉ định thầu: áp dụng đối với các gói thầu cấp bách; gói thầu thực hiện để khắc phục ngay hoặc để xử lý kịp thời hậu quả gây ra do sự cố bất khả kháng; gói thầu thực hiện để đảm bảo bí mật nhà nước; gói thầu mua hóa chất, vật tư, thiết bị trong trường hợp cấp bách; gói thầu mua sắm thường xuyên có giá trị không quá 100.000.000đ
+ Chào hàng cạnh tranh: áo dụng gói thầu có giá trị không quá 2 tỷ đồng + Mua sắm trực tiếp: áp dụng đối với gói thầu mua sắm tài sản hàng hóa tương tự thuộc cùng một dự toán mua sắm hoặc thuộc dự toán mua sắm khác
Quy trình mua sắm trực tiếp như sau:
Chuẩn bị lựa chọn nhà thầu: lập hồ sơ, phê duyệt hồ sơ Nhà thầu chuẩn bị và nộp hồ sơ đề xuất Trình, thẩm định, phê duyệt và công khai kết quả mua sắm trực tiếp Hoàn thiện và ký kết hợp đồng
- Phương thức mua sắm: Việc mua sắm tài sản được thực hiện qua các phương thức như mua sắm tập trung hoặc không theo phương thức tập trung. Phương thức mua sắm tập trung áp dụng với các loại tài sản có số lượng mua sắm nhiều, tổng giá trị mua sắm lớn và có yêu cầu trang bị đồng bộ hiện đại. Phương thức mua sắm không tập trung thì được giao cho cơ quan quản lý, sử dụng tài sản thực hiện
-Quy trình quản lý tài sản được hình thành do mua sắm, biếu tặng, được
bàn giao, được điều chuyển...đối với kế toán
+ Khi mua sắm mới kế toán phải thực hiện các bước sau:
B1 : Căn cứ kế hoạch vốn (dự toán) được giao, đơn vị lập danh mục tài sản và kế hoạch đấu thầu gửi cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
B2: Khi có danh mục và kế hoạch đấu thầu được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, đơn vị tiến hành phát hành hồ sơ yêu cầu, thông báo mời thầu, xét
thầu, thông báo kết quả trúng thầu, thương thảo hợp đồng , hợp đồng mua sắm, nghiệm thu, bàn giao đưa vào sử dụng;
B3: Căn cứ vào các chứng từ có liên quan đơn vị tiến hành ghi sổ kế toán và đồng thời ghi tăng TSCĐ.
2.1.5.2. Quản lý quá trình khai thác, sử dụng tài sản
Đây là khâu có ý nghĩa quan trọng trong việc phát huy hết vai trò của TSC. Quản lý khâu này là thực hiện quản lý TSC theo mục đích, chế độ, tiêu chuẩn, định mức; quản lý quá trình thu hồi, điều chuyển, bán tài sản từ đơn vị này sang đơn vị khác; quản lý việc bảo dưỡng, cải tạo, sửa chữa, nâng cấp tài sản nhằm duy trì hoạt động của TSC, đảm bảo cho việc sử dụng TSC có hiệu quả, tiết kiệm, đáp ứng được nhu cầu công tác của CQHC, ĐVSN; nội dung khâu này tập trung vào một số vấn đề sau:
- Giao tài sản cho các đơn vị chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý - Xây dựng và ban hành nội quy, quy chế quản lý tài sản
- Mở sổ sách kế toán theo dõi tình hình biến động của tài sản: Căn cứ vào biên bản bàn giao hoặc quyết định phê duyệt quyết toán của cơ quan có thẩm quyền đơn vị tiến hành ghi tăng TSCD.
- Thực hiện chế độ kê khai, đăng ký, báo cáo, kiểm kê đột xuất và định kỳ tài sản
- Kiểm tra, thanh tra, giám sát quản lý tài sản - Bảo dưỡng, sửa chữa tài sản
- Điều chuyển, bán, chuyển đổi sở hữu a) Hạch toán
Cơ quan được giao quản lý, sử dụng tài sản thực hiện hạch toán và báo cáo đối với tất cả tài sản công được giao quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật về kế toán, thống kê.
Đối với tài sản đạt tiêu chuẩn là tài sản cố định, việc quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước thực hiện theo chế độ ban hành tại thông tư 162/2014/TT-BTC của BTC quy định chế độ quản lý, tính hao mòn tài sản cố định trong các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức có sử dụng ngân sách nhà nước.
b) Lập hồ sơ tài sản công
Cơ quan, tổ chức, đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản công phải quản lý, lưu trữ hồ sơ đầu đủ về tài sản do mình quản lý, sử dụng. Hồ sơ tài sản công gồm 4 loại: Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động tài sản công; báo cáo kê khai tài sản công; Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công và Cơ sở dữ liệu về tài sản công
Sơ đồ 2.4. Hồ sơ tài sản công
* Hồ sơ liên quan đến việc hình thành, biến động tài sản nhà nước - Đối với trụ sở làm việc, hồ sơ gồm:
+ Quyết định giao đất, cho thuê đất + Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất
+ Biên bản xác định giá trị quyền sử dụng đất
+ Các tài liệu liên quan đến việc phê duyệt dự án, thiết kế, bản vẽ hoàn công, nghiệm thu, bàn giao công trình đưa vào sử dụng
+ Văn bản chấp thuận mua trụ sở + Hóa đơn mua trụ sở
+ Biên bản bàn giao
- Đối với các tài sản khác, hồ sơ bao gồm: + Văn bản chấp thuận mua sắm tài sản + Hợp đồng mua sắm tài sản
+ Hóa đơn mua tài sản + Biên bản bàn giao tài sản
Hồ sơ tài sản công
Hồ sơ liên quan đến hình thành và
biến động tài sản
Báo cáo kê khai tài sản công Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công Cơ sở dữ liệu về tài sản công
+ Các văn bản liên quan đến thu hồi, điều chuyển, thanh lý, bán, tiêu hủy * Báo cáo kê khai tài sản công
Cơ quan được giao quản lý, sử dụng phải báo cáo các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính để quản lý thống nhất, tập trung trong phạm vi cả nước. Theo thông tư 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 thì các biểu mẫu được tổng hợp qua bảng 2.1 như sau:
Bảng 2.1. Bảng tổng hợp các mẫu biểu báo cáo kê khai tài sản công theo quy định của Nhà nước
STT Loại tài sản Biểu mẫu báo cáo
1 Trụ sở làm việc Mẫu số 01-ĐK/TSNN
2 Xe ô tô các loại Mẫu số 02-ĐK/TSNN
3 Tài sản khác cố giá trị trên 500 triệu Mẫu số 03-ĐK/TSNN
4 TSCĐ không thuộc phạm vi phải lập báo cao kê khai
Cơ quan, tổ chức được giao tài sản lập Thẻ tài sản cố định theo mẫu 01-TSNNĐ/TSNN ban hành kèm thông tư
245/2009/TT-BTC
Nguồn: Thông tư 245/2009/TT-BTC ngày 31/12/2009 * Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công
Bất cứ cơ quan, đơn vị nào tham gia quy trình quản lý, sử dụng tài sản công bao gồm cả cơ quan quản lý nhà nước và đơn vị được giao quản lý, sử dụng đều phải lập Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công.
Báo cáo tình hình quản lý, sử dụng tài sản công được lập định kỳ hàng năm và đột suất khi có yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Ủy ban nhân dân các cấp hàng năm phải báo cáo UBND cấp huyện, đồng thời báo cáo HĐND cùng cấp về tình hình quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi quản lý của địa phương.
* Cơ sở dữ liệu về tài sản công
Cơ sở dữ liệu tài sản công là toàn bộ thông tin chi tiết về các loại tài sản theo quy định phải quản lý thống nhất, tập trung trong phạm vi cả nước, gồm: trụ sở làm việc, quyền sử dụng đất
Cơ sở dữ liệu tài sản công phản ánh được toàn bộ tài sản công tại cơ quan, tổ chức đơn vị phải được thực hiện kê khai đăng ký theo quy định
Cơ sở dữ liệu về tài sản công gồm có nhiều cấp: Cơ sở dữ liệu về tài sản công của cơ quan, tổ chức đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản công; cơ sở dữ liệu về tài sản công của các Bộ, ngành, địa phương; cơ sở dữ liệu quốc gia về tài sản công.
c) Quy chế quản lý, sử dụng tài sản công của đơn vị
Thủ trưởng đơn vị được giao quản lý, sử dụng tài sản công có trách nhiệm ban hành và tổ chức thực hiện quy chế quản lý, sử dụng tài sản công thuộc phạm vi quản lý. Nội dung quy chế bao gồm:
- Quy định về số lượng, chủng loại máy móc, thiết bị và mức kinh phí mua sắm cho từng bộ phận, phòng ban
- Quy định việc trang bị, bố trí sử dụng, sử chữa, bảo dưỡng, xử lý máy