Phần 4 Kết quả nghiên cứu và thảo luận
4.3. Giải pháp hoàn thiện phương thức thu tiền điện tại điện lực Gia Lộc
4.3.2. Giải pháp hoàn thiện phương thức thu tiền điện tại Điện lực Gia Lộc
4.3.2.1. Hoàn thiện thu tiền tập trung tại quầy
Giải pháp thu tiền điện mới là sự kết hợp giữa phần mềm thu tiền điện tại quầy được cải tiến kết hợp với thiết bị quét mã vạch để quét thẻ khách hàng và máy in nhiệt để in biên lai thu tiền điện. Theo đó, khi khách hàng đến điểm thu, nhân viên thu tiền điện sẽ quét thẻ của khách hàng bằng thiết bị quét mã vạch. Từ thao tác này, những thông tin về tiền điện của khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ sử dụng điện, chỉ số đầu, chỉ số cuối, sản lượng điện tiêu thụ, tiền điện ở các mức giá, tổng tiền phải thanh toán từng tháng, số tiền đã thanh toán, số tiền cần thanh toán…) lập tức được hiển thị chi tiết. Đồng thời, khi khách hàng thanh toán tiền sẽ được hỗ trợ chấm nợ bằng phầm mềm thu điểm. Với tiện ích này, nếu tại điểm có sử dụng thiết bị nối mạng internet thì chương trình sẽ tự động
chấm nợ; nếu tại điểm không có nối mạng trực tuyến với internet thì sẽ có file dữ liệu khách hàng đã thanh toán để ghép file khi chấm nợ. Khách hàng cũng sẽ nhận được biên lai thu tiền từ máy in nhiệt khi thanh toán. Biên lai này được thiết kế nhỏ gọn phù hợp với máy in nhiệt nhưng đảm bảo đầy đủ các thông tin theo quy định với lô-gô, tên Công ty Điện lực nhằm đảm bảo sự tin cậy đối với khách hàng. Phôi Biên lai thu tiền được đặt in sẵn tại nhà in và có tính bảo mật cao, chi phí thấp hơn nhiều so với Biên nhận thanh toán tiền điện hiện đang sử dụng.
Việc làm này bước đầu đã đạt kết quả khả quan. Trước đây, tại điểm thu khách hàng phải mất một buổi chờ đợi để nhân viên tìm kiếm thông tin trên chương trình hoặc tìm kiếm Biên nhận thanh toán. Áp dụng giải pháp mới, từ mã vạch thẻ khách hàng, các thông tin cần thiết được hiển thị tức thì (tính bằng giây), thời gian thu giảm xuống. Khách hàng hài lòng, thoải mái hơn vì không phải chờ đợi. Còn đối với CBCNV ngành điện cũng giảm nhiều thời gian, công sức trong việc chấm và xóa nợ. Nếu như trước đây, việc chấm và xóa nợ, đối với khách hàng không thanh toán chuyển khoản hoặc thanh toán tự động, nhân viên theo dõi công nợ phải dò danh sách đã nộp tiền để chấm nợ một cách thủ công. Đến nay, toàn bộ danh sách khách hàng đã thanh toán được tự động tổng hợp thành file dữ liệu, nhân viên theo dõi công nợ chỉ cần kiểm soát lại và ghép file thì việc chấm nợ đã hoàn thành. Hơn nữa việc ghép file dữ liệu sẽ tránh nguy cơ chấm nợ nhầm do sai sót của nhân viên.
Có thể nói, Điện lực Ga Lộc đang từng bước thực hiện các giải pháp đồng bộ trong công tác thanh toán tiền điện. Các hoạt động như nhắn tin SMS để thông báo tiền điện hàng tháng đến từng khách hàng; áp dụng giải pháp mới trong thanh toán tiền điện tại điểm; thông báo tin nhắn tạm ngừng cấp điện; nâng cao chất lượng tiếp nhận hồ sơ và rút ngắn thời gian cấp điện… là những việc làm cụ thể, thể hiện sự quyết tâm và nỗ lực lớn của đơn vị trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Công nghệ Thu tiền - Chấm xóa nợ - Quyết toán tiền điện cuối ngày bằng công nghệ mã vạch giúp nâng cao chất lượng kinh doanh, dịch vụ khách hàng; góp phần đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý thu tiền điện, chấm xóa nợ và quyết toán hóa đơn tiền điện của các khách hàng.
Việc triển khai thực hiện phần mềm thu tiền điện, chấm xóa nợ và quyết toán tiền điện bằng công nghệ mã vạch sẽ nâng cao công tác quản lý, giám sát,
điều hành thu tiền điện và chấm xóa nợ tại các đơn vị, giúp quản lý chặt chẽ và chính xác số lượng tiền điện thu được và những hóa đơn còn tồn đọng trong ngày, khắc phục được các nhược điểm thu tiền thủ công tốn nhiều thời gian, không kiểm soát được số liệu thu tiền hàng ngày của các bộ phận thu tiền điện. 4.3.2.2. Phát triển thanh toán qua ngân hàng
Đề án phát triển lượng khách hàng thanh toán qua Ngân hàng là xu hướng tích cực vì nó mang đến sự tiện lợi, giúp khách hàng có thêm nhiều lựa chọn trong việc thanh toán tiền điện. Khách hàng có thể thanh toán thông qua nhiều hình thức như: trích tiền tự động, internet banking, thanh toán qua ATM, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi,... hay trực tiếp thanh toán tại máy ATM, quầy giao dịch của Ngân hàng; bên cạnh đó còn giúp cho ngành Điện sớm khắc phục được những điểm yếu, rủi ro của phương thức thu tiền điện tại nhà, đồng thời giảm chi phí đầu vào, nâng cao hiệu suất lao động.
Mặc dù đề án này đã được triển khai nhiều năm qua nhưng số lượng khách hàng tham gia dịch vụ thanh toán tiền điện qua Ngân hàng vẫn còn khá khiêm tốn so với số lượng khách hàng của toàn Điện lực. Thực tế, khách hàng tham gia các dịch vụ thanh toán tiền điện hiện nay mới chỉ tập trung ở các thành phố, thị xã và một số thị trấn. Còn lại, một số huyện đồng bằng, miền núi, các xã vùng nông thôn có triển khai, nhưng lượng khách hàng tham gia dịch vụ rất ít, hầu hết các điểm giao dịch Ngân hàng ở nông thôn gần như không có khách hàng giao dịch. Một số xã có điểm Bưu cục, nhưng thời gian mở cửa hoạt động không liên tục, trong khi đó khách hàng ở nông thôn chiếm đa số. Để công tác phát triển triển khách hàng thanh toán qua Ngân hàng có hiệu quả và bền vững, thì rất cần sự quan tâm của Đảng, Nhà nước là rất cần thiết. Bên bán điện cần tiếp tục đẩy mạnh phối hợp làm việc cùng Ngân hàng đã hợp tác thu tiền hộ tiền điện; phối hợp cùng UBND quận, huyện, phường xã thu nhập thông tin về việc chi lương cho cán bộ hưu trí để vận động tham gia đăng ký hình thức thu qua Ngân hàng; làm việc với các tổ chức kinh tế doanh nghiệp tư nhân nhỏ lẻ, HTX,... vẫn còn thanh toán tiền điện bằng tiền mặt thì chuyển sang hình thức mới chuyển khoản hoặc nhờ thu qua Ngân hàng. Số khách hàng còn lại, các bên cần ngồi lại tìm tiếng nói chung để phát triển thẻ ATM, hoặc có thể tùy vào trường hợp phát triển thẻ ATM thấu chi, trên tinh thần hài hòa lợi ích và tạo sự đồng thuận cao giữa các bên. Muốn làm được điều này một cách có hiệu quả bền vững, trước hết phải vận dụng và thực thi những chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc giảm
thanh toán bằng tiền mặt, nhằm tiết kiệm chi phí xã hội liên quan, giảm thiểu rủi ro do thanh toán bằng tiền mặt, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong nền kinh tế. Trên cơ sở đó, bên bán và bên cho vay cần phải “ngồi lại” tìm ra tiếng nói chung, nhằm thúc đẩy bên cho vay phát triển được khách hàng sử dụng thẻ ATM, đồng thời bên bán cũng thu được tiền qua các dịch vụ thanh toán qua Ngân hàng, vừa tạo điều kiện cho khách hàng có nhiều cơ hội thanh toán, giảm thời gian đến các điểm thu tập trung. Để việc triển khai thu qua Ngân hàng có hiệu quả, thiết nghĩ bên bán cần chủ động và có chiến lược, kế hoạch phối hợp chặt chẽ với bên cho vay cùng chia sẻ trách nhiệm, chi phí... sao cho có hiệu quả, cùng nhau ban hành các quy chế phối hợp, phù hợp cho từng nhóm đối tượng khách hàng sử dụng điện, tạo điều kiện thuận lợi trong thanh toán và cho vay.
Việc triển khai này ban đầu có thể sẽ gặp khó khăn bởi khách hàng vốn đã quen với việc thu tiền điện lưu động bằng tiền mặt nhưng đây là hướng đi phù hợp với chủ trương giảm việc dùng tiền mặt trong nền kinh tế của Nhà nước, đẩy mạnh việc khách hàng thanh toán tiền điện qua các công cụ thanh toán, phù hợp với xu thế của nền kinh tế thế giới.
Đối với các trường hợp khách hàng đăng ký thanh toán tiền điện tự động qua ngân hàng nhưng không đủ số dư trong tài khoản, Điện lực đề xuất với các ngân hàng “quét” liên tục phần mềm trích tiền tự động để thanh toán cho khách hàng. Việc khách hàng thanh toán tiền điện qua ATM, Internetbanking không thể hiện rõ thông tin liên quan đến khách hàng trong phần diễn giải nên việc đối chiếu và chấm xóa nợ cho khách hàng gặp nhiều khó khăn, thiếu chính xác. Vì vậy, Điện lực đề xuất với ngân hàng thêm phần bắt buộc mã khách hàng thanh toán trên phần mềm của ngân hàng. Bên cạnh đó, điện lực cũng yêu cầu các ngân hàng quan tâm việc đối soát, kiểm tra việc thu nộp tiền trên toàn hệ thống để kịp thời xử lý các trường hợp sai lệch số liệu thu do lỗi của giao dịch viên hoặc lỗi kỹ thuật.
Thời gian tới, các bộ phận chức năng của ngành điện sẽ thường xuyên làm việc với các đơn vị thu hộ tiền điện trên địa bàn quản lý theo định kỳ hàng tháng nhằm kịp thời đề xuất các giải pháp và chính sách nâng cao số lượng khách hàng. Bên cạnh đó, thường xuyên rà soát lại hạ tầng kỹ thuật do đơn vị quản lý, thay thế các trang thiết bị kỹ thuật không phù hợp để đảm bảo tính ổn định liên tục của hệ thống và an toàn dữ liệu.