4.1.1. Đối tƣợng tập hợp chi phí và quy trình sản xuất giấy kraft
4.1.1.1. Đối tượng tập hợp chi phí
Tại Công ty TNHH Giấy Hà Thành, sản phẩm được sản xuất theo quy trình liên tục. Sản phẩm cuối cùng là giấy Kraft phục vụ trong làm bao bì đóng gói sản phẩm và giấy kraft hiện nay thường được sử dụng nhiều trong việc sản xuất túi giấy thay thế dần cho túi giấy sử dụng giấy couche có cán màng POPP, sản xuất bao dựng hồ sơ và được tái chế thành giấy tập học sinh, giấy cho thùng caton…. Giấy Kraft có kích cỡ tiêu chuẩn có sẵn. Quy trình công nghệ của công ty khá phưc tạp bao gồm nhiều bước nối tiếp nhau theo một quy trình trình tự nhất định. Sản phẩm công ty chú trọng đến chất lượng và tiêu chuẩn quy định của sản phẩm. Cho nên đối tượng hạch toán chi phí được xác định là theo quy trình, Các chi phí liên quan trực tiếp tới từng quy trình như: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp.
4.1.1.2. Phân loại chi phí sản xuất tại công ty
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nguyên liệu chính
Bột giấy là các nguyên liệu chính hình thành nên sản phẩm hoàn thiện. Giấy và mực và các màng in là các nguyên liệu không có sẵn tại công ty mà cần phải mua từ công ty cung cấp bên ngoài. Vì vậy công ty hợp đồng với các công ty cung cấp nguyên liệu để đưa các nguyên vật liệu cần thiết vào sản xuất.
Nguyên liệu phụ
Hóa chất, phụ gia,… đây là các nguyên liệu phụ dung để hoàn thiện sản phẩm Giấy Kraft của công ty làm cho sản phẩm được đạt chất lượng và đủ yêu cầu so với thiết kế ban đầu.
Chi phí nhân công trực tiếp
Bao gồm các khoản chi phí về nhân công (là các khoản chi phí tiền lương chính, lương phụ, phụ cấp lương của công nhân trực tiếp tham gia sản xuất), tiền trích BHXH, BHYT, KPCĐ của công nhân trực tiếp sản xuất.
Chi phí sản xuất chung:
Là những khoản dùng cho hoạt động của công ty được tập hợp vào chi phí sản xuất và phân bổ dần để tính giá thành sản phẩm bao gồm hai khoản chi phí là định phí và biến phí trong đó bao gồm:
Chi phí nhân viên phân xưởng
Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN nhân viên phân xưởng
Chi phí lao động thuê ngoài
Chi phí vật liệu phân xưởng
Chi phí dụng cụ sản xuất
Chi phí khấu hao TSCĐ
Chi phí điện phân xưởng
Chi phí sửa chữa, bảo chì TSCĐ
Chi phí nhiên liệu xe cơ giới phục vụ sản xuất
Chi phí dịch vụ mua ngoài khác
Chi phí sản xuất chung khác
4.1.1.3. Quy trình sản xuất giấy kraft
Quy trình sản xuất Giấy Kraft phải trải qua khá nhiều khâu từ khâu chuẩn bị đến khâu sản xuất chính.
Khâu chuẩn bị, để biết được ý tưởng khách hàng về sản phẩm Giấy Kraft họ cần đặt hàng. Khách hàng có thể đến đặt thiết kế theo yêu cầu để tạo ra những hình ảnh bên ngoài Giấy Kraft của mình hay từ kích thước hình hạng của Giấy Kraft cần in chất lượng... Tuy nhiên khách hàng có thể mất thêm chi phí dịch vị thiết kế, hoặc tất nhiên khách hàng có thể yêu cầu sản xuất Giấy Kraft theo kích thước có sẵn và chỉ cần in theo mẫu mã đã thiết kế của mình. Khí bản in thiết kế đã hoàn thành, việc tiếp theo của khâu chuẩn bị là bố chí khuôn. Bố trí thô khuôn là sắp xếp các các hộp trên các khuôn in sao cho tối ưu nhất để giảm chi phí sản xuất, giảm giá thành.
Tiếp theo sản phẩm sẽ được in thử, làm thử mẫu để kiểm tra cấu trúc là làm một mẫu thật theo thiết kế để kiểm tra lại sức chứa, chịu lực của hộp trong điều kiện có tải. Nếu khách hàng thấy sản phẩm đảm bảo đủ yêu cầu thì sẽ được chuyển sang khâu sản xuất để in hàng loạt.
Các khâu từ thiết kế đến sản xuất đươc thể hiện trong sơ đồ dưới đây:
Sơ đồ 4.1. Công nghệ sản xuất Giấy Kraft
Nhập kho Bãi nguyên nhiên liệu, giấy phế liệu
Nghiền bột Bột giấy Xeo giấy Phối trộn (Kèm phụ gia) Phân tán bột Cán láng Sấy Ép Cắt Thành phẩm Khâu bán thành phẩm Khâu thành phẩm Cuộn
Tiếp theo đến khâu sản xuất theo dây chuyền phải trải qua khá nhiều bước nên để tiện chi việc xác định và tính chi phí thì nhà quản trị chi phí chia quy trình ra làm hai công đoạn như sau: Công đoạn 1 sản xuất bán thành phẩm và công đoạn 2 sản xuất thành thành phẩm, mỗi công đoạn đầu giữ một vai trò quan trọng trong việc tạo nên sản phẩm.
Công đoạn 1 sản xuất bán thành phẩm bao gồm: Đưa NVT chính (bột giấy) vào dàn khuôn máy tạo phân tán bột. làm lỏng lẻo các liên kết trong cấu trúc bột giấy khô. Máy sẽ làm giảm kích thước mảnh bột, xơ sợi tách rời nhau, huyền phù bột được hình thành. Dùng tác động cơ học để tạo hệ phân tán bột giấy trong nước từ nguyên liệu là bột giấy có độ khô và độ nén cao. Sau công đoạn này là giai đoạn nghiền bột. Sợi sẽ được trương nở trong môi trường nước và liên kết giữa các sợi sẽ tăng lên. Trong thiết bị nghiền, lực ma sát giữa sợi - sợi, sợi - nước, sợi - thành thiết bị sẽ làm cấu trúc sợi bớt chặt chẽ để nước dễ thấm vào.
Công đoạn 2 sản xuất thành thành phẩm: Tiếp theo là quy trình ép trên máy xeo là tách nước và làm tăng độ bền cho băng giấy ướt. Sau đó là giai đoạn ép. Mục đích là tách nước và làm tăng độ bền cho băng giấy ướt (Ngoài ra, còn tăng độ nhẵn, giảm độ khối hay tăng độ chặt). Thiết bị ép Nhiệt cung cấp cho quy trình sấy là hơi quá nhiệt. Sau khi ép phần nước còn lại trong băng giấy sẽ được lấy đi bằng quy trình bốc hơi trong buồng sấy. Giai đoạn cuộn giấy Sau khi sấy và cán láng, giấy được đưa về dạng cuộn, thông thường ở máy xeo có lắp đặt một trống cuộn. Giai đoạn cắt giấy Mắy cắt có vai trò xẻ dọc khổ giấy lớn sang khổ giấy nhỏ hơn và cuộn chúng lại thành các cuộn.
Sơ đồ 4.2. Các công đoạn của quy trình sản xuất Giấy Kraft
Để tiện cho việc quản trị và tính chi phí dễ dàng thì hệ thống xác định chi phí theo quy trình sản xuất Giấy Kraft được xây dựng lên và các chi phí: chi phí
Công đoạn 1: sản xuất bán thành phẩm
Công đoạn 2: sản xuất Giấy Kraft thành phẩm
thành phẩm
Sấy Cắt giấy
nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí lao động trực tiếp, chi phí sản xuất chung được phân bổ như trong sơ đồ 4.3:
Sơ đồ 4.3. Hệ thống xác định chi phí theo quy trình sản xuất Giấy Kraft 4.1.2. Quản trị chi phí theo quy trình sản xuất của công ty TNHH giấy Hà Thành
4.1.2.1. Lập dự toán chi phí
Quản trị chi phí là một phần của các chiến lược tăng trưởng kinh doanh của bất cứ một công ty nào nhằm không những cắt giảm chi phí tăng lợi nhuận mà còn tạo ra các ưu thế cạnh tranh rõ rệt trên thị trường. Vì thế một trong các hướng đi mà nhiều doanh nghiệp hiện nay tập trung phát triển đó là nâng cao tác dụng của quản trị chi phí nhằm tiết kiệm chi phí ngày một hiệu quả hơn để sản phẩm của mình ngày càng có chất lượng và giá cả phù hợp hơn với khách hàng. Là một doanh nghiệp sản xuất, Công ty TNHH Giấy Hà Thành luôn coi trọng công tác quản trị chi phí để đảm bảo kinh doanh có lợi nhuận
Công ty TNHH Giấy Hà Thành có chức năng hoạt động sản xuất phục vụ ngành giấy trong nước nên cơ sở xây dựng kế hoạch/dự toán là:
Nguồn lực của đơn vị
Dự báo nhu cầu tiêu thụ giấy trong năm tiếp theo của thị trường Khả năng của các đối thủ cạnh tranh trên địa bàn.
Để xác định số chi phí kinh doanh phải bỏ ra trong kỳ, công ty tiến hành lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh theo các cơ sở sau:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp Chi phí lao động trực tiếp Chi phí sản xuất chung Nhập kho Công đoạn 1: Bán thành phẩm Công đoạn 2: Giấy Kraft thành phẩm
Số liệu xác định từng yếu tố chi phí được căn cứ vào các kế hoạch liên quan khác như kế hoạch về lao động tiền lương, kế hoạch kinh doanh. Đồng thời căn cứ vào hệ thống các định mức kinh tế kỹ thuật hợp lý, hợp lệ được công ty xây dựng dựa trên những quy đinh của nhà nước như định mức tiêu hao nguyên liệu...
Các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiển thất nghiệp được tính vào chi phí.
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất và kết quả thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch của năm trước, bằng phương pháp phân tích thống kê và kinh nghiệm, nhân viên kế hoạch lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của cả năm, làm cơ sở cho việc lập các dự toán chi phí.
Việc lập kế hoạch được chi tiết theo từng quý và tổng hợp cả năm do phòng kế hoạch và phòng Kế toán phối hợp thực hiện, báo cáo Giám đốc đơn vị
Bộ phận kế toán trên cơ sở phối hợp thực hiện với các tổ kỹ thuật, kế toán để xác định các nguyên nhiên, vật liệu, động lực phát sinh, thông tin về tình hình thực hiện kế hoạch của năm trước, các thông tin về giá cả, vật tư…, từ đó lập dự toán chi phí cho năm sau báo cáo giám đốc công ty.
a. Dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Các căn cứ lập kế hoạch cung cấp nguyên vật liệu:
+ Căn cứ kế hoạch kinh doanh của Công ty, nhân viên kế hoạch kinh doanh tính toán số lượng vật tư tổng thể cần thiết.
+ Theo tiến độ thực hiện kế hoạch kinh doanh nhân viên kế hoạch sẽ lập kế hoạch và dự toán vật liệu hàng năm phục vụ cho kinh doanh và thường xuyên theo dõi kiểm tra để điệu chỉnh kế hoạch cho phù hợp với thực tế.
+ Trong quá trình kinh doanh kế hoạch đã lập là cơ sở để nhân viên quản lý vật tư cung ứng vật tư cho kinh doanh.
+ Dự toán nguyên vật liệu là cơ sở cho nhân viên tài chính kế toán cung cấp tài chính để nhân viên vật tư mua nguyên vật liệu.
Từ bảng định mức thì phòng kế hoạch tiến hành cân đối giữa số nguyên phụ liệu thực tế trong kho và nguyên phụ liệu cần cho sản xuất. Nếu số nguyên phụ liệu cần cho sản xuất nhỏ hơn số nguyên phụ liệu còn trong kho sẽ cần mua thêm nguyên phụ liệu. Nhà kho căn cứ vào định mức và lệnh sản xuất tiền hành
xuất kho cho bộ phận sản xuất. bộ phận sản xuất căn cứ vào bảng định mức để tiền hành sản xuất theo đúng yêu cầu. kích thước. mẫu mã. tiêu chuẩn kỹ thuật.
Bảng 4.1. Định mức chi phí cho 1kg giấy Kraft thành phẩm
STT Tên chi phí Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá bình quân (đ) Thành tiền (đ) Nguyên vật liệu chính: Trong đó: Bột giấy Kg 0,9 5.000 4.500
Bột giấy sợi dài (làm tăng độ
dai của giấy) kg 0,3 5.000 1.500
Nguyên vật liệu phụ: -
Trong đó: -
Keo Kg 0,0027 110.000 297
Phụ gia Kg 0,0025 40.000 100
Nhiên liệu Kg 0,4375 800 350
Chi phí dịch vụ mua ngoài Đồng 0,15 1.600 880
Khấu hao TSCĐ 200
Nhân viên quản lý 60,0
Nhân công 250
Tổng cộng 8.137
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH Giấy Hà Thành
Dự toán chi phí tháng 11/2018
Dựa trên kế hoạch số lượng sản phẩm giấy kraft thành phẩm và định mức chi phí nguyên vật liệu cho 1 kg giấy kraft thành phẩm (bảng 4.1), dự toán chi phí nguyên vật liệu được xác định. Theo đó dự toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp trong tháng 11/2018 cho công đoạn nghiền bột, phối trộn là 1.789.444.738 đồng với khối lượng thành phẩm kế hoạch là 270.400 kg.
Bảng 4.2. Dự toán chi tiết chi phí nguyên vật liệu tháng 11/2018
Bƣớc công
việc
Công đoạn Đối tƣợng tập hợp chi phí Số lƣợng (kg) Chi phí 1
Công đoạn: Nghiền bột. Phối trộn
Nguyên vật liệu chính:
Bột giấy 243.360 1.216.800.000
Bột giấy sợi dài ( làm
tăng độ dai của giấy) 81.120 405.600.000
Nguyên vật liệu phụ: Keo 604 66.415.378 Phụ gia 559 22.362.080 Nhiên liệu 97.834 78.267.280 Tổng cộng 1.789.444.738 2
Công đoạn: Sấy. cắt hoàn thiện Giấy
Kraft
Nguyên vật liệu chính:
Bột giấy 0 0
Bột giấy sợi dài ( làm tăng độ bền sau này của giấy) 0 0 Nguyên vật liệu phụ: Keo 126 13.893.422 Phụ gia 117 4.677.920 Nhiên liệu 20.466 16.372.720 Tổng cộng 34.944.062
Tổng chi phí sản xuất chung của toàn bộ quy trình 1.824.388.800 Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH giấy Hà Thành
b. Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm chi phí tiền lương và các khoản theo chế độ như tiền ăn ca. thường trực thêm giờ.
Theo kế hoạch sản xuất đã được lãnh đạo công ty phê duyệt, căn cứ khả năng về nguồn nhân lực hiện có tại công ty, nhân viên kế hoạch kinh doanh tiến hành tính toán số lượng này công, bậc thợ cần thiết và lập dự toán chi phí nhân công trực tiếp. Đồng thời thường xuyên theo dõi kiểm tra để điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp thực tế.
- Trong quá trình sản xuất sản phẩm, dự toán chi phí nhân công đã lập là cơ sở để nhân viên nhân sự chuẩn bị kế hoạch điều động, hợp đồng tuyển dụng. bố trí nguồn nhân sự hiện có của công ty và thuê ngoài nhân công lao động phổ thông theo từng mùa vụ tại địa phương nếu công ty không đủ đáp ứng.
- Dự toán chi phí nhân công là cơ sở cho nhân viên kế toán cung cấp tài chính để trả lương, bảo hiểm xã hội. kinh phí công đoàn, bảo hộ lao động... đúng qui định cho người lao động.
- Chi phí nhân công trực tiếp được xác định dựa trên tổng số lao động thường xuyên với lao động thời vụ dự kiến trong năm kế hoạch. Kế hoạch về số lượng lao động do nhân viên kế hoạch lập.
- Căn cứ theo số lượng lao động và tổng quỹ lương đã được phê duyệt. nhân viên kế hoạch tiến hành lập chi phí nhân công trực tiếp. Đối với lao động thường xuyên là công nhân lao động trực tiếp, tiền lương được tính toán căn cứ theo mức lương cơ bản và lương theo hệ số công việc bình quân. Đối với lao động thời vụ được tính toán căn cứ vào số lượng lao động theo kế hoạch và mức lương hàng tháng để làm cơ sở tính toán, mức lương hàng tháng thường tính theo mặt bằng lương trên địa bàn đối với lao động phổ thông.
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp tại Phòng kế toán Công ty TNHH Giấy Hà Thành thực tế như sau:
Bảng 4.3. Dự toán chi phí nhân công tháng 11/2018
Bƣớc công
việc Công đoạn Đối tƣợng tập hợp chi
phí Chi phí
1
Nhân công tổ bốc 15.972.914
Nghiền bột. Phối trộn Nhân công cơ điện 15.972.914
Nhân công vận hành 23.959.371
Tổng cộng 55.905.200
2
Sấy. cắt hoàn thiện Giấy Kraft
Nhân công tổ bốc 3.341.371
Nhân công cơ điện 3.341.371
Nhân công vận hành 5.012.057
Tổng cộng 11.694.800
Tổng chi phí nhân công trực tiếp của toàn bộ quy trình 67.600.000
Nguồn: Phòng kế toán Công ty TNHH giấy Hà Thành
c. Dự toán chi phí sản xuất chung
Chi phí sản xuất chung là các chi phí liên quan đến phục vụ và quản lý hoạt động sản xuất. phát sinh trong công ty.
Chi phí sản xuất chung gồm chi phí tiền lương. chi phí thường xuyên. chi phí sửa chữa lớn, chi phí khấu hao TSCĐ và các chi phí khác.
+ Chi phí tiền lương là chi phí trả cho nhân viên phân xưởng, nhà quản đốc... + Chi phí sửa chữa thường xuyên gồm chi phí công cụ dụng cụ. thiết bị phục vụ thay thế sửa chữa thường xuyên trong thời gian kinh doanh. Chi phí này