Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễ n
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.3. Nội dung quản lý dự án đầu tư xây dựng
2.1.3.1. Thực hiện lập kế hoạch thực hiện dự án đầu tư xây dựng cơ bản
Lập kế hoạch việc xây dựng mục tiêu, xác định những công việc được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống.
(Nguyễn Bá Uân, 2012).
Quản lý dựán đầu tư xây dựng trong khâu lập kế hoạch bao gồm:
- Lập kế hoạch về thời gian, tiến độ thực hiện: Để bảo bảo quản lý dựán được hiệu quả thì việc lập kế hoạch khung thời gian thực hiện từng công việc, từng gói thầu có vai trò và ý nghĩa quan trọng trong quản lý (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Lập kế hoạch về thời gian và tiến độ cho biết từng mốc thời gian cũng như yêu
cầu kết quả cần đạt được tại từng thời điểm. Điều này giúp các nhà quản lý được tiến độ dựán có đạt được mục tiêu đề ra cho từng giai đoạn hay không để từđó đưa ra được phương pháp thay đổi hợp lý, những điều chỉnh phù hợp nhằm đẩy nhanh
được tiến độđạt được hiệu quả quản lý cao nhất (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Công trình trước khi triển khai được lập tiến độ thi công xây dựng. Tiến độ
thi công xây dựng công trình phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án đã được phê duyệt. Đối với công trình có quy mô lớn và thời gian thi công kéo dài thì tiến
độ công trình cần phải được lập cho từng giai đoạn, từng tháng, từng quý, năm.
(PGS.TS Trịnh Quốc Thắng, 2013)
- Lập kế hoạch vềchi phí đầu tư: Bất kể một dựán đầu tư nào, chi phí đầu
tư luôn là yếu tố quan trọng, nó quyết định phần lớn các khâu trong quá trình thực hiện dự án.
Nguồn vốn giải ngân đảm bảo, tình hình thanh quyết toán nhanh chóng, kịp thời giúp đạt tiến độ công việc đề ra (Nguyễn Bá Uân, 2012).
- Lập kế hoạch về chất lượng đề ra. Sau mỗi một dựán, nhà đầu tư luôn đòi
hỏi kết quả và hiệu quả nhất định. Đểcó thước đó cho kết quảđó, cần thực hiện lập kế hoạch về chất lượng ở từng khâu. Điều này giúp các nhà quản lý nắm bắt
được tiêu chí, quy chuẩn cần thiết phải đạt được cho từng giai đoạn của dự án từ đó điều chỉnh phương thức thực hiện cho phụ hợp với điều kiện thực tế để đạt
Việc thi công công trình cần được thực hiện thoe khối lượng cũng như chất
lượng theo thiết kế phê duyệt. Khối lượng thi công xây dựng được tính toán, xác nhận giữa chủđầu tư, đơn vịthi công, tư vấn giát theo thời gian hoặc theo giai đoạn
thi công và được đối chiếu với khối lượng, chất lượng thiết kếđược phê duyệt từđó làm cơ sở nghiệm thu và thanh toán hợp đồng (PGS.TS Trịnh Quốc thắng, 2013).
- Lập kế hoạch về quản lý nguồn nhân lực thực hiện dự án. Lựng lượng nguồn lực thực hiện dự án cũng như cán bộ quản lý dự án đều hạn chế. Yếu tố con người trong từng khâu từng giai đoạn của vòng đời dự án đều quan trọng. Lập kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực sao cho hợp lý là một đòi hỏi tất yếu của
người đứng đầu, hoạch địch được kế hoạch phù hợp, bốtrí đúng người đúng việc là một nội dung quan trọng trong quản lý nói chung, quản lý dự án đầu tư xây
dựng cơ bản nói riêng (Nguyễn Bá Uân, 2012).
2.1.3.2. Tổ chức bộ máy quản lý thực hiện dự án
Lãnh đạo là việc định ra chủ trương, đường lối, mục đích, tính chất, nguyên tắc thực hiện dự án trong các điều kiện, môi trường nhất định.
(Nguyễn Bá Uân, 2012).
Quản lý dựán đầu tư xây dựng trong khâu lãnh đạo gồm:
- Phân công nhiệm vụ các bộ phận theo từng giai đoạn chu trình dự án. Phân
công đúng người, đúng việc là một vấn đề mà bất kỳnhà đầu tư nào cũng cần phải quan tâm. Nhân tốcon người luôn quan trọng và là yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của một dự án. Bố trí, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên với từng công việc phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phát huy được tính
năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc, từđó nâng cao được hiệu quả quản lý nói chung, hiệu quả quản lý dựán đầu tư xây dựng cơ bản nói riêng (Nguyễn Bá Uân, 2012).
- Đôn đốc nhà thầu là công việc nhà đầu tư cần thực hiện đểđảm bảo tiến độ
trong kế hoạch đưa ra. Kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện đồng thời đôn đốc các nhà thầu chậm tiến độđể chắc chắn rằng kế hoạch được thực hiện theo đúng lộ trình
(Nguyễn Bá Uân, 2012).
- Tiến hành trực tiếp đi địa bàn chỉ đạo thực hiện thi công định kỳ. Trên lý thuyết các nhà quản lý đưa ra bản kế hoạch, yêu cầu thực hiện theo tiến độ đề ra
dưới dạng văn bản, để có thể hiểu và nắm bắt thực tế quá trình thực hiện từng khâu
những khó khăn, vướng mắc xảy ra trong quá trình thực hiện để từ đó có thể tham
mưu hướng giải quyết thiết thực, sát với tình hình và phù hợp với từng trường hợp cụ thể; góp phần tăng hiệu quả quản lý dựán đầu tư (Nguyễn Bá Uân, 2012).
2.1.3.3. Tổ chức điều hành, thực hiện dự án
Điều hành, thực hiện dự án là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn,
lao động, máy móc thiết bịvà đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ thời gian; nội dung này chi tiết hóa thời gian thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án.
(Nguyễn Bá Uân, 2012).
(1) Thời gian và tiến độ dự án
Theo PSG.TS Trịnh Quốc Thắng (2013), Điều hành, thực hiện dự án trong phạm vi thời gian đã hoạch định là một trong những mục tiêu quan trọng nhất của quản lý dự án xây dựng. Để quản lý mặt thời gian, tiến độ thực hiện dự án làm rõ:
- Thời gian bắt đầu khởi công xây dựng?
- Thời gian hoàn thành bàn giao sản phẩm của hợp đồng?
- Tiến độ thực hiện từng công việc, từng hạng mục phải phù hợp với tổng tiến độ của dự án. Trường hợp bên giao thầu ký nhiều hợp đồng với bên nhận thầu để thực hiện các công việc xây dựng thì tiến độ của các hợp đồng phải phối hợp để thực hiện được tiến độ của dự án. Các bên của hợp đồng phải thiết lập phụ lục, phần không tách rời của hợp đồng, ghi rõ yêu cầu về tiến độđối với từng loại công việc cần thực hiện (PGS.TS Trịnh Quốc thắng, 2013).
Đối với các dự án đầu tư xây dựng, quản lý thời gian và tiến độ có vai trò hết sức quan trọng, nhất là trong trường hợp có yêu cầu khắt khe về thời gian hoàn thành dự án. Lĩnh vực quản lý này chính là cơ sở cho việc quản lý chi phí và nguồn lực, đồng thời cũng là căn cứ để phối kết hợp các bên có liên quan trong việc tổ chức thực hiện dự án (PGS.TS Trịnh Quốc thắng, 2013).
Quản lý thời gian và tiến độđầu tư xây dựng được thực hiện trong tất cả các
giai đoạn khác nhau của chu trình dự án. Trong mỗi giai đoạn cụ thể, quản lý thời gian và tiến độ lại có vai trò khác nhau và được thực hiện khác nhau.
(2) Chi phí dự án
Theo Nguyễn Bá Uân (2012), quản lý chi phí dự án xây dựng công trình là tập hợp các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện hoàn thành dự án xây dựng trong phạm vi ngân sách đã được hoạch định từtrước.
Tổng chi phí của dự án bao gồm chi phí trực tiếp, chi phí gián tiếp và những khoản tiền phạt vi phạm hợp đồng. Trong đó:
Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí nhân công sản xuất, chi phí nguyên vật liệu và những khoản chi phí khác trực tiếp liên quan đến công việc thực hiện dự
án (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Chi phí gián tiếp bao gồm chi phí quản lý, khấu hao thiết bị văn phòng,
những khoản chi phí cốđịnh và biến đổi khác mà có thể giảm được nếu thời gian thực hiện dựán được rút ngắn (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Khoản tiền phạt có thể phát sinh nếu dự án kéo dài quá ngày kết thúc xác định. Thực tiễn quản lý cho thấy, luôn luôn có hiện tượng đánh đổi giữa thời gian và chi phí. Nếu tăng cường giờlao động, tăng thêm số lượng máy móc thiết bị thì tiến độ thực hiện các công việc của dự án có thểđược đẩy nhanh. Tuy nhiên tăng
thêm nguồn lực làm tăng chi phí trực tiếp. Ngược lại đẩy nhanh tiến độ dự án làm giảm những khoản chi phí gián tiếp và đôi khi cả những khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng. Tuy nhiên, không phải tất cả các công việc được đẩy nhanh đều
đem lại kết quả mong muốn. Do đó, có sựtính toán cân đối, hợp lý giữa thời gian và chi phí là yêu cầu đặt ra đối với nhà quản lý (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Quản lý chi phí dự án xây dựng được thực hiện trong tất cả các giai đoạn khác nhau của chu trình dự án. Trong mỗi giai đoạn cụ thể, quản lý chi phí lại có
vai trò khác nhau và được thực hiện khác nhau (Nguyễn Bá Uân, 2012).
(3) Chất lượng dự án
Theo Nguyễn Bá Uân (2012), quản lý chất lượng dự án xây dựng công trình là quá trình liên tục, xuyên suốt toàn bộ chu trình dự án từgiai đoạn hình thành
cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành.
Quản lý chất lượng dựán được thực hiện thông qua một hệ thống các biện pháp kinh tế, công nghệ, tổ chức, vv…thông qua một cơ chế nhất định và các tiêu chuẩn định mức, hệ thống kiểm soát, các chính sách khuyến khích, vv…(Nguyễn Bá Uân, 2012).
Quản lý chất lượng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, tất cả cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tư, các nhà thầu, các nhà tư vấn, các đối
TheoNguyễn Bá Uân (2012), quản lý chất lượng dự án xây dựng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Kiểm định chất lượng vật liệu, bán thành phẩm và thiết bị đưa vào thi
công xây lắp công trình xây dựng;
- Tổ chức kiểm tra giám sát tại hiện trường trong quá trình thi công lắp đặt thiết bị;
- Tổ chức đánh giá chất lượng công trình trong quá trình thi công.
2.1.3.4. Giám sát, đánh giá thực hiện dự án
Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng.
(Nguyễn Bá Uân, 2012).
Theo Nguyễn Bá Uân (2012), công tác giám sát, đánh giá thực hiện dự án bao gồm các nội dung:
- Tổ chức kiểm tra giám sát tại hiện trường trong quá trình thi công xây lắp nhằm kiểm định kết quả thực hiện đạt yêu cầu về chất lượng và tiến độ đã đưa ra
hay không? Từ đó giúp nhà quản lý có để đưa ra phương án thay đổi phương
thức thực hiện sao cho phù hợp với tình hình thực tiễn đểđạt được hiệu quả quản lý cao nhất.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ thi công của dự án. Khi đưa ra bản kế
hoạch tiến độ thực hiện dự án, mỗi nhà quản lý đều đặt ra mục tiêu nhất định cho từng giai đoạn. Đểđạt được mục tiêu đó yếu tố tiến độ luôn được chú trọng, nhà quản lý cần phải tiến hành kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện dự án với kế được duyệt có đảm bảo được lộtrình đặt ra hay không đểcó phương án xử lý kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện dựán nói chung, đáp ứng được yêu cầu về tiến độ thời gian nói riêng.
- Tổ chức kiểm tra, giám sát tiến độ giải ngân. Để thực hiện dự án, yếu tố
vốn đầu tư cũng là yếu tố quan trọng. Để có thể nắm bắt được tình hình giải ngân vốn, chất lượng thực hiện thanh quyết toán dự án, nhà quản lý cũng cần quan tâm tới việc kiểm tra, giám sát tiến độ giải ngân. Nhằm kiểm định chất lượng trong quản lý chi phí, đã thực hiện quản lý chi phí hiệu quảchưa thông qua công đoạn kiểm tra, giám sát này; nhà quản lý sẽ nắm bắt được trình độ của cán bộ thanh quyết toán dựán, cũng như tiến độ khối lượng công việc có hoàn thành mức đặt
- Tổ chức đánh giá chất lượng công trình sau khi hoàn thành. Một dự án đầu
tư xây dựng cơ bản, không chỉ quản lý giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư dự án, mà vấn đề quản lý sau đầu tư cũng là một nhiệm vụ quan trọng
đối với mỗi nhà quản lý. Việc đánh giá chất lượng công trình sau khi hoàn thành là một minh chứng cho hiệu quả quản lý dựán, đã đáp ứng được yếu tố kỳ vọng từ thời điểm đưa ra quyết định đầu tư hay không (Nguyễn Bá Uân, 2012).
- Thực hiện lập báo cáo giám sát, đánh giá: Trong và sau mỗi một dự án, nhà quản lý cần nhìn nhận lại quá trình đã thực hiện dự án đạt kết quả như thế
nào. Muốn vậy, định kỳ các nhà quản lý cần lập báo cáo giám sát, đánh giá công
việc thực hiện trong từng giai đoạn để đưa ra biện pháp triển khai tiếp theo phù hợp với tình hình thực tiễn trong quá trình thực hiện dựán, đồng thời có thể rút ra bài học kinh nghiệm sau đầu tư (Nguyễn Bá Uân, 2012).
Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch, lãnh đạo, điều phối thực hiện và giám sát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập thiết kế kế hoạch dự án mới (Nguyễn Bá Uân, 2012).