Khi giai đoạn đầu tư và mua sắm hoàn thành, tài sản được bàn giao cho cơ quan hoặc đơn vị trực tiếp sử dụng và quản lý. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo việc quản lý và sử dụng tài sản phục vụ chức năng , nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình trên nguyên tắc sử dụng đúng mục đích, đúng tiêu chẩn, định mức, chế độ, đảm bảo công bằng hiệu quả và tiết kiện.
Hiện nay hầu hết các đơn vị đã xây dựng được quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị mình trong đó có một phần quy định về quản lý và sử dụng tài sản. Việc ban hành quy chế quản lý và sử dụng tài sản được xây dựng cụ thể, chi tiết theo thẩm quyền bao gồm lập hồ sơ tài sản, hạch toán, ghi chép tài sản, quy định chế độ bảo dưỡng, sửa chữa, bảo vệ tài sản. Có nhiều cơ quan đã phát huy được vai trò quản lý và sử dụng tài sản một cách hợp lý, đúng mục đích, mang lại hiệu quả trong hoạt động.
Tuy nhiên ở một số cơ quan, đơn vị thực tế khi triển khai chưa thực hiện đúng các bước theo quy định, hoặc thực hiện chưa đầy đủ. Có nhiều đơn vị tài sản sử dụng qua nhiều năm rồi nhưng không có hồ sơ quản lý tài sản, việc hạch toán chỉ được phản ánh khi đầu tư, mua sắm, trong quá trình sử dụng khi sửa chữa chưa được cập nhật bổ sung vào giá trị tài sản. Có những tài sản trong quá trình sử dụng bỏ qua chế độ bảo dưỡng, hoặc việc bảo dưỡng không tuân thủ đúng chế độ, do ý thức chủ quan của con người. Việc sử dụng tài sản không tuân thủ quy định, gây lãng phí nhiên liệu hoặc vật tư văn phòng; sử dụng sai quy trình dẫn đến tình trạng hỏng máy móc, thiết bị. Chuyện sử dụng tài sản vượt tiêu chuẩn định mức vẫn còn tồn tại.
Việc quản lý quá trình khai thác, sử dụng tài sản luôn là vấn đề được quan tâm nhất, đặc biệt trong khu vực hành chính sự nghiệp. Báo chí đã đề cập rất nhiều về thực trang sử dụng lãng phí, kém hiệu quả tài sản trong khu vực công nói chung và trong các cơ sở giáo dục nói riêng. Các đơn vị đều có những quy định cụ thể về việc sử dụng, bảo quản tài sản...nhưng việc thực hiện kiểm tra không sát sao cùng với lực lượng chuyên môn về quản lý tài sản yếu dẫn đến nhiều thực trạng cần phải điều chỉnh.
Đa số các trường học đã phân loại tài sản và quản lý một cách hợp lý và thuận tiện cho việc sử dụng trang thiết bị. Các trường đều bố trí kho chứa để bảo
quản tài sản; sử dụng nhân viên quản lý thiết bị tại cơ quan. Tuy nhiên do công tác kiêm nhiệm nên việc quản lý tài sản không được sâu sát.
Theo số liệu điều tra cho thấy: có 37.18% người được hỏi cho rằng tại cơ quan là ít công khai minh bạch hoạt động mua sắm, sử dụng và thanh lý tài sản, 26.92% người thì không quan tâm đến hoạt động này, còn lại 35.9% là cho rằng việc công khai đã thực hiện nhiều.
Hơn nữa, cũng theo số liệu điều tra thì 48.72% không biết về hoạt động kiểm kê tại đơn vị, 26.92% là kiểm kê ở mức độ nhiều, còn lại 24.36% cho rằng kiểm kê ít. Cũng trong khảo sát này thì tinh thần, trách nhiệm và thái độ của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với tài sản của đơn vị ít được nêu cao (75.64%); thậm chí có ý kiến cho rằng người sử dụng tài sản không có tinh thần trách nhiệm đối với tài sản của đơn vị.
Bảng 4.11. Nguồn thông tin về mức độ quan tâm đến công tác quản lý tài sản công trong cơ quan
Nội dung Số Ít Nhiều Không biết Tổng
phiếu Tỷ lệ % Số phiếu Tỷ lệ % Số phiếu Tỷ lệ % Số phiếu Tỷ lệ % 1. Phổ biến quy định, sử dụng tài sản trong cơ quan
67 42.95 42 26.92 47 30.13 156 100 2. Thực hiện công khai, minh
bạch hoạt động mua sắm, sử dụng, thanh lý tài sản trong cơ
quan 58 37.18 56 35.9 42 26.92 156 100
3. Tinh thần, trách nhiệm và thái độ của cán bộ, công chức, viên chức cơ quan đối với tài
sản đơn vị 118 75.64 18 11.54 20 12.82 156 100 4. Thực hiện kiểm kê tài sản 38 24.36 42 26.92 76 48.72 156 100 5. Tham gia của các thành viên
Bảng 4.12. Thực trạng sử dụng tài sản tại đơn vị Hình thức Không Có Tổng Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ Số phiếu Tỷ lệ 1. Trang thiết bị dạy học có
được vệ sinh sạch sẽ, có được thay thế kịp thời khi hỏng hóc
không?
114 73.08 42 26.92 156 100 2. Trong giờ học, học sinh có
được sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, dụng cụ thí nghiệm, tranh ảnh,.... không?
88 56.41 68 43.59 156 100
Theo số liệu tổng hợp trong bảng 4.11 cho thấy có đến 73.08% người được hỏi cho rằng các thiết bị dạy học không được vệ sinh sạch sẽ, không được thay thế kịp thời khi hỏng học, chỉ có 26.92% thì đánh giá là có. Đồng thời có 56.41% người cho rằng trong giờ học học sinh không được sử dụng trang thiết bị hỗ trợ giảng dạy. Những số liệu trên cho thấy thực trạng sử dụng tài sản còn rất hạn chế, học sinh ít được sử dụng thiết bị trong khi thiết bị thì nhiều. Những điều này không chỉ ảnh hưởng đến chất lượng tài sản mà còn ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng giảng dạy tại các cơ sở giáo dục công lập.
Theo thông tin thu thập tại trường THCS Lạc Đạo- Văn Lâm- Hưng Yên, thì quy chế chi tiêu nội bộ cũng có đề cập đến việc quản lý sử dụng tài sản trong nhà trường. Cụ thể:
- Trang thiết bị phải được sử dụng đúng tiêu chuẩn, định mức và đúng mục đích.
- Không tự ý đổi, trao đổi, cho, tặng, biếu trang thiết bị làm việc của cơ quan; điều chuyển trang thiết bị làm việc giữa các tổ, cá nhân khi chưa được phép của cấp có thẩm quyền..
- Mang trang thiết bị ra ngoài trường phải báo cáo Hiệu trưởng - Phân công quản lý các trang thiết bị
+ Phòng thiết bị dạy học, phòng bộ môn và thiết bị dạy học khác do cán bộ thiết bị quản lý
+ Các phòng học do các lớp tự quản; + Phòng Đội do GV TPT quản lý;
+ Phòng thư viện do cán bộ thư viện quản lý; + Phòng dạy Nhạc do giáo viên nhạc quản lý ; + Phòng dạy Tin do giáo viên tin quản lý;
+ Phòng Hội đồng GV, nhà kho và các dụng cụ hậu cần khác do bảo vệ quản lý;
+ Phòng truyền thống - hội trường do tổ văn phòng quản lý; + Phòng y tế do cán bộ y tế quản lý
+ Các loại dụng cụ, vật tư phục vụ sinh hoạt CLB do các CLB quản lý; + Các phòng làm việc khác do cá nhân đang sử dụng quản lý; - Quản lý, sử dụng trang thiết bị tại các bộ phận chuyên quản, cá nhân:
+ Trang thiết bị làm việc tại các tổ chuyên môn bao gồm: bàn ghế làm việc, máy vi tính, tủ hồ sơ...) do tổ đó quản lý.
Riêng đầu thu Wifi được cấp miễn phí riêng cho HT và 01 máy laptop cũ do HT quản lý dùng để soạn thảo văn bản, khai thác thông tin và để lưu trữ các thông tin quan trọng của trường.Một máy mới do phó HT sử dụng và quản lý và để CBGV dùng khi đi tập huấn.
+ Trang thiết bị làm việc sử dụng chung trong trường (máy photocopy, máy điện thoại cố định, máy ảnh…) do tổ văn phòng quản lý.
+ Trang thiết bị làm việc của các cá nhân ( HT, Phó HT, Y tế, Thiết bị, Văn thư, Kế toán, Thư viện, Đội ) như bàn ghế làm việc, máy vi tính, tủ hồ sơ... do cá nhân đó quản lý.
+ Hiệu trưởng có trách nhiệm: Bố trí, điều chuyển trang thiết bị làm việc trong nội bộ trường; bố trí, phân công người quản lý sử dụng, theo dõi các trang thiết bị dùng chung, lập sổ sách, lưu giữ các hồ sơ biên bản giao nhận trang thiết bị và theo dõi toàn bộ trang thiết bị làm việc của trường; điều chuyển các trang thiết bị làm việc không còn nhu cầu sử dụng hoặc thanh lý các trang thiết bị không còn sử dụng được; chỉ đạo công tác bàn giao tài sản công và hồ sơ quản lý, sử dụng tài sản công khi có sự thay đổi tổ chức hoặc thay đổi Hiệu trưởng.
+ Toàn thể các cán bộ, giáo viên, nhân viên có trách nhiệm: Bảo quản, giữ gìn và sử dụng trang thiết bị lâu bền, tiết kiệm, hiệu quả; thông báo kịp thời về tình trạng hư hỏng của trang thiết bị được giao và đề nghị nhà trường sửa chữa; báo cáo Hiệu trưởng khi xảy ra mất mát hoặc các biến động, thay đổi liên quan đến trang thiết bị được giao; bảo quản tem kiểm kê dán trên thiết bị trong quá trình sử dụng và bàn giao bằng biên bản các trang thiết bị được giao khi chuyển công tác, nghỉ hưu.
+ Tổ trưởng văn phòng có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc các tổ và cá nhân trong trường thực hiện các quy định về quản lý, sử dụng trang thiết bị của Quy chế này.
Nhà trường có quy định khá chi tiết phân công công tác quản lý thiết bị trong tình hình nhân lực còn hạn chế. Tuy nhiên, việc quản lý còn mang tính độc quyền và khó minh bạch. Hơn nữa việc tận dụng nguồn lực giáo viên trong nhà trường thì có thể ảnh hưởng đến công tác chuyên môn.
* Theo dõi, kiểm kê tài sản:
Việc theo dõi, bảo dưỡng, kiểm kê tài sản là khâu rất quan trọng, góp phần chính bảo vệ tài sản cũng như tiết kiệm nguồn ngân sách nhà nước.
Trường THCS Đại Đồng- Văn Lâm- Hưng Yên cũng đã có những quy định cụ thể căn cứ vào tình hình thực tế của đơn vi về việc theo dõi cũng như kiểm kê tài sản. Cụ thể: nhà trường quy định:
- Sổ sách quản lý trang thiết bị gồm:
+ Sổ tài sản và sổ theo dõi sử dụng tài sản của trường do kế toán lập và lưu giữ theo quy định của Nhà nước.
+ Sổ tài sản về sách thư viện , thiết bị dạy học do cán bộ thư viện, cán bộ thiết bị lập và lưu giữ .
+ Các loại sổ sách trên bảo đảm yêu cầu thông tin gồm: Tổng hợp danh mục trang thiết bị làm việc của đơn vị, số lượng, quy cách và ngày trang bị; Nguồn gốc thiết bị (mua sắm, quà tặng, tài trợ…); Họ tên và chữ ký của người được giao sử dụng trang thiết bị và người được giao theo dõi việc sử dụng thiết bị của đơn vị; Xác nhận của Hiệu trưởng và các bộ phận liên quan. Các biên bản bàn giao liên quan đến việc trang bị, mua sắm, tiếp nhận, thu hồi, điều chuyển và thanh lý trang thiết bị của đơn vị.
- Kiểm kê trang thiết bị:
+ Việc kiểm kê trang thiết bị trong trường được thực hiện theo quy định của nhà nước hoặc đột xuất theo yêu cầu của các cấp có thẩm quyền.
+ Thành phần kiểm kê gồm đại diện BGH, Ban thanh tra nhân dân, đại diện công đoàn cơ sở và các nhân có liên quan.
+ Các đơn vị có trách nhiệm cử đại diện tham gia kiểm kê trang thiết bị và tạo điều kiện cho việc kiểm kê được thực hiện đúng kế hoạch.
Trên thực tế, thành phần tha gia kiểm tra giám sát là những đồng chí giáo viên không có nghiệp vụ chuyên môn về quản lý tài sản, điều này tác động rất lớn đến việc có đánh giá đúng thực tế tình hình tài sản hiện tại của nhà trường hay không. Do quy mô nhỏ, lực lượng còn hạn chế nên việc tổ chức thực hiện còn gặp nhiều khó khăn.
Bảng 4.13. Bảng tổng hợp số cuộc kiểm tra thực tế tài sản tại đơn vị năm 2016
Nội dung Mầm non- 12 trường Tiểu học- 13 trường THCS- 13 trường THPT- 2 trường Số cuộc kiểm kê
thường xuyên 02 cuộc/ năm Đầu năm học và kết thúc năm học 02 cuộc/ năm Đầu năm học và kết thúc năm học 02 cuộc/ năm Đầu năm học và kết thúc năm học 02 cuộc/ năm Đầu năm học và kết thúc năm học
Số cuộc kiểm kê đột xuất
0 0 0 0
Số cuộc kiểm tra tài sản của cấp trên quản lý
0 0 0 0
Các trường học công lập trên địa bàn huyện Văn Lâm đã thực hiện kiểm kê định kỳ 02 cuộc/ năm, vào đầu năm học và vào kết thúc năm học. Các nhà trường không thực hiện kiểm kê cuối năm tài chính hay giữa năm tài chính. Việc kiểm kê theo năm học để phù hợp với tình hình thực tế hoạt động của nhà trường. Trong năm 2016 các trường trên địa bàn huyện Văn Lâm không phát sinh cuộc kiểm tra tài sản đột xuất, cũng như kiểm tra tài sản của cơ quan cấp trên. Trong quá trình quyết toán cuối năm tài chính, cơ quan cấp trên có kiểm tra nhưng mới chỉ kiểm tra trên sổ sách, giấy tờ mà không kiểm kê trực tiếp thực tế tài sản.
Bảng 4.14. Nguồn thông tin về tác dụng của kiểm kê tài sản trên địa bàn
STT Các chỉ tiêu Số phiếu Tỷ lệ % trên
tổng số phiếu 1 Không có tác dụng 25 16.03 2 Chỉ tác dụng phần nào 24 15.38 3 Có tác dụng tốt 95 60.9 4 Không rõ 12 7.69 Tổng cộng 156 100%
Bảng 4.15. Nguồn thông tin về nguyên nhân dẫn đến kiểm kê tài sản kém hiêu quả trên địa bàn
STT Các chỉ tiêu Số phiếu Tỷ lệ % trên
tổng số phiếu
1 Có ít thành phần tham gia kiểm kê 12 24.49
2 Quy định về kiểm kê chưa rõ ràng, cụ thể,
chưa được quan tâm 7 14.29
3 Thông tin của bản kiểm kê chưa được công
khai rộng rãi cho mọi người biết 3 6.12
4 Chưa đủ trình độ chuyên môn hiểu biết 27 55.1
Tổng cộng 49 100%
Thông qua bảng điều tra thông tin về kiểm kê tài sản tại đơn vị nhận thấy rằng đa số người được hỏi cho biết việc kiểm kê tài sản là có tác dụng tốt đối với việc quản lý tài sản (69.9%). Bên cạnh đó cũng có một lượng người được hỏi cho rằng không rõ về kiểm kê (7.96%), có đến 16.03% cho rằng kiểm kê không có tác dụng, 15.38% cho rằng chỉ có tác dụng phần nào
Theo những người cho rằng không có tác dụng hoặc chỉ có tác dụng phần nào thì đa số họ cho rằng người tham gia kiểm kê chưa có đủ trình độ chuyên môn hiểu biết. Thực tế điều này là có cơ sở, vì đa số các trường công lập giờ thiếu biên chế quản lý thiết bị đa số là kiêm nhiệm. Thanh tra nhân dân, công đoàn nhà trường cũng là những giáo viên tham gia công tác giảng dạy, hoàn toàn không có kỹ năng chuyên môn đào tạo chuyên sâu. Các kiến thức về tài sản chỉ mang tính chất chủ quan mà không dựa vào hệ thống luật quy định. Điều này cũng dẫn đến tình trạng, kiểm kê tài sản chỉ mang tính chất đếm số lượng, và không hề theo dõi biến động của tài sản cũng như đánh giá giá trị của tài sản.
Thêm một lý do dẫn đến việc kiểm kê có ít tác dụng bởi lẽ có ít thành phần tham gia kiểm kê. Có 24.49% người đồng ý với lý do này. Thực tế, các trường tiến hành kiểm kê tài sản khi kết thúc năm học mà không phải kiểm tra định kỳ 6 tháng một lần hoặc kiểm kê cuối năm tài chính. Giai đoạn cuối năm học thường các trường tập trung cho công tác tổng kết năm học, đánh giá xếp loại, xử lý hồ sơ thi tuyển sinh đầu vào và chuẩn bị hồ sơ thi đầu ra cho học sinh. Như vậy người quan tâm đến việc kiểm kê là rất ít, rất nhiều người có tư tưởng làm cho xong,