Phần 2 Cơ sở lý luận và thực tiễn về quản trị tri phí theo quy trình sản xuất
2.1. Cơ sở lý luận
2.1.3. Nội dung quản trị chi phí sản xuất theo quy trình
2.1.3.1. Lập dự toán (kế hoạch) chi phí
Đây là công vìệc đầu tiên trong một quy trình quản trị chi phí kinh doanh. Kế hoạch chi phí mà các nhà quản trị thường lập được biểu hiện ở dạng dự toán. Dự toán có tác dụng rất lớn đối với các nhà quản trị và có ý nghĩa quan trọng trong quản trị chi phí, đó là vì dự toán có vai trò:
Cung cấp thông tin một cách hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Xác định và xây dựng các mục tiêu cụ thể cho từng chỉ tiêu, cho từng thời kỳ kế hoạch, cho từng bộ phận.
Dự kiển được cách huy động nguồn vốn, lường trước những khó khăn thuận lợi để có phương án chủ động giải quyểt.
Là căn cứ để đánh giá thực hiện so với dự toán trong kỳ và những nguyên nhân ảnh hưởng giúp cho việc dự toán kỳ sau.
Dự toán chi phí kinh doanh của doanh nghiệp thường được xây dựng từ cẩp cơ sở (phân xưởng, đội sản xuất) do các chuyên gỉa có trinh độ chuyên môn
trong từng lĩnh vực xây dựng phù hợp với đặc điểm, nhiệm vụ hoạt động sản xuất của đơn vị mình và hệ thống chi phí tiêu chuẩn do doanh nghiệp quy định, sau đó thông qua các cấp chuyên môn (phòng, ban) đóng góp về tính khả thi, tính chính xác của số liệu . Dự toán sau khi được hiệu chinh sẽ được bộ phận kế toán tổng hợp toàn doanh nghiệp và trình cho nhà quản trị cấp cao nhất xem xét và phê duyệt để thực hịên.
Dự toán chi phí sản xuất của doanh nghiệp bao gồm: Dự toán chi phi nguyên vật liệu trực tiểp, dự toán chi phí nhân công trực tiểp, dự toán chi phí sản xuất chung.
Phương pháp lập dự toán chi phí sản xuất kinh doanh của kỳ kế hoạch trong DN được khái quát qua sơ đồ 2.1:
Sơ đồ 2.1. Phƣơng pháp lập dự toán chi phí theo quy trình sản xuất
2.1.3.2. Hoạt động theo quy trình và chi phí của công ty
Trong hoạt động theo quy trình, mỗi quy trình được nhận dạng như một chuỗi các bộ phận sản xuất, Công ty làm việc. Không tính bộ phần đầu tiên, mỗi bộ phận đều nhận đầu vào từ bộ phận trước đó như là sản phẩm dở dang. Sản phẩm sau khi kết thúc ở bộ phận sản xuất thứ nhất (bộ phận A) được chuyển qua bộ phận sản xuất thứ hai (bộ phận B) để hoàn thiện tiếp. Dòng chảy cứ như vậy cho đến khi sản phẩm được chuyển đến bộ phận cuối, nơi mà nó được hoàn thiện để nhập kho thành phẩm hoặc được bán. Tùy thuộc vào đặc thù của từng doanh nghiệp và từng loại sản phẩm, tại mỗi bộ phận các chi phí lao động trực tiếp, sản xuất chung và có thể cả chi phí nguyện liệu trực tiếp được kết tinh vào sản phẩm.
Quy trình sản xuất, hệ thống định mức, dự toán khối lượng
sản phẩm sản xuất
Dự toán chi phí NVL trực tiếp
Dự toán chi phí nhân công trực tiếp
Dự toán chi phí sản xuất chung
Dự toán tổng chi phí sản xuất
Vậy theo dõi chi phí đối với một vài bộ phận có liên quan có thể là rất phức tạp. Vì các bước xác định phi phí theo quy định được áp dụng cho hoạt động của mỗi bộ phận riêng, nên chúng ta chỉ cần xem xét một bộ phận trong một thời gian nhất định. Khi đầu ra của một bộ phận là đầu vào của bộ phận tiếp theo, chẳng hạn là trường hợp sản xuất liên tục, chúng ta chuyển một cách đơn giản các chi phí phát sinh tại bộ phận với các chi phí đã phát sinh tại bộ phận trước đó sang bộ phận tiếp theo. Chúng ta thực hiện các bước như thế từ bộ phận này sang bộ phận khác cho đến khi sản phẩm được hoàn thiện ở bộ phận cuối cùng.
Bước đầu tiên trong sản xuất theo quy trình là quyết định khi nào sản xuất sản phẩm. Bộ phận quản lý xác định các loại nguyên vật liệu cũng như số lượng của chúng và lao động cần thiết, sau đó lên kế hoạch thực hiện. Các nhà quản lý thường dự đoán nhu cầu được mong đợi cho các sản phẩm của họ.
Hoạt động theo quy trình và các chi phí được thực hiện tuần tự như sau:
Sơ đồ 2.2. Hoạt động theo quy trình và chi phí của Công ty nói chung
(1) Mua nguyên vật liệu; (6) Tiền lương lao động gián tiếp;
(2) Xuất nguyên liệu trực tiếp cho sản xuất; (7) Chi phí sản xuất chung khác;
(3) Xuất nguyên liệu gián tiếp cho sản xuất (8) Chi phí sản xuất chung ước tính;
(4) Sử dụng lao động; (9) Đóng gói;
(5) Tiền lương lao động trực tiếp; (10) Tiêu thụ.
Chi phí sản xuất chung Sản phẩm dở dang Thành phẩm tồn kho Nguyện liệu thô tồn kho Hàng được bán 1 2 3 8 9 10 00 7 6 Tiền lương lao động 5 4
2.1.3.3. Xác định chi phí theo quy trình
Đối với hoạt động sản xuất theo quy trình, trọng tâm đo lường các chi phí là từng quy trình riêng. Xét một cách cụ thể, hệ thống xác định chi phí theo quy trình tính các chi phí nguyên liệu trực tiếp, lao động trực tiếp và sản xuất chung cho từng quy trình cụ thể (hay các bộ phận cho trường hợp có quy trình riêng lẻ). Tổng các chi phí có liên quan đến từng quy trình sau đó được chia cho số đơn vị sản phẩm tương đương.
Hệ thống xác định chi phí theo quy trình được xác định như sau:
Sơ đồ 2.3. Hệ thống xác định chi phí theo quy trình
Chi phí nguyên liệu
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) là những chi phí về nguyên vật liệu chính (cả bán thành phẩm mua ngoài), vật liệu phụ, nhiên liệu được sử dụng trực tiếp chế tạo sản phẩm.
- Phần lớn các nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng luân chuyển qua các bộ phận để sản xuất sản phẩm, phần nhỏ nguyên liệu trực tiếp còn lại được sử dụng tại một bộ phân cụ thể trong quy trình sản xuất. Người quản lý bộ phận thường nhận nguyên liệu thông qua việc gửi phiếu yêu cầu nguyên liệu cho người phụ trách kho nguyên liệu. Trong một số tình huống, nguyên liệu chuyển một cách liên tục từ nguyên liệu tồn kho xuyên suốt quy trình sản xuất.
- Khi xuất nguyên liệu kế toán ghi tăng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và giảm nguyên vật liệu tồn kho. Cuối kỳ kế toán, chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đươc kết chuyển về tài khoản chi phí sản xuất dở dang. Khi có hai hay nhiều hơn
Nguyên liệu trực tiếp Lao động trực tiếp Chi phí sản xuất chung Quy trình A Quy trình B Thành phẩm
các bộ phận sản xuất cùng hoạt động, kế toán Công ty sử dụng hai hay nhiều hơn các tài khoản chi tiết của chi phí sản xuất dở dang để tập hợp chi phí thực tế phát sinh tại một bộ phận.
- Nguyên vật liệu gián tiếp từ kho, nguyên vật liệu đến chi phí sản xuất chung. Các nguyên vật liệu này thường không được phân biệt rõ ràng là đã dùng cho quy trình sản xuất nào mà chúng chỉ đóng vai trò hỗ trợ cho toàn bộ hoạt động sản xuất.
- Sau khi hoàn thành việc ghi sổ cho cả hai loại nguyên liệu trực tiếp và gián tiếp. Sổ chi tiết nguyên liệu tồn kho được thể hiện trong bảng 2.1:
Bảng 2.1. Số tài khoản nguyên liệu tồn kho
Công ty:... Địa chỉ:... Điện thoại:....
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu tồn kho Số hiệu: 152
Ngày, tháng ghi
sổ (1)
Chứng từ ghi sổ Diễn giải
(4) Nợ (5) Có (6) Số dư (7 = 5 - 6) Số hiệu (2) Ngày, tháng (3) Tồn đầu kỳ ... ... ... Số phát sinh trong kỳ ... ... ... Tồn cuối kỳ ... ... ...
Chi phí lao động trực tiếp
Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp lương, tiền ăn ca phải trả công nhân trực tiếp sản xuất các khoản trích theo tiền lương của công nhân sản xuất tính vào chi phí.
Đối với sản xuất theo quy trình, chi phí lao động trực tiếp liên quan tới từng bộ phận sản xuất, tổng tiền lương bao gồm cả tiền lương trực tiếp của quy trình sản xuất và tiền lương của bộ phận hỗ trợ sản xuất phân bổ, vì vậy trong tính toán ta không tách riêng các khoản trích theo lương của người lao động. Hơn
nữa, lao động trực tiếp của một quy trình sản xuất bao gồm tất cả lao động được sử dụng riêng cho quy trình đó, thậm chí kể cả lao động không được sử dụng trực tiếp cho sản xuất sản phẩm như quản lý riêng của một quy trình sản xuất, lương của họ vẫn được tính vào chi phí lao động trực tiếp mà không tính vào chi phí sản xuất chung.
Lao động trực tiếp được hưởng lương theo năng lực sản xuất, lao động gián tiếp sẽ được phân bổ theo tỷ lệ định mức theo từng quy trình sản xuất, được quy định tùy theo loại hình sản xuất và Công ty quy định. Các tổ tự chấm công để xác nhận số công làm việc của từng cá nhân.
Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng tổng hợp tiền lương để định khoản ghi sổ. Tiền lương được tổng hợp trong bảng 2.2.
Bảng 2.2. Bảng tổng hợp tiền lƣơng Công ty:... Địa chỉ:... Điện thoại:.... BẢNG TỔNG HỢP LƢƠNG Bộ phận:... TT Tổ làm việc Số ngƣời Tổng lƣơng
Các khoản giảm trừ Số còn phải trả Tạm ứng BHXH 1 2 3 ... Cộng
Tiền lương của LĐTT theo mỗi quy trình sản xuất được hạch toán vào bên Nợ của tài khoản chi phí LĐTT, sau đó chi phí được kết chuyển về tài khoản chi phí sản xuất dở dang tính cho quy trình sản xuất đó. Tiền lương của lao động gián tiếp được hạch toán vào bên Nợ của tài khoản chi phí sản xuất chung, sau đó được phân bổ cho quy trình sản xuất (tài khoản chi phí sản xuất dở dang) dựa theo tỷ lệ phân bổ chi phí sản xuất chung dự kiến.
Chi phí sản xuất chung
Trong sản xuất theo quy trình, chi phí sản xuất chung phải được tập hợp theo từng địa điểm chi phí phát sinh và phân bổ theo một tiêu thức nhất định như số giờ lao động trực tiếp hoặc số giờ máy. Hiện nay, trong thời kỳ tự động hóa được đẩy mạnh thì các doanh nghiệp ưa thích việc lựa chọn hình thức phân bổ là số giờ máy. Trong một số trường hợp sử dụng tiêu thức phân bổ như số giờ lao động trực tiếp (hay một tỷ lệ phân bổ áp dụng chung cho toàn bộ Công ty) chưa đủ để phân bổ chi phí sản xuất chung một cách chính xác và có hiệu quả, người quản lý có thể sử dụng các tỷ lệ khác nhau cho các quy trình sản xuất khác nhau. Doanh nghiệp có nhiều phân xưởng sản xuất thì phải mở sổ chi tiết để tập hợp chi phí sản xuất chung cho từng phân xưởng.
Cuối tháng, chi phí sản xuất thực tế đã tập hợp được so sánh với chi phí ước tính trong kế hoạch, nhằm xử lý những chênh lệch thừa thiếu trong tài khoản chi phí sản xuất chung, sau đó kết chuyển toàn bộ sang tài khoản chi phí sản xuất dở dang để tính chi phí đơn vị sản phẩm. Chi phí sản xuất chung phát sinh ở phân xưởng nào thì kết chuyển và tính chi phí sản phẩm của phân xưởng đó.
Sổ tài khoản chi phí sản xuất chung được thể hiện trong bảng 2.3:
Bảng 2.3. Sổ tài khoản chi phí sản xuất chung của Công ty
Công ty:... Địa chỉ:... Điện thoại:....
SỔ CÁI
Tên tài khoản: Chi phí sản xuất chung Số hiệu: 627 Ngày, tháng ghi sổ (1) Chứng từ ghi sổ Diễn giải (4) Nợ (5) Có (6) Số dƣ (7 = 5 - 6) Số hiệu (2) Ngày, tháng (3)
2.1.3.4. Báo cáo sản xuất
Trình tự xác định chi phí theo quy trình:
Xác định chi phí sản xuất theo quy trình sử dụng báo cáo sản xuất như là tài liệu quản lý chủ chốt để xác định chi phí cho các quy trình. Gồm 4 phần:
- Phần 1: xác định dòng vật chất
- Phần 2: xác định sản phẩm tương đương - Phần 3: tính chi phí sản phẩm tương đương - Phần 4: Tính toán và cân đối các dòng chi phí
Xác định chi phí theo quy trình và các bước thực hiện cho quy trình sản xuất của Công ty trong kì thể hiện ở bảng 2.4:
Bảng 2.4. Số liệu sản xuất của quy trình
Sản phẩm dở dang đâu kỳ
Số lượng sản phẩm dở dang
Mức độ hoàn thành - nguyên liệu trực tiếp Mức độ hoàn thành - lao động trực tiếp Mức độ hoàn thành - chi phí sản xuất chung Chí phí nguyên liệu trực tiếp
Chi phí lao động trực tiếp Chi phí sản xuất chung
Các hoạt động trong kì báo cáo
Số lượng sản phẩm đưa vào sản xuất trong kì
Số lượng sản phẩm hoàn thành chuyển bộ phận khác Chi phí nguyên liệu trực tiếp
Chi phí sản xuất chung
Sản phẩm dở dang cuối kì
Số lượng sản phẩm dở dang
Mức độ hoàn thành- nguyên liệu trực tiếp Mức độ hoàn thành - lao động trực tiếp Mức độ hoàn thành - chi phí sản xuất chung
Bƣớc 1: Xác định dòng sản phẩm vật chất
Cân đối dòng sản phẩm vật chất là một bộ phận của báo cáo sản xuất, trong đó cân đôi các đơn vị sản phẩm được đưa vào sản xuất với các đơn vị sản phẩm đã hoàn thành chuyển sang bộ phận khác trong kỳ. Các dòng sản phẩm của quy trình sản xuất được tổng hợp trong bảng 2.5:
Bảng 2.5. Dòng sản phẩm tại một quy trình
Sản phẩm đƣa vào sản xuất
Sản phẩm dở dang đầu kì …
Sản phẩm đưa vào sản xuất trong kì …
Sản phẩm chuyển sang bộ phận khác, sang kì sau …
Sản phẩm hoàn thành chuyển bộ phận khác …
Sản phẩm dở dang cuối kì …
Tổng số sản phẩm …
Bƣớc 2: Xác đinh sản phẩm tƣơng đƣơng
Đánh giá sản phẩm dở dang
Sản phẩm dở dang là những sản phẩm đang trong quy trình sản xuất, chế tạo (đang nằm trong quy trình công nghệ sản xuất hoặc đã hoàn thành một vài bước chế biến nhưng vẫn còn phải gia công, chế biến tiếp mới hoàn thành).
Toàn bộ chi phí sản xuất đã tập hợp được trong kì theo từng đối tượng đã xác định liên quan đến cả sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang. Để có thông tin phục vụ cho công tác tính giá thành sản phẩm hoàn thành cũng như phục vụ yêu cầu quản lý, kiểm tra, kiểm soát chi phí, kế toán cần phải xác định số chi phí sản xuất đã bỏ ra có liên quan đến số sản phẩm chưa hoàn thành là bao nhiêu. Đó là việc đánh giá sản phẩm dở dang.
Vậy đánh giá sản phẩm dở dang là việc thanh toán, xác định phần chi phí sản xuất mà sản phẩm dở dang cuối kỳ phải chịu. Chi phí sản xuất sản phẩm dở
Đánh giá sản phẩm dở dang theo khối lượng sản phẩm hoàn thành tương đương:
Theo phương pháp này, phải tính toán tất cả các khoản mục chi phí cho sản phẩm dở dang theo mức độ hoàn thành của chúng. Do vậy, trước hết cần cung cấp khối lượng sản phẩm dở dang và mức độ hoàn thành của chúng để quy đổi khối lượng sản phẩm dở dang ra sản phẩm hoàn thành tương đương. Sau đó, tính toán xác định từng khoản mục chi phí cho sản phẩm dở dang theo nguyên tắc:
- Đối với các khoản mục chi phí bỏ vào 1 lần ngay từ đầu quy trình sản xuất (như nguyên vật liệu chính trực tiếp, nguyên vật liệu trực tiếp) thì tính cho sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang như sau:
Ddk + C
Dck = x Sd
Stp + Sd
Trong đó:
Dck: Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ Ddk: Chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ
C: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ Stp: Khối lượng sản phẩm hoàn thành trong kỳ
Sd: Khối lương sản phẩm dở dang cuối kỳ
- Đối với các khoản mục chi phí bỏ dần trong quy trình sản xuất (như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) thì tính chi phí cho sản phẩm dở dang theo công thức:
Ddk + C
Dck = x S’d
Stp + Sd
Trong đó:
Ưu điểm: Phương pháp này tính toán được chính xác và khoa học
Nhược điểm: Khối lượng tính toán nhiều, việc đánh giá mức độ chế biến hoàn thành của sản phẩm dở dang khá phức tạp và mang tính chủ quan.
Đánh giá sản phẩm tƣơng đƣơng
Sản phẩm tương đương được hiểu là sản lượng đáng lẽ được sản xuất ra trong kỳ nếu tất cả mọi kế quả đạt được của phân xưởng đều là sản phẩm hoàn